Documents de missatgeria: comanda individual, factura, formulari de comanda, normes de lliurament de documents i condicions de treball de missatgeria

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Treballar al servei de lliurament és molt popular avui, sobretot entre els joves ambiciosos. Un missatger no és només una persona que lliura paquets, sinó un especialista format que té certes habilitats i pot portar un paquet o correspondència a l'adreça especificada amb alta qualitat i amb rapidesa.

Sobre la feina

A primera vista, pot semblar que és fàcil treballar com a missatger: va agafar el paquet i el va portar al lloc correcte. Tanmateix, aquí no tot és tan senzill, ja que l'empleat del servei de missatgeria té una gran responsabilitat, inclòs el material. Després de tot, ha de lliurar la comanda a temps i fer tot el necessari per a la seva seguretat. Per tant, a les empreses modernes dedicades al lliurament de mercaderies, paquets o correspondència, hi ha determinats documents de missatgeria que tracten especialistes en aquest camp d'activitat.

Comanda individual

Cada dia, per començardeures, el missatger rep del coordinador una llista de comandes que ha de completar. Aquest document es considera intern i té el nom de "ordre individual". L'omple el despatxador. Aquesta llista no és només una llista d'adreces de clients, sinó també la informació més completa sobre una comanda concreta. Conté la informació de contacte del client, com ara el número de telèfon mòbil, l'adreça, el termini de lliurament i alguns requisits addicionals del client.

La comanda representa la ruta individual de cada treballador del servei de lliurament. En elaborar aquest document, el coordinador desenvolupa la millor opció per al moviment del missatger, tenint en compte les condicions de totes les comandes existents. En referència al full de ruta, el missatger és capaç de lliurar la mercaderia el més ràpidament possible, sense pèrdues de material i temps.

Especialistes amb experiència en aquest sector de serveis aconsellen el següent. Abans de començar a treballar, cal estudiar la ruta emesa pel despatxador. L'ideal és que cal avaluar mentalment l'efectivitat real d'aquest pla. Hi ha la possibilitat que el missatger, coneixent millor aquesta o aquella zona de la ciutat, pugui traçar de manera independent una ruta més eficient i còmoda. Si la zona a la qual heu de lliurar està ocupada, és millor desenvolupar una ruta a peu. En aquest cas, l'entrega de documents per missatgeria serà el més ràpid possible.

Factura

Com s'ha esmentat anteriorment, el missatger, com a especialista en serveis de lliurament, téper enviar responsabilitat financera. Això vol dir que en cas de dany a la mercaderia, pèrdua d'una carta o altra correspondència, així com pèrdua o deformació de càrrega valuosa, el missatger haurà de reemborsar el seu cost determinat per la botiga en línia, client o empresa client..

Per tal de protegir els seus empleats i evitar la possibilitat de frau per part de clients sense escrúpols, el servei de lliurament proporciona al missatger documents especials: factures, que indiquen el cost i el nom del producte o producte. Després de l'entrega i recepció del pagament, el missatger lliura al client una factura, on ha de posar la seva signatura. Aquesta és una confirmació de l'execució correcta de la comanda.

Les comandes que s'han pagat prèviament mitjançant transferència bancària o pagament electrònic es consideren una excepció. En aquesta situació, el client confirma verbalment la integritat del paquet lliurat.

Formulari de comanda

Aquest és un altre document de missatgeria utilitzat en les seves activitats professionals. L'objectiu del formulari de comanda és gairebé el mateix que el de la factura. A més, aquests dos documents s'han de lliurar a un especialista abans d'enviar-los per al lliurament del paquet.

Al formulari de comanda, el despatxador ha de mostrar tota la informació disponible sobre ell. Si estem parlant de qualsevol producte, per exemple, petits electrodomèstics, en aquest document el coordinador indica la mida, el pes del paquet, el cost de la mercaderia i altres característiques. El missatger lliura el formulari de comanda al client perquè la signi desprésja que el lliurament es fa per missatgeria. Això es considera una confirmació que l'especialista ha complert les seves obligacions amb el client i que aquest està satisfet amb el resultat.

Si us plau, tingueu en compte que el formulari de comanda ha de romandre amb el client de lliurament. Això és necessari perquè, en cas de conflicte, pugui presentar una queixa. Per exemple, si el client, després de la marxa del missatger, troba algun defecte en la mercaderia lliurada.

Per què el missatger necessita documents?

Tots els documents anteriors són el conjunt mínim de documents amb què treballen els especialistes del servei de lliurament. Estan dissenyats per fer el treball dels missatgers el més eficient i còmode possible. També es necessita documentació per protegir els empleats en cas de situacions adverses.

A més, també cal recordar que les activitats del servei de repartiment requereixen un informe periòdic als coordinadors. L'informe és un altre document intern emplenat pel mateix empleat i proporciona al coordinador informació que confirma l'execució a consciència de la feina del missatger.

Treballar amb documents en aquest camp d'activitat és diari, però, els especialistes amb experiència adverteixen: no destruïu les comandes i les factures immediatament després de rebre la signatura del client o el trasllat al despatxador. Per si de cas, s'han d'emmagatzemar almenys un mes. Si les factures s'entreguen als coordinadors immediatament després del lliurament, es recomana fer-ne còpies.

Enviament de documentació

L'especialista del servei de lliurament s'encarrega de transportar no només els paquets, sinó també la documentació. Això inclou el lliurament de papers comercials, cartes, paquets, llibres, etc. al seu destí d'acord amb les recomanacions d'un empleat superior, així com la seva recepció d' altres organitzacions. Al mateix temps, el missatger ha d'estar familiaritzat amb la informació especial (professional): les normes de comptabilitat, lliurament i emmagatzematge de documents per a la finalitat prevista. També ha de ser conscient de la ubicació dels objectes servits.

En general, quan transporta documents, el missatger segueix les mateixes normes que quan transporta paquets i mercaderies de valor. Per a l'informe i la coordinació d'actuacions, se li lliura la mateixa documentació que s'ha d'emplenar i s'han de realitzar altres actuacions necessàries d'acord amb la normativa.

Condicions de treball del missatger

La llista de funcions que realitza un empleat d'aquest tipus d'empresa inclou:

1. Enviament de qualsevol correspondència i càrrega d'acord amb les instruccions del gerent, que pot ser el director de l'empresa o el cap del servei de missatgeria.
2. Desenvolupa la teva pròpia ruta.
3. Estudiar acuradament la ubicació del destinatari, parlar amb ell per telèfon, especificar l'hora convenient per a la reunió.
4. Emissió i recepció d'un poder de la persona responsable.
5. Tràmits adequats per al lliurament.
6. Execució oportuna de totes les ordres.

Gràfic

A més de l'anterior, l'empleat té un horari determinat per al lliurament de documents. El missatger, com tots els empleats, ha de tenir un horari convenient, inclosa una pausa per dinar. El sou pot ser fix, o pot dependre del nombre d'entregues que faci el missatger.

Servei de missatgeria a Moscou

Cal tenir en compte que els serveis de missatgeria a Moscou permeten a tots els residents de la capital estalviar temps i diners, cosa que fa que la vida sigui molt més fàcil i agradable. A més, en l'època actual de pressa constant i altes velocitats, els serveis de missatgeria permeten a cada persona que els fa servir estalviar-se els nervis i les forces, que també és molt important a la capital moderna.

Si parlem específicament del lliurament de documents per missatgeria a Moscou, això té en compte l'enorme diferència de vida en comparació amb les ciutats de la perifèria. De vegades, la gent simplement no té temps per anar sols a buscar els béns o documents necessaris, i de vegades cuinar el sopar. Per tant, el treball d'un missatger amb documents a Moscou té una gran demanda.

Gairebé totes les botigues en línia, taquilles de cinema, pizzeries i agències de viatges de Moscou col·laboren amb organitzacions que ofereixen serveis de missatgeria. Utilitzant-los a la capital o a una altra ciutat del país, cada client s'estalvia d'haver de fer cua, perdent un temps preciós.

A Moscou hi ha una gran varietat de serveis de missatgeria, però el principi del seu treball és idèntic. Maig lleugeramentLes tarifes d'enviament varien, però en general, el principi de funcionament és aproximadament el mateix.