Externalització de processos empresarials: avantatges i inconvenients

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Els professionals de l'empresa creuen que la subcontractació, feta correctament, produeix resultats fantàstics. Però aquesta regla no és rellevant per a tots els casos. Les característiques del servei, els matisos d'ús, els avantatges i els inconvenients mereixen una atenció especial.

Externalització de processos empresarials: avantatges i desavantatges

En primer lloc, hauríeu d'entendre la terminologia, ja que la paraula "subcontractació" al sector empresarial nacional va aparèixer relativament recentment. Literalment traduït, significa "atreure recursos de tercers". Des del context es desprèn que estem parlant d'atraure recursos humans a les activitats de l'empresa per tal de millorar o mantenir el nivell d'eficiència actual.

L'externalització com a eina empresarial no és especialment habitual a Rússia. Segons els economistes, és massa aviat per treure conclusions, ja que el potencial d'aquesta indústria pràcticament no es revela. Es pot comparar amb els països europeus i occidentals, on les empreses mitjanes i petites externalitzen al voltant del 80% dels processos interns a la gestió externa. Hi ha diversos bons arguments per a això. Però no es pot dir que l'externalització empresarialprocessos promet un benefici sòlid. També parlarem dels inconvenients d'aquest enfocament. Però primer és el primer.

Com és el procés?

Per entendre l'essència del procés, cal imaginar clarament l'anatomia del fenomen. L'ús dels serveis d'especialistes externs pertany a la categoria de serveis B2B: la prestació de serveis a empreses i empresaris privats. Per tant, en primer lloc, l'empresa client signa un acord amb una empresa d'externalització. Indicarà l'ordre de col·laboració.

Els serveis d'externalització, de fet, són un grup d'especialistes "entrants". El Contractista pot ser una persona jurídica, un empresari privat o un especialista amb altres autoritzacions per a la realització d'activitats comercials. Per als clients d'un especialista en subcontractació, no és important la forma d'activitat, sinó l'experiència de l'intèrpret, així com els beneficis potencials amb què pot comptar. Objectivament, l'externalització de processos empresarials pot oferir alguns avantatges importants.

Opinió d'experts

L'activitat comercial és interessant perquè en cada etapa ofereix l'oportunitat de confirmar o refutar aquesta o aquella teoria. Per exemple, el mètode fiscal o comptable escollit pot ser correcte i ajudar a estalviar diners o, per contra, augmentar els costos.

El segon resultat és molt probable si el comptable de l'empresa o un bon assessor del cap "s'ha oblidat" de tenir en compte un petit canvi en la legislació fiscal. L'empresa ha de cobrir les despeses. Cap amb confiançaen el fet que els seus assumptes estan dirigits per experts, potser no sàpiga quines oportunitats s'estan perdent.

La força d'un especialista és proporcional al nombre de tasques complexes que va ser capaç de resoldre amb èxit i mostrar resultats concrets. Això requereix una altra condició: el dinamisme dels processos globals de l'empresa. Els serveis d'externalització són excel·lents per oferir aquestes condicions als seus especialistes, ja que cada client és un nou repte.

Com a resultat, en poc temps, els especialistes adquireixen una experiència inestimable i ja tenen diverses solucions preparades al seu arsenal per a cada cas crític.

Accelera els processos

Els psicòlegs observen l'efecte següent: com menys tasques té un empleat, més ràpidament perd la motivació per treballar, i viceversa. El cap pot contractar un bon especialista, assignar-li un sou sòlid i un paquet social. Però s'indignarà que molt aviat l'especialista comenci a no complir els terminis, a mostrar poca eficiència i, en general, una tendència negativa.

La raó no és que l'empleat no sigui prou bo, sinó la petita quantitat de treball que no és capaç de crear l'efecte de creixement dinàmic. Al mateix temps, el mateix empleat, però que treballa en una empresa d'externalització, gestiona simultàniament els assumptes de diverses empreses i té èxit. Si un gerent recorre a aquesta empresa, els assumptes de la seva empresa també es faran ràpidament i els salaris poden resultar ser inferiors al contingut d'un empleat a temps complet.

Reducció del risc

Un factor important en qualsevol negoci és l'anàlisi i l'avaluació objectivariscos. De fet, són poques les empreses on cada empleat sigui responsable dels resultats del seu treball. La pràctica habitual per a les empreses: si hi ha èxit: l'emissió de bonificacions, el fracàs acaba amb una reprimenda o la privació de la bonificació.

Una altra situació és quan un especialista té la mateixa responsabilitat juntament amb el gerent, aleshores l'eficiència del seu treball augmenta molt. L'explicació d'aquestes manifestacions de cooperació es troba més en el pla de les ciències psicològiques que en les explicacions pràctiques. En tot cas, el fet que l'externalització de l'empresa es justificarà en aquest punt és indiscutible.

Reducció de costos

Aquest article és especialment rellevant per a empreses emergents i petites empreses. En aquestes oficines, el volum de treball d'un especialista pot ser petit. Per exemple, un empresari no pot prescindir dels serveis d'un advocat, però contractar un especialista en dret i experiència a temps complet li pot costar una quantitat considerable.

L'externalització de processos empresarials, en particular, la transferència d'alguns tipus de treball a la gestió externa, ajudarà a reduir significativament els costos. Un empresari només pot contactar amb un empleat remot per a un determinat treball i pagar segons el seu volum.

Si estem parlant d'una empresa mitjana, també pot reduir significativament els costos. En aquestes empreses, sol ser habitual mantenir departaments sencers en diferents àrees d'activitat. Normalment, després d'una auditoria exhaustiva de recursos humans, queda clar que una part del departament es pot reduir immediatament i l'empresa només se'n beneficia. Subcontractació de l'empresa ialgunes de les seves tasques poden proporcionar resultats brillants a baix cost.

Funcions úniques

No hi ha límits per a les perspectives empresarials. Aquesta frase serà certa i literalment. El món sencer sap que en algunes parts del món el treball es valora molt car, en altres costa un cèntim. Això s'aplica a tot tipus de treball: altament qualificat, mental i intel·lectual.

Internet ha permès combinar aquestes condicions. Cadascuna de les parts rep el seu propi benefici: un especialista troba una feina amb un sou digne, i un empresari troba un especialista amb bona qualificació. L'externalització de processos de negoci és molt possible a través d'Internet. Segons el tipus d'activitat, pots organitzar la feina perquè l'empresa funcioni durant tot el dia i arreu del món.

Simplificació de les relacions laborals

Utilitzar els serveis dels treballadors contractats crea moltes obligacions. Per gestionar aquest aspecte, es fa necessari crear un departament de RRHH. Aquest és un gran problema de l'empresa.

Els més petits també tenen les seves dificultats. Poden tenir o no un departament de recursos humans. Però en equips petits, com demostra la pràctica, és difícil mantenir la subordinació. I això té un impacte molt negatiu en l'eficiència del treball. El personal en subcontractació de processos de negoci, en principi, no té l'oportunitat d'estar exposat als fenòmens que solen produir-se dins de l'empresa. L'essència de totes les relacions aquí es redueix als termes de l'acord de servei.

Podeu planificar amb seguretat

Ja s'ha esmentat la divisió de riscos i responsabilitats. Amb l'experiència i el coneixement dels intèrprets, l'emprenedor ara pot planificar projectes i decisions més arriscades. N'hi ha prou amb notificar-ho als vostres intèrprets. L'oportunitat d'experimentar obre perspectives i oportunitats mai vistes per a les empreses.

Calma i previsibilitat

És difícil dirigir un negoci quan provoca insomni, treu salut i tranquil·litat. Arribarà un moment en què l'emprenedor ja no podrà trobar la força per continuar el negoci. La funció de l'externalització de processos empresarials és facilitar la gestió d'una empresa el més fàcil possible.

Si un especialista és bo, no cal que us preocupeu que els competidors l'emportin. No cal comprovar cada pas amb el TC, seguir disciplina, exigir resultats i aconseguir-los a un preu elevat. Tots aquests problemes són a les espatlles de l'empresa d'externalització, que, segons el contracte, és responsable dels seus clients.

Defectes

També hi ha una sèrie d'inconvenients que un emprenedor ha de tenir en compte. Per exemple:

1. Manca de control. Es tracta de controlar el compliment de les tasques. Aquest risc és gran quan es treballa en la subcontractació amb altres països. El client no sap qui realitza específicament la seva feina, com i quin serà el resultat exacte.
2. Filta d'informació. En el curs de la feina, l'empleat a distància tindrà accés als assumptes de l'empresa, així com a les seves dades importants. En el contracte de prestacióserveis, la seguretat hauria de tenir un lloc especial. Les empreses garanteixen la seguretat de la informació. Però seria útil demanar mesures addicionals de confidencialitat que s'incloguessin al contracte.
3. Dependència d'una altra empresa. Una cooperació massa estreta amb una altra empresa pot posar els assumptes del client en una posició de dependència. Per evitar la concentració de totes les forces en unes mans alienes, es recomana utilitzar els serveis de diferents empreses o reduir lleugerament la quota de casos d'externalització.

Què es pot externalitzar?

Donats tots els avantatges i desavantatges, sorgeix la pregunta de quins processos de negoci s'han d'externalitzar i quins no. Actualment, els següents tipus de processos empresarials es practiquen a distància.

• Comptabilitat.
• Serveis d'auditoria.
• Serveis d'advocats.
• Externalització de processos empresarials en compres.
• Departament de vendes.
• Departament de relacions públiques.
• Processos d'impressió.
• Peça de neteja.
• Serveis de mudances.
• Externalització de processos empresarials en publicitat.
• Serveis de traducció.
• Responsabilitats del departament de recursos humans.

Aquesta no és una llista exhaustiva del que es pot assignar als empleats remots. Molt depèn de l'àmbit de l'empresa i de les especificitats del treball. Gràcies a les àmplies possibilitats d'Internet, pots trobar qualsevol especialista amb un enfocament reduït i a un preu que s'adapti a les dues parts.