L'optimització de processos empresarials és Mètodes, passos i errors

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

L'optimització dels processos empresarials és un tema força popular. És rar que algú el pugui aplicar correctament la primera vegada, perquè els principiants cometen errors que finalment es reflecteixen a la pràctica. Per evitar-los, llegiu el nostre article. Comencem el programa educatiu amb una definició.

Concepte

L'optimització dels processos empresarials són activitats destinades a millorar l'eficiència empresarial.

Hi ha molts mètodes d'optimització, cadascun amb els seus propis avantatges i desavantatges.

Els veurem a continuació, però primer esbrinarem si l'optimització és realment necessària.

Hi ha una necessitat?

Ja hem dit que l'optimització de processos empresarials és un conjunt d'activitats destinades a millorar l'eficiència empresarial. I realment ho és.

Qualsevol empresa es basa en determinats processos empresarials, que són realitzats pels empleats de l'organització. Aquests inclouen processos de vendes, producció i gestió, compres, treballs d'oficina, etc. Tan bon punt l'empresa comença a automatitzar els processos existents, ho fael treball es fa molt més eficient.

Les grans organitzacions operen amb un sistema de gestió d'un determinat estàndard (ISO 9001), que indica una alta cultura empresarial. El sistema està construït de manera que s'organitzi tants processos com sigui possible, mentre els destaca i es programa.

Com que l'optimització dels processos empresarials és un complex de determinades mesures, llavors, en teoria, ho hauria de fer un especialista. Així és a les grans empreses. Però sigui com es construeixi el procés, periòdicament cal reorganitzar-lo, perquè les condicions de treball canvien, apareixen noves vacants i processos. Si no es realitza l'optimització, sorgeixen conflictes que impedeixen el funcionament normal de parts de l'organització. I això, com enteneu, finalment es reflecteix en els beneficis.

Per entendre si s'han d'optimitzar els processos empresarials de l'empresa, heu de comprovar si hi ha problemes. A continuació es mostra una llista i si almenys un element es reflecteix en les activitats de l'organització, hauríeu de pensar en l'optimització.

L'optimització ajudarà

Així, amb el temps, poden sorgir problemes a qualsevol organització. Són una prova de foc mitjançant la qual és fàcil determinar la necessitat d'optimitzar els processos de negoci de l'empresa. Quins problemes hi pot haver?

1. Les responsabilitats laborals són repetitives. Si no només els empleats es veuen obligats a fer el mateix, sinó també departaments sencers, això indica definitivament la necessitat de reorganització. Això no pot durar per sempre, el que significa que el resultat serà el caos, les injeccions econòmiques innecessàries icompetència injustificada entre empleats i departaments.
2. Els líders només poden gestionar. Aquests caps són en la seva majoria inútils, perquè no saben res de màrqueting, economia i gestió.
3. L'empresa no disposa d'un sistema per millorar les competències dels empleats. Aquesta és una omissió greu que fa retrocedir l'empresa. Al cap i a la fi, si un empleat no rep nous coneixements, no pretén canviar res i està marcant el temps.
4. El perfecte és l'enemic del bé. La gent treballa d'una manera i de sobte decideix augmentar el nivell d'activitat. Per fer-ho, introdueixen un sistema informàtic per a la gestió dels empleats, vendes o finances. Sembla bé, però sovint els empleats ho fan sense tenir en compte els processos actuals de l'organització o simplement copien els d'una altra persona. Com a resultat, es van gastar grans quantitats sense cap motiu clar i l'efecte econòmic no es va aconseguir.

Què ajuda a aconseguir l'optimització de processos empresarials en una organització?

1. Millora l'experiència del client.
2. Redueix el temps i els costos operatius.
3. Us permet assolir nous objectius.
4. Augmenta la capacitat de gestió de l'empresa.

Tots aquests elements afecten el cost final dels productes o serveis en la direcció de la seva reducció. A més, una empresa optimitzada atrau molts més clients nous, la qual cosa significa que els beneficis augmenten i la competitivitat augmenta.

Qualsevol ús de materials només es permet si hi ha un hiperenllaç.

És important entendre que tots els processos empresarials estan interconnectats. És a dir, l'optimització dels processos de negoci enl'organització afectarà d'una manera o altra el funcionament de tota l'empresa. Per fer-ho menys visible, la direcció de l'empresa comença a optimitzar primer els petits processos, sense gastar massa temps i diners. A poc a poc, la modelització i optimització dels processos empresarials es trasllada a altres departaments.

Els intents de canviar-ho tot alhora solen acabar molt tristos i, en el futur, el desig de canviar alguna cosa en el treball de l'empresa es veurà satisfet negativament.

Per on començar?

La modelització i optimització de processos de negoci comença amb el fet que els mètodes de l'antic treball queden obsolets. L'optimització és necessària per a totes les empreses, a excepció de les corporacions estatals. Com més ràpid adopta una empresa noves maneres de treballar i les implementa als seus processos, més èxit tindrà.

Aquelles empreses que estan en constant evolució tenen tot un departament que es dedica a optimitzar els processos de negoci de petites empreses o grans organitzacions. Després de tot, només el finançament generós de les tecnologies modernes és la clau per a un negoci reeixit.

Criteris d'avaluació

Per optimitzar correctament, heu de prioritzar. Aquests últims es seleccionen segons uns criteris. S'enumeren a continuació:

1. La importància del procés. Abans d'optimitzar el treball, cal identificar els principals processos, la millora dels quals permetrà obtenir alts resultats. Per determinar aquest procés, n'hi ha prou de saber quin paper juga en totes les activitats de l'organització. També hi ha un inconvenient: si el procés ja està en primer pla i amb eficàciafunciona, aleshores l'optimització serà inútil. Per descomptat, ja podeu intentar millorar el procés, però això serà un malbaratament de fons que seria útil per a una altra persona. És millor dedicar temps i diners a processos empresarials problemàtics.
2. Problema del procés. Sona familiar, però què vol dir? En aquest context, s'implica la diferència entre el que s'obté com a resultat i les accions desitjades. És a dir, si algun procés no funciona com hauria de ser, aquest és un motiu clar per optimitzar.
3. Capacitat d'implementar canvis de procés. L'optimització dels processos empresarials d'una petita empresa o una gran comença amb el fet que s'escull l'opció més senzilla per iniciar el procés. Per exemple, trien exactament aquell que requerirà els mínims fons possibles per a la millora, temps personal i recursos laborals. També és important parar atenció als factors negatius que apareixeran inevitablement i tenir-los en compte.

Per tant, resulta que cal tenir en compte tots els criteris i factors per a una reorganització reeixida. Per regla general, els processos més grans estan subjectes a optimització, perquè l'empresa treballa a costa d'ells.

Principis

Els mètodes per optimitzar els processos empresarials són diferents, però abans de triar-ne un, cal conèixer els principis de millora. Sense seguir-los, no aconseguiràs l'efecte desitjat. Considereu els principis següents:

1. Fundació. Abans de començar a optimitzar processos, heu d'entendre quin procés és responsable de què. És a dir, primer de tot, cal entendre l'estructura de l'empresa i només després dedicar-se a l'optimització. Si això no es fa, aleshoresno està clar què cal reorganitzar, la qual cosa significa que no hi haurà cap efecte.
2. Primer cal solucionar els errors. Abans de reorganitzar l'empresa, cal eliminar petits errors que interferiran amb l'optimització.
3. Decisions ambigües. Aquest és el nom de la situació quan l'optimització d'un procés afecta negativament a un altre. Per aquest motiu, abans de millorar qualsevol procés, cal calcular tots els aspectes positius i negatius i només després prendre la decisió correcta.
4. Rebuig del canvi. Sovint els empleats de l'organització no estan entusiasmats amb el canvi, la qual cosa vol dir que resisteixen amb totes les seves forces. A més, la resistència pot ser inconscient o expressada.

Nivells d'optimització

L'optimització dels processos de negoci en logística o altres àrees es divideix en diversos nivells, cadascun dels quals afecta el resultat a la seva manera. Per exemple, els processos administratius i de gestió són els responsables de prendre les decisions i accions correctes de l'equip directiu. Gràcies a ells, es recull informació sobre el flux de treball de l'organització implicada en el procés de negoci principal.

L'eficiència de l'optimització dels processos de negoci pot ser diferent, però en qualsevol cas comportarà una reducció dels costos financers. El nivell que tria una empresa depèn de molts factors. Per exemple, si la direcció vol estalviar diners, l'elecció caurà en un nivell i, quan l'objectiu és aconseguir un resultat estratègic, l'elecció recaurà en un altre.

Considereu tots els nivells d'automatització i optimització empresarialprocessos:

1. Primer nivell. Aquesta etapa està associada a costos financers. Cada departament de l'empresa crea despeses per a les seves pròpies necessitats. Però aquest nivell es pot anomenar el més ràpid si l'objectiu és reduir costos. Això es deu al fet que el nivell no afecta els interessos d' altres departaments de l'empresa, la qual cosa significa que no calen aprovacions addicionals. El desavantatge del nivell es considera un petit estalvi. Per regla general, no supera el 20%. És important entendre que no totes les despeses s'atribueixen a un departament, algunes sorgeixen durant l'execució de la tasca. Per exemple, un departament demana informació sobre les analítiques de l'organització a un altre, en aquesta situació el contractista assumirà tots els costos.
2. Segon nivell. Exemples d'optimització de processos de negoci de segon nivell asseguren que els costos es redueixin a un procés conjunt entre clients i contractistes. El nivell implica l'activitat de les dues parts, el treball unilateral és simplement inacceptable. La reducció de costos només es produeix quan tots els participants en l'optimització han discutit i arribat a un consens sobre com aniran els processos i la col·laboració. El segon nivell proporciona un estalvi de més del 20%, es pot utilitzar per optimitzar diverses funcions de l'empresa. La condició principal és que totes les funcions han de tenir el mateix resultat i estar orientades a aconseguir el resultat.
3. Tercer nivell. Aquest enfocament a l'optimització de processos empresarials proporciona fins a un 30% d'estalvi. És cert que hi ha certes dificultats: per treballar amb despeses, cal entendre tot el sistema empresarialprocessos organitzatius. Això es deu al fet que l'optimització d'aquest nivell ofereix un gran nombre d'activitats.

Mètodes d'optimització

Els processos empresarials de cada organització avancen a la seva manera, però això no impedeix que els experts destaquin els principals mètodes d'optimització. Considereu-los amb més detall:

1. Anàlisi DAFO. L'essència del mètode és estudiar els punts forts i febles del procés empresarial. Aquest és el nom del mètode de planificació estratègica, que s'utilitza per avaluar els fenòmens i factors que afecten l'empresa o el projecte empresarial. Hi ha diversos paràmetres específics del mètode: fortaleses, oportunitats, debilitats, amenaces. Els objectius d'optimitzar els processos empresarials mitjançant aquest mètode són trobar i solucionar vulnerabilitats, així com reduir els riscos i les possibles amenaces.
2. Causes - conseqüències. El mètode es caracteritza pel diagrama d'Ishikawa, o diagrama causa-efecte. És una de les set eines més conegudes per avaluar, controlar, mesurar i millorar la qualitat dels processos productius. El mètode us permet trobar la relació entre els paràmetres, cosa que ajuda a realitzar estudis precisos del procés empresarial requerit. El diagrama fa que sigui molt més fàcil identificar els principals factors que afecten el procés de producció.
3. Evaluació comparativa. Un mètode per avaluar els avantatges i analitzar els avantatges dels competidors i socis per identificar els factors més productius. El benchmarking té alguna cosa en comú amb l'espionatge industrial, però no del tot. Per implementar el mètode, n'hi ha prou amb una observació superficial i no una introducciócompetidors.
4. Optimització i anàlisi de processos de negoci a partir d'indicadors. S'utilitza el principi d'establir objectius del procés de negoci, després d'assolir-los, o bé s'incrementa l'objectiu o, si no ha estat possible abordar-lo, s'analitzen els mètodes per a la seva implementació. La tecnologia per optimitzar els processos empresarials és tal que, en primer lloc, s'analitza el rendiment.
5. Pluja d'idees. El mètode és una discussió activa de les tasques, expressant diferents opcions. De totes les propostes, s'escull l'oferta més exitosa com a resultat.
6. 6 Sigma. En reduir el nombre d'errors de producció, s'aconsegueix un augment dels indicadors de productivitat.
7. Canvi i càlcul de la fragmentació dels processos. El mètode rau en el fet que els components del procés empresarial s'incrementen o redueixen.
8. Anàlisi de la lògica empresarial. L'objectiu és eliminar procediments ineficients, enllaçar activitats paral·leles, compartir la responsabilitat dels processos i compartir poders de decisió, capturar la informació en l'origen i processar-la en les activitats reals de l'empresa..
9. Anàlisi de costos funcionals. El mètode està dirigit a aconseguir la màxima funcionalitat de l'objecte a costa d'uns costos mínims tant per al comprador com per al venedor.
10. Simulació de processos empresarials. L'optimització dels processos de negoci logístics permet representar les accions de les persones i l'ús de les tecnologies mitjançant un model informàtic. Durant la simulació, s'han d'observar quatre etapes: construcció del model, execució del model, anàlisi del resultatindicadors de rendiment, avaluació d' altres escenaris possibles. El mètode només és efectiu si s'utilitzen valors reals i precisos per construir el model.
11. Anàlisi i càlcul de la complexitat i durada del procés. El mètode us permet calcular el nombre necessari de treballadors i la càrrega a què estan exposats.
12. Anàlisi de la matriu de distribució de responsabilitats. Es tracta d'una taula visual funcional que distribueix l'organització en enllaços, unitats, etc. és a dir, el mètode us permet assignar tasques a unitats estructurals.

Passos d'optimització

El treball sobre l'optimització de processos empresarials es divideix en cinc etapes. Parlem més sobre cadascun d'ells:

1. Descripció dels processos de l'organització. L'anàlisi i l'optimització dels processos de negoci estan íntimament lligats. Sense definir les funcions de cada departament i empleat, és impossible iniciar una optimització efectiva. Sembla que aquest pas sembla que està donat per fet, però de fet, la majoria de les empreses se n'obliden, i això és un gran error. És millor iniciar processos d'aprenentatge a través de la cadena de valor. Hi ha empreses que proporcionen recursos o productes a la vostra organització o realitzen funcions addicionals que el vostre client necessita. Comprendre en quina etapa i com es forma el valor afegit del producte final. L'ús d'aquesta estratègia us permet calcular ràpidament els punts de sortida i d'entrada a l'empresa. Així, podreu estudiar tot el flux de treball de l'empresa, explicar al personal que fa què,separar els processos de treball que necessiten una optimització prioritària, decidir les maneres de millorar la qualitat d'un servei o producte. Durant la recerca, entendràs que a més dels processos clau, també n'hi ha de suport. Per regla general, no cal finançar-los, ja que formen la infraestructura de l'empresa i ajuden al funcionament continu dels principals processos. També hi ha processos de desenvolupament responsables dels beneficis futurs.
2. Nomenament de persones responsables. El sistema d'optimització de processos de negoci està construït de manera que no pot funcionar sense control. Per tant, es designa una persona responsable de la seva implementació. A més, una persona hauria de fer la direcció general, mentre que altres haurien de controlar cada etapa. El gerent no només ha de ser obligatori, sinó que també ha de ser capaç de coordinar el treball dels subordinats. Aquests líders es poden comparar amb una bateria eterna, perquè han de treballar constantment i optimitzar la producció. Per aquest motiu, les responsabilitats laborals s'han d'indicar clarament, per a això n'hi ha prou amb prescriure deures en el reglament intern de l'empresa.
3. Implementació d'optimització. Així que arribem a l'optimització dels processos de negoci de l'empresa. Per a ella, només es reserva la tercera etapa, perquè primer cal preparar-se. No penseu que totes les organitzacions estan en perfecte ordre. A qualsevol empresa, podeu trobar desenes de problemes. I després del descobriment, cal actuar d'acord amb el pla. Primer cal avaluar tots els processos de l'empresa, així com eliminar la repetició de responsabilitats laborals. següent passerà el càlcul de temps per a cadascun dels processos de negoci, una anàlisi comparativa amb indicadors mitjans, ajust a indicadors reals. A continuació, cal organitzar una anàlisi operativa dels recursos de producció. Cal rastrejar el moviment de valors i informació a l'empresa i eradicar les àrees on hi ha una pèrdua de tots dos. El pas final serà analitzar l'eficiència de l'ús dels recursos en cada procés.
4. Automatització dels principals processos de l'empresa. No és d'estranyar que aquest pas s'especifiqui al quart paràgraf, perquè abans de continuar-hi, cal entendre clarament com es durà a terme l'optimització. Si hi ha una confusió total a l'empresa, no importa com optimitzeu el procés, això no tindrà sentit. L'únic que es pot aconseguir són grans despeses financeres i pèrdua de temps.
5. Avaluació dels resultats. S'ha superat l'optimització de la gestió dels processos empresarials, així com la pròpia reorganització. És hora de fer balanç. Si l'operació s'ha dut a terme correctament, el resultat serà l'eliminació de les posicions i deures repetitius dels empleats, supervisant el rendiment del treball dels treballadors, reduint el nombre d'errors i reduint la influència del factor humà en la producció, introduint un sistema de factors d'eficiència que motiven els empleats, una base de coneixement formada sobre els processos de l'organització, reduir les infraccions en la producció per manca de personal o manca de recursos, trobar finançament no implicat en circulació i la seva liquidació, minimitzar la compra de productes innecessaris..

Errors habituals

Al'optimització ha donat resultats, hem d'intentar no cometre els errors que cometen altres emprenedors. Aquests són alguns d'ells.

El primer error és la declaració incorrecta del problema. Si el gerent no sap què s'ha de fer exactament per millorar el treball de l'empresa, no tindrà èxit. El pas inicial és entendre quin resultat espereu de l'optimització. Per exemple, és inútil elaborar les característiques del departament de comptabilitat si l'organització no té ingressos directes. La manca de beneficis és feina del departament de vendes, no del comptable. És a dir, en aquesta situació, cal canviar el treball d'aquest departament en concret, i la bonificació serà un canvi en el treball d' altres serveis. En resum, val la pena començar l'optimització amb una descripció dels processos empresarials, d'això ja hem parlat més amunt.

El segon error és la desproporció entre esforços i tasques. Sovint podeu veure la descripció de processos que no estan absolutament relacionats amb l'objectiu principal de l'empresa. Un exemple exagerat, però que reflecteix clarament l'essència, és la comunicació entre el cap i el secretari per trucar al diputat. És evident que el procés no té sentit i no té cap valor. Resulta que l'organització està malgastant diners en aquest procés.

El tercer error és l'elecció incorrecta dels mitjans de descripció. Per caracteritzar els processos s'utilitzen diversos mitjans, inclosos programes de diferents capacitats. El cost d'aquests programes és bastant alt, comença a partir de 100 dòlars i no té límit superior. És evident que la capacitat del programa ha de correspondre a la mida de l'empresa. Resulta que és inútiluna petita empresa per adquirir un programa a gran escala. L'eina s'ha de triar segons les tasques i els objectius de l'empresa, que la direcció intenta resoldre mitjançant l'optimització. Però no cal pensar que el programari és l'eina principal. Aquesta és només una eina auxiliar. L'optimització es veu més afectada per la seva organització adequada.

Literatura suplementària

A més de la informació a Internet, els líders de les empreses també haurien de llegir llibres que ajudin en aquest procés complex. Aquests són alguns llibres:

1. “Processos empresarials. Modelatge, implementació, gestió” de Vladimir Repin. Si decideixes canviar els processos de negoci i provar un nou enfocament, aquest llibre és per a tu. Això no vol dir que sigui fàcil de llegir, però, tanmateix, s'hi amaga molta informació important. Cada capítol haurà de comprendre i treballar. La publicació inclou un munt de dibuixos, taules i esquemes que ajuden a revelar el procés. També cal destacar que no hi ha cap paraula sobre això en altres fonts obertes.
2. "Un enfocament sistemàtic per a la millora contínua. Teoria de la restricció de Goldratt de William Detmer. Tots els llibres de l'autor estan sent escombrats de les prestatgeries com pastissos calents. I tot perquè ajuda a resoldre molts problemes, com ara la contradicció entre la temporalitat dels serveis i la qualitat, entre els costos financers i el preu. Abans no era possible trobar informació completa de l'autor, però ara s'ha publicat un llibre que en revela tots els secrets.
3. “Gestió de processos empresarials. Guia pràcticasobre la implementació exitosa de projectes” de Johan Nelis, John Jeston. El llibre parla dels principis bàsics de la gestió de processos empresarials, els seus beneficis i característiques positives. La publicació també és rica en exemples de com gestionar. El llibre és adequat com a referència per a les empreses que implementen projectes de gestió de processos. Això es deu al fet que el material descrit explica les eines que es poden aplicar a la pràctica i també ajuda a implementar projectes empresarials de manera eficaç.
4. "Objectiu. Un procés de millora contínua per Eliyahu Goldratt. La publicació explica que una persona que veu algun tipus de problema en un projecte empresarial està obligada a construir relacions causa-efecte entre resultats i processos. L'individu ha d'entendre els principis bàsics per aconseguir l'eficiència del flux de treball de l'organització.
5. Lean Software: From Idea to Profit de Tom i Mary Poppendyck. La direcció prestarà assistència en les situacions en què sigui necessari per formar els processos més efectius. Els alts directius haurien de llegir aquest llibre, així com els directius i desenvolupadors de l'empresa. És a dir, la informació serà útil precisament per als implicats en el programari.

Conclusió

Com podeu veure, per optimitzar correctament cal saber molt i entendre molt. La reorganització no ajudarà si el gerent no entén amb què està treballant. Sovint hi ha molts caps d'aquest tipus, que és el motiu del col·lapse de moltes empreses.

Tot i que el fundador no entén el problema ell mateix, la seva tasca és trobar empleats competents quetreballaran no per interès propi, sinó perquè es dediquen a la seva feina. Queden molt pocs treballadors tan desinteressats, la qual cosa vol dir que si tens sort i els has trobat, intenta no deixar-te anar. És la competència del personal la que determina fins a quin punt prosperarà l'organització. Fins i tot el líder més talentós no podrà treure l'empresa sol, i per tant no s'ha de descuidar la professionalitat del personal. Després de tot, es tracta dels vostres diners i temps.