Gestió electrònica de documents: avantatges i inconvenients, l'essència del sistema, formes d'implementació

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Cada vegada són més les empreses que passen a la gestió electrònica de documents, que implica l'ús de diferents programes per crear i emmagatzemar documents. Al mateix temps, l'organització no disposa d'un arxiu que contingui còpies en paper dels documents. Hi ha molts avantatges de la gestió de documents electrònics, a causa dels quals els empresaris estan encantats de rebutjar l'ús de documents en paper. Però per canviar-lo, cal que instal·leu programari especialitzat als ordinadors que funcionin, així com designeu un empleat responsable que s'ocupi d'aquest flux de treball.

El concepte de gestió de documents electrònics

Es representa amb un mètode modern de treball amb documentació diversa. En el curs de l'activitat de qualsevol organització, sorgeixen molts papers diferents, que s'han d'imprimir i emmagatzemar constantment en una habitació separada durant un llarg període de temps.

Si un empresari o empresa té una correctament executadasignatura electrònica, quins documents estan certificats en format electrònic, llavors no cal imprimir aquesta documentació en paper.

Avantatges de la gestió electrònica de documents

Hi ha molts avantatges de canviar a la documentació electrònica certificada per EDS. És a causa de la presència de nombrosos paràmetres positius que cada cop són més els emprenedors que canvien a aquest mètode de documentació. Però primer heu d'avaluar els avantatges i els inconvenients de la gestió de documents electrònics. Els principals avantatges inclouen:

• cerca ràpidament la documentació necessària a causa de l'estructuració competent i la fiabilitat de l'emmagatzematge;
• L'estructura del flux de treballestà centralitzada;
• tots els documents es poden emmagatzemar electrònicament en diferents suports i fins i tot en servidors remots, de manera que fins i tot si es produeix un incendi a l'oficina, no us haureu de preocupar que es destrueixi cap documentació important;
• tots els documents es registren i s'aproven fàcilment;
• tots els documents es signen a partir de l'enviament a través de canals de comunicació electrònica, la qual cosa estalvia una quantitat significativa de temps i esforç als empleats de qualsevol empresa;
• si cal, podeu fer una còpia del document desitjat en pocs segons;
• l'auditoria es simplifica enormement, ja que es realitza en forma electrònica, i també es poden convidar especialistes contractats a aquests efectes que rebin la documentació per canals electrònics.

BeneficisEls sistemes de gestió de documents electrònics són importants i innegables, però abans de canviar-los, hauríeu d'avaluar els aspectes negatius de cada sistema.

Defectes del sistema

Els avantatges d'implementar un sistema de gestió de documents electrònics són innegables, però aquest procés té alguns inconvenients. Aquests inclouen:

• necessàriament necessari per registrar una signatura digital electrònica, per a la creació de la qual es paga una gran quantitat de fons;
• no hi ha oportunitat d'utilitzar documents electrònics si els socis no han passat a la gestió de documents electrònics;
• es dediquen molts diners i temps a instal·lar programari addicional i a contractar un empleat fiable que mantingui tots els registres electrònics;
• encara no s'ha corregit cap format estrictament unificat d'aquest flux de treball;
• molts contractistes i compradors sospiten de l'ús de documents electrònics signats amb EDS.

Per tant, cada emprenedor ha d'estudiar primer els avantatges i els inconvenients de la gestió de documents electrònics per prendre la decisió correcta i pertinent.

Motiu del desenvolupament

Els avantatges de la gestió electrònica de documents són nombrosos i significatius. Això porta al fet que s'està desenvolupant constantment i s'introdueix en el treball de diverses empreses, que no només sóncomercial, però també públic. Els principals requisits previs per al seu desenvolupament efectiu i continu inclouen:

• Es preveu la possibilitat de la seva aplicació en la legislació fiscal. Determinats tipus de declaracions només es poden presentar electrònicament. Això s'aplica als informes sobre les primes d'assegurança que figuren al PF per als empleats, així com a la declaració 3-NDFL presentada al Servei Federal d'Impostos per a cada empleat de l'empresa. Fins i tot l'informe SZV-M per a tots els empleats de l'empresa s'envia electrònicament si l'organització dóna feina a més de 25 persones. Per tant, algunes empreses simplement es veuen obligades a canviar a la documentació electrònica, ja que de totes maneres han d'emetre un EDS.
• Els principals avantatges de la gestió electrònica de documents inclouen la possibilitat d'arreglar-lo en comptabilitat. D'acord amb la Llei federal núm. 402, la documentació comptable primària es pot generar no només en paper, sinó també en format electrònic, si és possible avalar-la amb una signatura electrònica.
• Des del 2017, s'ha iniciat el desenvolupament efectiu d'aquest flux de documents en procediments judicials. Ara cada decisió judicial s'ha de publicar en fonts obertes. A més, totes les empreses i particulars tenen l'oportunitat de presentar una reclamació o queixa electrònicament, que requereix un EDS. Per tant, una signatura electrònica l'emeten no només les grans empreses, sinó fins i tot els particulars.
• El desenvolupament de les tecnologies electròniques s'està produint ràpidament, de manera que ara gairebé tothom té accés a Internet, la qual cosa simplifica molt el procés de comunicació amb els altres.persones i funcionaris del govern.

Per tant, es pot argumentar que l'ús d'aquest flux de treball és cada cop més demandat.

Un altre benefici important

A més, moltes empreses cooperen amb empreses ubicades en altres regions o països, de manera que és molt més fàcil intercanviar diferents documents quan es duu a terme la gestió de documents electrònics. Això us permet augmentar significativament els mercats de vendes i establir contactes amb fabricants directes.

Aquest és un avantatge important addicional de la gestió electrònica de documents. S'ha observat una millora en la qualitat de la gestió des del primer dia de la introducció d'un sistema adequat.

Com entrar?

Inicialment, el responsable de l'empresa avalua els avantatges i els inconvenients del sistema de gestió de documents electrònics. Si es pren la decisió d'introduir-lo a l'empresa, s'implementaran els passos següents per a això:

• Se celebra una junta d'accionistes, on es vota per a la implantació d'aquest sistema.
• Si la decisió és positiva, el director de l'empresa emet l'ordre corresponent.
• És aconsellable elaborar un reglament intern que reguli les normes d'ús de la documentació electrònica.
• Seleccioneu la signatura que s'utilitzarà en el procés de signatura de diversos documents.
• Si es selecciona una signatura senzilla, s'adjunta a partir de codis i contrasenyes, així com d' altres mitjans, i l'accés a ellaés limitat, per tant, es designa una persona concreta que s'encarregarà de l'aprovació de la documentació electrònica.
• S'ha seleccionat l'autoritat de certificació. Està representat per una organització especialitzada que s'ocupa de la gestió de documents electrònics. És important triar una empresa amb la qual sigui rendible i còmode col·laborar. Cal avaluar prèviament el cost dels serveis oferts, així com les diferents funcions que es poden utilitzar durant la cooperació. Es determina quina responsabilitat té el centre seleccionat davant de diversos errors que puguin sorgir en el procés de manteniment de la gestió documental electrònica.
• S'estan preparant documents sobre la base dels quals es conclou un acord amb el centre seleccionat.
• S'està explicant el contracte amb l'organització seleccionada. Després d'això, el centre crea i emet un certificat de clau EDS al seu client.
• Hi ha una introducció directa de la gestió documental electrònica en el treball de l'organització. Per fer-ho, tots els documents en paper es converteixen en format electrònic i s'està establint un procediment d'intercanvi de documentació electrònica.

Les factures es poden redactar electrònicament, però primer us heu d'assegurar que l'ús d'aquesta documentació serà convenient per a la contrapart. Això es deu al fet que l'empresa ha de disposar dels mitjans tècnics per tramitar aquests documents.

Elecció d'EDS

Fins i tot en els avantatges de la gestió electrònica de documents es redueixen els costos de preparaciónombrosos documents en paper. Però en qualsevol cas, hauràs d'incórrer en determinades despeses. Estan relacionats amb l'execució d'una signatura electrònica utilitzada en el procés d'aprovació de la documentació electrònica.

ETS es pot presentar de forma no qualificada o qualificada.

No qualificat

S'emet mitjançant la transformació de dades criptogràfiques, per a la qual s'utilitza una clau especial, que està disponible per al propietari de l'EDS. És important decidir amb antelació qui exactament a l'empresa signarà els papers electrònics.

Amb l'ajuda d'aquesta signatura, podeu detectar diversos canvis fets a la documentació després de signar-la.

Qualificat

Per fer-ho, l'empresa rep un certificat especial que conté la clau de verificació EDS. Per crear aquesta signatura, es tenen en compte els requisits enumerats a la Llei federal núm. 63.

Normalment, aquest EDS s'utilitza en grans empreses que busquen mantenir un secret comercial, per tant, a causa de l'EDS qualificat millorat, la seguretat dels documents electrònics està assegurada.

Després d'escollir un tipus específic de signatura electrònica, es conclou un acord amb el centre de certificació seleccionat.

Normes per introduir el sistema en el treball de l'empresa

Els avantatges de la gestió documental electrònica en comparació amb el paper es consideren innegables, però sovint en el procés d'implementació en el treball d'una organització, sorgeixen certes dificultats. Per tant, les regles d'aquest procés inclouen:

• inicialment per ordre del cap es designa un especialista, que es dedicarà a la traducció de documents en paper a format electrònic;
• El programari especials'instal·la a cada ordinador en funcionament, que us permet signar documents amb un EDS emès anteriorment;
• en compilar, processar i acordar documentació diversa, es tenen en compte les normes bàsiques del treball d'oficina, que també s'apliquen als documents en paper;
• Els documents electrònics han de tenir tots els detalls, segells i EDS necessaris;
• Es pot introduir informació a la normativa de l'empresa sobre quins mètodes de confirmació d'accions amb aquests documents s'aplicaran.

El procés no es considera massa difícil si s'entén bé.

Normes de cooperació amb altres empreses

Cada empresa que implementi aquest sistema en la seva feina vol utilitzar la documentació electrònica en col·laboració amb les seves principals contraparts. Per a això, a l'hora d'elaborar un conveni amb una altra empresa, s'ha d'incloure en el text del document una clàusula que indiqui que tots els treballs es transmetran per canals de comunicació electrònica. Després d'això, la documentació necessària és compilada i signada per un EDS emès prèviament. Totes les eines EDS han d'estar certificades, en cas contrari no es poden utilitzar durant el funcionament de l'empresa.

És molt més fàcil establir aquest flux de treball amb diverses agències governamentals, per exemple, amb el Servei Federal d'Impostos o el Fons de Pensions. Això es deu al fet que aquestes organitzacions ja disposen del programari necessaritreballar amb documentació electrònica.

Com s'emmagatzemen els documents?

El principal avantatge de la gestió electrònica de documents és que no és necessari a l'organització destinar una sala separada per a la creació d'un arxiu, ja que tots els papers s'emmagatzemen en ordinadors, servidors o diversos mitjans electrònics. Tot i així, totes les empreses han de pagar l'emmagatzematge adequat de la documentació perquè no hi puguin accedir persones o organitzacions no autoritzades.

Durant l'emmagatzematge de documents electrònics, es tenen en compte les regles següents:

• necessàriament s'elabora una nomenclatura de casos per a tota l'empresa, i el seu aspecte i contingut depenen de l'àmbit d'activitat en què opera l'empresa;
• s'està duent a terme un examen del valor dels documents;
• cada documentació està marcada amb l'ús de la gestió electrònica de documents;
• tots els documents s'han d'arxivar.

Quan es tenen en compte aquestes normes, no serà difícil emmagatzemar correctament la documentació en format electrònic.

Conclusió

Hi ha molts avantatges de la gestió electrònica de documents. La millora de la qualitat del treball de l'empresa és una conseqüència de la seva implantació. Per fer-ho, és important prendre una decisió adequada per a la gestió de l'empresa, seleccionar un centre de certificació i emetre un EDS. S'instal·la programari especial als ordinadors i es fan els canvis necessaris a les lleis reguladores locals de l'empresa.

Amb l'ajuda de la documentació electrònica, es simplifica moltíssimel funcionament de l'empresa, així com la facilitat de cooperació amb altres empreses i organitzacions governamentals.