Nomenclatura d'assumptes de l'organització: ompliment de mostres. Com fer una nomenclatura d'assumptes de l'organització?

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Cada organització en procés de treball s'enfronta a un gran flux de documents. Contractes, documents estatutaris, comptables, interns… Alguns d'ells s'han de conservar a l'empresa durant tot el període de la seva existència, però la majoria dels certificats es poden destruir un cop expira la seva validesa. Per tal de poder entendre ràpidament els documents recollits, s'elabora una nomenclatura dels afers de l'organització. A continuació es comentaran mostres d'aquest document i de l'algorisme per a la seva construcció.

Propòsit

Es creen centenars de documents a cada organització. Cada dia que s'acumulen, els treballadors es substitueixen gradualment. En algun moment, es fa difícil trobar una comanda de fa dos anys. Per evitar aquestes situacions, es crea una nomenclatura de casos.

Definició

Un cas és un document relacionat amb untema, àrea d'activitat. La nomenclatura de casos és una llista que conté una llista de casos oberts amb una indicació dels períodes de conservació. Amb la seva ajuda, podeu organitzar correctament el flux de treball. La nomenclatura de casos d'una organització comercial, una mostra de la qual es discutirà a continuació, es compila amb el propòsit següent:

• sistematitzar l'agrupació de documents, que garanteix la seva ràpida cerca i seguretat;
• assignar un número de registre segons la classificació dels casos;
• elaboració d'un inventari de documents per a l'emmagatzematge permanent, a llarg termini i personal (inclosos els actes de destrucció).

La nomenclatura de casos s'utilitza quan es seleccionen documents per arxivar i destruir. Aquesta referència multifuncional és necessària per a totes les organitzacions per agilitzar el treball d'oficina. En aquest cas, la forma de propietat de l'organització no importa. Si es pot trobar una mostra de la nomenclatura de casos d'una organització mèdica a les regulacions i resolucions, l'anàlisi dels casos oberts d'una organització privada s'haurà de compilar de manera independent.

Obligatori o forçat?

La compilació d'aquesta llista està prevista per les "Normes per al treball dels arxius". És obligatori per a les organitzacions que creen un arxiu com a servei independent. Aquesta llista, a més d'institucions estatals i municipals, també inclou algunes estructures comercials, com ara notaris.

Totes les altres institucions han de crear una nomenclatura de casos per sistematitzar el treball amb documents, ja que les empreses de totes les formesLa propietat està obligada a garantir la seguretat de les referències arxivístiques. Així ho preveu la Llei Federal núm. 125. La llista detallada de tasques s'hauria de començar o actualitzar durant el quart trimestre de l'any natural.

Estructura

La nomenclatura de casos ha de contenir tots els casos arxivats, excepte les publicacions impreses: declaracions dels empleats, certificats de treball, revistes, llibres de comptabilitat, tota la documentació de divisions estructurals, correspondència de divisions estructurals, etc. Documentació d'accés limitat. ha de contenir l'encapçalament "Força". El directori ha de contenir els fitxers de comissions temporals, divisions. Però, per exemple, un sindicat és una organització independent. Els seus empleats participen de manera independent en la formació del directori. L'arxiu també ha de contenir els títols dels casos pendents d'empreses liquidades, el successor legal de les quals és una organització existent.

Podeu veure una mostra d'emplenament de la nomenclatura dels afers de l'organització a continuació.

Avui, moltes empreses mantenen la documentació en format electrònic. Alguns informes ni tan sols s'imprimeixen en paper. Al final de cada secció, enumereu quins registres es conserven electrònicament, indiqueu el nombre de fitxers i les paraules clau de cerca necessàries. Algunes institucions creen una nomenclatura electrònica separada de casos per a una organització comercial. La mostra i l'algoritme per omplir-la han de complir totalment els estàndards acceptats.

Per on començar?

La responsabilitat d'elaborar el directori a les grans institucions recau en el servei de documentació(secretaria, despatx), i en petits - el secretari, una altra persona designada. A les organitzacions comercials, aquesta funció la realitza el departament de personal, en el qual es creen la majoria dels documents. Atès que la informació ha de provenir de totes les unitats estructurals, és més convenient començar amb l'elaboració d'una ordre sobre la nomenclatura de casos de l'organització. A continuació us presentem una mostra d'aquesta comanda.

ABC LLC

20.11.2017 Moscou

Amb finalitats de sistematització, emmagatzematge i comptabilitat de la documentació

COMANDA:

• Aprovar i posar en circulació la nomenclatura dels expedients de la Societat a partir de l'2018-01-01.
• Caps de divisions estructurals per garantir la formació dels casos en la forma aprovada.
• Envieu el secretari a les divisions estructurals de l'extracte del llibre de referència per treballar.

CEO Ivanov N. A.

Per a les institucions d'alguns àmbits d'activitat, el ministeri ja ha elaborat mostres de la nomenclatura dels afers de les organitzacions. Aquest matís s'ha d'aclarir abans de la formació del directori. Les nomenclatures models s'han d'omplir d'acord estrictament amb la nomenclatura model dels casos de l'organització. Altres institucions poden utilitzar aquestes guies per compilar un document individual.

Documentació de suport

Quan desenvolupen un formulari de directori, les organitzacions comercials haurien de centrar-se en:

• "Normes dels arxius" (decisió dels arxius federals de 06.02.02);
• Article 5 del Decret núm. 477, de 2009-06-15 "Sobre l'aprovació de les normes de treball d'oficina".
• Instruccions per al treball d'oficina.
• Llista de documents d'arxiu.

També hauríeu d'estudiar la taula de personal, la carta, els actes locals, les regulacions de divisions, les normes, les normes, les instruccions, els inventaris de casos. Contenen enllaços a documents rellevants. En primer lloc, s'elaboren mostres de la nomenclatura dels afers de l'organització per divisions, per després formar un directori general. De vegades s'aplica un principi funcional més que estructural. És a dir, la distribució no es fa per departaments, sinó per funcions.

Com crear una mostra de nomenclatura dels assumptes d'una organització?

La forma dels directoris s'especifica a l'annex núm. 8 de les "Normes per al treball dels arxius". Els llibres de referència es recullen a la capçalera de l'organització. La part principal de l'informe es presenta en forma de taula i consta de 5 columnes:

• índex de casos;
• títol (volums, parts);
• número (volums, parts);
• vida útil, número d'article a la llista;
• nota.

Índex

Index és una designació digital d'una unitat estructural dins d'una empresa. Per exemple: 04-06, on 04 és el número de sèrie del departament de personal, 06 és el número de sèrie del cas. L'índex pot consistir en tres parells de números, per exemple: 04-03-08, on 04 és el codi del departament financer i econòmic, 03 és la designació del departament de comptabilitat, 08 és el número de cas. L'índex pot ser numèric, alfabètic o mixt.

Títols

Els títols es distribueixen segons la importància dels documents. En primer lloc, l'organitzaciódocumentació administrativa (començant per unitats superiors i passant a unitats estructurals). A continuació s'enumeren les normes i reglaments desenvolupats per la pròpia organització. A més, es tenen en compte els plans i els informes (anuals, trimestrals, mensuals). Els esborranys de documents administratius es col·loquen després dels documents principals. Els casos del mateix tipus (per exemple, targetes personals dels empleats) s'omplen per ordre alfabètic.

L'encapçalament hauria de resumir el contingut del document. No es permet l'ús de paraules generals com ara "diversos", "correspondència", "documents entrants / sortints". La capçalera del cas conté els elements següents:

• nom del document o tipus de cas que es presenta si el document forma part d'un gran volum;
• autor del document (nom de l'organització o departament);
• destinatari (de qui es reben els documents o a qui s'enviaran els documents);
• resum/essència (per exemple, "Preguntes de certificació");
• nom del territori;
• data/període;
• marqueu si el fitxer conté còpies d' altres documents, no els seus originals.

El volum de cada estoig no ha de superar els 250 fulls. Si se suposa que el cas serà voluminós, es divideix en parts i volums. La tercera columna al final de l'any natural indica el nombre de casos realment oberts.

La quarta columna indica els termes d'emmagatzematge dels documents, segons les Normes. Han de ser observats tant pel govern com per les organitzacions comercials. Si el document no està a les Normes, el seu terminiL'emmagatzematge s'ha de determinar en funció de la llista. El compte enrere del període d'emmagatzematge s'inicia l'1 de gener de l'any següent a la seva instauració. Si el certificat es va emetre l'any 2016, el compte enrere hauria de començar a partir de l'2017-01-01.

S'està actualitzant la llista

Anualment, quan els fitxers es transfereixen a l'arxiu, s'envia una llista detallada. A continuació, es mostra la nomenclatura de casos actualitzada de mostra d'una branca d'organitzacions de seguretat:

Durant l'any, tots els documents s'agrupen segons el formulari aprovat. Si necessiteu afegir un informe no utilitzat anteriorment, es genera una nova capçalera. I el procés es repeteix segons l'algorisme descrit anteriorment.