Processament de la documentació principal: requisits, exemple. Documentació comptable primària

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

L'activitat de qualsevol empresa està estretament relacionada amb el manteniment i el tractament de la documentació primària. És necessari per informar, calcular pagaments d'impostos, prendre decisions de gestió. A l'article, considerarem què és - documentació principal en comptabilitat - i com es processa.

Conceptes bàsics

Documentació principal en comptabilitat: què és? S'anomena prova del fet d'una transacció comercial, reflectida en el paper. Actualment, molts documents estan compilats en el sistema automatitzat "1C". El processament de la documentació principal implica el registre i la comptabilització de la informació sobre les transaccions comercials realitzades.

La comptabilitat principal és l'etapa inicial per solucionar els esdeveniments que es produeixen a l'empresa. Les transaccions comercials són accions que comporten canvis en l'estat dels actius o del capital de l'organització.

Tratament de la documentació primària en comptabilitat: un exemple d'esquema

Com a regla general, a les empreses sota el concepte de "treballar ambdocumentació" implica:

• Obtenció de dades primàries.
• Informació prèvia al processament.
• Documentació.
• Aprovació per part de la direcció o especialistes autoritzats per ordre del director.
• Reprocessament de la documentació principal.
• Realitzar les accions necessàries per dur a terme una transacció comercial.

Classificació

Hi ha documentació primària única i acumulada. El processament de la informació continguda en aquests documents té diverses característiques.

La documentació única té l'objectiu de confirmar un esdeveniment una vegada. En conseqüència, el procediment per a la seva tramitació es simplifica significativament. La documentació acumulada s'utilitza durant un període de temps determinat. Per regla general, reflecteix una operació realitzada diverses vegades. En aquest cas, quan es processa la documentació principal, la informació d'aquesta es transfereix a registres especials.

Requisits de documentació

La documentació principal s'elabora en el moment de l'operació o immediatament després de la seva finalització.

La reflexió de la informació es realitza en formularis especials unificats. En absència de formularis aprovats, l'empresa els pot desenvolupar de manera independent.

Fases del processament de la documentació comptable principal

A cada empresa de l'estat hi ha un empleat responsable de treballar amb la informació principal. Aquest especialista ho hauria de saberles normes per al tractament de la documentació primària compleixen estrictament els requisits de la llei i la seqüència d'accions.

Les etapes del processament de la documentació principal són:

• Taxi. És una valoració de l'operació reflectida en paper, una indicació dels imports associats a la seva implementació.
• Agrupament. En aquesta etapa, els documents es distribueixen segons les característiques comunes.
• Comptabilitat. Assumeix la designació de dèbit i crèdit.
• Extinció. Per evitar el repagament dels documents primaris, el comptable marca "pagat".

Errors en els documents

Poden ocórrer per diferents motius. Bàsicament, la seva aparició és causada per l'actitud descuidada de l'empleat davant la feina que realitza, l'analfabetisme de l'especialista i el mal funcionament de l'equip.

Es desaconsella molt la correcció dels documents. Tanmateix, en alguns casos, és impossible prescindir de corregir errors. El comptable ha de corregir l'error comès a la documentació principal de la següent manera:

• Talleu l'entrada incorrecta amb una línia fina perquè sigui clarament visible.
• Escriu la informació correcta a sobre de la línia ratllada.
• Comprova "Corrected Believe".
• Indiqueu la data de l'ajust.
• Sign.

No es permet l'ús d'agents correctius.

Treballar amb documents entrants

El procés de processament dels documents entrants inclou:

• Determinació del tipus de document. Els documents comptables sempre contenen informació sobre transaccions comercials realitzades. Per exemple, inclouen una factura, una comanda per rebre fons, etc.
• Comprovació dels detalls del destinatari. El document s'ha d'adreçar a una empresa concreta o al seu empleat. A la pràctica, passa que els documents per a la compra de materials s'expedeixen especialment a l'empresa, encara que no s'ha celebrat el contracte amb el proveïdor.
• Comprovació de signatures, segells. Les persones que signen el document han de tenir l'autoritat per fer-ho. Si l'observació de papers primaris no és competència de l'empleat, llavors queden invalidades. Pel que fa a les impressions, a la pràctica sovint es produeixen errors en aquelles empreses que tenen diversos segells. La informació de l'empremta ha de coincidir amb el tipus de document on es troba.
• Comprovació de l'estat dels documents. En cas de detecció de danys en papers o f alta de fulls, cal redactar una acta, de la qual s'ha d'enviar una còpia a la contrapart.
• Comprovació de la validesa de l'esdeveniment reflectit al document. Els empleats de l'empresa han de confirmar la informació sobre el fet de la transacció. Els documents sobre l'acceptació d'objectes de valor estan certificats pel responsable del magatzem, els termes del contracte són confirmats pel comercialitzador. A la pràctica, hi ha situacions en què un proveïdor rep una factura de béns que l'empresa no va rebre.
• Definiu el període al qual pertany el document. En processar documents primaris, és important no registrar la mateixa informació dues vegades.
• Definiu la secció de comptabilitat. En rebre la primàriadocumentació, cal establir amb quines finalitats s'utilitzaran els valors lliurats. Poden actuar com a actius fixos, materials, actius intangibles, béns.
• Determineu el registre en què s'arxivarà el document.
• Paper de registre. Es realitza després de totes les comprovacions.

Treballar amb papers sortints

El tractament d'aquest tipus de documentació és una mica diferent de l'anterior.

En primer lloc, un empleat autoritzat de l'empresa forma un esborrany del document de sortida. Sobre la base, s'està elaborant un esborrany de document. S'envia al gestor per a la seva aprovació. Tanmateix, un altre empleat amb l'autoritat corresponent també pot aprovar l'esborrany del document.

Després de la certificació, el projecte s'elabora segons les normes establertes i s'envia al destinatari.

Planificació del flux de treball

Aquesta etapa és necessària per garantir la ràpida recepció, enviament i processament de la documentació. Per a l'organització competent de la circulació de documents a l'empresa, es desenvolupen horaris especials. Indiquen:

• Lloc i termini de registre dels treballs de primària.
• Nom i càrrec de la persona que va preparar i enviar els documents.
• Comptes derivats de valors.
• Hora i lloc per guardar la documentació.

Registres comptables

Són necessaris per al registre de la documentació principal. Al mateix temps, encèsels papers estan marcats amb una marca comptable. Cal evitar que es tornin a registrar els documents.

Els papers primaris es poden emmagatzemar en registres electrònics. Tanmateix, a sol·licitud d'agències governamentals o de contraparts, l'empresa ha de proporcionar còpies en paper.

Característiques de la recuperació de documents

En l'actualitat, no hi ha un procediment clar per a la restauració de papers a la normativa. A la pràctica, aquest procés inclou les activitats següents:

• Nomenament d'una comissió per investigar els motius de la pèrdua o destrucció de documents. Si cal, el cap de l'empresa pot implicar les forces de l'ordre en el procediment.
• Apel·lar a una organització bancària, a les contraparts per obtenir còpies dels documents principals.
• Correcció de la declaració de la renda. La necessitat de presentar un informe actualitzat es deu al fet que els costos no documentats no es reconeixen com a despeses a efectes fiscals.

En cas de pèrdua de la documentació principal, l'IFTS calcularà l'import de les deduccions fiscals en funció dels documents disponibles. Al mateix temps, hi ha la possibilitat que l'autoritat fiscal aplique mesures de responsabilitat en forma de multa.

Errors habituals en el procés d'emissió de documents primaris

Normalment, els responsables de registres cometen les infraccions següents:

• Empleneu formularis que no estiguin unificats o aprovats pel cap de l'empresa.
• No especifiqueu detalls oreflecteix-los amb errors.
• No aproveu documents amb la seva signatura ni permeteu que els empleats que no tinguin autoritat signin documents.

La documentació que confirmi els fets de les transaccions comercials és extremadament important per a l'empresa. El seu disseny s'ha d'abordar amb molta cura. Qualsevol error pot tenir conseqüències negatives.