Estructura de gestió: tipus, tipus i funcions

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Quina és l'estructura de gestió? Què significa aquest terme? Si no sabeu què respondre a les preguntes, definitivament hauríeu de llegir el nostre article. Començarem per l'estructura de gestió i acabarem amb tots els matisos d'aquesta àrea. Creu-me, no serà avorrit.

Què és això

Analitzarem l'estructura del sistema de gestió, però primer definirem què és la gestió.

El terme significa tota mena de formes, mètodes i tècniques de producció i gestió de personal. Tan bon punt va aparèixer la gestió, el seu objecte era indivisible, però amb el temps, diversos objectes es van separar de l'objecte comú, del qual van aparèixer més tard les seves pròpies direccions. Si parlem del present, hi ha tipus de gestió específics d'un país concret. Per exemple, el model de gestió rus és conegut arreu del món.

Com va començar tot

Abans de parlar de l'estructura de gestió, seria una bona idea definir-la.

Avui, la teoria de la gestió distingeix dos tipus de gestió empresarial iorganitzacions: orgàniques i burocràtiques. Cadascun d'ells té diferents bases i característiques que ens permeten destacar àrees d'ús i perspectives de desenvolupament.

Segons els historiadors, el tipus burocràtic va ser el primer a formar-se. L'autor del concepte va ser el sociòleg alemany Max Weber, que va desenvolupar la teoria a principis del segle XX. Quina és la seva essència? Weber va desenvolupar un model normatiu de burocràcia racional que va canviar radicalment els sistemes de responsabilitat, comunicació, estructura de treball, salari i relacions a l'empresa. El sociòleg va anomenar la base del model una organització organitzada que exigeix seriosament tant a les persones com a les estructures. Podem destacar les disposicions clau d'aquest model d'estructura de gestió:

1. Divisió del treball, només un especialista qualificat hauria d'estar en cada lloc.
2. Jerarquia de gestió. En aquest cas, el nivell inferior està subordinat al superior.
3. Normes i regles formals que garanteixen que els directius compleixin les seves funcions i tasques per igual.
4. L'esperit de preocupació formal. Relatiu als funcionaris durant l'exercici de les seves funcions.
5. Ocupació només si el candidat compleix els requisits de qualificació, i no les preferències personals del gerent.

En l'estructura burocràtica de la gestió, es poden distingir diversos conceptes bàsics: responsabilitat, racionalitat, jerarquia. El sociòleg creia que era impossible desplaçar una persona i una posició, perquè el contingut i la composició de l'activitat directiva haurien de ser determinats pernecessitats de l'organització, no dels seus empleats. Les prescripcions formulades específicament no permeten als empleats ser creatius en el seu enfocament de la tasca o mostrar subjectivitat. Aquesta és, potser, la diferència entre l'estructura moderna de l'organització de la gestió i la comunal establerta històricament. Una altra diferència és que l'estructura de la comunitat posava èmfasi en l'excel·lència i la col·laboració.

L'estructura de gestió burocràtica al llarg dels anys de la seva existència ha demostrat repetidament la seva eficàcia, sobretot en organitzacions molt grans. Després de tot, és allà on necessiten un treball coordinat per avançar cap a un objectiu.

Què és tan estrany de l'estructura organitzativa d'una organització de gestió? La seva essència és dividir la feina de gestió de la producció. En aquest cas, cada lloc i unitat es crea per tal de realitzar determinades feines o un conjunt de funcions. Per tal d'exercir qualitativament les seves funcions, els funcionaris se'ls imputen certs drets per gestionar els recursos. Aquestes mateixes persones són responsables de l'exercici de les funcions que se'ls han assignat.

Instruccions de gestió

Ja hem dit que l'estructura del sistema de gestió té moltes branques. A més, l'estructura té certs requisits. Entre ells:

1. Eficiència. Les decisions estratègiques s'han de prendre de manera oportuna.
2. Òptim. Es tracta de racionalitat amb un nombre reduït de nivells de gestió.
3. Fiabilitat. Reflexió fiable i ininterrompuda de la informació.
4. Flexibilitat. En aquest cas, estem parlant de la capacitat de canviar constantment.
5. Economia. S'aconsegueix amb el màxim efecte a baix cost.
6. Estabilitat del sistema estructural. Estem parlant de la integritat i la immutabilitat del sistema, tant sota influències internes com externes.

Hi ha diversos tipus d'estructures de gestió a la gestió. Fem-los una ullada:

1. Gestió estratègica. Estem parlant d'orientar la producció als desitjos i necessitats dels consumidors, adaptar l'empresa a l'entorn extern, com a resultat d'aconseguir els objectius previstos. La gestió estratègica està sota el control de la direcció superior de l'organització.
2. Gestió operativa. Implica l'organització i gestió dels processos d'execució dels plans operatius, així com el control de la producció. Això inclou la distribució de recursos, el treball, fer ajustos importants als processos financers i de producció, així com el progrés d'aquestes tasques.
3. Gestió tàctica. L'estructura tàctica de la gestió en la gestió està orientada a desenvolupar una estratègia empresarial. En general, això ho fa la direcció mitjana, i és una perspectiva per a un any aproximadament. Aquest tipus de gestió es pot atribuir al treball diari.
4. Gestió de producció. Parlem de la gestió dels processos auxiliars, principals, així com de suport, gràcies als quals es produeixen els béns subministrats al mercat.
5. Gestió de màrqueting. L'essència de la gestió és estudiar els mercats, la perspectivai la situació actual, crear una política de preus, crear canals de distribució, participar en treballs publicitaris.
6. Gestió en l'àmbit de la logística. Aquí estem parlant de l'execució de contractes comercials, que es conclouen per al subministrament de productes semielaborats, materials i components. I també inclou el lliurament, l'embalatge, els processos de control d'entrada, el lliurament de productes acabats a la població, el seu emmagatzematge.
7. Gestió financera. Inclou la gestió de les relacions financeres i el moviment de recursos financers.
8. Gestió de personal. Aquí estem parlant de planificació de la plantilla, avaluació del personal i selecció del millor d'ells, selecció de personal, determinació de salaris i beneficis, formació i formació avançada, adaptació i orientació professional, avaluació del rendiment laboral.
9. Gestió comptable. La gestió de l'estructura organitzativa de gestió d'aquest tipus està orientada a la recollida d'informació, la seva anàlisi i tractament. Això es fa perquè més endavant pugueu comparar els vostres propis indicadors amb altres empreses que realitzen treballs similars.
10. Gestió de la innovació. La tasca d'aquesta direcció és encarnar l'activitat creativa de la gent per crear productes que, d'alguna manera, siguin millors que els productes ja llançats.
11. Gestió adaptativa. El personal està ocupat adaptant l'empresa a les condicions de l'entorn extern.

Com podeu veure, les estructures organitzatives de la gestió de la gestió són molt diferents entre si. El tema encara no s'ha revelat i us costa força entendre de què va, però sisegueix llegint, no hi haurà més preguntes.

Tipus de gestió

Abans d'obrir el tema, esbrinem què vol dir la definició. Així doncs, els tipus de gestió s'entenen com àrees especials d'activitats de gestió que estan indisolublement lligades a la solució de tasques de gestió específiques.

La gestió es divideix en funció de l'objecte en general i funcional. El significat del primer és gestionar el treball de l'empresa en la seva totalitat o en enllaços separats. S'entén per gestió especial o funcional la gestió de determinades àrees de l'empresa o de les seves unitats. Això només inclou les àrees de gestió que hem enumerat més amunt.

La gestió també difereix pel que fa al contingut. Assignar la gestió estratègica, normativa i operativa. El primer suposa que el gerent desenvoluparà estratègies, les distribuirà al llarg del temps, proporcionarà control sobre la seva implementació i formarà el potencial d'èxit de l'empresa.

La gestió normativa inclou la implementació i desenvolupament de la filosofia de l'empresa, la política empresarial, la formació d'intencions estratègiques comunes, la determinació de la posició de l'empresa en el nínxol de mercat.

La gestió operativa es pot dir que és el desenvolupament de mesures operatives i tàctiques dirigides a la implementació real d'estratègies de desenvolupament empresarial.

Principis de gestió

L'estructura de la gestió financera o qualsevol altra es basa en determinats principis. Sobre ells araparlem. Què són els principis? Aquests són requisits estables i patrons generals, només si s'observen, es garanteix el desenvolupament efectiu de l'empresa.

Per tant, els principis són:

1. Jerarquia.
2. Integritat.
3. Òptim i orientat.
4. Democratització.
5. Descentralització i centralització.

També hi ha diversos enfocaments de gestió que s'ajusten no només a l'estructura de la gestió financera, sinó també a qualsevol altra. Hi ha un enfocament per processos i sistemes, i si en el primer cas parlem de gestió com a procés, per exemple, organització, planificació, motivació, supervisió, etc., en el segon parlem de la designació de tasques i objectius en forma indicativa. Per regla general, es construeix un arbre d'objectius, amb l'ajuda del qual el sistema es divideix en subsistemes. Un exemple sorprenent és la divisió de l'organització en divisions.

Encara costa entendre de què va, oi? Està bé, tractarem cada enfocament per separat.

Enfocament del sistema

Si tot està clar amb l'estructura dels principis de gestió, estudiem l'enfocament sistemàtic amb més profunditat. La base d'aquest enfocament és l'estudi dels objectes com a sistemes. Gràcies a un enfocament sistemàtic, l'empresa identifica adequadament els problemes en determinades àrees i els resol.

Per fer-ho més clar, definim un sistema. Per tant, un sistema és un conjunt d'elements que estan interconnectats, formant una unitat, integritat.

L'enfocament de sistemes té els seus propis principis, que també són necessarisdir. Entre ells:

1. Estructural. La descripció del sistema es produeix mitjançant l'establiment de la seva estructura, és a dir, les relacions i connexions del sistema.
2. Integritat. Estem parlant de la dependència de cada element de la funció, el lloc i altres coses.
3. Jerarquia. Cada component del sistema, al seu torn, també és un sistema, i per tant ho és en tot.
4. Relació entre entorn i estructura. Les propietats apareixen i es formen al sistema només quan interactuen amb l'entorn. Multiplicitat de descripcions de cada sistema. Com que cada sistema és complex, per a un estudi adequat és necessari construir molts models diferents que descriguin les característiques específiques del model.

L'estructura del sistema de gestió de la qualitat implica algunes regles més. Aquí estan:

1. La presa de decisions només pot començar amb una formulació clara i identificació d'objectius específics.
2. Qualsevol problema es considera com un tot i per aquest motiu s'han d'identificar prèviament les conseqüències de cada decisió.
3. Cal trobar maneres alternatives d'assolir els objectius, així com analitzar-los.
4. No hauria de ser que l'objectiu general entri en conflicte amb els objectius individuals.
5. Cal seguir el principi d'ascens de l'absolut al concret.
6. Hi ha d'haver una unitat de síntesi, d'anàlisi, i estem parlant tant d'històric com de lògic.
7. S'han de revelar enllaços de qualitat diferent a l'objecte.

Per fer més clara l'estructura del sistema de gestió de la qualitat, mirem com passa això amb un exemple.

Durant un enfocament sistemàticprimer, es formen els paràmetres de sortida del servei o producte. Els directius han de confiar en la investigació de mercat. A partir de les mateixes dades es resolen qüestions relacionades amb el tema de la producció, els costos laborals, la qualitat dels béns produïts, etc. És important que totes les preguntes s'han de respondre al mateix temps. Només si se segueix aquesta regla, la producció serà competitiva segons la normativa.

El següent pas a l'estructura funcional de gestió serà definir els paràmetres d'inici de sessió. Es tracta dels recursos i la informació necessaris per al procés. Els directius estudiaran primer el nivell organitzatiu i tècnic del sistema productiu: el nivell d'organització de la producció, la tecnologia, la gestió i el treball. Aleshores, caldrà comparar les dades obtingudes amb els paràmetres de l'entorn extern, com ara econòmics, polítics, socials, tecnològics i altres.

Per cert, els sistemes poden ser oberts i tancats. Parlem de cadascun d'ells amb més detall.

Sistemes tancats i oberts

Ja hem explicat en termes generals què és una estructura de gestió estratègica i no només. Entenem ara què és un sistema de gestió obert i tancat.

Un sistema obert és un sistema que s'alimenta de recursos i energia de l'exterior. Es considera un sistema d'aquest tipus un receptor de ràdio o una calculadora amb una bateria solar incorporada.

Es pot dir que un tancat té una font de recursos o d'energia dins de si mateix. Un exemple de sistema tancat és un rellotge que té una font d'energia interna. Això també inclou la producció amb la seva pròpia font d'energia o una màquina en funcionament.

Resulta que les empreses econòmiques no poden funcionar només amb energia interna, perquè el treball requereix subministraments, treballar amb compradors potencials, etc.

Funcions de gestió

Les estructures organitzatives del sistema de gestió no existeixen com a noms bonics, però tenen una sèrie de funcions. Gràcies a ells, es determina una composició estable dels tipus de treball directiu, que tenen característiques pròpies. Com a regla general, es caracteritzen per l'homogeneïtat d'accions, objectius i objectes. A més, les funcions tenen tasques comunes i àrees d'activitat de gestió, i menys depenen de les especificitats de l'empresa.

La divisió de funcions permet distingir les principals tasques i tipus d'activitats de gestió, així com regular els procediments i normes per a la seva implantació.

Vam revisar els tipus d'estructura de gestió i vam parlar d'un enfocament sistemàtic, però encara no s'ha revelat completament el tema. Hi ha una manca d'explicacions sobre el tema de les funcions de l'enfocament de sistemes. Per tant, les funcions es divideixen:

1. General. Això inclou la planificació, l'establiment d'objectius, el seguiment i l'organització de tasques.
2. Sociopsicològic. Es tracta de motivació i delegació. La funció està directament relacionada amb la situació psicològica i la naturalesa de les relacions laborals.
3. Tecnològica. La comunicació i les solucions formen part d'aquesta funció.

Totes aquestes funcions estan inextricablement lligades i es complementen. En altres paraules, no es potfunció i no en utilitzeu una altra.

Però això no vol dir que l'àmbit de treball, que es considera la direcció de l'organització, no es pugui dividir en funcions separades centrades en els grups principals. Estem parlant dels següents grups:

1. Gestió general. Això inclou establir polítiques i normatives de gestió, motivació, organització del treball, control, coordinació i, per descomptat, responsabilitat.
2. Algunes àrees de govern. Un bon exemple són la fabricació, el màrqueting, els recursos humans, els actius fixos i les finances.
3. Gestió de l'estructura de l'empresa. Estem parlant del tema de l'activitat, la creació, les formes jurídiques, l'organització, la liquidació i la reconstrucció de l'empresa.

Enfocament del procés

L'organització de l'estructura de gestió (gestió) es pot planificar amb referència a l'enfocament del procés. De què va això? Aquest és un enfocament de gestió basat en un enfocament sistemàtic. Sobre la base de l'enfocament del procés, el treball de l'empresa s'organitza de manera que les activitats de l'organització es divideixen en processos de negoci, igual que l'aparell de gestió en blocs. Com a regla general, l'enfocament del procés es presenta com un esquema amb enllaços de cadena (operacions) separats. Una cadena derivada sempre acaba en un producte. Per cert, els enllaços responsables d'un procés empresarial concret es formen a partir de les subdivisions de l'estructura.

Els principis de l'enfocament del procés són els següents:

1. Responsabilitat de tots els participants de la cadena pels resultats econòmics.
2. Orientat ales preferències dels consumidors i la millora de la qualitat del producte.
3. Motivar els empleats al més alt nivell.
4. Debilitant la burocràcia.

Però l'enfocament del procés, com a estructura del procés de gestió, té les seves pròpies característiques distintives. Aquests són els punts:

1. Els passos directius es redueixen, per això, les decisions es prenen de manera accelerada.
2. La direcció delega la seva autoritat i responsabilitat als empleats de l'empresa.
3. L'empresa supervisa de prop la qualitat dels serveis i dels productes.
4. Totes les tecnologies relacionades amb els processos empresarials estan automatitzades i formalitzades.

Quins problemes poden sorgir?

L'estructura i el concepte de gestió, més precisament, l'enfocament del procés, sona força simple, però en realitat, els directius s'enfronten a una sèrie de problemes. Per què passa això? En primer lloc, tot es redueix a diners i temps. Però, d' altra banda, això s'aplica a qualsevol situació en què s'està introduint una teoria no provada en una empresa. No obstant això, aquest no és l'únic problema associat a la transició a un enfocament de procés. N'hi ha uns quants, només enumerarem els principals:

1. Introducció de l'enfocament del procés només a nivell formal.
2. Presentació de l'enfocament a nivell informal.
3. Discrepància entre el sistema creat i l'estat real de les coses.
4. Els processos no estaven regulats o la direcció no sap com gestionar-los.
5. Els directius no volen percebre l'enfocament del procés com una nova ideologia de l'empresa.
6. Els gestors no ho sónpreparat per a canvis dràstics, especialment la reestructuració de l'empresa.
7. Manca de compromís, motivació o competència en l'optimització de processos.

Com canviar a la gestió de processos amb el mínim de pèrdues?

El marc de gestió de la qualitat és tal que s'han d'aplicar els mètodes adequats per implementar-lo amb èxit. I com es pot aconseguir això si la implementació tant formal com informal es considera un error? Hi ha diversos mètodes, mirem-los amb més detall.

Mètodes de transició

Hi ha dos mètodes per a una transició indolora a un nou tipus d'estructura de gestió empresarial: el mètode complet i el mètode d'extrem a extrem.

El primer mètode és adequat per a un enfocament de sistemes i processos, ja que es basa en l'assignació de processos de negoci en una estructura organitzativa ja existent. Només llavors es pot passar a l'estructura del procés. Diverses disposicions es consideren la base del mètode. És a dir:

1. Classificació i assignació de processos empresarials.
2. Desenvolupar mètodes i estàndards que garanteixin l'eficàcia dels processos de gestió.
3. Formació d'una cadena de processos dins d'una estructura que ja funciona.
4. Selecció de recursos i creació d'una base d'informació per a la realització del treball dins dels processos.
5. Anàlisi i seguiment de processos.
6. Millora els processos empresarials.
7. Introducció de mesures que ajudin a assolir els objectius planificats.

Pel que fa al mètode d'extrem a extrem, és adequat per a un enfocament situacional o de procés. Quèés l'essència? La direcció anota els processos empresarials d'extrem a extrem, per als quals s'està preparant una descripció de la seqüència de treball i el flux de treball. Després d'això, s'inclouen a l'estructura del procés, que sovint és matriu. En aquest mètode, primer es prepara el model segons la situació, després s'analitzen els processos existents. Després d'això, s'inicia el desenvolupament del millor model i la reorganització d'aquells processos que funcionen sobre la seva base. L'últim pas és la preparació d'una nova estructura de procés de l'empresa.

Resulta que tots els problemes sorgeixen per la manca d'habilitats de gestió per gestionar personal. Sigui quin sigui el tipus d'estructura de gestió, el fundador de l'empresa i el personal directiu han de ser capaços d'implicar els empleats i interessar-los. En aquest cas, les qualitats de lideratge juguen un paper decisiu. Aquest últim ha de transmetre a la ment dels treballadors que un canvi d'enfocament és igual a un canvi d'ideologia. Només després que la idea prengui possessió de la ment de la gent, podem dir que l'eina serà útil. El personal acceptarà adoptar els nous mètodes i la direcció els recompensarà per ser complaent.

Enfocament situacional

Ja hem considerat l'estructura de les funcions de gestió i els principals plantejaments, seria útil parlar de la resta. Entre ells hi ha l'enfocament situacional. Va aparèixer als anys seixanta del segle passat. Els seus partidaris suggereixen escollir mètodes de gestió tenint en compte els factors ambientals i la situació. El mètode és eficaç si correspon a les circumstàncies imperants.

Fins ara, enfocament situacionalpoques vegades s'utilitza, ja que es dóna preferència a un enfocament sistemàtic i de procés.

Enfocament quantitatiu

Tan aviat com es van desenvolupar les ciències exactes, aquest mètode va sorgir al mateix temps. Fins i tot se sap la data exacta: 1950. Per què tanta dependència? El fet és que els èxits de la física, les matemàtiques i la tecnologia informàtica van començar a participar activament en la gestió. Això es deu al fet que és molt més fàcil construir models virtuals per a la gestió d'inventari, l'assignació de recursos, la planificació estratègica, el manteniment, etc., que introduir una nova estructura cada vegada, omplint-se. Actualment, en la seva forma pura, pràcticament no es troba un enfocament quantitatiu. Per regla general, forma part d'un enfocament de processos o sistemes.

Tipus d'estructures

Els principals tipus d'estructures de control es distingeixen en funció de la naturalesa de la connexió. Això és:

1. Funcional.
2. Lineal.
3. Matrix.
4. Lineal-funcional.
5. Múltiple.
6. Divisional.

L'organigrama reflecteix la posició dels càrrecs i departaments que existeix a la realitat. Les connexions, al seu torn, també es divideixen en categories:

1. Lineal. Estem parlant de subordinació administrativa.
2. Cooperativa. La comunicació es rastreja entre unitats del mateix nivell.
3. Funcional. No hi ha subordinació administrativa directa, però al mateix temps, les connexions es divideixen segons l'àmbit d'activitat.

L'estructura de control lineal està construïda d'aquesta manerade tal manera que cada gerent s'encarrega d'unitats subordinades en qualsevol tipus d'activitat. Dels avantatges, es pot anomenar un esquema força senzill, unitat de comandament i economia. Al mateix temps, el desavantatge és el requisit de les qualificacions dels directius, hauria de ser alt. Ara aquesta estructura està gairebé sense ús.

L'estructura funcional és destacable perquè té una estreta relació entre la gestió funcional i la administrativa. Aquí no hi ha cap principi d'unitat de comandament, igual que la cooperació entre departaments. Per aquest motiu, l'estructura també ha caigut pràcticament en desús.

L'estructura funcional lineal s'anomena estructura jeràrquica escalonada. En aquest cas, els responsables de línia són els caps unipersonals i els cossos funcionals els ajuden. És important que el responsable de línia del nivell inferior no reporti als responsables funcionals, encara que aquests últims siguin un pas més alt. L'estructura va guanyar popularitat immediatament i es va utilitzar gairebé a tot arreu.

L'estructura divisional està construïda de manera que les branques es distingeixen geogràficament o per tipus d'activitat.

Sobre l'estructura de la matriu, podem dir que hi pot haver diversos gestors sobre un executor. Sovint s'utilitza un esquema similar a les empreses que operen en diverses àrees alhora. Com que la conveniència de l'estructura és òbvia, no és estrany que sigui l'estructura matricial la que substitueixi la funcional lineal.

L'estructura múltiple és especial perquè combina diferents estructures a diferents nivells de gestió. Un exemple seria quanl'empresa va adoptar una estructura de gestió de sucursals i a les mateixes divisions es pot construir una estructura matricial o funcional lineal. Aquesta estructura s'utilitza fins als nostres dies i no perd la seva popularitat.

Com ja heu entès, per convertir-vos en un bon gestor, heu d'estudiar ciències a fons, inclosa l'estructura dels objectius de gestió. Per molt bona que sigui una persona, sense coneixement de la teoria, és poc probable que res surti. Només podem aconsellar una cosa: aprendre el material.