Procés empresarial: què és? Desenvolupament, modelització, optimització de processos de negoci

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Els mètodes moderns de gestió d'empreses prenen cada cop més en préstec mètodes i tecnologies estrangeres. I no perquè estigui de moda, sinó perquè és convenient i eficaç. Una d'aquestes tècniques divideix tot el treball rutinari en components elementals i després descriu en detall cada procés empresarial resultant. Es necessita molt de temps, però l'esquema resultant us permet trobar debilitats, responsabilitats funcionals excessivament inflades i tasques poc clares. Si passa el temps una vegada, la direcció pot transferir part de la seva responsabilitat per l'escala jeràrquica, alliberant temps per a la planificació estratègica.

Vida segons el pla

Una altra cosa és que el personal de les empreses sovint no entén el significat d'aquest procediment i no accepta el desig de la direcció de determinar els principals processos empresarials. No obstant això, cada cop és més necessari entendre la modelització i descripció de les operacions elementals de cada unitat, i fins i totempleat. És encara pitjor si en la plantilla de l'empresa apareixen empleats que estudien els processos de negoci de l'empresa. Pregunten constantment sobre alguna cosa, distreuen i interfereixen de totes les maneres possibles en el compliment de les funcions funcionals directes de tot el personal. Què fer?

Comencem des de lluny. Cada matí, la majoria de nos altres ens enfrontem a la tasca de venir a treballar. Per a la seva solució d'èxit, cal despertar-se a temps, preparar-se i asseure's en algun tipus de transport (no importa si és un cotxe particular o un vagó de metro). A més, cada component es pot desglossar en procediments encara més petits: per despertar-vos a l'hora, podeu configurar una alarma, o podeu demanar a algú que us desperti, etc. Independentment del mètode de solució, el resultat (despertar oportú).) s'aconseguirà. Però la pujada, les tarifes i la forma de treballar difereixen pel mètode de solució i el resultat final. De fet, hem arribat a la primera definició.

Per a què serveix tot això

Per tant, un procés empresarial és una determinada seqüència d'accions simples que transformen els recursos en un producte final útil. En el nostre exemple de la vida real, hi ha tres processos diferents, cadascun dels quals requereix la seva pròpia informació inicial i, després de determinades manipulacions, dóna el resultat desitjat. Anem a l'empresa. Independentment de l'àmbit d'activitat de cada empresa, el treball ve determinat per les relacions professionals dels empleats: la transferència d'informació, la determinació de la necessitat d'un producte, l'anàlisi de la producció i els recursos, etc. I aquí és important destacar que tots els qüestions per sobrenomés si es compleixen tres condicions:

- la informació s'ha enviat a l'empleat interessat en ella;

- això es va fer en el moment adequat;

: la forma en què es presenta la informació és bastant senzilla i clara.

Resumant tot l'anterior, es pot argumentar que un procés empresarial és un flux d'informació que respon a tres preguntes: què, on i quan. Perquè el treball es dugui a terme sense problemes i contínuament, cal determinar els seus components. En aquest cas, no hi haurà duplicació de tasques, absència d'un executor o temps d'inactivitat.

Quan un procés empresarial està clarament definit, cada empleat deixa de ser indispensable. Recordeu quantes vegades vau haver d'esperar que un dels vostres companys abandonés la baixa (o tornés de vacances); quan estàs fora de la feina, el telèfon literalment no para de sonar i tothom està intentant entendre què i com estàs fent. I si vau respondre a la sol·licitud de la direcció i vau fer una descripció bastant detallada dels processos empresarials, podeu animar-vos amb calma, relaxar-vos i, de vegades, només dinar…

Tocant al llenguatge formal de les definicions, argumentarem que quan es descriuen els processos empresarials, una empresa estableix els objectius següents:

• entendre l'estructura general de l'organització de les activitats i determinar la dinàmica del seu desenvolupament;
• identifiqueu els problemes actuals i les oportunitats per superar-los;
• crear un sistema d'objectius i metes que sigui comprensible per a tots els participants (desenvolupadors, usuaris, clients, etc.);
• per formular els requisits del programari necessariseguretat.

Per descomptat, la descripció dels processos empresarials en si mateixa no té cap interès. Però per a la reenginyeria, aquesta és una tasca primordial. Només entenent l'estructura, les relacions i les maneres dels fluxos d'informació, podem parlar de repensar la càrrega semàntica tant de la pròpia empresa com de les seves divisions individuals. Però també s'hauria de fer una reorganització per assolir algun objectiu: millorar la qualitat del servei al client; reducció de cost; oferir més llibertat en la presa de decisions als intèrprets (reduint el temps per completar el treball), etc.

Classificació simple

Molt sovint, la necessitat de descriure els processos de negoci de la informació apareix a les empreses amb una estructura orientada a la funcionalitat. El fet és que les metes i objectius dels diferents departaments poden contradir-se. I això comportarà no només una disminució de la rendibilitat de l'empresa, sinó també una caiguda de la seva competitivitat.

L'enfocament modern de la gestió és cada cop més de naturalesa de procés. Tot el treball es considera com un conjunt específic de processos (cadascun dels quals consta d'una o més operacions simples). Per formalitzar i estandarditzar aquest enfocament, s'han adoptat les següents categories de processos (la classificació es produeix en relació al valor afegit del producte):

• principal - aquells amb els quals l'empresa rep ingressos: producció, màrqueting, subministraments;
• gestors: els que estableixen metes i objectius per a departaments i agents específics;
• de suport –els que aporten recursos a la producció, però no aporten valor al producte final: formació i selecció de personal, suport econòmic, protecció legal, etc.

A més de la ja esmentada independència del factor humà i l'adaptació simplificada dels nous empleats, la descripció dels processos empresarials permet gestionar de manera més eficaç els costos d'explotació de l'empresa.

Propietats

Ara queda clar que per gestionar una empresa, cal no només identificar els fluxos d'informació interrelacionats, sinó també descriure clarament totes les activitats. Com que ja sabem que un procés empresarial forma part d'un treball comú que passa d'un empleat a un altre (dins de la seva pròpia unitat funcional o no, no importa), passem al fet que tot el món pot estar unificat. I l'activitat professional, encara més.

Independentment de l'àmbit d'activitat, cada procés empresarial es pot descriure amb les mateixes característiques.

: una vora és l'inici i el final d'una operació senzilla.

- El propietari és un empleat de l'empresa que no només posseeix els recursos necessaris per treballar, sinó que planifica, analitza, gestiona el procés; i el més important, és el responsable del resultat.

- Entrada: un missatge informatiu rebut en qualsevol forma acceptada a l'empresa, que defineix la necessitat d'informació i marca l'inici del procés.

- Sortida: informació o part materialitzada del producte que es consumeix externa a l'intèrpretclient.

- Contractista: personal de l'empresa implicat en un procés.

- Recursos: la part material o informativa de l'activitat que no canvia durant l'execució de l'operació (però que només contribueix a la transformació de la informació entrant en el producte final).

- Control de qualitat: indicadors del sector o interns (acceptats per la direcció de l'empresa) per determinar l'eficàcia del treball.

Assignació obligatòria de processos elementals

Per descomptat, no totes les empreses necessiten una descripció dels processos empresarials. No obstant això, hi ha una sèrie de casos en què no es pot prescindir d'aquest exercici tediós. Diguem-ne els principals:

• L'activitat de l'empresa està automatitzada. En aquest cas, el diagrama de processos de negoci tradueix les necessitats del client a un llenguatge comprensible per al programador.
• Millora de les activitats de l'empresa. No només les actualitzacions d'equips i tecnologia ajuden a millorar el producte final; L'optimització dels processos empresarials permet identificar tots els punts forts i febles del treball i prendre les decisions de gestió adequades.
• Certificat de l'Organització Internacional d'Estàndards (ISO). S'està creant un sistema únic de gestió de la qualitat per a tots els empleats.

Com presentar la descripció al client

El modelatge de processos empresarials requereix una descripció de cada element. Com fer-ho sense dolor per a l'organització? Hi ha tres mètodes principals adoptats a la pràctica mundial: textual, gràfic i tabular.

Textual implica una descripció de tot el progrés del treball en una seqüència senzilla i entenedora. La forma i el contingut poden ser lliures (si encara no s'han desenvolupat estàndards internacionals o del sector) o regulats per documents. Per exemple: el departament de vendes envia la documentació d'informes del període al departament de planificació; els empleats del departament de planificació realitzen treballs analítics per determinar la dinàmica de vendes i la necessitat d'ajustar la producció; el resultat obtingut del departament de planificació es trasllada al departament de màrqueting, on es fa una anàlisi dels motius de l'augment (caiguda) de vendes, etc.

El diagrama gràfic d'un procés de negoci permet visualitzar el resultat del treball analític. No cal recordar que la percepció visual de la informació és la més efectiva. Per tant, tot tipus de gràfics i diagrames ens donen l'oportunitat d'entendre ràpidament què està passant i trobar la solució adequada.

En els casos en què la tasca principal de reformar les activitats és l'optimització dels processos empresarials, val la pena utilitzar una forma tabular de la seva descripció. Amb la seva ajuda, és més fàcil entendre la seqüència d'accions i la direcció dels fluxos d'informació. Una taula típica conté no només una descripció de la funció de la unitat de personal, sinó també columnes sobre documents entrants i sortints, l'executant (podeu especificar tot el departament i un empleat específic), etc.

Com descriure correctament un procés de negoci

No n'hi ha prou amb analitzar els processos empresarials. El més important en aquesta qüestió és la correcció, però al mateix temps, la senzillesa de la descripció. Per començar, s'ha de formular clarament el nom del procés de la unitat. Això us ajudarà a entendreles seves principals característiques, lògica d'execució i lloc en la cadena global d'activitats de producció.

A continuació, hauríeu d'indicar quina informació d'entrada es requereix per a l'execució normal de la tasca i també enumerar el suport de recursos. Una seqüència escrita d'operacions senzilles que conformen el procés t'ajudarà a no perdre't ni oblidar res.

El modelatge de processos empresarials no pot prescindir d'especificar el propietari del procés i un sistema per controlar-ne el progrés. Per fer-ho, a la descripció cal anotar els termes estàndard per a la producció del treball i enumerar els documents que es transfereixen al següent enllaç. Per simplificar, la descripció hauria de ser així: "… després de realitzar una anàlisi de vendes per al període d'informe, un empleat del departament de planificació omple el formulari (taula) establert, que envia al departament de màrqueting …"

Esquema simplificat per descriure els processos de producció

Quan escriuen una descripció, sovint els empleats s'enfronten al fet que no saben com transmetre verbalment el contingut del seu treball. Perquè el sistema de processos de negoci sigui clar i estructurat, podeu fer una nota. Reflecteix aquelles preguntes a les quals cal donar una resposta clara i màxima detallada. Quines són, doncs, aquestes preguntes?

• Què? Descriu què es fa exactament en aquesta operació.
• Per què? Supera el propòsit de l'operació.
• Quan? Determina qui inicia l'execució.
• Qui? Anomena artistes concrets.
• Com? Llistes obligatòriesrecursos.

El desenvolupament de processos empresarials suposa que es poden utilitzar tots els mètodes de descripció. Així, s'obtindrà l'esquema de treball més detallat. La versió gràfica revelarà la relació d'unitats funcionals, i les versions tabulars i textuals transmetran el contingut de cada operació. Malauradament, l'automatització dels processos empresarials no és possible sense aquest treball inicial que requereix molt de temps.

Com recollir informació

A la pràctica, hi ha moltes maneres d'obtenir la informació necessària. Per començar, cal analitzar els documents normatius que orienten els treballadors de l'empresa. A continuació, hauríeu de realitzar entrevistes personals amb cada intèrpret directe per tal de descriure el contingut del seu treball. A més, per aclarir i aclarir punts controvertits, els consultors analítics haurien d'utilitzar l'observació del progrés dels processos empresarials.

Si adopteu un enfocament integral per resoldre el problema, automatitzar els processos empresarials no semblarà tan tediós i inútil.

Grup de treball

I, tanmateix, si la tasca principal de l'empresa és l'automatització dels processos empresarials, i la direcció no pretén implicar empreses consultores externes, sorgeix necessàriament la pregunta: "Per on començar?" El primer pas és crear un grup de treball d'empleats de l'empresa. Els membres del grup de treball han de tenir preferiblement excel·lents habilitats analítiques i d'escolta. Al cap i a la fi, com ja s'ha assenyalat, la major part del treball consisteix en la realització d'entrevistes personals amb els intèrprets de processos empresarials.

A continuació, heu d'obtenir una imatge real del funcionament del sistema. Com que abans de la modernització l'empresa funcionava i obtenia beneficis, probablement no cal parlar d'una reestructuració completa. Per tant, el sistema i les direccions dels fluxos d'informació s'han de fixar en el moment de l'inici de l'optimització.

En què consisteix la descripció

Per evitar confusions i inconsistències en la descripció dels processos empresarials, els experts recomanen utilitzar mapes de processos. Es tracta de documents estandarditzats que permeten unificar totes les accions, independentment de l'esfera d'influència de l'intèrpret i de la complexitat de l'operació descrita.

Qualsevol descripció es pot dividir en els components següents:

• formulari de procés unificat (la majoria de vegades una taula);
• mapa de processos empresarials (es pot presentar de qualsevol forma: descripció de text, objecte gràfic o taula);
• rutes (fluxos entrants i sortints d'informació, recursos i finances);
• matrius de diversos processos empresarials (una taula d'interacció entre diferents processos, que permet destacar els fluxos i operacions principals i secundaris);
• diagrama de flux (algorisme d'execució de processos de negoci);
• descripció de text detallada;
• documentació (creació de documents que confirmin l'execució del procés);
• identificar indicadors de processos empresarials (cerqueu característiques i indicadors amb els quals podeu controlar no només el progrés, sinó també la qualitat);
• regulacions (és a dir, descripció de la feina).

indicadors

Com s'ha assenyalat repetidament, qualsevol procés s'ha de mesurar per alguna cosa. Això és necessari en primer lloc per avaluar l'eficàcia de totes les activitats de l'empresa. Molt sovint, els experts recomanen provar els processos empresarials d'acord amb quatre indicadors: temps, costos, qualitat i quantitat.

Però els models de processos de negoci són dinàmics i diversos. Per tant, sovint no n'hi ha prou amb avaluar només la velocitat de treball; cal tenir en compte tant les condicions de treball com la infraestructura de l'empresa. A més, gairebé totes les indústries no poden existir sense proveïdors, finances, logística i socis. Aquests també són indicadors mesurables.

I, per descomptat, no ens hem d'oblidar de la informació i del factor humà. Com més alt sigui el nivell de formació d'un especialista, menys temps necessitarà per familiaritzar-se amb les instruccions i la informació entrant.

La majoria de metodologies de modelització es basen ara en els principis d'anàlisi i disseny estructural (SADT - Structured Analysis and Design Technique), així com en alguns llenguatges algorítmics. Podem parlar de l'existència de diversos models bàsics d'anàlisi de processos de negoci:

- El modelatge de processos empresarials, de fet, el modelatge, revela el costat funcional de l'existència de l'empresa.

- Modelització de flux de treball: descriu els fluxos de treball i és similar als diagrames de flux.

- Modelització de flux de dades: a diferència de l'anterior, descriu els fluxos de dades (informació); destinada a la seqüenciacióoperacions.

cicle Shewhart-Deming

Es recomana que els grans processos empresarials (1C us permet seleccionar-los de la llista general) es descriguin en un document separat anomenat "Procediment de treball". Tot allò que té una naturalesa menys significativa o que consisteix en un nombre reduït d'operacions senzilles es descriu normalment a les descripcions de la feina.

A l'hora de redactar la normativa, cal tenir en compte les condicions del cicle de millora contínua de les activitats de l'empresa (model Shewhart-Deming). Les seves disposicions estableixen que l'optimització i la millora són processos interminables. És a dir, en la gestió empresarial hi ha un cert cicle tancat, format per aquestes decisions de gestió: planificació, implementació, control, ajust.

A l'hora d'elaborar un reglament, cal tenir en compte els principis que garanteixen el compliment del model Shewhart-Deming:

1. Càlcul dels indicadors previstos per al període futur.
2. Anàlisi de la dinàmica de desviacions i documentació de possibles causes.
3. Identificació d'accions correctores i anàlisi de la seva efectivitat.

El desenvolupament del model s'ha de dur a terme d'acord amb les normes empresarials. Les normes generalment acceptades són el marc normatiu i legislatiu de l'estat en el territori del qual opera l'empresa. La segona base del model és la política corporativa de l'empresa.

A l'hora d'implementar un sistema de gestió de la qualitat, cal tenir cura del desenvolupament i la unificació dels processos de negoci. Com es va assenyalar al principi de l'article, el personal de l'empresa no sempre ho ésentén la importància de la modernització en curs. Aportar a cada empleat la importància de crear un model de procés de negoci eficaç és la tasca de l' alta direcció.

Després de tot, és un sistema ben establert i dissenyat amb cura que no només facilitarà a una empresa l'obtenció de certificats de compliment de les normes internacionals de qualitat ISO 9001:2008, sinó que també augmentarà significativament l'eficiència de cadascuna. empleat.

Ambdós factors fan que l'empresa sigui més competitiva al mercat, cosa que, al seu torn, té un efecte beneficiós tant per als inversors com per als clients.