Què és la documentació principal en comptabilitat? Definició, tipus, característiques i requisits d'ompliment

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

La comptabilitat de qualsevol empresa s'ocupa dels informes principals. La llista de documentació principal en comptabilitat inclou diversos documents obligatoris. Cadascun d'ells està relacionat amb les etapes del procés empresarial. Si els empleats de l'organització no mantenen la documentació principal a "1C: Comptabilitat", l'empresa s'enfrontarà a sancions tangibles.

Què és això?

La comptabilització de la documentació principal de comptabilitat és una prioritat màxima. Totes les activitats que es duen a terme en aquesta direcció estan regulades per la Llei Federal de Comptabilitat. Així, en el primer paràgraf del capítol novè es diu que qualsevol document correctament executat i certificat per la direcció, que reflecteixi diversos episodis de l'activitat empresarial de l'empresa, es pot denominar documentació primària. Per cert, aquests episodis s'anomenen:

• rebre diners per béns o serveis prestatsempresa;
• transferència de fons per a béns i materials rebuts.

Així, a més de la llista obligatòria de documentació principal en comptabilitat, n'hi ha una de addicional. Normalment s'elabora a petició de la direcció de l'empresa. I hi introdueixen formularis que contenen informació sobre compensacions mútues que no tenen una base financera.

Característiques de treballar amb documentació principal en comptabilitat

El primer que hauríeu de prestar atenció és que tots els formularis "principals" han d'estar associats a la transferència de fons. Per tant, no hauríeu d'incloure un poder notarial per rebre documents en aquesta llista.

L'emmagatzematge d'aquest tipus de paper es duu a terme durant almenys cinc anys des de la data de la signatura. Durant les inspeccions fiscals, l'inspector requereix documentació primària durant un període d'un a tres anys. Així, els papers amb un període més llarg es poden enviar a l'arxiu per a l'emmagatzematge. Després de cinc anys, es poden eliminar completament. La destrucció de la "primaria" es porta a terme d'acord amb la carta interna de l'empresa i la legislació del país. Aquest procediment és bastant complex i requereix molt de temps. Per tant, moltes empreses mantenen la "primaria" sempre que hi hagi un lloc al departament de comptabilitat. El període d'emmagatzematge dels documents a l'arxiu a Rússia no està limitat de cap manera.

Llista

Per entendre què és la documentació principal en comptabilitat, cal saber quins tipus de documents inclou. Cal recordar aquell discurstracta sobre documents relacionats amb el moviment de fons. Aquí teniu una llista del que s'inclou a la documentació principal de comptabilitat:

1. Contracte.
2. Factura de pagament.
3. Efectiu i rebuts de vendes.
4. Formularis d'informes estrictes.
5. Actes.
6. Factures.

Es proporciona més informació sobre cadascun d'aquests documents principals als paràgrafs següents.

Acord

Aquest article causa molta controvèrsia entre els empleats del departament de comptabilitat. El cas és que la documentació primària del departament de comptabilitat s'ha d'emmagatzemar en qualsevol cas, però els contractes a vegades acaben amb advocats o fins i tot en el departament de personal. Però hi ha una altra cara de la moneda. Al cap i a la fi, el contracte és la base de la transacció relacionada amb el moviment dels fluxos d'efectiu.

Factura

Aquest formulari fa referència a la documentació principal del departament de comptabilitat. Què és un compte, tots els participants en el procés de negoci ho saben. De fet, aquest document és la base per a la transferència de fons dels béns o serveis rebuts. Si una de les parts accepta el compte, vol dir que accepta tàcitament la transacció. També pot contenir informació sobre un acord anterior. La factura conté no només aquestes dades, sinó també el procediment per a la devolució dels fons en cas de necessitat.

Carta de port

Aquest document és un dels representants més brillants de la documentació primària en comptabilitat. La qüestió és que aindica una llista completa de mercaderies enviades al comprador. En aquest cas, estem parlant tant de productes acabats com de matèries primeres. S'elabora una carta de port en un nombre il·limitat d'exemplars. Aquest moment no té una regulació clara i de fet només es basa en quantes parts necessiten aquest tipus de document. És a dir, quants participants en la transacció s'han de proporcionar tantes còpies. Val la pena recordar que només són vàlids aquells formularis en què es signa la signatura del responsable. No cal segell ni segell en aquesta situació.

Acte d'acceptació-transferència

Els empleats habituals d'aquest departament es dediquen al processament de la documentació principal al departament de comptabilitat. Molt sovint, reben certificats de treball (serveis) realitzats com a document acreditatiu. Aquest document, com el seu nom indica, s'elabora després de la prestació de serveis o la realització d'un treball. Es considera vàlid l'acta d'acceptació i cessió, signada bilateralment. Hi ha moments en què una de les contraparts es nega a aprovar el document. En aquesta situació, el formulari només pot ser certificat per una sola part, però sempre que hi hagi observadors en el moment de signar-lo. A més de la informació bàsica, l'acte d'acceptació i cessió pot incloure dades de caràcter aclaridor o aclaridor. Com a regla general, s'introdueixen en una taula especialment formada. Pel que fa a l'aprovació del segell, sempre és benvinguda, però si no hi ha impressió, això no invalida el paper. Val la pena assenyalar que quan es manté la documentació primària en comptabilitat, un acte que reflecteix el moviment de l'immobilitzatles empreses també s'han d'incloure a la llista de documents principals.

Nòmina

Aquest tipus de documentació principal reflecteix el moviment de fons entre l'empresa i els seus empleats. A més de l'import bàsic del salari, inclou totes les bonificacions i compensacions. En aquesta situació, el cap comptable juntament amb el cap de l'empresa actuen com a testimoni de la declaració. Perquè el document sigui vàlid i entri en vigor, s'ha d'estar segellat. Si no es fa, el formulari es pot considerar invàlid. Val la pena assenyalar que aquest segell és opcional als dos documents anteriors.

Documents en efectiu

Aquesta llista inclou els formularis següents:

• comanda de rebut,
• nota de desemborsament,
• llibre d'efectiu.

Aquesta documentació principal conté la informació més completa sobre el moviment de fons. Els warrants en efectiu es divideixen en diversos tipus. Per tant, sovint en el treball de comptabilitat s'utilitzen KO-1, KO-2 i KO-4. Reflecteixen tots els fets de la vida econòmica de l'organització. Així, durant una auditoria fiscal, els inspectors són més exigents amb ells. A més d'aquests tipus, hi ha les formes KO-3 i KO-5. El tercer és un registre de comandes en efectiu, i el cinquè té en compte el moviment d'efectiu a l'empresa. Per regla general, els inspectors presten molta menys atenció a aquest tipus de documentació primària. Pel que fa al seu emmagatzematge i registre, aquests processosrealitzat d'acord amb el procediment general.

Separació segons l'etapa de la transacció

Qualsevol transacció es divideix en tres etapes. I cadascun d'ells té documentació específica.

Primer, les parts sempre acorden els termes de la transacció. En aquest punt, conclouen un acord i emeten factures per al pagament. Després d'això, una de les parts fa una aportació sota demanda. I en suport d'això, el pagador està obligat a aportar documents justificatius. Si els fons s'han enviat des del compte corrent, s'ha de presentar un extracte. Si el pagament s'efectua amb efectiu, la confirmació es realitza mitjançant xecs de caixa, formularis d'informe estrictes o rebuts. L'etapa final de qualsevol transacció és la prestació de béns o serveis de pagament. Aquest moment s'ha de confirmar mitjançant un acte de treball realitzat (serveis) o una carta de port, si estem parlant de diversos tipus de productes.

Emplenar els requisits

Per a un flux de treball adequat, no n'hi ha prou amb saber quina és la documentació principal en comptabilitat. És important tenir en compte els requisits bàsics per omplir-lo. En primer lloc, cada formulari ha de tenir el seu propi nom. Així mateix, el redactor del document està obligat a indicar la data de formació d'aquests informes i el nom de l'empresa. Una empresa fa referència a un proveïdor, contractista o comprador. Detalls del banc,les inicials dels funcionaris i el nom de l'operació també es mostren en columnes separades de la documentació principal del departament de comptabilitat. Tothom sap quin és el nom de l'operació, només recordeu que aquest valor s'ha d'expressar en forma quantitativa. El moment final en l'elaboració d'aquest tipus de paper és la signatura i el segell de les persones responsables.

Edició

En tractar un gran nombre de documents, els empleats sovint cometen errors. S'han de corregir d'acord amb les normes establertes per la llei. Hi ha dos tipus d'edicions:

1. Per una responsabilitat estricta. Si cal fer una petita correcció al formulari, la persona responsable està obligada a ratllar la línia incorrecta amb una línia fina i indicar l'entrada correcta a sobre. Per confirmar l'exactitud dels canvis realitzats en paper, cal escriure "Creure corregit" i certificar el formulari amb la signatura i el segell d'un funcionari. Si el document no es pot corregir puntualment, la persona responsable està obligada a ratllar el formulari redactat incorrectament d'un cantó a un altre amb una fina línia vermella. També s'ha de marcar "Anul·lat". Després de crear la instància correcta, es prohibeix destruir l'errònia.
2. Per a documentació no estricta. En aquest cas, el formulari danyat es destrueix i es crea un paper amb la informació correcta.

Val la pena saber que els ratllats només s'han de fer amb una línia molt fina. Si un empleatratlla el text de manera que es torna il·legible, aquest és un error molt greu.