Tasques i finalitat del viatge: exemples

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Saps indicar correctament la finalitat del viatge de negocis? Un exemple, per descomptat, es pot trobar fàcilment a tot tipus de fòrums professionals per a comptadors o especialistes en recursos humans. Però copiar l'experiència d'una altra persona no sempre està justificat.

No hi ha cap llista de propòsits de viatge de negocis a la normativa. Tanmateix, el motiu pel qual viatja un empleat s'ha d'indicar de manera que es puguin comptabilitzar les despeses de viatge i diaris per reduir els ingressos imposables.

Per això, és important tenir en compte una sèrie de punts.

Quines?

Els comptables en exercici donen fàcilment diversos exemples de propòsits de viatge i assenyalen el següent:

1. El viatge de negocis d'un empleat ha d'estar clarament en el millor interès de l'empresa. El propòsit del viatge de negocis està formulat de manera que quedi clar: el "viatge" és beneficiós per a l'empresa, contribueix directa o indirectament a que l'empresa obtingui beneficis, augmenta el volum d'activitats i millora la qualitat dels béns i serveis. treballadorl'organització no pot ser enviada a un viatge de negocis, posant davant seu la tasca de "descansar", "recuperar forces" o "recuperar-se". S'ofereixen vacances per a això, anuals o per motius de salut.
2. La finalitat del viatge no ha de contradir la descripció de la feina de l'empleat. Per tant, no es pot enviar un comptable en un viatge de negocis per negociar amb els clients. I el director comercial de l'empresa no es pot enviar a una altra ciutat amb el propòsit de "transport d'empleats".
3. El motiu per fer un viatge de negocis ha de ser coherent amb la durada del "viatge" i la seva ruta. Si l'objectiu del viatge és, per exemple, la participació en una exposició, un empleat de l'organització està obligat a "desplaçar-se" en sentit contrari en el termini d'un dia després de la finalització de l'esdeveniment.
4. Molt curós a l'hora de justificar els viatges de negocis els caps de setmana. Si un empleat de l'empresa va a una altra ciutat, per exemple, per negociar dilluns, i el temps de viatge és d'un dia, no podeu sortir abans del dissabte al vespre. En cas contrari, el cost dels bitllets o del combustible no es pot atribuir a les despeses.
5. El millor és evitar el llenguatge general. És important indicar per què exactament un empleat de l'organització és enviat a treballar fora del lloc de treball permanent. En cas contrari, els controladors poden tenir dubtes sobre la legalitat d'atribuir les despeses de viatge a la comptabilitat fiscal.
6. La finalitat del viatge s'ha de formular de manera que es pugui arribar a una conclusió inequívoca sobre si la tasca assignada s'ha completat o no. Després del viatge, l'empleat haurà de presentar un informe sobre els resultats,adjuntar documents que confirmin la realització de la tasca. Per cert, una situació és possible quan no s'aconsegueix el propòsit del viatge. En aquest cas, l'empresari requereix que el treballador aporti una "nota explicativa" que indiqui els motius pels quals no s'ha pogut completar la tasca laboral. Amb aquest document, es poden acceptar despeses de viatge per a la comptabilitat fiscal.
7. Si el propòsit del viatge és voluminós, consta de diverses tasques, també és important anotar tasques separades del viatge, la realització de cadascuna de les quals també s'haurà de confirmar.
8. Si el treball d'un especialista és viatjar a la natura i traslladar-se a una altra localitat està relacionat amb la realització dels assumptes quotidians, aquest "viatge", segons el Codi de Treball, no es reconeix com un viatge de negocis a tots.

Algun empleat pot ser enviat en viatges de negocis?

Això és tan important com la qüestió de com determinar el propòsit del viatge. Els exemples de casos en què un empresari va ser multat per enviar un empleat que no va poder ser enviat de viatge a una altra ciutat no estan aïllats.

Abans d'enviar un empleat a una altra ciutat o país, és important tenir en compte que:

1. Està totalment prohibit "equipar a la carretera" dones embarassades i treballadores menors d'edat (excepte el personal emprat en l'àmbit de la creativitat).
2. Un empleat enviat a un viatge de negocis ha de tenir una relació laboral amb l'empresari. En el moment de la sortida, ja s'ha de formalitzar un contracte de lloguer, redactatd'acord amb les lleis aplicables.
3. Hi ha categories de ciutadans que tenen dret a rebutjar els viatges de negocis. Només es permet enviar-los a una altra ciutat o país per negocis oficials amb el seu consentiment per escrit.

Aquestes persones inclouen:

• Mares de nens menors de 3 anys.
• Pares o tutors de persones amb discapacitat menors de 18 anys.
• Ciutadans que cuiden familiars mal alts, d'acord amb un informe mèdic.
• Mares i pares que crien fills menors de 5 anys sense cònjuge.

Els empleats que no pertanyen a aquestes categories estan subjectes a responsabilitat disciplinària per incompliment de l'ordre d'anar en viatge de negocis. En alguns casos, fins i tot podeu acomiadar un empleat que es va negar a anar a una altra ciutat per negocis de l'empresa.

Quins documents descriuen l'objectiu del viatge?

Fins al 2015, es va emetre el viatge d'un empleat:

1. Comanda.
2. Assignació de serveis.
3. Identificador de viatge.
4. Informe.

En l'actualitat, totes les característiques del "viatge" estan indicades a l'ordre. S'han cancel·lat els formularis unificats de "assignació de serveis", "certificat de viatge" i "informe".

Per confirmar el fet del viatge i complir l'encàrrec hi ha: bitllets, fulls de ruta, controls de combustible i lubricants, informes, notes explicatives, protocols de negociacions, certificats de formació, contractes celebrats, inventaris..

A partir de la composició i el contingut d'aquests documents, hauria de quedar clarsi s'ha assolit el propòsit designat del viatge.

Anem a veure com es defineixen les tasques de viatge de negocis per a diferents categories d'empleats.

Director

El treball de les primeres persones de les empreses s'associa sovint amb els "viatges".

El viatge de negocis d'un director d'empresa, per regla general, no s'emet per una ordre, sinó per una ordre que conté la frase: "Me'n vaig de viatge de negocis amb l'objectiu de…".

El responsable de l'empresa pot fer un viatge de negocis, en particular per conquerir nous mercats, buscar clients, celebrar contractes de subministrament de productes. Quina seria la finalitat del viatge del director en aquest cas? Exemples:

• negociar i celebrar un contracte amb Firma LLC;
• negociant amb els participants de la conferència "Products of the Future" a N-sk "_"_ 20_;
• demostració de mostres del producte "Item-1" de l'empresa LLC "Gran client";
• presentació de béns per a JSC Good Client.

La primera persona de l'empresa també pot viatjar a una altra ciutat o país per reunir-se amb els clients existents de l'empresa. En aquest cas, els especialistes de RRHH ja han descobert com escriure el propòsit del viatge al certificat de viatge. Exemples:

• discussió dels termes del contracte per al subministrament d'equips de producció de Our Friend LLC;
• aprovació del pla de compres per al segon semestre de l'any _ amb JSC Concern.

Directors d'empresa de tant en tants'envien a altres ciutats o països per "obrir una nova sucursal de l'empresa". Aquesta formulació del resultat desitjat també és acceptable en els documents. Tanmateix, en aquest cas, val la pena identificar tant els objectius com els objectius del viatge. Exemple:

“Marcho a N-sk per organitzar el treball d'una nova unitat estructural.

Tasques:

• Investiga el mercat objectiu.
• Prova i contractació d'un empleat per al càrrec de director de la sucursal.
• Coordinació amb el cap de la branca de plans de treball per _ any.”

A més, el cap d'una petita empresa, així com un especialista en el departament de compres, pot anar a una altra ciutat o país per comprar nous equips, celebrar contractes per al subministrament de matèries primeres, materials, components, i negociar les condicions de cooperació amb els proveïdors. En aquest cas, els documents també han d'indicar correctament la finalitat del viatge del director. Exemples:

• negociació amb LLC "Partner" sobre la compra d'una partida de mercaderies "Thing";
• conclusió d'un acord per a la compra de productes de Pomoshnik LLC;
• adquisició de l'equip "Màquina";
• estudi de mostres del producte "Shtuka" de Producer LLC.

De quina altra manera es pot formular la finalitat del viatge de negocis de la primera persona de l'empresa? Exemples:

• formació del personal;
• participació en una exposició, seminari, conferència" (visita d'esdeveniments relacionats amb les activitats financeres i econòmiques de l'empresa);
• desenvolupament professional;
• domini de les noves tecnologies;
• comprovant la qualitat del treballunitats.

Gestor de vendes

Als departaments dedicats a la venda de béns i serveis, la finalitat dels viatges de negocis, per regla general, es prescriu amb gran detall. Els empleats reben instruccions detallades per escrit, indicant quines tasques s'han de realitzar i quins indicadors quantitatius s'assoleixen.

Primer, s'estableix l'objectiu principal del viatge de negocis del responsable de vendes. Exemples:

• augment dels volums de vendes a la regió;
• investigació de mercat;
• negociant amb clients potencials.

La tasca "gran" es divideix en etapes, després de la realització de cadascuna de les quals l'empleat elabora un informe escrit. Sovint, el director de vendes rep els següents "subobjectius":

• fer visites als clients existents segons l'horari de visites;
• visita als clients potencials segons el calendari de reunions;
• recollir informació sobre un nou mercat per al departament de màrqueting;
• visiteu els punts de venda dels competidors, feu una anàlisi comparativa.

Enginyers, personal de producció

Els viatges de negocis d'aquestes categories d'empleats són de llarga durada, ja que solen estar associats a garantir el funcionament eficient de màquines, línies automàtiques i robots.

Per als enginyers i treballadors, també és molt important formular correctament la finalitat del viatge en el certificat de viatge. Exemples:

• instal·lació, ajust de l'equip;
• formar empleats responsables per treballar amb la línia de producció;
• comprovació, prova del funcionament de les màquines;
• reparació amb garantia, servei de manteniment dels dispositius subministrats amb el contracte núm. _ amb data "_" _;
• treballs de manteniment, manteniment d'equips.

Molts enginyers fan viatges de negocis per comunicar-se amb els companys i obtenir nous coneixements pràctics. Aquest és un propòsit molt comú d'un viatge de negocis. Exemple:

intercanvi d'experiència amb els desenvolupadors de dispositius "Potents"

Comptable

Els caps de comptabilitat viatgen a altres ciutats per comprovar la qualitat del treball dels especialistes en comptabilitat, formar empleats, recopilar informació i resumir les activitats financeres i econòmiques de l'empresa.

Un comptable normal pot fer un viatge per millorar les seves habilitats, intercanviar experiències amb els companys, participar en una reunió.

Com es pot formular el propòsit del viatge de negocis d'un comptable? Exemple:

realització d'una auditoria interna, comprovant la correcció del reflex en la comptabilitat de les operacions financeres i econòmiques de l'oficina

També s'accepta qualsevol altre propòsit del viatge corresponent a la descripció de la feina del comptable. Exemple:

visita de recepció

Treballadors agrícoles

Agricultors, agrònoms, operaris de màquines, ramaders, avirams s'enfronten a la necessitat de fer viatges de negocis, potser molt més sovint que els especialistes "urbans". Treballant a les zones rurals, han d'estar constantment en contacte amb la "civilització": comprar llavors, alimentació animal, assistir a exposicions d'èxits de l'economia nacional, familiaritzar-se amb les noves tecnologies i, finalment, vendre productes a empreses de la ciutat i particulars, comercialitzar visitants.

D'acord amb els objectius d'un determinat viatge, es formula la finalitat del viatge de negocis dels treballadors agrícoles. Exemples:

• compra d'adobs;
• obtenció de la documentació del permís;
• presentació d'un projecte d'inversió en una exposició especialitzada;
• participació a la conferència de pagesos, intercanvi d'experiències;
• adquisició d'equips especials;
• venda de productes a la fira de la ciutat;
• entrega d'una partida de mercaderies a la planta JSC "Client".

Conductor

Una altra categoria de treballadors l'ocupació dels quals està associada a desplaçaments freqüents són els conductors. Les seves tasques inclouen el transport d'empleats de l'empresa, mercaderies, objectes de valor i documents.

Depèn de la tasca específica com escriure el propòsit del viatge en l'ordre. Exemples de controladors:

• entrega de mercaderies a Our Client LLC (adreça);
• transport del director comercial;
• entrega de mercaderies i materials, recepció de factures.

Què més podria ser el propòsit del viatge de negocis d'un conductor? Exemples:

• comprar peces de reparació de cotxes;
• diagnòstic del vehicle programat;
• entregadocumentació original de la transacció.

Investigador

Científics, investigadors, experts, teòrics de diverses indústries, professors d'instituts d'educació secundària i superior fan viatges de negocis per participar en conferències i concursos, compartir experiències, estudiar fonts úniques, visitar exposicions i museus especialitzats, participar en activitats arqueològiques. excavacions.

Com es pot formular el propòsit del viatge de negocis? Exemple:

Recollida d'informació per a treballs científics sobre el tema (nom)

O:

Examinant la documentació original

Conclusió

No és gens necessari utilitzar els "termes" estàndard que solen descriure el propòsit d'un viatge de negocis. Els exemples només faciliten el procés d'elecció de paraules "adequades". L'experiència de molts empleats demostra que la redacció de la tasca pot ser gratuïta.