Correspondència de sortida: registres de registre, comptabilitat, mostres, regles d'ompliment

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

En qualsevol àmbit de l'economia nacional hi ha un paper que inclou moltes funcions. Entre elles, la comptabilització de la correspondència entrant i sortint és una de les principals. No hi ha cap empresa única que funcioni aïllada d' altres organitzacions. La comunicació i la cooperació amb clients, proveïdors, institucions financeres i altres són obligatòries. Per tant, el procés de producció no pot prescindir de correspondència. Qui gestiona el registre de les cartes entrants i sortints? Com explicar-los correctament? Qui ho necessita i per què? Considerarem aquests problemes a l'article.

Categories de correspondència. Característiques de la documentació de sortida

Hi ha moltes formes i tipus de documents, però tots només es divideixen en dues categories principals:

• Enviament (correu de sortida).
• Rebut (correu entrant).

Mirem el significat de cada categoria.

La correspondència, anomenada sortint, es pot enviar als destinataris següents:

• Autoritats superiors.
• Subordinatsorganitzacions.
• Empreses associades.
• Departaments, tallers i altres divisions estructurals de l'empresa.

Quins documents s'envien a les autoritats superiors?

Pràcticament totes les empreses estan subordinades a qualsevol organització (districte, departamental, regional i ministeris). La correspondència de sortida enviada a aquestes institucions pot ser informes, informes, plans per al mes, trimestre, any, respostes a sol·licituds. Per regla general, s'emet en formularis normalitzats aprovats o en fulls ordinaris amb el logotip de l'empresa.

Documents per a organitzacions de línia descendent

No totes, però moltes empreses cooperen amb organitzacions que els hi estan subordinades. Pot ser òrgans executius, sucursals, petites empreses i altres. La correspondència enviada per ell pot ser directrius, ordres, avisos, reglaments, instruccions, materials de formació. També s'emet en capçaleres o fulls ordinaris amb el logotip de l'empresa. A més, les instruccions i els materials de formació poden tenir forma de fulletons i manuals, però han d'anar acompanyats d'instruccions sobre formularis normalitzats o cartes de presentació amb segells i signatures. Si no n'hi ha, els manuals i fullets han de tenir el segell de l'empresa remitent i les signatures de les persones responsables.

Documentació per a empreses associades

Per regla general, en aquest cas estem parlant de proveïdors, distribuïdors i clients. La correspondència que envia són ordres, avisosrecepció de béns, reclamacions, fullets publicitaris, notificacions sobre canvis en qualsevol dels termes d'un acord o contracte, propostes comercials.

Cal tenir en compte que els materials publicitaris, les llistes de preus, les felicitacions, les invitacions, per exemple, a una presentació no cal registrar-se.

Documentació dins de la mateixa organització

Aquest tipus de correspondència de sortida es realitza a les empreses on hi ha 2 o més departaments, tallers i divisions. En aquests casos, la direcció emet ordres, resolucions, directrius, instruccions i documents similars, que s'envien als departaments i tallers. Aleshores, per als gestors i l'administració, aquesta correspondència serà sortint, i per a un taller o departament - entrant.

Regles de disseny de diari

Independentment d'on s'enviï el document, s'ha de tenir en compte. Per fer-ho, hi ha registres per registrar la correspondència sortint. En una època en què els ordinadors i Internet no existien, aquestes revistes es guardaven a mà. Poden ser arbitraris. Es podria utilitzar un quadern comú, un llibre de comptabilitat, un bloc de notes. El més important, la revista havia de tenir fulls cosits perquè no es poguessin arrencar. A més, calia numerar-los. La portada de la revista indicava la data en què va començar. Abans, s'havia de cosir les pàgines amb fils, segellar els seus extrems amb un full de paper, en el qual calia posar el segell i la signatura de la persona responsable. També en aquest full hi havia anotat el nombre total de pàgines numerades. No es permetien correccions.

Ara la costura de la revista amb fils es desa quanregistre de documents especialment importants de valor financer o legal.

Les pàgines de la revista estan numerades a la majoria de les empreses.

Quan s'omple l'última línia del diari, s'anota la data del seu final. Es conserva de 3 a 5 anys. Depèn del tipus de correspondència registrada en ell. Les ordres judicials, els comptes financers, els contractes a llarg termini i similars es consideren especialment importants. Només podeu disposar de la revista si cadascun dels documents que hi consten ha perdut la seva força legal.

Ajuda informàtica

En aquesta era de la tecnologia informàtica, és difícil trobar un empleat que rastregi manualment el registre de la correspondència entrant i sortint. Ara hi ha un programa determinat que permet imprimir formularis o mantenir registres en un ordinador. Per utilitzar-lo, heu de tenir:

• Ordinador amb MS Office, programes MS Excel.
• Impressora.
• Escàner.
• Correu electrònic de l'ordinador.
• Un segell com aquest: “Entrada. Núm. _, "_" _20_" Es pot escriure manualment o comprar-lo ja fet.

A continuació, heu d'entrar al programa, descarregar el formulari requerit i començar a treballar-hi. Podeu imprimir el formulari, fer moltes fotocòpies, cosir-les. Obtindreu un diari en el qual haureu de prendre notes a mà. No pots imprimir, registra't directament al teu ordinador. Per regla general, així es conserven els documents per als quals no cal signar.

Quantes revistes necessiteu?

Més sovinten total, les empreses mantenen un registre de correspondència sortint. Tanmateix, algunes organitzacions amb molts socis i altres destinataris poden tenir diverses d'aquestes revistes, com ara:

• Per al registre de la correspondència enviada a tercers i per a documents dins de l'empresa.
• Per a cartes enviades a empreses nacionals i estrangeres.
• Per a documents destinats a determinades organitzacions (per exemple, l'oficina central, el ministeri, etc.) i tothom. Això es fa per facilitar la gestió documental, però qualsevol diari s'elabora d'acord amb un únic estàndard.

A més, algunes organitzacions tenen revistes separades per a cada tipus de documentació. Per exemple, per registrar comandes sortints, comandes comptables, notificacions, manuals, queixes de clients, protocols, etc. Per tenir en compte aquests documents, es poden utilitzar formularis amb altres columnes.

Com conservar les entrades del diari

S'ha de dir que les formes dels formularis són aproximadament les mateixes per comptabilitzar tot tipus de correspondència sortint. Al nostre article es mostra una mostra que mostra com hauria de ser el disseny.

A la part superior de cada pàgina hi ha una "capçalera" amb columnes:

• El número de sèrie de l'entrada, també s'ha enganxat al document.
• Data de sortida.
• Títol del document (p. ex., "Informe de progrés").
• Resum (literalment un parell de frases, també podeu escriure el número del document).
• Nom de la institució on s'envia la correspondència.
• Firma del registrant responsable.
• Mètode de sortida (normal o correu electrònic, fax). Aquest article s'ha afegit amb l'arribada de les noves tecnologies. Anteriorment, no estava als registres de correspondència.
• Si s'envia una resposta a una sol·licitud o un informe d'execució, el diari ha d'indicar el número del document a partir del qual s'ha creat la carta enviada. També cal indicar les dades de l'intèrpret (nom, càrrec).
• Nombre de còpies. De vegades s'assigna una columna per separat, on s'indica el nombre de pàgines d'una còpia.
• Nota. Aquí s'indica la informació que no s'inclou a les columnes anteriors.

Si el document de sortida no és una resposta a una sol·licitud o un informe, es col·loquen guions a les columnes sobre l'execució i la persona responsable.

En el nostre temps, el contingut i l'emplenament del registre de la correspondència sortint no han canviat. Mostra mostrada a d alt.

Correu entrant

L'empresa pot rebre cartes i documents de les fonts següents:

1. Autoritats superiors.
2. Subordinats.
3. Empreses associades.
4. Altres institucions no enumerades anteriorment (policia, bancs, jutjats, particulars, etc.).
5. Dins d'una empresa, la correspondència entrant pot provenir de l'administració o d'una altra unitat estructural, per exemple, del departament de comptabilitat.

Per sobre de nos altresconsiderar quins treballs poden constituir correspondència de les organitzacions indicades en els tres primers paràgrafs.

Els documents d' altres institucions poden ser una citació a un empleat, un escrit d'execució, una decisió judicial, una demanda, una queixa o una declaració d'una persona privada, etc..

Els documents que representen el flux de treball dins de l'empresa poden ser molt diferents: ordres de gestió, ordres, instruccions, reglaments, normes, normes de seguretat, avisos, etc.

Treballar amb documents entrants

És necessari mantenir un registre no només de la correspondència sortint, sinó també de l'entrada. El diari, on es registren les cartes rebudes per l'empresa, s'elabora d'acord amb les mateixes normes que per als documents enviats.

La diferència està en el "cap" dels formularis. Ha de contenir les columnes següents:

• Número ordinal. També està enganxat al document.
• Data de recepció.
• Organització que ha enviat el document.
• Com es va rebre (per fax, correu electrònic o correu ordinari).
• Nom del document.
• Nombre de còpies.
• On s'ha enviat el document (nom del taller, del departament o de la carpeta).

A continuació es presenta una mostra d'una de les formes del diari de correspondència entrant.

Si el document d'entrada és una ordre o una instrucció metodològica de la gestió rebuda pel taller (departament) per a la seva execució, el registre de registre ha d'indicar qui és el responsable, i també col·locarnota d'actuació, data i signatura de l'artista.

Qui guarda els registres?

Qualsevol persona responsable designada pel cap pot registrar la correspondència entrant i sortint. En aquest cas, aquest tipus d'activitat laboral s'ha d'incloure en la seva descripció del lloc de treball o aprovat per ordre del responsable de l'empresa. Per regla general, el treball d'oficina a les organitzacions és gestionat per un secretari. A més, un empleat de l'oficina o un administrador (en petites empreses) pot realitzar el registre de correspondència. En algunes organitzacions, la correspondència és gestionada per dos empleats: el compilador i el secretari.

Les botigues i els departaments també mantenen registres de la documentació entrant i sortint. Ho fa un empleat que està encarregat d'aquest tipus d'activitat per ordre de la direcció.

Com hauria de registrar correctament la documentació entrant?

El registre de la correspondència entrant i sortint no és una tasca difícil, sinó responsable. Tots els documents rebuts per l'empresa estan subjectes a la comptabilitat. Si provenen d'organitzacions, han d'estar segellades i signades pel responsable. De vegades també es requereix la signatura de les persones responsables, per exemple, el cap de comptabilitat, si es tracta d'una factura emesa a l'empresa. Les cartes de persones, com ara explicacions o reclamacions, només poden portar la signatura de la persona que ha compilat aquest document.

A la majoria de les empreses, tota la correspondència entrant ha de ser revisada pel gerent per tal d'estar al dia dels processos de producció. A si mateixdecideix què fer amb els documents rebuts: acceptar-los per a l'execució, familiaritzar les persones implicades amb la informació o simplement arxivar el document en una carpeta. Per tant, el secretari, després d'haver registrat la correspondència entrant a la revista, la facilita al capdavant. Posa una marca a cada document a quin departament s'ha d'enviar.

A partir d'aquest "veredicte", el secretari del registre de correspondència entrant anota a la columna corresponent el "destí" addicional de cada carta. Per exemple, es pot enviar una nova regulació sobre el càlcul de la prima al departament de comptabilitat, directrius de seguretat al departament tècnic i una reclamació del ciutadà Ivanov al departament de control de qualitat del producte. Això completa el treball del secretari amb la documentació entrant.

Com puc fer un seguiment del correu sortint?

Més amunt, hem examinat quins documents poden relacionar-se amb aquest tipus de documentació. En algunes organitzacions, les sol·licituds individuals han de ser contestades per un secretari adjunt o compilador. Segons GOST R 6.30-2003.12, aquest document s'elabora en un formulari especial o en un full en blanc amb el logotip de l'empresa. Qualsevol carta comercial enviada a una organització o individu ha d'estar segellada i signada pel gerent. Per regla general, el secretari ha de fer una fotocòpia del document, que s'ha d'arxivar a la carpeta corresponent.

La correspondència sortint es registra al diari corresponent. El secretari ha de comprovar si tots els segells i signatures necessaris, les dades de la seva empresa il'entitat per a la qual s'ha redactat el document, poseu-hi el número corresponent a aquell sota el qual s'inscriu al diari, la data de sortida, el nom de la carpeta on es diposita la còpia. Si la correspondència que s'envia és una resposta a una carta entrant, també heu d'anotar el número amb el qual es va registrar. Els documents s'han d'enviar el dia indicat al registre de registre.

Per què necessitem la comptabilitat per correspondència?

Algunes persones que estan lluny de la producció creuen que el registre escrupolós de la correspondència entrant i sortint és un treball addicional, l'anomenat tràmit. De fet, la comptabilitat de correspondència realitza les funcions següents:

• Organitza el flux de treball.
• Garanteix una resposta oportuna als senyals entrants.
• Racionalitza l'intercanvi d'informació dins de la producció.
• Garanteix la participació efectiva de l'empresa en la vida econòmica exterior.
• T'ajuda a trobar ràpidament el document que necessites.

La importància d'aquest treball és òbvia, per la qual cosa cal abordar-ne la implementació de manera responsable.