Els documents comptables són El concepte, les normes per al registre i l'emmagatzematge dels documents comptables. 402-FZ "Sobre la comptabilitat". Article 9. Documents c

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

La correcta execució de la documentació comptable és molt important per al procés de generació d'informació comptable i determinació de passius fiscals. Per tant, cal tractar els documents amb especial cura.

Els especialistes en serveis de comptabilitat, els representants de petites empreses que porten registres independents han de conèixer els principals requisits per a la creació, disseny, moviment, emmagatzematge de papers.

Concepte de document

Els actes normatius de la comptabilitat no revelen el concepte de document. Per tant, val la pena utilitzar la definició establerta per GOST R ISO 15489-1-2007.

Els documents comptables són informació identificable registrada en un suport de material, creada, rebuda i emmagatzemada per una persona o organització com a prova quan es confirma activitats comercials o legals.obligacions.

Els documents principals són documents que contenen dades font sobre processos i operacions. Aquests són documents comptables que serveixen de base per als assentaments comptables.

Els documents comptables primaris són els documents pels quals es registren els fets de l'activitat econòmica. Aquest concepte de la Llei federal "de comptabilitat" està regulat per articles.

El principal requisit plantejat per a la seva compilació és que s'han de compilar quan es realitza el fet d'activitat econòmica o immediatament després de la seva finalització (si és possible).

Treballs de primària

El document comptable principal s'ha d'elaborar en el moment de la transacció comercial i, si no és possible, immediatament després de la seva finalització.

Els documents principals principals són:

1. Carta de port, amb el formulari TORG-12.
2. RKO i PKO.
3. Referència comptable.
4. Informe de despeses.

Varietats de documents primaris

Cap acte normatiu conté agrupació i classificació de documents comptables. Es poden distingir els següents tipus de documents comptables, aquests són documents tenint en compte:

1. Llocs de la seva compilació: externs i interns.
2. Formes documentals aplicables: no unificats (creats d'acord amb els formularis desenvolupats de manera independent per l'organització), unificats (creats d'acord amb els formularis que conté l'àlbum).formularis unificats).
3. Tipus de suport d'informació: electrònic i en paper.
4. Volum de dades: resum i principal.
5. Tipus de passiu, àrees comptables, actius: comptabilització de transaccions en efectiu, comptabilitat de meritació i pagament de salaris, comptabilitat d'existències, comptabilitat d'immobilitzat, etc.

Formularis de comptabilitat principals

El registre en la comptabilitat dels documents comptables és, en primer lloc, l'ús de formularis unificats i desenvolupats de manera independent. L'ús de molts unificats des del 2013 no és obligatori.

Tots els formularis principals han de ser aprovats pel cap de l'organització. Actualment són obligatoris els següents:

1. Segons la comptabilitat dels serveis de transport de càrrega (272-P del Govern).
2. Segons la comptabilitat del treball, el seu pagament (1-P del Comitè Estatal d'Estadística).
3. Comptabilització de transaccions en efectiu (88-P del Comitè Estatal d'Estadística, 3210-U del Banc de la Federació Russa).

També es proporciona el formulari estàndard per a l'ordre de pagament. En el procés d'emissió de formularis unificats, és obligatori omplir els documents comptables, és a dir, totes les columnes (línies) proporcionades. Si f alta alguna informació, s'ha de posar un guió a la columna corresponent.

Val la pena assenyalar que l'ús de documents comptables, que actualment no són necessaris, encara es fa servir a les organitzacions. Tenint en compte les necessitats internes de l'empresa, aquests formularis es poden finalitzar. Es poden fer més adequats i convenients per arreglar activitats empresarials específiques. Per exemple, potsNegar-se a utilitzar els requisits d'impressió i les marques a la part davantera i posterior.

Aprovació de documents comptables primaris

Les organitzacions estan obligades a aprovar els formularis principals aplicables (4 paràgraf 1/2008-PBU). És important recordar, però, que simplement enllaçar a l'àlbum de Formularis uniformes no n'hi haurà prou.

La política de comptabilitat hauria d'enumerar els tipus específics de documents dels àlbums que utilitzarà l'organització, així com una llista de les persones que tenen dret a signar documents principals.

Els formularis també poden ser aprovats per altres normatives locals. Per exemple, una ordre per aprovar els formularis dels documents comptables primaris. La política comptable ha de contenir un enllaç a aquesta comanda.

Detalls obligatoris dels documents comptables

402-FZ regula els requisits per als detalls obligatoris dels documents comptables principals. Hi ha set detalls d'aquest tipus:

1. Data del document.
2. El seu nom.
3. Nom de l'entitat econòmica que ha compilat el document.
4. Contingut dels fets comercials.
5. La quantitat de mesura monetària o natural (amb unitats).
6. Noms dels càrrecs de les persones responsables de la transacció.
7. Firmatures amb transcripcions de les persones responsables.

Alguns documents que no són documentació principal es poden utilitzar com a tal.

Si una organització reflecteix el cost del lloguer, aquests documents comptables són actes i un contracte d'arrendament. 611 i 622 articles del Codi civilestablir que, en aquest cas, s'han d'elaborar actes bilaterals d'acceptació i cessió de l'objecte denunciant. Si considerem l'article 753 del Codi civil, els actes de caràcter unilateral poden servir com a documents primaris.

Documentació en comptabilitat

És important tenir en compte casos especials que sovint es produeixen en la preparació de la documentació.

Rebuig de l'ús de segells. La finalitat principal del segell és certificar la signatura posada per la persona responsable. Des del 2015, les empreses no estan obligades a segellar. La informació sobre la premsa s'ha de reflectir a la Carta de l'organització (82-FZ). El segell només és necessari quan les regulacions federals ho requereixen.

Ha d'estar present en els següents documents: certificats de doble magatzem, actes d'accident de treball, documents presentats a les autoritats duaneres, un poder que permeti representar els interessos d'una persona jurídica davant els tribunals.

El segell no és un requisit obligatori, però la seva presència es pot preveure mitjançant el formulari del document comptable primari, aprovat pel responsable de l'entitat empresarial.

Documents redactats en una llengua estrangera. Només es poden acceptar documents en rus per a la comptabilitat. Si el document està redactat en un altre idioma, cal que hi hagi una traducció al rus i s'ha de fer línia per línia. La certificació de la traducció no és necessària, excepte en els casos estipulats pel Conveni de l'Haia:

1. Metres sense ruble als documents comptables primaris. Les dades de costos dels documents comptables es poden reflectir en unitats convencionals, en moneda, en rubles.
2. Primària en format electrònic.

402-FZ permet a les entitats empresarials emetre documents primaris no només en paper, sinó també en format electrònic.

El document electrònic ha de contenir totes les dades necessàries establertes per als documents comptables, així com una signatura electrònica.

Les signatures electròniques es presenten en tres varietats: simple, millorada sense qualificació, millorada qualificada. Segons el Ministeri d'Hisenda, qualsevol d'aquestes tres signatures es pot utilitzar.

Poder per signar documents comptables principals

Un empleat d'una organització té dret a signar si es redacta un dels documents següents:

1. Poder per signar la primària (article 185-189 del Codi Civil).
2. Comanda a la dreta per signar.

En comparació amb una ordre que dóna dret a signar, també es pot emetre un poder notarial a persones que no són empleats de l'organització. Per acord de les parts, es pot utilitzar un facsímil per signar documents primaris (article 160 del Codi civil).

Planificació del flux de treball en comptabilitat

Un programa de flux de treball és una descripció, que pot prendre la forma d'una taula o diagrama, dels procediments per crear, moure, processar i emmagatzemar documents comptables. El calendari es pot aprovar com a annex a la política comptable o com a acte normatiu local. En el segon cas, la política comptable hauria de contenir un enllaç a aquest acte.

La programació del flux de treball ha de reflectir necessàriament:

1. Terminis durant els quals s'han d'elaborar, transmetre, processar i emmagatzemar els documents.
2. Càrrecs de responsables d'operacions reflectits en el calendari de flux de treball (105-P del Ministeri d'Hisenda).

Revista per a la comptabilitat de la documentació principal

Mantenir un diari d'aquest tipus és més una regla de gestió racional de documents que de comptabilitat. És necessari per al registre de documents comptables: documents primaris entrants i sortints. Els experts aconsellen portar un diari similar en els casos en què la comptabilitat es realitza sense utilitzar programes de comptabilitat especialitzats.

Per exemple, quan s'utilitza 1C, es pot generar i imprimir un diari de documentació tan aviat com sigui necessari. Per tant, el registre de documents de recepció mostrarà els documents dels proveïdors i el registre de documents d'efectiu, respectivament, la documentació a la caixa de l'empresa.

La comptabilitat, a diferència de la comptabilitat fiscal, permet reflectir els fets de l'activitat econòmica en absència de documents comptables primaris, però només si es reben més tard de totes maneres.

En aquest cas, els fets de l'activitat econòmica s'han de registrar mitjançant el valor estimat. Un cop arriba el document, no es reverteix. Només cal corregir la data de recepció.

Aquest enfocamentregulat per 21/2008-PBU, 119n-P del Ministeri d'Hisenda, AKPI16-443-R VS.

Els documents relatius a transaccions intermediaris són una excepció a aquest procediment. L'intermediari està obligat a traslladar tota la documentació. En els casos en què l'informe de l'operació realitzada s'elabori amb errors o inexactituds, el principal pot tenir dret a formular objeccions en el termini de 30 dies des de la data de recepció (articles 999, 1008 del Codi Civil)..

Emmagatzematge i destrucció de documents comptables

L'ordre d'emmagatzematge de la primària el determina el 558-P del Ministeri de Cultura. El període total d'emmagatzematge de la documentació, d'acord amb 402-FZ "Sobre la comptabilitat", article 9, és de 5 anys. El cap de l'empresa és responsable d'organitzar l'emmagatzematge de la documentació.

Alguns documents s'han de conservar durant un període més llarg:

1. Sobre l'adquisició de béns mobles: almenys 10 anys.
2. Per a transaccions amb béns immobles: indefinidament.
3. Pagaments de dividends i certificats de viatge per a viatges de negocis a l'Extrem Nord - 75 anys.

Si els registres interns han caducat, es poden destruir. La decisió sobre la possibilitat de destrucció l'hauria de prendre una comissió d'experts, creada cada any o actuant de manera permanent. A partir dels resultats de les activitats d'aquesta comissió, s'hauria d'elaborar un acte que reflecteixi la llista de documents a destruir.

Una empresa pot liquidar la documentació per si mateixa o transferint-la a una empresa especialitzadaorganització.

Responsabilitat d'emmagatzemar els documents principals

S'ofereixen sancions per infraccions greus dels requisits comptables i d'informació financera. Un dels documents més grollers és la manca de documents comptables primaris obligatoris, registres comptables, estats financers i un informe d'auditoria per a una entitat econòmica.

Si es detecten aquestes infraccions, s'imposaran multes en els imports següents:

1. Oficials - 5-10 mil rubles.
2. Infracció reiterada per part dels funcionaris: 10-20 mil rubles o desqualificació durant 1-2 anys.