Stakeholders del projecte. Autors i responsables de projectes

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Per competir amb èxit en el mercat actual i tenir èxit en els seus esforços, moltes empreses utilitzen el mètode del projecte. Li permet obtenir un producte acabat d' alta qualitat en un temps limitat. Per fer que aquest procés sigui efectiu, cal conèixer-ne l'essència, les especificitats i les característiques d'implementació.

Definició del concepte

La paraula "projecte" prové de l'anglès. projecte, de lat. projectus "llençat cap endavant, sobresortint" i té diversos significats segons la zona on s'apliqui. En gestió, es tracta d'una empresa limitada en el temps, la finalitat de la qual és crear un producte, servei o resultat nou i únic. La implantació d'aquest conjunt d'activitats preveu la recepció de beneficis per als principals grups d'interès del projecte (clients, inversors, proveïdors). Aquesta forma de treball és molt utilitzada per empreses de construcció, enginyeria, programari empresarial o màrqueting, determinats grups de persones i empreses d'èxit recorren a aquest mètode en les seves activitats.personalitat.

Característiques

És un projecte, no un conjunt de tasques a realitzar, si l'activitat que es vol dur a terme té unes quantes característiques, a saber:

• limitat en el temps (un esdeveniment concebut té una data d'inici i una data de recepció del resultat final, o com a resultat s'espera un determinat producte o servei);
• la singularitat és una de les principals característiques distintives de la seva implementació, mentre que només pot ser nova per a l'organitzador o els participants del projecte, i no per a tots els empleats;
• límit de fons i altres recursos necessaris per dur a terme aquest procés (temps, diners, mà d'obra, suport tècnic).

En la vida d'una persona normal, un projecte pot ser traslladar-se a una altra ciutat, comprar una casa nova, buscar feina, iniciar un negoci, etc., en l'empresa és crear un nou producte, ampliar el mercat, iniciant una nova campanya publicitària, creant noves capacitats de producció. És aquest mètode el que permet fer nous passos en les activitats d'organitzacions o persones, de manera que les parts interessades del projecte l'utilitzen a l'hora de desenvolupar qualsevol innovació.

Participants clau en el procés

Aquesta categoria inclou persones (organitzacions) que es beneficien directament de la implementació de l'empresa prevista. Aquests inclouen:

• Iniciadors: persones que argumenten la necessitat d'un projecte. Poden ser empleats de qualsevol nivell dins i fora de l'empresa.
• Els patrocinadors són principalment empleats de nivell superiorenllaç de l'empresa que supervisa el seu curs des del costat del client. Supervisen la implementació d'aquest conjunt d'activitats i proporcionen fonts de finançament del projecte, material i altres tipus de suport, així com l'obtenció dels beneficis previstos per a l'organització. Els patrocinadors nomenen un gerent que liderarà el procés, li proporcionarà tots els fons necessaris i informarà de l'evolució de les actuacions a l' alta direcció (CEO, consell d'administració, etc.).
• El director del projecte és el responsable de la implementació de l'empresa determinada. Les seves tasques són: controlar l'assoliment del resultat final a temps, salvar el nivell del límit dels recursos aportats i alta qualitat del producte o servei final. S'ocupa del projecte diàriament, gestiona l'actuació de l'equip, controla el compliment dels requisits establerts, té en compte i acorda els desitjos de totes les parts interessades i, si cal, rep l'assistència de l'administrador o d'un equip d'especialistes creat temporalment per resoldre les tasques.

Aquests participants del projecte es converteixen finalment en els propietaris del producte final (resultat), per tant, dicten els seus requisits per al projecte, el financen invertint fons propis o externs i també conclouen contractes amb els contractistes necessaris per al previst. activitats.

Realitzadors del pla

Els membres de l'equip del pla són les persones o entitats que participen en l'empresa, o aquelles parts queels interessos dels quals es poden veure afectats per l'assoliment de l'objectiu.

Segons el grau d'implicació en aquest tipus d'activitats, hi ha tres grups principals de persones afins:

• L'equip principal són els empleats (organitzacions) que estan directament implicats en la implementació del pla.
• Equip ampliat: professionals que indirectament ofereixen assistència professional.
• Stakeholders del projecte (interns i externs): organitzacions o empleats que influeixen en els representants del primer i segon grups, sense participar en una interacció directa amb els participants directes. Fan els seus propis ajustos al curs del procés o senten directament l'impacte de la implementació del pla en les seves activitats.

Possibles participants a l'empresa

De vegades hi participen persones o organitzacions externes perquè aquest conjunt d'esdeveniments sigui un èxit. És a dir:

• Els inversors són persones que inverteixen en un projecte, per exemple, en forma de préstecs. De vegades, l'inversor és el client, en cas contrari són bancs, fons i altres grans empreses.
• Contractistes - parts que assumeixen l'obligació de realitzar el treball d'acord amb l'acord (contracte). Pot ser part de les tasques o tot el projecte. Assigna el contractista principal i el subcontractista, que estableix una relació contractual amb ell i presta part dels serveis acordats.
• Proveïdors - grups d'interès del projecte, que proporcionen al client els materials necessaris, equipament tècnic, etc.
• Els òrgans de govern: l'aparell administratiu de l'assentament,que supervisa la implementació dels requisits socials, ambientals, comunitaris i governamentals.
• Consumidors: persones que compren productes acabats o utilitzen el resultat final que determina el desig d'un producte o servei i ofereix demanda d'aquests.

La possibilitat de participació d'aquestes parts en el projecte depèn del seu tipus, tipus, escala i grau de complexitat. El treball d'un responsable ha de cobrir necessàriament totes les parts interessades i preveure la coordinació dels seus requisits.

Qui supervisa el procés?

Els autors dels projectes són, per regla general, especialistes (arquitectes, dissenyadors, constructors) i el gerent assegura l'execució de l'empresa prevista. Aquest és un empleat del nivell directiu, el cap del departament. Les seves responsabilitats inclouen el seguiment de la implementació del pla a temps, l'ús dels recursos disponibles i la qualitat del producte final.

La prioritat és el primer aspecte, ja que permet evitar sobrecosts i problemes en el transcurs de la feina. Per tant, a l'hora de gestionar un projecte, l'atenció sempre se centra en el calendari empresarial.

Funcions del gestor de projectes

L'eficàcia de la gestió empresarial depèn directament de la distribució correcta del poder entre els intèrprets simples, els membres clau de l'equip i el gerent. Les competències i les responsabilitats funcionals d'aquest últim les determina el client o la carta del projecte (si es realitza dins de l'empresa).

KLes principals responsabilitats d'un gerent inclouen:

• Organitzar l'estructura conceptual i formar l'equip de gestió empresarial.
• Cerca els fons i recursos necessaris per a la seva implementació.
• Anàlisi de l'impacte dels grups d'interès del projecte en el progrés del procés.
• Formació del personal necessari per realitzar les tasques, la seva motivació.
• Formar els termes de referència i responsabilitats de tots els participants, determinant el nivell de responsabilitat de l'equip de gestió del projecte.
• Desenvolupar un pla d'empresa i un calendari, calcular el pressupost i el pressupost, analitzar els possibles riscos i trobar maneres d'eliminar-los.
• Seguiment de la realització de tot tipus d'obres segons el pla.
• Significació de contractes per a l'execució de tasques, seguiment de la seva execució i tancament puntual.
• Establiment de comunicació entre l'equip directiu i altres participants del projecte.
• Recepció de materials d'informe i la seva anàlisi.
• Comunicació amb el client per tal de facilitar tota la informació del seu interès, així com per obtenir informació sobre els desitjos o requisits per al resultat final.
• Supervisió del treball de tots els participants del projecte i el seu tancament oportú.

El ventall de tasques funcionals d'un directiu és bastant ampli, i només amb un coneixement específic i una organització acurada de les seves activitats, pot garantir l'èxit de l'empresa.

Societat d'intèrprets

Per implementar el projecte, el gestor en crea 2grups de treballadors: equip de projecte i vincle directiu. El resultat final depèn en gran mesura de la qualitat del treball realitzat per aquestes dues estructures organitzatives.

Equip del projecte: són especialistes i/o organitzacions que realitzen treballs dins de l'empresa i són responsables davant la direcció de la seva implementació i qualitat. Aquest grup es crea durant la durada de les activitats previstes. Pot incloure personal laboral intern i atret (grups).

L'equip directiu inclou empleats del primer grup que estan directament relacionats amb la supervisió del procés i la presa de decisions de gestió. L'èxit de l'empresa, el nombre de riscos i problemes que es plantegen en el curs de la resolució de problemes depenen de com el gestor selecciona correctament els intèrprets d'aquest grup.

Els empleats del nivell directiu, com cap altre, són els responsables de l'execució del seu àmbit de treball, l'escala del qual pot ser diferent: des de l'elaboració d'un document fins a un subprojecte acabat. De vegades, el cap de l'empresa reuneix un grup de personal clau (subequip), que es forma d'acord amb els paquets de treball o subprojectes necessaris.

Per tal d'assegurar l'execució del pla establert a temps, és necessari que cada empleat conegui l'abast de les seves funcions funcionals, els requisits de la feina realitzada, el nivell de responsabilitat personal, el calendari i les formes de informant de les seves activitats.

Identificació de les parts interessades del projecte

Qualsevol conjunt d'accions està dirigida a aconseguir el resultat final. El producte final és la visió del client. Quan s'inicia un esdeveniment, és difícil dir si el resultat complirà les expectatives. Perquè la planificació tingui èxit, s'han d'identificar les fonts d'incertesa. Sovint, els motius del fracàs són les expectatives perdudes del projecte, que ha de fer canvis en el curs del treball. Els iniciadors d'aquests canvis solen ser els interessats del projecte. Un exemple serien patrocinadors, proveïdors, autoritats, etc. Tenen dret a presentar els seus desitjos de resultats, que poden ser diferents entre si.

Si les persones o organitzacions anteriors poden influir en el curs del projecte i el gerent no ho sabia o no ho va tenir en compte, la seva intervenció canviarà el curs de tota l'empresa planificada i haurà per fer ajustos al llarg del camí. No hi hauria d'haver cap mancança en la feina d'un gestor.

Hi ha diverses maneres d'identificar agents o empreses per a les quals la realització de la intenció pot tenir la seva importància:

• Classificació, és a dir, distingir totes les empreses, grups i persones que tinguin alguna relació amb el projecte. Això inclou: patrocinadors, clients, proveïdors, usuaris de productes, gestors, competidors, executius, socis comercials, mitjans de comunicació, autoritats, etc. Aquí es compila una llista completa de tots els possibles grups d'interès i si se'ls determina un benefici..
• Nominació, l'essència de la qual és que el líder determina el principal grup d'interès, per exemple, el patrocinador, el cap de l'empresa, que compila una llista de tots els participants, en la força de la qualinfluir en el curs de l'empresa.
• Documentació de l'estudi.

L'èxit de l'empresa i el nombre de problemes que sorgeixen depenen de la integritat de la definició dels grups d'interès del projecte.

Control de la implementació del pla

El compliment del pla es controla mitjançant la celebració de reunions d'equip, els membres de les quals proporcionen informació sobre la quantitat de treball realitzat i, alhora, indiquen quant de temps encara es necessita per completar les tasques a temps. Aquestes dades es contrasten amb el calendari. Si es preveu un retard, es consideren diverses opcions per resoldre el problema, i una d'elles s'executa. De la mateixa manera, el problema es resol amb una desviació de la quantitat de fons i recursos proporcionats, així com el nivell final de qualitat.

La implementació de projectes és una bona manera per a les organitzacions les activitats de les quals estan orientades al desenvolupament de l'empresa. Conèixer els components del procés de disseny us permet obtenir bons resultats amb un cost mínim en poc temps, i la interacció coordinada amb les parts interessades del projecte obre nous horitzons per fer negocis.