Determinació de la necessitat de personal: concepte, mètodes de planificació i maneres de cobrir-la

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Un dels recursos més valuosos de qualsevol empresa és el seu personal. No obstant això, és bastant car. Per tant, és extremadament important determinar el nombre d'empleats en què es pot aconseguir el màxim efecte econòmic amb el menor cost. Per a això, s'utilitzen mètodes i enfocaments especials. Determinar la necessitat de personal és una de les tasques prioritàries de la direcció. Com es porta a terme aquest procés s'explicarà més endavant.

Tipus de necessitats laborals

El procés de determinació de la necessitat de personal és un sistema de mesures integrals incorporades. La seva tasca és assolir objectius específics per al procés de producció. Aquest és un procediment força complicat, ja que cal determinar no només el nombre d'empleats que realitzaran el necessaritasques, sinó també per crear el sistema de producció més eficient. Per tant, el personal també es selecciona d'acord amb la seva qualificació i experiència. S'ofereix formació segons sigui necessari.

En una organització, la planificació ha de cobrir diferents àrees de desenvolupament. En aquest cas, el procés de planificació en l'àmbit dels recursos laborals serà el més efectiu possible.

Hi ha diferents enfocaments i mètodes per determinar les necessitats de personal. Molt sovint es divideixen en dos tipus principals:

• Prometent. Aquest enfocament també s'anomena estratègic. Està relacionat amb el futur de l'organització. La necessitat de personal en aquest cas es determina d'acord amb el curs escollit de l'organització. Al mateix temps, a llarg termini, no només es calcula el nombre de recursos laborals, sinó també el nivell de qualificació dels empleats.
• Situacional. Aquesta planificació permet proporcionar a la producció la quantitat necessària de recursos a curt termini. Amb aquest enfocament, es presta atenció a la rotació de personal, així com als indicadors del nombre de vacances, baixes per mal altia, baixes per maternitat i de llarga durada, reduccions, etc..

El procediment de planificació es realitza de manera continuada en diferents períodes de temps. Per tant, un procediment similar podria ser:

• A curt termini: fins a 12 mesos.
• Mig termini: d'1 any a 5 anys.
• Llarg termini: més de 5 anys.

A més, els directius experimentats determinen les necessitats qualitatives i quantitatives del personal. EnEn el segon cas, podeu establir el nombre exacte d'empleats de l'empresa. En una avaluació qualitativa, es determina la necessitat de personal amb una determinada qualificació.

Necessitat quantitativa

La definició de les necessitats de personal qualitatives i quantitatives són molt diferents. La planificació va en els dos sentits. Quan es determinen indicadors quantitatius, s'escull un mètode pel qual és possible calcular el nombre òptim d'empleats a l'estat. La determinació d'aquest valor es porta a terme en un període de temps determinat.

La determinació de la necessitat quantitativa de personal es fa amb l'ajuda de diversos indicadors bàsics:

• Nombre habitual d'empleats. Aquest és el nombre d'empleats a la llista per a una data específica. Això té en compte el nombre d'empleats que van marxar i van arribar el dia de l'anàlisi.
• Número de fitxer adjunt. El nombre de treballadors que es troben a l'estat de l'empresa i que han de venir a treballar aquell dia per exercir les seves funcions laborals. Si trobem la diferència entre el nombre mitjà i el nombre d'assistència, obtenim un indicador del temps d'inactivitat durant tot el dia per vacances, viatge de negocis, mal altia dels empleats.
• El nombre mitjà d'empleats. Aquest indicador s'utilitza per fer un seguiment del nombre d'empleats durant un període determinat. S'utilitza en el curs del càlcul del salari mitjà, la productivitat laboral, les ràtios de rotació, la rotació de personal, etc. Si cal trobar el nombre mitjà deempleats durant un mes o un altre període, es suma la plantilla de cada dia dividida pel nombre de dies. Això inclou caps de setmana i festius. Si necessiteu determinar la mitjana de l'any, sumeu el nombre mitjà d'empleats per a cada mes. El resultat es divideix per 12.

Per determinar els indicadors presentats, la producció registra la nòmina i l'assistència. Al mateix temps, la font d'informació són les ordres de contractació i acomiadament d'un lloc de treball, de trasllat, substitució, absència temporal d'un treballador per causa justificada, etc.

Per calcular el nombre d'empleats en una data específica, s'utilitzen diferents mètodes per determinar la necessitat de personal:

1. Mètode d'intensitat laboral. Assumeix l'ús de la informació sobre el temps del procés de treball.
2. Mètodes de càlcul. Utilitzeu dades sobre tarifes de servei, treballs, números i capacitat de gestió.
3. Mètodes estocàstics. Us permet determinar les característiques numèriques mitjançant l'anàlisi de correlació o regressió.
4. Mètode d'estimacions d'experts. Implica càlculs simples o ampliats (únics, múltiples).

Indicadors de qualitat

La determinació de la necessitat qualitativa de personal es caracteritza per importants dificultats. L'analista ha de determinar en el curs d'aquest estudi no només el nombre de personal, sinó també el grau de professionalitat, les qualificacions dels treballadors que necessita l'organització.

La dificultat rau en el fet que actualment no hi ha un sistema únic per determinar la qualitat del treball, el potencial dels empleats. Només hi ha una llista bàsica de característiques i qualitats que determinen el grau de qualificació i habilitats d'un empleat:

• Econòmic. Determinen la complexitat del treball que realitza l'empleat, les seves qualificacions, les condicions de treball, l'antiguitat i l'afiliació a la indústria.
• Personal. La presència de determinades habilitats, disciplina, eficàcia, execució conscienciada de les seves funcions, creativitat i creativitat.
• Organització i tècnica. Equip tècnic de la mà d'obra, el seu atractiu, el nivell d'organització de la tecnologia de producció, la racionalització.
• Sociocultural. Activitat social, col·lectivisme, desenvolupament moral i cultural general.

La determinació de la necessitat de personal de l'organització per raons qualitatives es basa en les dades següents:

• Estructura organitzativa.
• Divisió dels treballadors per nivell de qualificació professional (indicat a la documentació de producció i tècnica).
• Requisits per als llocs de treball.
• Dotació de personal de les divisions estructurals de l'empresa.
• Normes dels processos organitzatius i de gestió.

Per a cada característica de qualitat, es determina la necessitat del nombre de personal. El nombre total d'empleats que es requereix per al bon funcionament de l'organització es determina sumant els resultatsper a cada criteri. Per a això, s'estan desenvolupant els següents documents organitzatius:

• Objectius del sistema sobre la base dels quals es construeix l'estructura organitzativa de l'empresa.
• Estructura organitzativa general de l'empresa i les seves divisions.
• Personal.
• Descripcions de feina. També s'utilitzen en el càlcul de la intensitat laboral de les funcions del personal principal i directiu.

Factors que afecten la necessitat de recursos laborals

Hi ha determinats factors que influeixen en els processos de planificació de la plantilla i els requisits de personal.

Poden ser directes o indirectes, interns o externs. Els factors següents tenen la major influència:

• Condicions del mercat laboral. Estan definits per diverses característiques. Les condicions inclouen la situació demogràfica, l'atur, la qualitat de l'educació, l'oferta i la demanda de mà d'obra en diversos sectors, la implicació del servei d'ocupació en els processos de formació d'especialistes.
• Innovacions tecnològiques. El progrés actiu en el món modern condueix a la simplificació del treball humà, canvia el seu contingut. Això requereix la formació oportuna d'especialistes qualificats.
• Canvis en l'àmbit de la legislació. Aquest factor és difícil de predir. Es refereix a la legislació en matèria de protecció laboral i ocupació.
• Enfocament de reclutament de competidors. L'organització ha de supervisar i estudiar constantment els mètodes i enfocaments de treball amb el personalcompetidors. A partir d'aquesta informació, s'està ajustant la política de personal de l'organització.
• Objectius de l'empresa. Poden ser a curt o llarg termini i segueixen una estratègia comuna.
• Finançament. Cada organització té determinades capacitats financeres. En funció d'això, també es selecciona la política de personal de l'organització.
• Potencial de personal. Aquesta és la base per a l'èxit de la implementació del pla de màrqueting. Si el departament de personal de l'empresa pot considerar la zona de desenvolupament, les capacitats del personal, això us permetrà tancar les vacants emergents a temps.

Fases del treball

Hi ha diversos passos bàsics per determinar les necessitats de personal. Molt sovint, tres grans processos destaquen en el curs de la realització d'una tasca similar.

En una primera fase, l'empresa analitza els seus propis recursos. Això és necessari per determinar si és possible en el futur satisfer aquestes necessitats per si sols. En aquest cas, els indicadors importants són el benefici, la facturació de l'empresa. Ha de tenir prou recursos per pagar els seus empleats.

A continuació, en la segona fase, es realitza una anàlisi de la necessitat de personal en el període passat. La conclusió es fa sobre la conveniència i l'eficiència de l'ús dels recursos laborals. L'analista identifica les debilitats en aquest procés. S'està desenvolupant un pla a llarg termini que us permet eliminar completament o minimitzar l'impacte negatiu dels factors dissuasius.

A la tercera fase, s'acceptadecisió sobre actuacions concretes en l'àmbit de la política de personal en aquest moment. Això té en compte les metes i objectius generals de l'organització. Es prenen decisions sobre la retenció i reducció de determinats empleats. Després de l'anàlisi de la determinació de la necessitat de personal, es poden prendre diverses decisions:

• reducció de personal;
• atreure personal de fora;
• formació i reciclatge del personal.

A més, les accions enumerades es poden dur a terme simultàniament. Depèn de la situació que s'hagi desenvolupat a l'organització.

Mètodes per determinar la necessitat

La determinació de les necessitats de personal d'una empresa es realitza d'acord amb determinats mètodes.

Hi ha diverses tècniques populars:

1. Fotografiar un dia laborable. Aquest és un mètode eficaç però que requereix molt de temps. Un empleat té una sèrie de responsabilitats. Durant la seva execució, es registra el temps. Aquest enfocament us permet identificar accions redundants. En alguns casos, es pren una decisió sobre la necessitat del treball d'un empleat en particular en el procés de producció global o una vacant com a tal. Pot ser necessari per a petites quantitats de treball combinar dues unitats de personal en una.
2. Càlcul segons els estàndards de servei. Per a cada empleat, s'estableixen uns indicadors de rendiment basats en diferents estàndards i regles. Tenint informació sobre la taxa diària de producció, els directius poden calcular la necessitat de personalalgun període de temps.
3. Avaluacions d'experts. Aquest és un dels mètodes més populars. És utilitzat per diverses empreses. L'opinió dels directius és determinant per determinar la necessitat de personal. Però al mateix temps, els directius s'han de caracteritzar per un alt nivell de formació i professionalitat. És important tenir una comprensió clara del desenvolupament d'aquesta indústria en el futur.
4. Extrapolació. A partir de les dades actuals, es fa una previsió a llarg termini. Això té en compte possibles canvis. Això pot ser un augment dels preus, les accions planificades de l'estat en aquesta indústria, el seu desenvolupament en el futur, etc. Aquest enfocament s'utilitza si les condicions internes i externes de l'organització són estables. Al nostre país, només es pot utilitzar per a la planificació a curt termini.
5. Crear un model informàtic. Els caps de departament transmeten informació, a partir de la qual es construeix una previsió informàtica de les necessitats de mà d'obra de l'organització per a una perspectiva determinada. Es tracta d'un mètode relativament nou, per la qual cosa no ha tingut temps d'aconseguir una distribució significativa. Requereix costos financers importants, així com la implicació d'especialistes rellevants en el treball. La tècnica és més adequada per a grans empreses.

Fórmules de càlcul

La determinació de la necessitat de personal es fa mitjançant càlculs especials.

Abans de triar una fórmula, cal determinar a què està més inclinada l'empresa en el procés de dur a terme la seva política de personal:

• Per augmentarvolum de producció, que requereix la participació de personal addicional.
• Per reduir la quantitat de producció, la qual cosa comporta l'alliberament de recursos laborals.
• El volum de producció no està previst que canviï. La necessitat de personal ve determinada pel moviment natural de personal en cas d'acomiadament, decret, edat de jubilació, etc.

Per tant, als departaments de planificació de les empreses es produeix el càlcul i la justificació del creixement de la producció. Per augmentar la productivitat, es tenen en compte tots els factors. Per determinar el nombre d'empleats previst, apliqueu la fórmula:

Chpsp=ChbpI + OI, on Nspp és la plantilla mitjana planificada durant el període de planificació, Nbp és la plantilla en el període (base) passat, I és l'índex de canvi en el volum de producció en el futur, OI és el canvi total en la plantilla en el període base.

Nombre mitjà d'empleats

La determinació de la necessitat de personal es pot fer mitjançant una altra fórmula. Podeu determinar el nombre mitjà d'empleats de la següent manera:

Chss=ChyavKss, on Nss és el nombre d'empleats mitjà, Nyav és el nombre d'empleats necessaris per completar la tasca durant un torn, Kss és el coeficient de la plantilla mitjana.

Mètodes per cobrir la necessitat

Quan es determini la necessitat de recursos laborals, esboqui maneres de cobrir-la:

• Extern. En aquest cas, es presta atenció als titulats d'institucions educatives especialitzades, centres de reciclatge de personal, així com a les propostesagències de contractació, mercat laboral obert.
• Domèstic. El personal de l'empresa es readapta, millora les seves competències. Amb aquesta finalitat, es realitza el desenvolupament professional per a la possibilitat de creixement professional. Aquest enfocament redueix la rotació del personal.

Nombre de personal de suport

La determinació de la necessitat de personal auxiliar també es fa segons una fórmula senzilla:

Chsvr=KrmRSKss, on Nvvr és el nombre d'empleats de suport a la llista, Krm és el nombre de llocs de treball dels empleats de suport, RS és el nombre de torns de treball en un dia.