Documents comptables principals: tipus, processament i emmagatzematge

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

La comptabilitat en empreses de diferents formes de propietat és impossible sense una reflexió documental. Ni un sol procediment, ni un sol projecte, ni una sola transacció comercial es realitza sense un document correctament executat, regulat per les ordres internes de l'empresa i les normes legislatives externes. Cada acció realitzada per un empleat d'una empresa comercial, per exemple, començant per l'operador per rebre sol·licituds i acabant amb el director, es reflecteix a la base documental, que es basa en una llista de documents primaris.

Concepte i significació

Probablement sigui difícil imaginar el funcionament d'una empresa existent en qualsevol camp d'activitat possible sense documents que confirmin les transaccions comercials. Com en qualsevol altre tema, la documentació hi juga un paper molt important. Difícilment et pots imaginarun treball de l'aeroport d' alta qualitat i justificat legalment, que permet al passatger sortir sense documents que acreditin la seva identitat: un passaport i un codi d'identificació d'un ciutadà. De la mateixa manera, és difícil assumir l'admissió a la circulació d'un cotxe el conductor del qual no disposa de la documentació adequada en forma de carnet i passaport tècnic per al cotxe que condueix. També ho són els documents comptables primaris. Qualsevol empresa inscrita a la llista estatal d'empresaris ha de disposar d'una sèrie de documents necessaris per a la comptabilitat, que són la base fonamental i l'enllaç inicial de la cadena de regulació normativa dels seus processos empresarials.

La documentació comptable principal és un conjunt de certificats, actes, ordres, factures, extractes i informes, a través dels quals es registren les operacions de l'empresa i es regulen els seus procediments comercials.

Tipus de documents

La classificació del flux de treball comptable inclou els següents tipus principals de documents principals:

• per finalitat funcional: comptabilitat, gestió, personal;
• segons el grau de regulació - interna i externa.

La primera direcció de la classificació permet distingir entre ells els documents dels tres nivells funcionals principals de qualsevol empresa d'acord amb la naturalesa del seu propòsit, i el segon, segons el mètode d'organització de la legalitat. regulació de les relacions econòmiques. Cadascuna de les direccions inclou una massadeterminats tipus de documents que reflecteixen la realització d'accions específiques per part dels empleats de l'empresa.

Documentació comptable

Si considerem els documents comptables primaris, aquests, al seu torn, es divideixen en la regulació de les tres etapes de les transaccions comercials.

La primera etapa es caracteritza per la conclusió de la transacció. Aquí, la documentació comptable principal està representada per la conclusió d'un acord i l'emissió d'una factura de pagament. Un acord és un document que regula la relació entre dues parts per tal d'establir les condicions d'interacció entre elles. Una factura de pagament és un requisit amb la definició d'un import específic que, segons els termes del contracte, el comprador ha de pagar al venedor per la mercaderia venuda o el servei prestat.

La segona etapa de l'activitat empresarial es reflecteix en els documents de pagament i s'anomena fase de pagament de la transacció. A partir del fet que el pagament es pot fer sense efectiu o en efectiu, els documents principals es presenten com a extractes del compte corrent i ordres de pagament, o com a xecs i rebuts de caixa per a comandes d'efectiu entrants..

La tercera etapa final es determina específicament per la recepció d'un producte o servei. En conseqüència, també es regula per documentació primària en forma d'albarà, rebut de compra i acte d'acceptació i cessió de productes o acte de treball realitzat en cas de prestar qualsevol tipus de servei.

Documentació comptable de gestió

La diferència entre el flux de treball comptable i de gestió rau principalment en el fet que l'activitat comptable està regulada per la legislació estatal amb un marc per reflectir les operacions empresarials específicament establert per les autoritats, i la gestió està determinada per decisions internes i preferències personals de la director o propietari directe d'una empresa determinada. En altres paraules, els documents comptables primaris tenen una forma estricta controlada per un marc normatiu comú, mentre que els documents de gestió es desenvolupen exclusivament a nivell empresarial. Quins papers controlen la realització de la comptabilitat de gestió a l'empresa? Entre els principals es troben els següents:

• codi de la normativa laboral interna;
• política comptable de l'empresa;
• conveni col·lectiu;
• regulacions i ordres del director de l'empresa;
• descripcions de feina;
• documents administratius.

documentació de recursos humans

Pel que fa a la llista de documents principals que regulen les relacions internivells dels empleats de l'empresa, així com el control del procediment de càlcul dels salaris i la determinació de les responsabilitats de cadascun dels empleats de l'empresa, aquí la documentació de treball inclou les principals tipus:

• personal: inclou la totalitat de totes les posicions de l'empresa, un reflex del seu nombre i el nombre d'unitats de personal, així com una descripció del nivell dels seus salarisquotes, el procediment de bonificacions, desvinculació, acceptació de les disposicions sobre bonificacions;
• horari laboral: inclou informació sobre la jornada laboral, qüestions organitzatives i administratives, les normes de contractació i acomiadament dels treballadors, així com les condicions per a la seva promoció com a pagament addicional per feina o censura en forma d'amonestació. i deduccions dels salaris;
• descripció del lloc de treball: el treball del departament de personal de cada empresa es basa en un conjunt de drets i obligacions, disposicions generals, tasques, responsabilitats, requisits de qualificació i relacions en termes de subordinació entre diferents nivells de les unitats de personal de la empresa.

Documents obligatoris

Qualsevol empresa registrada i operativa legalment disposa d'una relació de documents obligatoris que han de constar en el marc de les seves activitats. Els documents principals obligatoris són els següents:

• acord: sigui quin sigui el tracte, aquest document és la base fonamental per iniciar una relació entre dos empresaris, entre un venedor i un comprador, entre l'oferta i la demanda;
• factura emesa: quan es pren una decisió sobre la venda de béns o la prestació de serveis, la part venedora emet una factura al comprador com a requisit previ per a la transacció;
• formes d'informes estrictes: en el procés d'acord, no es completa sense xecs, efectiu i documents de mercaderies relacionats amb la llista de obligacions;
• mercaderia-carta de port: un document que indica el destinatari, el transportista, el remitent de la mercaderia, les mercaderies en si en l'assortiment de la seva nomenclatura, el nombre de productes enviats, el preu i la quantitat;
• Acte d'acceptació i transferència de treballs acabats o mercaderies enviades.

Documents interns

Com s'ha comentat anteriorment, el treball de qualsevol empresa implica la presència de documentació externa i interna. Els principals documents primaris amb finalitats internes són una llista de tots aquells formularis, certificats, declaracions, ordres, instruccions que es desenvolupen directament dins de l'empresa i s'apliquen només al personal que hi treballa, sense tenir cap influència legislativa sobre la societat que vagi més enllà. aquesta empresa.

Documents externs

La documentació de finalitat externa implica un nivell jeràrquic superior de subordinació, ja que els documents externs són els que estan regulats per l'estat i el seu marc legislatiu. Les disposicions desenvolupades sobre comptabilitat, el conjunt de comptes de correspondència comptable, els estàndards de comptabilitat i informes financers - tot això té un fons normatiu i està regulat pel marc legal de l'estat.

Formularis de documents

Les formes dels documents primaris tenen múltiples facetes pel que fa a la seva naturalesa de propòsit, tipus de disseny i propietat. Les següents divisions principals es distingeixen legalment:

• formularis de registres de personal (comandes, ordres, horaris,modes i horaris habituals);
• formes de comptabilitat de salaris i hores de treball (fulls de temps, comptes personals, diaris, nòmines);
• formularis de comptabilitat de construcció de capital (certificats, diaris, actes);
• formularis de comptabilitat de productes (actes i registres d'inventari, fulls de pes, targetes de partit, informes sobre moviment d'inventari);
• formularis de comptabilitat de diners (diari de caixa, actes sobre transferències i efectiu a la caixa);
• formularis de comptabilitat comercial (comandes, factures, actes, especificacions, certificats de qualitat);
• formes de comptabilitat per a transaccions en efectiu (informe anticipat, PKO, RKO, diari del seu registre);
• formularis per registrar els resultats d'inventari (llistes d'inventari, actes, certificats, diaris, extractes).

A més de l'anterior, també hi ha formularis de documents primaris per a la comptabilitat de màquines i mecanismes de construcció, transport per carretera, actius fixos i actius immaterials, materials, articles de baix valor, productes agrícoles i matèries primeres.

Procediment de registre

Els documents principals s'elaboren a causa d'uns requisits que s'han de complir. Per exemple, les entrades a la documentació s'han de fer exclusivament amb tinta blava, mentre que han de ser ordenades i llegibles. Així mateix, el document ha de contenir una sèrie de dades requerides per a cada tipus i estar certificat amb la signatura personal del cap, comptable en cap o persona autoritzada, i també segellat amb el segell de l'empresa. Nombres en documents monetaristambé s'ha d'escriure amb lletres i, si la columna del document està buida, hi ha d'haver un guionet per evitar que qualsevol malintencionat introdueixi números falsos posteriorment.

Emmagatzematge

L'emmagatzematge dels documents primaris es realitza directament a l'empresa. O podeu utilitzar els serveis d'un arxiu privat (o estatal). Si l'auditoria de la inspecció fiscal revela l'absència d'un document primari, s'imposa una multa a l'empresa, l'import de la qual es determina en funció del tipus i el nombre específics de documents perduts. D'acord amb la legislació vigent de la Federació Russa, els documents primaris s'emmagatzemen a l'empresa durant almenys cinc anys.