Pagar les dietes de viatge: què en cal saber?

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Pagar les despeses de viatge no només és una oportunitat de viatjar a costa de l'empresa, sinó també una responsabilitat que imposa una sèrie de restriccions a la llibertat de moviment per part de l'empleat. Alguns creuen que els desplaçaments gratuïts i un mínim de treball és una cosa a la qual cal esforçar-se quan un empresari assigna la responsabilitat de les tasques fora de la ciutat o del país. Què genial: pots relaxar-te i avorrir-te una mica a les conferències. Tanmateix, no tot és com semblava a primera vista.

Què es pot considerar un viatge de negocis?

Segons l'article 167 del Codi del Treball de la Federació Russa, un viatge de negocis és un viatge durant un període determinat a càrrec de l'empresari per realitzar tasques oficials fora dels "murs" de l'oficina. Un requisit previ és creuar la frontera del país, és a dir, viatjar a una altra ciutat no és un viatge de negocis. En aquest cas, els dies de sortida i arribada es tenen en compte com a obligatoris per a la inclusió en aquest període de viatge. L'empleat es queda amboficina, però l'horari de treball fora del país no el fixa l'empresa remitent.

També es permet considerar com a viatge de negocis en casos excepcionals aquells viatges que requereixin un viatge a una ciutat veïna. Aquesta norma s'aplica a aquells llocs que no impliquin necessitats constants de creuar la frontera, per exemple, un taxista. Pot viatjar fora de la ciutat cada dia, però el temps que passa a la carretera no es considera un viatge de negocis. La situació és diferent amb els funcionaris que ocupen feines a les oficines, i de vegades necessiten desplaçar-se a una altra ciutat per millorar les seves competències i fer cursos. Totes les despeses corren a càrrec de l'empresari, ja que és de la seva competència, i es conserva el dret de l'empleat a rebutjar la prova i l'estudi.

Diferències de viatge addicionals

Viatjar a l'estranger comporta algunes excepcions a les normes. Estan relacionats principalment amb els costos de temps i temps. Suposem que un empleat és enviat a un altre país, on s'ha de quedar una setmana per tenir temps per visitar una exposició o familiaritzar-se amb els nous productes d'un proveïdor. El vol es retarda i l'empleat es veu obligat a quedar-se a un altre país amb els seus propis diners:

• Paga per una habitació d'hotel.
• Menja.
• Feu servir el transport dins del país/ciutat.
• Tenir els subministraments necessaris per a la cura i la higiene.

Totes les despeses s'han d'acreditar amb xecs i rebuts, de manera que posteriorment, després de tornar a la feina, es reforçi el suport material perreemborsament. Si estem parlant d'un viatge a una altra ciutat, només es paga parcialment el subsidi de viatge: transport i menjar.

Què paga exactament l'empresa?

L'empresa assumeix totes les despeses de viatge d'un o d'un grup d'empleats. El preu inclou no només els desplaçaments, l'allotjament, les entrades i les visites a determinats museus o exposicions. El subsidi de viatge també inclou els pagaments obligatoris:

• Assegurança mèdica.
• Assegurança personal.
• Pagament de l'equipatge i la seva assegurança.
• Declaració de l'import reclamat.
• Primes d'assegurança per lloguer de cotxes (si l'empleat no disposa de vehicles personals o d'empresa).

Els caps de setmana també es tenen en compte, ja que una persona es veu obligada a estar en feina fora de l'horari laboral en relació amb una ordre de marxa. El pagament dels viatges de negocis els caps de setmana es calcula per separat i es reflecteix als estats financers com a despeses puntuals o despeses diàries. Això és necessari perquè una persona pugui menjar alguna cosa i moure's. La resta de l'excedent (anar a teatres, museus, cafeteries, restaurants, compres) l'empleat es proveeix per ell mateix.

Procediment de pagament de l'ajuda de viatge: quan s'expedeixen i es retornen els diners?

Primer, s'ha d'emetre una ordre a un treballador que, a parer dels superiors, sigui competent en qüestions que s'hagin de resoldre a l'estranger. Han de ser funcionaris que compleixin determinades obligacions i compleixin els criteris de selecció del lloc. En altres paraules, si un empleat no coneix un estrangeridioma, les autoritats estan obligades a pagar-li un intèrpret, si és necessari per negociar amb l'empresa convidada. Després de revisar la comanda, l'empleat la signa i rep una avançada per demanar bitllets i llogar un hotel com a màxim 24 hores abans de la sortida.

Important! L'avançament ha de ser del 50% de l'import destinat al viatge. Ha de cobrir totes les despeses que es prevegin durant l'estada a l'estranger. El pagament de les despeses diàries de viatge no s'aplica a les comunicacions mòbils i al trànsit d'Internet mòbil.

La meitat restant de l'import es destinarà a recalcular les despeses restants, que es consideraran imprevistes o addicionals. L'empleat els proporciona xecs i només en arribar a casa pot comptar amb una compensació per les pèrdues. Per exemple, es va proporcionar un conductor que proporciona transport. Per a ell, s'assigna una indemnització de viatge separada per a la reparació de la màquina, la substitució de peces, els subministraments i l'aprovisionament de combustible. Un altre empleat no pot reclamar el reemborsament dels costos de transport, ja que es proporciona un trasllat i un conductor personal.

Un altre cas, si es van demanar bitllets, però el vol es va retardar. El treballador va ser trucat urgentment i va haver de comprar bitllets d'autobús amb els seus propis diners. Aleshores es reemborsen les despeses. Quan no hi ha diners, l'empresa els envia al compte del destinatari de la manera més ràpida i còmoda.

Quan és beneficiós per al viatger?

Viatjar per feina no sempre està associat a despeses personals. Hi hacasos en què el remitent reemborsa el cost del menjar, i l'empleat es queda "en el negre". Això s'aplica als moments en què l'amfitrió paga totes les despeses d'alimentació dins de l'hotel on s'allotja la persona, o gastades amb diners personals (l'hoste arriba a la casa/apartament). Paral·lelament, se li retorna el 50% de les despeses previstes per l'alimentació del ciutadà sense necessitat de presentar els rebuts de compra d'aliments o menjar preparat en restaurants i cafeteries.

Això està previst per la llei, i es deu al fet que una persona té dret a rebutjar aliments que no li siguin desitjables per motius de salut. Per tant, pot comprar alguna cosa segons el seu gust i les seves necessitats, però el pagament dels dies de viatge es farà de la manera que prescriu la llei. De vegades, les despeses es poden reemborsar per acord mutu entre l'empleat i el cap.

Pagar les dietes de viatge: viatges i comunicacions els caps de setmana

Si una persona es veu obligada a realitzar activitats laborals els caps de setmana, per exemple, la celebració de contractes o la seva signatura, les comunicacions mòbils s'han de pagar. Aquestes despeses imprevistes però esperades podran ser reemborsades parcialment o totalment de comú acord. A la pràctica, sovint passa que un viatge de negocis a l'estranger pot incloure no només una zona horària diferent, sinó també dies de la setmana o temporades.

1. Si un empleat va ser enviat als EUA, on el diumenge es considera un dia laborable, les despeses del dia es reemborsaran al 100%. No obstant això, noS'ha de descuidar la confiança, perquè també s'haurà de demostrar.
2. Si el viatger es dirigeix cap a Sud-àfrica, també es té en compte l'estacionalitat i el canvi d'estació. Per exemple, "de l'hivern a la primavera" volar amb maletes de roba d'hivern és una càrrega addicional de roba interior canviable per a la temporada càlida. El pagament de l'emmagatzematge d'equipatges es divideix per la meitat si les parts estan d'acord: l'empleat no s'emporta moltes coses - el gerent paga, hi ha un excés per culpa de l'empleat - el cost d'això.

En altres casos passa el mateix, quan hi ha desavinences i qüestions polèmiques sobre costos. De vegades, el pagament dels dies de viatge implica la seva aparició excepcional per culpa de l'empresa, però aquest fet també s'ha de demostrar al treballador. És important tenir en compte algunes altres circumstàncies que afecten la separació d'obligacions.

Salari

El cap ha de pagar un sou mentre l'empleat està a l'estranger? Aquest és un tema polèmic, ja que l'empleat ja està desenvolupant les seves activitats, rebent deduccions. D' altra banda, dedica el seu temps lliure, que podria passar amb la seva família o de vacances de feina. I en canvi, es veu obligat a treballar els caps de setmana, però només a costa de les deduccions pel viatge.

Atès que l'ajuda de viatge de cap de setmana és només parcial, s'ha de pagar les hores de treball del treballador, avaluant la seva contribució al desenvolupament de l'empresa a la tarifa base segons el contracte de treball signat. El sou no ha d'afectar els desplaçaments addicionals si és del millor interès de l'empresa, iuna persona està obligada a complir els seus poders. Però el motiu pot ser una situació mirall, quan les hores extraordinàries en un viatge de negocis poden afectar la mida de la suma global. Això significa que la dieta, segons la part 1 de l'art. 168 del Codi del Treball de la Federació Russa, s'afegeixen a la taxa salarial.

Què influeix en la prestació diària en diferents estructures organitzatives?

El pagament de la dieta diària no depèn del país i el lloc de residència d'una persona. Segons la decisió del Tribunal Suprem núm. CAS 05-151 de 26.04.2015, les despeses diàries es cobreixen íntegrament fins a la sortida. Si s'han superat, la direcció haurà de reemborsar-los. Són "despeses de butxaca" necessàries per realitzar treballs fora del lloc de treball permanent en relació amb moments laborals o encàrrecs oficials. Val a dir que els diners es paguen amb càrrec al pressupost general, que constitueix el fons estatal.

Si un empleat pertany a una organització pressupostària, té un fons separat del qual provenen els diners per a aquestes despeses. Estem parlant del Ministeri de l'Interior: els aspectes socials i mèdics d'aquesta organització són totalment proporcionats per l'estat, no tenen res a veure amb els fons d'assegurances i ofereixen als ciutadans que treballen en llocs no governamentals.

Aquí, el pagament de les despeses de viatge a les institucions pressupostàries depèn totalment del tipus estatal de gestió i subministrament d'unitats. Pel que fa al servei militar, les deduccions són una mica més altes que en les estructures no estatals o les empreses privades. “Com que el deure i la tasca de l'empleat és tasca del país, llavors les despesesel país paga."

Impostos de viatge

La llei següent s'aplica durant el període d'informe actual: no hi ha límits mínims i màxims per a les organitzacions, és a dir, cada empresa pot establir el seu propi límit de pagament per oferir a un empleat un dia fora del lloc de treball. Tanmateix, si marxa unes quantes hores, la dieta es paga íntegrament, ja que no és un benefici, sinó una cobertura de costos.

Les petites empreses intenten limitar-se a un subsidi diari de 700 rubles, perquè l'import no està gravat d'acord amb el paràgraf 3 de l'art. 217 del Codi Fiscal de la Federació Russa. S'haurà de retenir l'IRPF de l'import que constitueixi la diferència superior al mínim establert.

Important! Si un empleat és enviat a l'estranger, el límit lliure d'impostos és de 2.500 rubles. El pagament de les despeses de viatge en una institució pressupostària es realitza exactament de la mateixa manera.

Exemple de càlcul de deduccions dels pagaments diaris

Suposem que el Sr. Petrov va fer un viatge de negocis durant 5 dies, dels quals 2 dies van caure el cap de setmana. Té dret a 1000 rubles per cada dia passat a una altra ciutat, tal com decideixen les autoritats. D'aquests 5.000 rubles, la quantitat igual a 5700=3.500 rubles no està gravada. Els mil i mig restants estan subjectes a impostos i al pagament de primes d'assegurança.

Quan viatja a l'estranger durant els mateixos 5 dies, una persona rep 3.000 rubles al dia. Dels 15.000 rubles, queda la quantitat de 2.500 rubles, que està subjecte a l'impost sobre la renda de les persones físiques iaportacions. En aquest cas, en cap cas, no és necessària la presentació de xecs i rebuts.

Quins documents s'han de presentar?

De seguida val la pena començar pel transport: si viatgeu amb cotxe particular, el departament de comptabilitat emet una carta de portes on s'emeten els xecs i rebuts de pagament de combustible i altres consumibles. Els bitllets d'avió, tren i autobusos s'han de guardar fins que torneu a casa. També s'ha de fotocopiar el passaport amb marques de pas fronterer per adjuntar-lo a la carta de transport. Per als viatges a la ciutat dins del país, heu d'emetre informes sobre l'assignació; aquest és un full que reflecteix la llista d'obligacions del servei.

Si un empleat ha reservat l'hotel personalment, hauríeu d'esbrinar amb antelació si tenen el formulari núm. 3-G per emetre'ls als hostes. En cas contrari, l'allotjament serà a càrrec de l'empleat, ja que aquestes organitzacions no necessiten KKM. En emetre una nota (per a organitzacions pressupostàries), també hauríeu d'adjuntar bitllets amb la data de sortida i arribada. El pagament de les dietes de viatge els caps de setmana pot ser forçat si s'elabora una acta local i es signa una comanda en el model T-9. Aquests documents tenen prioritat sobre les lleis que guien els comptables. Primer s'han de tenir en compte per no pagar excessivament la compensació de viatge.

La principal diferència entre les empreses pressupostàries i privades és la prestació obligatòria d'un empleat que sigui "per culpa" de la direcció fora del país. És important fer-ho tot perquè l'empleat pugui a temps i amb curarealitzar totes les tasques de l'empresa. Les empreses privades poques vegades estan interessades en aquests pagaments, ja que sempre hi ha documentació addicional per omplir i pagaments d'impostos per deduir. Per tant, comproveu amb antelació tot el que s'emetrà i signarà al vostre nom. Esbrineu també quines organitzacions fora de la ciutat o del país emeten els documents pertinents. De vegades és bastant difícil aconseguir un bitllet en transport públic per demostrar el fet d'un viatge per negocis oficials.