Anàlisi de la situació: opcions, característiques, etapes i resultats de l'anàlisi

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Els líders sovint es veuen obligats a prendre decisions no d'acord amb el pla existent, sinó en funció de la situació actual. Això passa per diferents motius. La tasca principal del gerent és analitzar la situació, desenvolupar i adoptar la línia d'actuació més òptima per resoldre els problemes que han sorgit.

Què és això

L'anàlisi de la situació és una manera de processar la informació que primer la divideix en parts i després examina amb atenció cada element individualment per trobar un problema i resoldre'l. Per exemple, el benefici d'una empresa pot disminuir a causa de l'augment dels costos o a causa d'una disminució dels ingressos, un augment dels comptes a cobrar i altres factors. Per determinar quin factor va influir en el canvi de beneficis, cal estudiar aquests factors.

Només després d'identificar la causa, el responsable de la presa de decisions (DM) podrà desenvolupar un pla d'acció i resoldre el problema. Per tal d'analitzar la situació, la persona autoritzada reuneix un equip d'especialistes que recull les dades i realitza anàlisis.procediments, cadascun en la seva pròpia àrea d'expertesa i habilitats.

Qui fa l'anàlisi

L'anàlisi de situacions concretes no la fa una persona, sinó diversos grups. Estan dirigits per un gerent o un decisor (DM). L'equip està format per:

• Experts de primer nivell. Recopilen i processen informació principal.
• Experts de segon nivell. Examineu els informes i desenvolupeu idees per resoldre el problema.
• Grup analític. Examina les idees que han desenvolupat els experts de segon nivell i tria les opcions més realistes, des del seu punt de vista, per al desenvolupament d'esdeveniments. Els analistes desenvolupen estratègies de negoci i de resolució de problemes.
• El decisor tria entre les opcions estratègiques de desenvolupament proposades la que, al seu parer, és més adequada per resoldre problemes en la situació actual. Ell n'és tota la responsabilitat.

Només una gran empresa es pot permetre el luxe de realitzar treballs a gran escala amb diversos grups d'especialistes. En la majoria dels casos, el cap de l'empresa realitza una anàlisi de la situació amb la participació d'un grup: especialistes dels departaments. El treball del segon grup i dels analistes és realitzat per persones que són membres de la direcció de l'empresa, comptables, màrquetings i enginyers. Es reuneixen per a una reunió de negocis, discuteixen la situació i busquen solucions als problemes.

Procediments

L'anàlisi comença amb la identificació de la desviació de l'actuació de l'empresa respecte a les previstes. Per exemple, durant el trimestre de l'informe, es va revelar una disminució dels ingressos en un 30% i el gerent no pot explicar els motiusaquest nivell de descens. En aquest cas, hauria de reunir un grup d'experts i estudiar la situació. El procés consta de les següents etapes d'anàlisi de la situació:

1. Identificació de la desviació dels indicadors - identificació del problema.
2. Organització d'un grup d'experts per part del líder.
3. Assignació a cada expert d'un lloc per treballar.
4. Recollida d'informació per departament.
5. Els experts processen la informació rebuda utilitzant els seus coneixements i habilitats especialitzades.
6. Elaboració d'informes de progrés per part d'especialistes.
7. Estudi d'aquests informes per part del responsable, discussió a la junta general del contingut dels informes.
8. Desenvolupar solucions a un problema i posar-ne una o més en pràctica.

Preparació de l'informe i la seva presentació

Els líders sempre estan ocupats amb la feina, de manera que no tenen temps per llegir informes llargs i llargs. Això suggereix que la informació de l'informe s'ha de presentar de manera breu, concisa i preferiblement d'una manera visual i còmoda. És millor que, en comptes de centenars de pàgines escrites i columnes de números, l'informe contingui gràfics, diagrames, resultats de càlculs i l'opinió d'un expert que va realitzar una anàlisi en una àrea determinada. Naturalment, l'informe ha d'indicar les fonts d'informació i els indicadors més importants que, a parer de l'expert, van provocar la desviació en el treball de l'empresa. Per tant, la tecnologia d'anàlisi de situacions problemàtiques s'hauria de treballar abans que es produeixi aquesta situació. L'empresa ha de disposar d'ordinadors amb programari especial perresoldre problemes similars.

La presentació de cada informe no ha de durar més de 15 minuts perquè l'estudi i discussió dels resultats de l'anàlisi de la situació no s'arrossegui durant diversos dies. Els informes han de ser reals i la informació ha d'estar actual en el moment de la preparació i presentació.

Què fa el líder amb la informació rebuda

Aconseguir els resultats de l'anàlisi de la situació en forma d'informe és només la meitat de la batalla. A més, aquesta informació hauria de ser estudiada i analitzada pel responsable de l'empresa. I aquí depèn molt dels seus coneixements i experiència. Al mateix temps, l'experiència significa no només la seva experiència personal, sinó també com sap com es van resoldre situacions similars en altres empreses. El gerent normalment es reuneix amb altres gestors i experts, inclosos els que han participat en l'anàlisi i la presentació d'informes de camp, abans de prendre una decisió final.

Quin tipus de situacions hi ha

Les situacions problemàtiques són estàndard i no estàndard. Per resoldre problemes estàndard, els directius utilitzen mètodes d'anàlisi de situació per analogia. És a dir, comparen les dades de què disposen d' altres empreses amb les que es van obtenir com a resultat de l'estudi de la seva empresa. Si les situacions són similars, utilitzen els mateixos mètodes per resoldre el problema.

Si la situació no és estàndard, aplica els mètodes d'anàlisi de situacions concretes. Per fer-ho, s'utilitzen diversos programes informàtics per modelar possibles opcions de desenvolupament, realitzar càlculs, estudiar dinàmiques, etc. Per fer-ho, el gestor pot utilitzar programes especials de simulació informàtica basats en les dades introduïdes. Per exemple, Project Expert s'utilitza no només per desenvolupar plans de negoci, sinó també per predir el treball de les empreses existents.

El problema es pot resoldre sense l'ajuda de programes informàtics, però això complicarà els ja complexos càlculs. A més, els experts hauran de dibuixar gràfics i diagrames per elaborar un informe. Prendrà molt de temps. El gestor no pot utilitzar programari especial, però només en el cas que el modelatge en un ordinador no sigui pràctic. Per exemple, en el cas de força major, si cal actuar ràpidament i la solució no depèn de l'estat de coses o dinàmica del passat. Al mateix temps, la quantitat i la qualitat de la informació entrant no són suficients per crear un model en un ordinador.

Pluja d'idees com a mètode de solució

En situacions difícils, quan un directiu necessita una solució extraordinària a un problema complex, pot recórrer a utilitzar aquest mètode d'anàlisi d'una situació concreta: reunir tots els experts, caps de departament i organitzar una "pluja d'idees". L'essència d'aquest mètode és que cada participant a la reunió expressi la seva opinió sobre la possible causa del problema i com resoldre'l. El dret a expressar les seves opinions i idees s'atorga a tothom, mentre que cap dels participants ha de, segons les normes, ser sarcàstic amb l'opinió de l' altre.

És natural que la discussió del problema tingui lloc en el marc de l'etiqueta empresarial iRegistra't. Tanmateix, la decisió encara la pren el cap o la persona designada per a això. Com a resultat de la pluja d'idees, el gerent rebrà diverses idees valuoses alhora. Aquesta anàlisi té tant avantatges com inconvenients. Els principals avantatges són la velocitat i un gran nombre d'opcions, l'inconvenient és que aquesta anàlisi de la situació no sempre reflecteix l'estat real de les coses i sovint pateix una manca d'objectivitat.

Problemes de modelatge d'esdeveniments

El principal problema de la tecnologia d'anàlisi de casos és que els experts han de treballar amb grans quantitats d'informació, la qual cosa pot provocar errors. Les grans quantitats de dades que s'han de processar en poc temps també suposen un problema per modelar el desenvolupament dels esdeveniments. O l'anàlisi trigarà molt més i el resultat perdrà rellevància, o bé, a causa de la poca informació, els resultats de l'anàlisi s'obtindran amb un alt grau de distorsió. Com a resultat, el model pot ser, en el millor dels casos, ineficient i, en el pitjor, conduir a la fallida.

Tres factors principals influeixen en l'eficàcia de l'anàlisi. Aquestes són les qualificacions de l'expert, la quantitat d'informació que pot processar i el temps disponible per analitzar la situació.

Anàlisi DAFO

L'anàlisi DAFO és l'estudi i l'avaluació dels punts forts i febles de l'empresa, així com de les seves oportunitats de desenvolupament i les amenaces a les quals s'enfronta o pot enfrontar-se. A continuació es mostra una matriu per dur a terme una anàlisi DAFO.

La cel·la superior esquerra indica els punts forts i oportunitats que té l'empresa i que es van identificar durant el seguiment i en la primera fase de l'anàlisi de la situació. Un exemple seria una situació en què es sabés que una empresa té una posició de monopoli en el mercat de la producció de determinats productes, i a causa d'una determinada tecnologia de la qual disposa, pot produir-lo encara més barat. L'anàlisi ajudarà a identificar quin tipus de producte és abans que els competidors entrin al mercat.

La cel·la superior dreta indica els punts forts i les amenaces. Per exemple, per a alguns dels productes bàsics de l'empresa dels quals obté més beneficis, han sorgit diverses empreses competitives que produeixen productes similars i els venen més barats.

La cel·la inferior esquerra enumera els desavantatges i les oportunitats de l'empresa. Per exemple, malgrat el cost elevat, el producte fabricat per l'empresa té una demanda.

La cel·la inferior dreta indica les debilitats i les amenaces. El primer pot ser l' alt cost dels productes o la seva baixa qualitat, i com a amenaces - les accions dels competidors o la solvència dels consumidors. Com es veu una anàlisi DAFO es pot veure a la taula anterior.

L'avantatge de l'anàlisi DAFO a l'hora d'analitzar i avaluar la situació és que permet avaluar no només factors interns, sinó també externs, que poden ser fins i tot més significatius que els interns.

Anàlisi factorial

L'anàlisi factorial és un mètode d'anàlisi de situació que consisteix a fer càlculs basats endades sobre el treball de l'empresa i la construcció d'un model multifactorial de l'estat actual i el desenvolupament posterior de l'empresa. Normalment, aquest mètode s'utilitza per avaluar la situació financera de l'empresa. Es calculen indicadors com la liquiditat, la rendibilitat, la fortalesa financera i la probabilitat de fallida.

Anàlisi de casos

Aquest és un mètode d'anàlisi quan, després de llegir els informes sobre l'estat actual de l'empresa, els participants de la reunió es divideixen en grups i es dispersen per a una discussió grupal de la informació rebuda. Després d'això, es tornen a trobar i cada grup porta les seves idees a la discussió pública.

La mida mitjana del grup és de tres a set persones. Poden expressar les seves idees tant a la junta general com directament a la persona que ha de prendre la decisió. Una anàlisi de casos inclou una descripció del problema, la seva comparació amb casos similars i una solució. És a dir, els grups haurien d'explicar com veuen la situació, com els sembla i quins passos s'han de prendre per resoldre el problema.

Avaluació dels resultats obtinguts

Després de realitzar les activitats desenvolupades arran de l'anàlisi de la situació, es fa necessari avaluar aquests resultats, és a dir, reanàlisis. Només en aquest cas, el que es verifica no és l'estat de l'empresa, sinó l'efecte després d'haver implementat les solucions a la pràctica. Per fer-ho, utilitzeu el mètode de comparació del que hi havia abans i després dels canvis.

El paper de l'anàlisi en el treball de l'empresa

Sense anàlisi periòdica de la situació físicael desenvolupament normal de l'empresa és impossible. El gerent ha de ser sempre conscient del que està passant i ser capaç de determinar no només l'estat de l'empresa, sinó també quines són les perspectives per al seu desenvolupament. Ajuda no només a esbrinar quines són les deficiències en el treball de l'empresa, sinó també a identificar amenaces i oportunitats externes per augmentar la seva competitivitat i desenvolupament. Tanmateix, això s'ha de fer ràpidament i amb un cost mínim. Una anàlisi ràpida permet mantenir l'estabilitat financera de l'empresa, identificar les mancances existents en l'obra i trobar reserves per a la seva eliminació. En el futur, el gerent podrà utilitzar els beneficis que li aporten l'experiència i els coneixements adquirits com a resultat del treball.