Quins passos implica el procés de gestió? Fonaments dels processos de gestió

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2024-01-17 18:43

La rellevància de la qüestió de les etapes del procés de lideratge es deu al fet que transcorre com un fil vermell per totes les activitats de l'organització. L'eficiència dels processos de gestió es pot comparar amb un rellotge. Un mecanisme ben greixat i clar conduirà al resultat previst. Al mateix temps, un bon sistema de gestió es caracteritza per la flexibilitat: la capacitat d'adaptar-se a les noves condicions.

L'essència del control

Gestió significa la gestió d'un objecte (empresa, recurs) o d'un subjecte (persona). La gestió com a procés és una combinació de diverses activitats, coordinació, manteniment de l'ordre necessaris per al bon funcionament de l'empresa, l'assoliment dels objectius i el desenvolupament.

El procés de gestió inclou la solució d'una tasca tàctica i estratègica:

• una tasca relacionada amb la tàctica requereix mantenir l'harmonia, la integritat i l'eficàcia dels elements de l'entitat gestionada;
• estratègia significa desenvolupament, millora i canvi positiu d'estat.

Característiques dels processos de gestió

El procés de gestió és continu i cíclic. Consisteix en mà d'obra directiva, subjecte, mitjans i producte final. La gestió de qualsevol objecte està associada a la repetició periòdica d'etapes individuals de treball. Aquestes poden ser les fases de recollida i anàlisi de dades, desenvolupament d'una decisió de gestió, organització de la seva implementació.

La tecnologia del procés de gestió està millorant juntament amb el desenvolupament de l'organització. Si el líder tarda a prendre decisions, el procés de gestió es torna caòtic, inercial.

Una seqüència tancada d'accions de gestió que es repeteixen per assolir els objectius s'anomena cicle de gestió. L'inici del cicle és la identificació d'un problema, el resultat és l'assoliment d'un resultat de treball. La freqüència dels processos de gestió ajuda a trobar patrons i principis comuns per a organitzacions de perfils diferents.

Principis de gestió

Els fonaments dels processos de gestió s'expressen a través de principis fonamentals. Són objectius i coherents amb les lleis de gestió. La llista de principis generals de gestió que es poden trobar als llibres de text no és petita. Entre ells hi ha:

• focus;
• feedback;
• transformació de la informació;
• optimalitat;
• prometent.

La formació i el funcionament del sistema de gestió es basa en altres principis.

Divisió del treball	Les funcions de gestió estan separades les unes de les altres i es converteixen en la base de l'estructura de gestió. Hi ha departaments, equips que realitzen tipus de treball diferents, però habituals.
Combinació de funcions	Combinació d'operacions en funcions directives. La relació de les funcions dels òrgans de govern amb l'estructura interna.
Centrisme i independència	El procés de gestió i l'estructura organitzativa romanen centralitzats i independents de l'entorn extern.
Subordinació al sistema de control	El flux d'informació enllaça els nivells de gestió superior, mitjà i inferior mitjançant passos.

La implementació dels principis contribueix a la unificació efectiva de les funcions directives, enfortint els llaços a tots els nivells de govern.

Funcions de gestió

Les activitats professionals dels directius es reflecteixen gradualment en les funcions directives.

Agrupació de funcions	El procés de gestió inclou activitats
Funcions comunes (universals)	Planificació, implementació de previsions, coordinació, organització, control, funció comptable i altres. Contribuir al desenvolupament, millora i interconnexió dels processos de gestió.
Funcions especials	Administració, gestió de personal, motivació. Com a eines per a funcions generals, ajudenorganitzar activitats productives.
Funcions d'utilitat	Manteniment dels processos de gestió per al bon funcionament de tots els nivells de gestió.

Per la naturalesa de l'activitat, es distingeixen funcions que s'utilitzen en diferents àmbits relacionats amb la producció, la part econòmica, l'economia i la tecnologia.

Henri Fayol va dividir les funcions de gestió d'una organització industrial en 6 grups: activitats administratives, comercials, de producció, comptabilitat, assegurances i comptabilitat.

Pasos del procés de gestió

Cada acció i decisió directiva va acompanyada de la unitat d'informació, objectius, societat i altres aspectes. L'essència de la gestió reflecteix el cicle de gestió, que es pot representar com un conjunt d'etapes.

El procés de gestió inclou passos que s' alternen contínuament.

Identificació del problema	Previsió	Configuració de l'objectiu	Decisió de la gestió
Anàlisi de la situació, fent un “diagnòstic” del problema	Determinació d'un escenari probable	Desenvolupament de metes i objectius, estratègies per aconseguir-los	El procés per desenvolupar i prendre la millor decisió

A més dels passos anteriors, el procés de gestió inclou accions per implementar una decisió de gestió.

Planificació	Creació d'un sistema d'activitats per assolir l'objectiu
Organització	Mobilització d'empleats per realitzar tasques, distribució de rols
Motivació	Estimular o induir els artistes a treballar
Control i comptabilitat	Observació, coordinació i processament de resultats
Reglament	Garantir la comunicació entre els empleats

7 passos del procés de recursos humans

Les tasques de gestió en l'àmbit dels recursos humans són diverses. El procés de gestió de personal consta de set etapes.

• Planificació de la dotació de personal per a totes les funcions de l'empresa.
• Atracció de personal, formació d'una reserva de personal, selecció i contractació.
• Motivació laboral. Creació d'un sistema de motivació material (sou, bonificacions) i no material per a la formació d'un equip estable.
• Sistema d'adaptació i orientació laboral dels empleats. Com a resultat, tothom hauria d'entrar ràpidament a la feina, conèixer els objectius corporatius, comprendre l'essència i els requisits de les seves activitats.
• Avaluació d'empleats i laborals. Avaluació de coneixements, habilitats, habilitats per a un treball efectiu. El sistema d'avaluació del treball de cadascun i d'informació al conjunt de l'equip.
• Reubicació, planificació de la carrera, rotació laboral.
• Formació del personal per substituir els líders. Formació avançada de directiustreballadors.

Un procés eficaç de gestió de personal és impossible sense el desenvolupament i la millora del potencial professional dels treballadors. Aquest factor esdevé determinant en la producció i la productivitat laboral.

Gestió de projectes

Els processos de gestió de projectes són una col·lecció de funcions i activitats definides.

Configuració d'objectius i previsió

Planificació

Gestió i distribució de recursos

Motivació i control dels intèrprets

Gestió operativa i continuada

Tot el projecte i cada intèrpret es poden avaluar mitjançant una sèrie d'indicadors. Aquests són el volum, el període i la qualitat del treball realitzat d'acord amb els terminis, la quantitat de recursos invertits (materials, econòmics), la dotació de personal de l'equip del projecte, el nivell de risc esperat..

Els processos de gestió de projectes estan relacionats amb les tasques següents:

• formulació dels objectius del projecte;
• cerca i selecció de solucions per a la implementació del projecte;
• creació d'una estructura (equip d'intèrprets, recursos, cronologia i pressupost);
• comunicació amb l'entorn extern;
• dirigir un equip d'intèrprets i coordinar el progrés del treball.

Gestió de la informació

La informació és una col·lecció de coneixement, informació sobre qualsevol esdeveniment, fet, fenomen o procés. En la gestió de la producció, la informació esdevé un mitjà de comunicació necessari,comunicació entre empleats.

La gran importància de la informació en el sistema de gestió es deu a la seva universalitat. No només és objecte i producte del treball directiu, sinó també una recopilació de dades sobre l'estat del sistema de gestió, l'entorn intern i extern.

Els processos de gestió de la informació són les etapes de recollida, transferència, transformació, tractament i aplicació de la informació. L'emmagatzematge i la destrucció de la base d'informació es destaquen com a processos separats.

Gestió de riscos

La gestió del risc a qualsevol empresa no és un esdeveniment puntual, sinó una necessitat permanent. La gestió del risc s'ha convertit en una etapa de la gestió empresarial, sense la qual és impossible obtenir beneficis i assolir objectius. El procés de gestió de riscos inclou cinc passos d'acció específica.

Anàlisi de mercat

Mètodes alternatius de gestió de riscos

Elecció dels mètodes de gestió

Implementar mesures de gestió de riscos

Vigilància i millora del sistema d'avaluació de riscos

A la pràctica, aquests processos no sempre es realitzen en aquest ordre o es poden realitzar simultàniament.

La imatge general s'ha de complementar amb comentaris per a cadascuna de les etapes, és a dir, un retorn, si cal, a l'etapa superada. La fase final està relacionada amb les conclusions i l'avaluació final. Els resultats s'han d'utilitzar quan es treballa en l'avaluació i minimització de riscosen el futur.

Gestió de tecnologia de producció

Els sistemes de control de processos depenen de l'estructura organitzativa, que es presenta a les empreses modernes en tres versions.

• El mètode centralitzat de gestió implica la concentració de funcions en departaments. A la producció, en realitat només hi ha gestió de línia. Per tant, la centralització només s'aplica a la producció petita.
• Descentralització: l'estructura del procés de gestió està associada a la transferència de totes les funcions a les botigues. Els tallers esdevenen divisions en part independents.
• La majoria de les empreses manufactureres utilitzen la combinació de centralització i sistema descentralitzat. Els problemes operatius es resolen en tallers o oficines, mentre que els mètodes de gestió i el control de qualitat romanen en els departaments de gestió. Els tallers tenen el seu propi aparell de gestió i condueixen tot el procés tecnològic.

Gestió financera

El sistema de gestió financera ha d'estar present fins i tot en una empresa petita i no només consistir en comptabilitat. El procés de gestió inclou cinc àrees de treball financer.

Control de processos empresarials	Ajuda a identificar possibles pèrdues d'efectiu
Crea un departament financer	L'estructura financera i l'assignació dels departaments financers és una clara distribució de responsabilitats, un control efectiu dels fluxos d'efectiu.
Control del moviment de diners i mercaderies	Implementat mitjançant un pla de flux d'efectiu financer.
Introducció de la comptabilitat de gestió	Introduït després del desenvolupament d'indicadors per avaluar l'estat de les finances, l'eficàcia dels departaments.
Gestió pressupostària	El procés de gestió inclou la planificació d'un pressupost basat en la informació analítica dels departaments financers.

Anàlisi del procés de gestió

L'objectiu principal de l'anàlisi de gestió és proporcionar informació a la direcció per prendre decisions informades. Inclou tres àrees d'anàlisi:

• retrospectiva (examina informació sobre esdeveniments passats);
• operacional (anàlisi de la situació actual);
• prospectiva (anàlisi estratègica i a curt termini de la possible situació en el futur).

Millora del sistema de gestió

El procés de millora del sistema de gestió es basa en l'anàlisi de dades de gestió i comptabilitat. Per avaluar-ne l'efectivitat, cal calcular una sèrie de coeficients: controlabilitat, nivell d'automatització laboral, eficiència laboral, eficiència econòmica de la gestió, eficàcia de la gestió, productivitat laboral.

Millorar el sistema de gestió és un procés inevitable per a una organització reeixida. En aquesta fase, el procés de gestió inclou, per exemple:

1) auditoria de gestiósistema;

2) verificació del compliment de la llei, estàndards internacionals, recomanacions del Banc de la Federació Russa;

3) desenvolupament de mesures per millorar el sistema de gestió i actualitzar la documentació interna;

4) la col·laboració del consell d'administració amb els accionistes i la formació de propostes.

L'estat actual de la societat i l'economia contribueix a repensar la gestió i la professionalitat directiva. Per al gerent, el treball actiu en el desenvolupament del personal, el principal recurs de l'empresa, esdevé rellevant. Un gestor d'èxit sap mirar cap al futur, ser flexible a l'hora de prendre decisions davant un entorn extern completament impredictible.