Enllaços horitzontals: concepte, estructura de gestió, tipus d'enllaços i interacció

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Una de les tendències modernes en la gestió és l'organització de la gestió pel tipus d'enllaços horitzontals. Aquesta estructura es caracteritza per una reducció del nombre de decisions que es prenen al més alt nivell, la dotació de poders més amplis als empleats de nivell inferior. Com a resultat, s'incrementa el temps de resposta davant de nous problemes i situacions. Tanmateix, aquest sistema també té desavantatges. Una certa dificultat és la selecció de personal amb iniciativa capaç de plantejar i resoldre problemes de manera independent.

Concepte general

En qualsevol organització, s'ha de coordinar les activitats dels empleats i departaments. La interacció entre ells i la direcció defineix un conjunt de vincles estables que proporcionen un mecanisme ben coordinat, coordinació de rols i funcions. El conjunt d'enllaços que es troben al mateix nivell de la jerarquia constitueix l'etapa de gestió.

Els principals tipus de connexions són els següents:

• Enllaços de control horitzontal. Aquesta nociócaracteritza la relació entre el mateix nivell d'unitats de gestió o membres de l'empresa.
• Connexions verticals. Connecten diferents nivells jeràrquics i formen la distribució de poders. El seu objectiu principal és la transferència d'informació administrativa (de d alt a baix) i d'informació (de baix a d alt). Aquest tipus de relació és típic de les grans organitzacions. Un exemple de versió idealitzada és el sistema d'administració estatal durant l'època soviètica, construït sobre la base del federalisme i l'unitarisme.

Els enllaços de gestió horitzontal i vertical interactuen en un únic entorn corporatiu. Els primers contribueixen a l'enfortiment dels segons i ajuden al conjunt de l'organització a ser més resistent als canvis externs i interns. Les tasques de les connexions verticals són sistematitzar diverses formes de connexions horitzontals, transferir informació administrativa i d'informes i garantir l'estabilitat.

Enllaços funcionals i lineals

Els enllaços verticals i horitzontals d'una organització poden ser lineals i funcionals. El primer tipus es caracteritza pel fet que el cap d'un departament o organització exerceix un control directe sobre els subordinats (jerarquia vertical). Els avantatges de l'esquema de control lineal són els següents:

• claredat i senzillesa per configurar les tasques i supervisar-ne la implementació;
• presa ràpida de decisions;
• coherència del treball dels intèrprets.

Els desavantatges inclouen:

• directius isobrecàrrega d'informació del gestor;
• necessitat per a un líder altament qualificat;
• manca de flexibilitat administrativa en condicions externes canviants.

Quan es construeixen enllaços verticals i horitzontals funcionals en una organització, les decisions de gestió es prenen a nivell d'assessorament. L'esquema més senzill que reflecteix aquest tipus de gestió és una divisió de dos nivells. Només es pot aplicar a les petites empreses. Cada unitat estructural (departament de màrqueting, servei d'enginyeria, producció, finances i comptabilitat, gestió de personal) té el seu propi ventall específic de tasques i funcions, i els seus especialistes són responsables d'una part reduïda del treball.

Control funcional lineal

També hi ha un esquema de gestió combinat lineal-funcional que combina les característiques de les relacions lineals i funcionals. La informació i les decisions dels departaments es comuniquen tant a través dels responsables de línia com a nivell d'intèrprets i serveis individuals. Les seves virtuts són:

• promoció del creixement professional dins de l'estructura de gestió;
• alt nivell de competència dels responsables funcionals per la seva especialització;
• millorar la coherència del treball en gestió de personal, recursos, qualitat, producció i altres àrees;
• reduint el nombre de funcions repetitives per a intèrprets de diferents departaments.

Als desavantatges d'aquest tipusels diagrames fan referència a:

• manca d'enllaços horitzontals de qualitat entre les estructures organitzatives;
• risc de diferències d'interessos i objectius entre unitats;
• cal introduir caps intermedis gerencs addicionals;
• Baixa flexibilitat d'interacció entre els empleats de l'aparell administratiu a causa de la presència de procediments i normes formals;
• baix interès per la innovació.

L'ús d'aquest esquema és racional a les organitzacions petites i mitjanes.

Esquema de gestió divisional

A les grans empreses, s'utilitza cada cop més l'enfocament divisional: una estructura de gestió de productes en què cadascuna de les divisions produeix béns o serveis orientats a diferents mercats. Dins de cada divisió existeixen serveis funcionals i un sistema d'enllaços horitzontals.

Les estructures divisionals es gestionen amb l'ajuda de nivells intermedis addicionals. El creixement de la jerarquia vertical, d'una banda, ajuda la direcció de l'empresa a centrar-se en activitats estratègiques, i d' altra banda, ajuda a oposar-se als objectius comuns dels objectius de les divisions individuals. Si els recursos materials, financers i laborals es distribueixen entre ells de manera centralitzada, pot sorgir un conflicte d'interessos.

Funcions clau

Els llaços horitzontals tenen la naturalesa d'una alineació que promouinteracció productiva de les estructures empresarials per resoldre els problemes que sorgeixen entre elles. Ajuden a desenvolupar l'autosuficiència i la iniciativa entre els empleats. Tanmateix, no totes les persones estan preparades per mostrar aquestes qualitats, de manera que hi ha un cert problema en la selecció de personal per a la implementació d'aquest esquema de gestió.

Els enllaços horitzontals de l'organització reflecteixen el nivell d'especialització dels empleats i estan orientats a diferenciar funcions. Com més tipus de treball requereixen coneixements i habilitats especials, més complex es torna el sistema de connexions.

Quan es descriu aquesta estructura de gestió, també s'utilitzen els conceptes següents:

• Interval de control: el nombre de subordinats que han d'informar al mateix gestor.
• La funcionalització és la interacció entre els gestors superiors, mitjans i inferiors.
• Divisió geogràfica del treball. Si l'organització té divisions regionals, això complica molt l'estructura de les relacions verticals i horitzontals. La coordinació de les accions i el seu control també és difícil.

Les connexions horitzontals serveixen com una mena de recurs de motivació. És impossible garantir un creixement vertical de la carrera professional per a tots els empleats de l'organització. La tasca dels enllaços horitzontals en el sistema de gestió modern és animar l'empleat a realitzar més tasques dins de la unitat i fer-ho al més alt nivell. Com a resultat, pot pujar en l'escala de la carrera fins al següent pas de la jerarquia.

La diferència entre els enllaços horitzontals és que ellsés impossible formalitzar amb precisió, és a dir, descriure les regles de relació, la distribució de funcions i rols, ja que sorgeixen entre departaments i empleats que no estan directament subordinats. En la majoria dels casos, aquestes connexions es fan mitjançant processos informals que milloren l'estructura formal general.

Formes bàsiques

Les formes més habituals de connexions horitzontals a l'estructura de gestió d'una organització són:

• contactes directes entre caps de departament;
• transició horitzontal dels empleats;
• formació de grups temporals per resoldre un problema concret o implementar un projecte;
• establiment de grups permanents per resoldre problemes recurrents;
• formació d'estructures addicionals per a la integració i gestió de processos horitzontals;
• Introducció d'un sistema dual de responsabilitat en l'estructura de gestió funcional. El responsable del projecte treballa amb especialistes que no estan directament subordinats a ell. La responsabilitat s'estén als punts crítics que s'han de complir segons un programa específic.

Contacte directe amb executius

Un exemple de contacte directe entre líders pot ser la següent situació. El departament de compres va complir en excés el pla. Un altre taller, un taller de muntatge mecànic, actualment és incapaç de fer front a aquest volum de blancs a causa d'una gran càrrega. A través del contacte directeels responsables d'aquestes dues estructures solucionen aquest problema entre ells sense implicar el director de l'empresa (creant un endarreriment de magatzem al taller de compres o al magatzem intermedi).

Aquesta forma d'enllaços horitzontals a l'estructura de gestió de l'organització és la més senzilla i la menys costosa. Amb aquest enfocament, l' alta direcció pot centrar-se a resoldre problemes estratègics més complexos. No obstant això, hi pot haver casos en què la decisió de dos dirigents no sigui en l'interès general de l'empresa. Per exemple, en la situació comentada anteriorment, es tracta d'una violació del ritme de producció. Per tant, és important que s'estableixi un enllaç de comunicació clar.

Transició d'empleats

Les transicions horitzontals d'empleats entre departaments són una forma més "exòtica" que la que hem comentat anteriorment. Aquest esquema s'acostuma a implementar com a part del desenvolupament professional dels empleats.

Aquestes transicions no només contribueixen a l'acumulació d'experiència professional i a l'adquisició de nous coneixements i habilitats, sinó també al desenvolupament de la comunicació informal entre el personal, que contribueix a enfortir els llaços horitzontals a l'organització. Les qüestions que han sorgit es resolen més sovint a través del contacte oral, i no a través de la forma de comunicació escrita (memos i altres tipus de cartes oficials). Es recomana dur a terme aquestes transicions amb més freqüència, ja que la informació que reben els empleats queda obsoleta amb el temps.

Grups objectiu

Els grups objectiu es creen en els casos en què cal proveirvincles horitzontals en l'estructura organitzativa entre un gran nombre d'unitats. En aquest cas, els contactes directes pràcticament no són aplicables. Aquests problemes solen requerir una solució de nivell superior i la integració dels esforços d'especialistes de diferents departaments i fins i tot divisions.

La forma de participació en el col·lectiu objectiu pot ser diferent: ocupació durant tota la jornada laboral, part d'aquesta o només en forma d'assistència de consultoria. Després de resoldre la tasca i dissoldre el grup, els seus membres tornen a les seves tasques laborals anteriors. S'està elaborant un reglament i un pla de treball per coordinar el seu treball.

Equips permanents

Si les formes d'interacció anteriors resulten ineficaces, es creen grups permanents, la finalitat dels quals és resoldre els problemes que sorgeixen freqüentment. Es poden parlar a diferents intervals, cada dia o una vegada a la setmana.

Els equips es poden organitzar a diferents nivells directius. Els seus membres poden ser tant especialistes destacats com caps de departament. Com més gran és l'heterogeneïtat de les tasques, més autoritat té l'equip i més nivells de gestió implicats en ell. L'estructura d'un grup permanent pot tenir una descripció formalitzada al projecte.

Condicions per a l'eficàcia dels grups i les relacions

En la gestió de les organitzacions, es distingeixen les condicions següents per a l'eficàcia dels grups temporals i permanents:

• Motivació dels empleats. Resolució de problemes assignats al gruppercebut pels empleats com una càrrega addicional. Per tant, cal o bé alliberar-los de les seves funcions anteriors o desenvolupar un sistema d'encoratjament. L'experiència demostra que l'eliminació parcial de les tasques rutinàries té un efecte més gran, ja que no perd el contacte amb el departament on treballa l'empleat.
• Identificació dels responsables de línia que haurien de ser els responsables de la resolució de problemes.
• Suport informatiu. La participació en l'execució de les tasques l'han d'assumir totes les unitats interessades.
• Donar als membres del grup els poders necessaris per poder implicar altres especialistes en el treball.
• Selecció racional dels membres de l'equip per estat jeràrquic en la gestió de l'organització. Si hi ha una barrera entre ells a causa d'una gran diferència de posició oficial, el treball del grup es tornarà ineficaç.
• Combinació d'enllaços horitzontals i verticals. Els processos horitzontals s'utilitzen més sovint per resoldre problemes quotidians, mentre que els processos verticals s'utilitzen més sovint per als estratègics.
• Experiència en resolució de conflictes. Quan es pren una decisió en grup, sovint es produeixen situacions en què els interessos de diferents departaments xoquen. En aquest cas, hauria d'haver-hi un intercanvi productiu d'informació per obtenir una opció alternativa.