Pressupost del projecte. Tipus i finalitat del pressupost. Fase del projecte

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2024-01-17 18:43

El pressupost de projectes s'ha d'entendre com la determinació del cost d'aquelles obres que s'executen dins d'un esquema determinat. A més, estem parlant del procés d'elaboració d'un pressupost sobre aquesta base, que conté la distribució establerta de les despeses per partida de cost, tipus d'obra, per moment de la seva realització o altres partides.

Formació de l'estructura pressupostària

Com s'elabora el pressupost preliminar del projecte? L'estructura d'aquests es revela a través del pla comptable que comptabilitza el cost d'un programa concret. Per regla general, per determinar-ho, n'hi ha prou amb tenir una estimació comptable tradicional.

El pressupost es considera un pla de costos o un marcador de costos. Això vol dir que després de la planificació preliminar, cal entendre quant, quan i per a què es pagaran exactament els fons. Per tant, en aquest cas, és possible utilitzar qualsevol mètode de presentació de pèrdues. Tanmateix, cal recordar que han de complir els requisits pràctics de les parts interessades,interessats en ells, així com els estàndards establerts. A més, han de respondre aquelles preguntes que siguin d'interès per als inversors del projecte.

Formulari de presentació del pressupost

Tant els pressupostos planificats com els reals tenen determinats formularis de presentació. Així, entre ells, és important tenir en compte el següent:

• planes, que són una mena de plans de costos;
• matrius de distribució de pèrdues;
• gràfics de barres de despesa;
• gràfics de pèrdues acumulades similars;
• gràfics de línies de costos acumulats al llarg del temps;
• que mostra una estructura de pèrdua de tipus circular.

Val la pena assenyalar que en les diferents etapes del desenvolupament del projecte és rellevant el disseny diferent del projecte i la documentació de treball. El cas és que estem parlant de l'elaboració de diferents tipus de pressupostos. Es diferencien entre si tant per la precisió com per la finalitat requerida. Val la pena assenyalar que el marge pressupostari es fa molt més petit a mesura que avança el projecte.

Varietats i finalitat dels pressupostos

La reducció de l'error es pot argumentar amb les dades de la taula següent. Per tant, tingueu en compte la finalitat i els principals tipus de pressupostos.

Fases del projecte	Finançament	Destinació	Error, %
Concepte de disseny. La idea principal en forma ampliada	Expectatives del pressupost. Data exacta	Planificació anticipada per a necessitats d'efectiu i pagaments	25-40
Justificació de les inversions (estudi de viabilitat)	Pressupost provisional	Justificació de les partides de costos, planificació per a la captació i l'ús posterior del finançament	15-20
Licitacions, negociacions i acords. Per a cada etapa per separat	Pressupost actualitzat	Programació d'acords amb proveïdors i contractistes	8-10%
Elaboració de documents de treball. Cada etapa té el seu propi càlcul	Pressupost final	Restricció directiva de l'ús de recursos	5-8%
Implementació i finalització del projecte	Pressupost real	Gestió de costos (és a dir, comptabilitat i control posterior). Pressupost del projecte i estimacions de costos

Pressupost del projecte i estimació de costos

És interessant assenyalar que el pressupost del projecte és similar a l'estimació dels costos operatius d'un element empresarial de l'empresa. La principal diferència aquí és que tradicionalment el cobreix en la seva totalitat, és a dir, de principi a fi. Al seu torn, el pressupost de la unitat de negoci es forma anualment o trimestralment. Per al control més efectiu, s'ha de dividir en dos components: costos directes i costos indirectes.pèrdua.

El primer tipus de pressupost és una eina clau de gestió i control per als responsables de projectes, així com els directors d'unitats funcionals que hi participen. Això inclou els costos (costos de viatge, salaris, etc.) de totes les persones que formen part de l'equip del programa. En aquest cas, cadascun dels subjectes realitza tasques separades.

Val la pena recordar que a l'hora de justificar les partides de cost es tenen en compte els punts següents:

• cost dels materials que es compren;
• import gastat en producció;
• cost de les desviacions de l'ús normal de la tecnologia;
• import gastat en la posada en servei del producte;
• cost de subministrament;
• altres despeses.

Al seu torn, els costos de tipus directe s'han de presentar de la següent manera:

• en una forma desglossada - exactament segons l'estructura del projecte al nivell de tasques executables;
• inclou les despeses setmanals de salaris del personal, materials (fabricats sota contracte o comprats) i altres per a cada component i tasca del projecte de valor intermedi;
• inclou els costos generals directament relacionats amb el pagament de materials i mà d'obra;
• que es resumirà en funció de les diferents tasques realitzades per les entitats participants;
• oferir reserves de gestió (és a dir, deixar una certa reserva de cost i temps per si de cas).

Importància del procés pressupostari

PressupostEl projecte exerceix una pressió important tant sobre els seus gestors com sobre els seus departaments. El cas és que planteja aquesta alternativa: si ens mantenim dins del pressupost, actuem amb eficàcia, però si superem, la feina es fa malament.

No obstant això, aquest requisit sovint no és aplicable al pressupost real del projecte. El fet és que els pressupostos s'elaboren i s'executen sota certa pressió de diversos factors, tant subjectius com objectius.

Per exemple, un director de projecte que és contractat sovint es veu obligat a acceptar pressupostos elaborats i adoptats sense la seva participació, encara que li semblin poc realistes. En cas contrari, es pot denegar el contracte al treballador. Tanmateix, si està d'acord amb un pressupost que òbviament no compleix els terminis establerts, així com amb els recursos disponibles, tan aviat com l'assoliment de determinats resultats requereix una despesa superior al previst, l'empleat es veu obligat a explicar aquest problema, malgrat el fet que inicialment el pressupost es va establir a un nivell extremadament baix.

Val la pena recordar que el pressupost dels projectes pot ser racional. En aquest cas, l'objectiu del pressupost és principalment establir el cost real del projecte per a l'empresa. Per tant, si el director del projecte accepta un pressupost que supera significativament el marge d'error del 15-20% acceptable per a l'etapa de justificació de costos (informació de la taula anterior), és molt probable que la situació no es limiti a explicar l'estructura de raons a l' alta direccióaquest excés. En aquest cas, és probable que el director del projecte perdi la seva feina.

Com evitar-ho?

Per evitar una situació així, M. Thomsett, un científic nord-americà, suggereix als gestors que formin els seus propis pressupostos de projecte. Tanmateix, assenyala una sèrie de raons per a aquest comportament:

• Vostè és responsable d'informar sobre els costos futurs del projecte i la capacitat de gastar el seu pressupost. Això no serà possible si treballeu amb un pressupost predeterminat.
• Com a gestor de projectes, hauríeu de saber millor que ningú quant costa exactament un projecte concret. El pressupost que establiu es considera un objectiu monetari. Hauria de satisfer-te segons els paràmetres següents: oferir una oportunitat per mesurar l'èxit del projecte i ser una manera de mesurar la competència del gestor (és a dir, tu).
• Heu de permetre algunes bonificacions a les línies pressupostàries. Això és fonamental si les futures justificacions de costos específics entren en joc. Cal afegir que es comparen els supòsits amb les possibilitats del període actual, mentre que no es tenen en compte les possibles complicacions. Només quan tingueu la possibilitat de comparar en aquest nivell, el procés pressupostari funcionarà com estava previst.

Creació, seguiment i execució d'un pla financer

Cal saber que els pressupostos dels projectes es formen, es controlen i s'executen separadament del pla financer de les unitats implicades en el negoci,l'empresa en conjunt.

Hi ha motius per a això:

• Els projectes no solen repetir-se. Els pressupostos dels departaments i subdivisions es formen anualment. Sovint es revisen cada sis mesos o més sovint. Els projectes finalitzen la seva existència immediatament després de la seva execució. El fet és que el temps per a la implementació del programa no està lligat a l'any fiscal. La revisió del pressupost no és desitjable. L'excepció són els casos en què es troben errors greus a la versió inicial o quan l'entorn canvia dràsticament (és en el qual s'està implementant un projecte concret).
• En mans del gerent: control directe de l'execució del pressupost. Val la pena assenyalar que els plans financers dels departaments i divisions, per regla general, depenen de la relació que es desenvolupa entre diversos serveis: el departament d'execució dóna un límit de costos a un o altre departament, en funció de la informació proporcionada per un altre departament; no obstant això, les decisions sobre el personal i el sistema les pren la direcció superior. El projecte, per contra, utilitza el pressupost d'acord amb dues direccions: la utilització d'aquells recursos disponibles (assoliments i personal), ja estan a disposició i pressupost del departament, i l'ús limitat de recursos de tipus extern. que són atrets temporalment. La contractació d'un empleat addicional comporta costos fixos de totes maneres; una unitat addicional de personal per a un projecte, que normalment empra forces que ja estan al servei.
• L'èxit de l'execució pressupostària està directament relacionat amb l'adhesió impecable al pla d'acció del projecte, així com al calendari d'ús dels recursos. També consta deen funció de com el responsable hagi planificat la implementació de cada fase, així com de si els empleats que participen en l'equip del projecte compleixen el calendari establert. Si l'execució d'una determinada etapa o obra en el seu conjunt es retarda per la necessitat, per exemple, de recursos humans o temporals dels que s'havien determinat inicialment, això afecta d'alguna manera el pressupost de manera desfavorable, és a dir, en forma d'un augment del cost de realitzar el treball del projecte.

Normes similars, almenys en la situació ideal, haurien de ser utilitzades pels responsables de tots els departaments de l'empresa que tinguin el seu propi pressupost. Val la pena saber que cadascun d'ells és responsable de no superar el nivell pressupostari i, en conseqüència, de despesa excessiva. Tanmateix, a la pràctica, només una minoria d'empreses segueix estrictament aquesta regla. D' altra banda, només unes poques empreses permeten als directors de departament establir el nivell de pressupost que realment es necessita per al projecte que s'està executant al departament.

Licitacions, negociacions i acords

A continuació, s'aconsella considerar l'etapa culminant del projecte: l'organització de licitacions, llocs especials, així com la conclusió d'acords de cooperació i col·laboració.

En la licitació s'ha d'entendre la licitació competitiva, durant la qual s'executa l'elecció dels proveïdors de productes i serveis comercialitzables. Els clients municipals i estatals duen a terme les seves activitats en el marc de 44-FZ Sobre el sistema de contractes en el campcompres de béns, obres, serveis per garantir l'estat. i necessitats municipals.”

Les corporacions estatals, les organitzacions que duen a terme activitats regulades, els monopolis naturals funcionen segons la llei 223-FZ “Sobre la contractació de béns, obres i serveis per part de determinats tipus de persones jurídiques. persones” (per exemple, licitacions de construcció).

Llocs especials

Les estructures comercials operen dins de la legislació civil vigent al territori de la Federació Russa. Publiquen informació sobre els seus plans als llocs de licitació. Tant les persones físiques com les entitats jurídiques que compleixin totalment els requisits del client i la legislació russa tenen dret a participar en la contractació.

Hi ha diferents licitacions: oberta (és a dir, per a tots els participants), per exemple, licitació oberta, sol·licitud de cotitzacions, subhasta electrònica, sol·licitud de proposicions; tancat (és a dir, per a un nombre limitat de persones), per exemple, subhastes i concursos limitats. Les compres es poden fer tant en format electrònic com en paper.

Cal tenir en compte que un esdeveniment d'aquest tipus requereix una preparació seriosa, en particular, legal, financera i tècnica. Això és necessari per garantir l'aplicació i l'execució del contracte. Per tant, els directius haurien de configurar inicialment el seu personal per treballar en equip, perquè el resultat final depèn de la coherència de les operacions que duen a terme els empleats.

Fases principals d'execució de la licitació

De manera esquemàtica, la participació en aquests esdeveniments es pot representar de la següent manera: Anàlisi de mercat → Selecció i recepció posteriorsignatura electrònica → Registre → Cercar un lloc de licitació → Preparació de la seguretat financera → Obrir un compte especial (això és necessari per als participants en la contractació d'acord amb 44-FZ) → Preparació i posterior presentació d'una sol·licitud de participació en la contractació → Participació directa a la licitació. El pas final, per descomptat, és obtenir el resultat.

Considerem l'etapa principal de la llista presentada: la participació, per exemple, en una licitació de construcció. Serà una subhasta electrònica sota 44-FZ. En un moment predeterminat, el client comença a considerar les sol·licituds dels participants. Quan la vostra sol·licitud es consideri apta per participar a la subhasta, hauríeu de calcular el nivell de preu mínim pel qual esteu preparat per subministrar un producte de construcció o prestar serveis relacionats, organitzar el treball sota aquesta licitació.

La subhasta electrònica es fa en temps real. Així, dins dels deu minuts posteriors a la presentació de l'última oferta pel preu, el participant té dret a fer la seva pròpia oferta en línia al "pas de subhasta": del 0,5 al 5% del NMCC. És a dir, un pas que es pot fer alhora no ha de superar el 5% del preu màxim inicial de l'acord de col·laboració (cooperació) indicat a l'avís.

Segons els resultats de la subhasta s'elabora un protocol. Un cop es considera que la subhasta ha finalitzat, comença l'etapa de consideració de parts addicionals de les sol·licituds.

Conclusió

Per tant, hem considerat la categoria de pressupostos:finalitat i tipus de pressupost, fases del projecte. A més, hem analitzat l'etapa principal amb més detall. Val la pena assenyalar que fins i tot un principiant pot guanyar la licitació. Com posar-ho en pràctica?

El comerç electrònic implica la presència de clients, és a dir, diners. Tanmateix, la licitació exclou les relacions informals. No hi ha manera d'arribar a un acord. L'incompliment de les condicions establertes en el contracte pot comportar la pèrdua de l'acord, la pèrdua de fons i la pèrdua de l'oportunitat de participar en altres subhastes per inhabilitació. Els principiants sovint incompleixen aquestes regles a causa d'una f alta d'atenció banal.

Primer de tot, hauríeu de posar mans a les licitacions que no contenen normes estrictes. Per exemple, a la subhasta d'un pla comercial. Només després d'això, s'aconsella passar a licitacions serioses, que estan regulades per la legislació de contractació d'acord amb 44-FZ i 223-FZ. La condició principal per a la victòria no és més que la consciència. En primer lloc, cal pensar en la qualitat del treball i no en l'import de l'acord.

Imagina que encara has guanyat. Tens un contracte a les teves mans. L'empresa podrà trobar capacitats i forces addicionals per acomplir-ho sense problemes? I si no, quants diners es necessitaran per contractar treballadors o llogar equipament? L'acord seguirà sent rendible?

Val la pena recordar que entre els errors dels licitadors, els principals són com l'incompliment de terminis, l'estudi poc atent de la documentació, intents de participar en moltes licitacions alhora, mal funcionament del pla tècnic,negociant amb pèrdues. Tot això pot comportar conseqüències adverses. És per això que cal prevenir totes les deficiències enumerades amb antelació.