Documents en efectiu: registre, verificació, emmagatzematge. El procediment per a l'emissió de documents d'efectiu primaris

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Els documents d'efectiu són documents que s'elaboren en relació amb el moviment de fons d'una persona jurídica o d'un empresari individual. Els seus formularis estan aprovats pel Comitè Estatal d'Estadística. Considerem més a fons quins documents d'efectiu poden utilitzar les empreses.

Comandes

Actuen com a documents d'efectiu principals. Les comandes poden ser entrants o sortints. El primer s'aplica quan es reben diners en efectiu. Un comptable emet una ordre de rebut en una còpia i la firma Ch. un comptable o un funcionari autoritzat per fer-ho. En absència de funcionaris responsables, el cap de la persona jurídica o el propi empresari individual poden avalar documents d'efectiu primaris. El rebut de l'ordre de crèdit ha d'anar signat per persones autoritzades (comptable i caixer), certificat amb un segell (segell). A més, està registrat a la revista corresponent. El rebut es lliura al subjecte que ha ingressat els diners. L'ordre del rebut es manté a la caixa. El paper de despeses s'omple en l'emissió d'efectiu. Cal dir que els documents d'efectiu es compilen si l'empresa utilitza tant els mètodes tradicionals de processament de la informació com les eines de BT. Una comanda de sortida, com una d'entrada, s'emet en 1 còpia. També ha de ser avalat per persones autoritzades i registrat al diari corresponent.

Ompliment

Com emetre els documents d'efectiu esmentats anteriorment? L'ompliment es realitza de la següent manera:

1. La línia "Base" es refereix a una transacció comercial.
2. A la columna "Incloent" s'introdueix l'import de l'IVA. Està escrit en números. Si els serveis, béns o treballs no estan gravats, la línia indica "sense IVA".
3. A la línia "Apèndix", s'han d'enumerar els documents adjunts i altres, indicant les dates de la seva compilació i els números.
4. A la columna "Crèdit, codi de subdivisió" s'indica la corresponent designació del departament estructural al qual es reben els fons.

Registre

Els documents d'efectiu s'han de registrar en un diari especial. Registra tant les comandes entrants/sortides com els papers que les substitueixen. Aquests últims, per exemple, inclouen nòmines, sol·licituds d'emissió de fons, factures i altres. Al mateix temps, cal tenir en compte que les ordres de despeses, que s'emeten a la nòmina de salaris i altres imports equivalents a aquesta, s'han de registrar després de l'emissió de pagaments.

Llibre d'efectiu

S'utilitza per comptabilitzar l'emissió i la recepció d'efectiu. El llibre està numerat, lligat i certificat amb un segell, que es col·loca a l'última pàgina. Aquí també es fa un registre indicant el nombre de fulls. Cal signar l'última pàgina. comptable i gerent d'empresa. Cada full del llibre es divideix en 2 parts iguals. Un (amb un regle horitzontal) s'ha d'omplir com a primera còpia, l' altre com a segona còpia. Aquest últim s'emet des de la part posterior i frontal amb paper carbó. Les dues instàncies estan numerades amb el mateix número. Els primers romanen al llibre, mentre que els segons són desmuntables. Aquests últims actuen com a documents d'efectiu per informar. Fins al final de totes les operacions del dia actual, no surten. Les entrades comencen a la cara frontal de la primera còpia després de la columna "Saldo al començament del dia". Abans d'omplir, el full s'ha de doblegar al llarg de la línia de llàgrima. La part tallada es col·loca sota la que queda al llibre. Per introduir informació després de la "Transferència", la cara de trencament se superposa a la cara frontal de la segona còpia. Les entrades continuen per la línia horitzontal al revers de la part inseparable.

Documents addicionals

Les transaccions en efectiu es poden registrar amb diversos papers. Un d'ells, per exemple, és un informe previ. S'utilitza per comptabilitzar els fons que s'emeten a persones responsables de despeses administratives i comercials. Com es preparen aquests documents? Les transaccions d'efectiu d'aquest tipus es comptabilitzen directament per l'entitat declarant, iTambé comptable. Els informes previs s'elaboren en suport paper o informàtic. El registre dels documents en efectiu es realitza estrictament d'acord amb les normes. Cada formulari s'omple en una còpia. Al revers, la persona responsable indica una llista de papers que confirmen les despeses realitzades. Aquests, per exemple, inclouen el certificat de viatge, els coneixements d'embarcament, els xecs, els rebuts, etc. Aquí, l'assumpte indica l'import de les despeses. Els papers que s'adjunten a l'informe s'han d'anar numerats per l'ordre en què s'enumeren. La comprovació dels documents d'efectiu la fan els empleats del departament de comptabilitat. Els empleats, en particular, realitzen una auditoria de la despesa objectiu dels fons, la integritat dels documents de corroboració proporcionats, la correcció de la seva elaboració i el càlcul de les quantitats. El revers indica els costos que s'accepten per a la comptabilitat, els comptes en el càrrec dels quals es registren.

Matisos importants

Els detalls que fan referència a moneda estrangera (pàgina 1a al davant i columnes 6 i 8 al revers) només s'han d'omplir si la persona responsable rep fons no en rubles. L'informe previ després de la verificació ha de ser aprovat pel responsable de l'empresa o una persona autoritzada per aquest. Només després es té en compte. Si l'avançament no s'ha utilitzat completament, la persona responsable torna el saldo al caixer. Al mateix temps, s'omple l'ordre de rebut. Els fons es cancel·len d'acord amb la informació de l'informe aprovat.

Nòmines

El pagament dels documents en efectiu es realitza quan es calculen i es paguen els sous als empleats de l'empresa. El departament de comptabilitat elabora l'estatut corresponent en 1 exemplar. El meritament dels salaris es realitza d'acord amb la informació que consta a la documentació primària per a la comptabilització del temps real treballat, producció, etc. Les línies "Megades" indiquen els imports d'acord amb els tipus de pagaments de la nòmina. També s'inclouen aquí altres ingressos (prestacions materials i socials) proporcionats al treballador, reemborsats a càrrec dels beneficis de l'empresa i subjectes a la inclusió en la base imposable. Paral·lelament, es calculen les deduccions del salari i s'estableix l'import a lliurar al treballador. A la portada de l'extracte s'adjunta l'import total a pagar als empleats. El responsable de l'empresa ha de signar el permís d'emissió de salaris. En cas d'absència, aquest document l'emet un treballador autoritzat. Al final de l'extracte s'anoten els imports dels salaris dipositats i emesos. Transcorregut el període establert per al pagament de fons als empleats, els noms dels empleats que no han rebut diners a la columna 23 es marquen "Dipositats". Per l'import emès, s'elabora una ordre de despeses. El seu número i data de finalització s'han d'indicar a la nòmina de l'últim full.

informe d'ajuda

Aquest document conté les lectures dels comptadors KKM i els ingressos per torn (dia laborable). L'informe d'ajuda s'omple en 1 còpia diària. El caixer-operador l'ha de signar i lliurar-lo al funcionari en cap(El cap de l'empresa). Al mateix temps, s'omple l'ordre de rebut. A les petites empreses, els diners es lliuren directament als col·leccionistes. En transferir efectiu, s'omplen els documents d'efectiu pertinents del banc. Els ingressos per torn (dia laborable) es fixen d'acord amb els indicadors dels comptadors sumadors a l'inici i al final de la jornada. Al mateix temps, es dedueixen les quantitats retornades als clients en els xecs no utilitzats. Els ingressos establerts són confirmats pels caps de departament. En la publicació de fons a l'informe, el caixer principal, així com el cap de l'empresa, signen. L'informe de referència serveix de base per elaborar una "Informació consolidada sobre les lectures dels comptadors KKM i els ingressos de l'empresa".

Diari del caixer

Aquest document és necessari per comptabilitzar la despesa i la recepció d'efectiu per a cada KKM de l'empresa. El diari també actua com a informe de control i registre de les lectures del comptador. Aquest document està lligat, numerat i segellat amb les signatures de Ch. comptable, cap de l'empresa, així com inspector fiscal. La revista també està certificada pel segell de l'empresa. Totes les entrades les fa el caixer cada dia. El procediment d'emissió de documents d'efectiu no permet esborrats i taques a la revista. Totes les correccions realitzades s'han d'acordar i certificar amb les signatures de les persones autoritzades. Si les lectures coincideixen, es registren per al torn actual a l'inici del treball. Aquestes dades s'han d'acreditar amb les signatures de l'administrador de guàrdia i del caixer. La línia 15 indica els imports que s'han inscritxecs retornats pels clients. La informació per a això s'ha extret de l'acte corresponent. La mateixa columna indica el nombre de xecs zero impresos durant el torn. Al final de la jornada laboral, l'operador genera un informe final del torn i lliura amb ell els ingressos rebuts. Això crea una comanda entrant. Després de fer les lectures del comptador, es comprova l'import real dels rebuts, es fa l'entrada corresponent al diari. Es confirma amb les signatures del cap (administrador de servei), caixer superior i caixer. En cas de discrepàncies entre els imports indicats a la cinta de control i l'import dels ingressos, s'identifica el motiu de la diferència. Els excedents o mancances detectades es registren a les línies corresponents de la revista.

Dades sobre les lectures del comptador de KKM i els ingressos

S'utilitzen per generar un informe resum per al torn actual. Aquestes dades actuen com a annex a la declaració del caixer, recopilada diàriament. Les dades sobre indicacions i ingressos es formen en un sol exemplar. Juntament amb les ordres de despeses i rebuts, certificats-informes de caixers, es transfereixen al departament de comptabilitat de l'empresa fins al següent torn. La mostra de documents d'efectiu, d'acord amb les lectures del comptador, a l'inici i al final de la jornada laboral de cada caixa registradora inclou el càlcul dels ingressos. Paral·lelament, entre altres coses, s'indica la seva distribució per departaments. Aquest últim ha de ser confirmat per les signatures dels responsables. Al final de la taula completada, els resultats es mostren segons les lectures dels comptadors de totes les caixes registradores iels ingressos de l'empresa també es resumeixen amb la distribució de fons per departaments. D'acord amb les actes, s'indica l'import total de diners que es va emetre als clients en els xecs que van retornar. Aquesta quantitat redueix els ingressos totals de l'empresa. La informació ha d'estar signada pel caixer principal i el cap de l'empresa.

Recomanacions per omplir

A l'hora d'elaborar documents d'efectiu, s'ha de seguir el procediment que estableixen els actes legislatius i altres normatius. A més, hi ha diverses regles bastant senzilles, el compliment de les quals evitarà imprecisions a l'hora d'omplir la documentació:

1. L'import en paraules ha d'anar sempre en majúscula. En aquest cas, es permet escriure cèntims en números. Per exemple: divuit mil rubles 10 copecs.
2. La paperassa es pot omplir a mà o amb mitjans tècnics (un ordinador, per exemple).
3. Els actes normatius permeten l'ajustament de la informació en els documents d'efectiu. Tanmateix, cal complir una sèrie de requisits. Una entrada incorrecta s'ha de ratllar amb cura amb una línia. La informació correcta s'indica al costat o (si és possible) a sobre. Aquí també hauríeu de fer un postíndic: "Creu corregit", "Tatxat no és vàlid" o "Veritat". Al costat d'aquesta entrada s'ha de signar el cap. comptable i cap de l'organització (o empresari individual).
4. Si hi ha taques, esborrats, taques amb un "traç" i altres mètodes de correcció similars, el document es considera no vàlid.

Normes addicionals

L'emmagatzematge de documents en efectiu, d'acord amb la legislació aplicable, es duu a terme durant 5 anys. El còmput d'aquest període s'inicia l'1 de gener de l'any següent al període d'acabament de les tasques d'oficina. Aquesta norma es considera general. S'ha establert un procediment especial per a les declaracions de nòmines. Si els empleats no tenen comptes personals, aquests documents es conservaran a l'empresa durant 75 anys. Transcorregut aquest termini, tota la documentació podrà ser traslladada a l'arxiu o destruïda si no hi ha casos judicials, desacords o controvèrsies. Quan es treballa amb papers, s'han de seguir les regles següents:

1. La formació de documents en grapes s'ha de dur a terme per cada dia com a màxim el següent dia laborable o el primer dia lliure.
2. Abans de traslladar els papers a l'arxiu, cal fer-ne l'inventari.
3. El control de la formació de casos el porta a terme un caixer o el responsable directe de l'empresa.
4. En el procés de creació d'una grapa, els documents es recullen en ordre ascendent dels números de compte (primer per dèbit i després per crèdit).

La responsabilitat de la seguretat dels documents d'efectiu recau en el cap de l'empresa. En cas d'incompliment de les normes anteriors, es pot aplicar una sanció administrativa en forma de sanció pecuniària al infractor. L'import de la multa es fixa d'acord amb la llei.

Conclusió

MantenirLa documentació en efectiu es considera una feina bastant responsable. L'ompliment de la documentació ha de ser abordat amb tota responsabilitat. Els documents d'efectiu s'utilitzen quan es resumeixen diverses dades, informes i comptabilitat. En aquest sentit, els errors comesos en les etapes inicials de la liquidació de les operacions poden provocar greus distorsions en els documents finals. Un empleat designat per a la posició responsable del processament de documents en efectiu ha de tenir coneixements i experiència rellevants. Cal recordar que tots els papers que omple l'operador són revisats per alts càrrecs i aprovats pel responsable de l'empresa. Cal prestar especial atenció al registre dels documents. Les entrades en revistes i llibres s'han de fer puntualment d'acord amb les normes. Com que els documents d'efectiu s'utilitzen en l'elaboració d'informes, totes les correccions que s'hi realitzen es realitzen estrictament en un ordre determinat. Si no es compleixen les normes establertes, els papers perden la seva validesa i la informació que hi conté no pot ser utilitzada per l'empresa en tasques posteriors de gestió.