Condicions i període d'emmagatzematge dels documents primaris en comptabilitat

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Com mostra la pràctica, en gairebé qualsevol empresa domèstica moderna, la major quantitat de documentació es genera per la comptabilitat. Per descomptat, això és comprensible: és en aquest departament on treballen amb diners, i cadascuna d'aquestes operacions s'ha de fixar oficialment en paper. A més, el terme per emmagatzemar documents primaris en una organització està establert legalment, el que significa que no funcionarà així per desfer-se dels "trossos de paper", haureu d'emmagatzemar-los almenys durant uns quants anys i només llavors destruir-los. Per cert, el procés de desfer-se dels residus de paper tampoc no és fàcil, té una sèrie de característiques específiques. Sobre tot això, més enllà.

Documents, documents…

Si doneu estadístiques sobre la quantitat de documentació produïda, resulta que en gairebé totes les empreses domèstiques modernes, la comptabilitat és la font del 80-90% dels documents en paper. No només cal mantenir-los. Les restriccions determinen no només quin és el període d'emmagatzematge mínim correcte per als documents comptables primaris (normalment varia dede cinc anys a una dècada), però també les condicions en què haurien de trobar-se aquests objectes. Al mateix temps, cal recordar que hi ha una divisió en documentació per a l'emmagatzematge temporal i permanent.

No obstant això, com demostra la pràctica, no tots els directius de les empreses estan interessats a entendre les complexitats dels termes d'emmagatzematge dels documents primaris. Per estalviar-vos un mal de cap, podeu utilitzar els serveis d'empreses d'arxiu especialitzades. En una empresa així, saben exactament quin tipus de documents s'han d'emmagatzemar durant quant de temps, en quines condicions, sota quines normes. A més, aquesta organització té la capacitat tècnica per destruir els documents encarregats de l'emmagatzematge quan expiren els terminis. És realment convenient, però costa diners. Si voleu estalviar diners, haureu d'assignar una sala especial per a l'arxiu i entendre quin és el període legal per emmagatzemar els documents comptables principals en una organització.

Vull - no vull

El problema, per cert, no sorgeix de zero. Les lleis actuals estableixen els termes d'emmagatzematge dels documents comptables primaris, i dins de qualsevol empresa s'han de respectar. De la legislació es desprèn que qualsevol persona jurídica operativa té l'obligació de conservar la documentació. Això vol dir que la forma d'activitat no importa: si es tracta d'un empresari privat que fa negocis sol o d'una gran preocupació, encara heu d'atendre l'emmagatzematge d'estats financers i altra documentació. És important estudiar la llei perEls terminis establerts per a l'emmagatzematge de documents primaris electrònics, en paper, de manera que en cas de conflicte amb el contractista o durant la verificació per part de l'autoritat de control, no es trobi en una posició incòmode. A més, l'incompliment dels intervals de temps legals pot provocar una multa considerable durant la inspecció. La legislació vigent conté una normativa que regula el període mínim d'emmagatzematge dels documents comptables primaris. És important que els negocis siguin segurs, i fer negocis al nostre país es distingeix per la legalitat i el compliment de les normes establertes.

La 125a llei federal, aprovada l'octubre de 2004, informa sobre el període d'emmagatzematge dels documents electrònics primaris, els documents en paper. D'acord amb el nom, es dedica als arxius i al correcte funcionament dels negocis. És en aquest document oficial que es consideren les característiques d'emmagatzematge de documents oficials produïts pel departament de comptabilitat. Aquí podeu trobar ambdues funcions que us permeten distingir entre documentació d'emmagatzematge temporal i permanent, així com termes específics per a un tipus de paper concret.

S'aplica a qui?

Les obligacions de complir amb els períodes mínims d'emmagatzematge dels documents principals s'assignen a:

• governs locals;
• agències governamentals;
• empresaris;
• empreses;
• persones fent negocis.

S'haurà de respectar la llei en relació amb la documentació d'arxiu, inclosa la relativa al personal. Sencerel període de temps especificat als documents legals ha d'estar en un lloc segur. A més de les lleis federals, les especificitats dels termes d'emmagatzematge dels documents primaris i els registres comptables es veuen afectades en una sèrie de documents reguladors que estan en vigor tant al territori del país en conjunt com a cada regió individual. Tanmateix, el document més important és la llei número 125 esmentada anteriorment, que ofereix una llista completa de la documentació que regula la durada de l'emmagatzematge dels documents comptables.

Llei número 129

L'any 1996 es va emetre una llei federal sobre les característiques de la comptabilitat. Afirma que la comptabilitat pot generar la seva documentació en paper, així com utilitzar diverses màquines-eina. Paral·lelament, l'empresa ha de fer còpies de la documentació en paper pel seu compte, de manera que tots els participants en les operacions tinguin accés a les dades sobre aquestes. Si l'autoritat reguladora sol·licita l'accés a la documentació, els representants de l'empresa estan obligats a facilitar-la. Tant els fiscals com els representants del tribunal tenen dret a fer-ho.

Creació, emmagatzematge d'acord amb els períodes d'emmagatzematge dels documents comptables primaris, la prestació a petició s'ha d'ajustar a les formes establertes a les ordenances normatives. Els documents s'han d'enviar a la persona sol·licitant en paper. Si així ho permeten les capacitats de les màquines utilitzades en el treball, si tots els participants hi estan d'acord, l'informe es pot enviar en format electrònic. També ho permeten les lleis aplicables de la nostrapaïsos.

Mantenir les regles

129a llei federal conté una menció de l'obligació de complir les condicions d'emmagatzematge dels documents comptables principals. En particular, l'article 17 esmenta que qualsevol persona jurídica ha de conservar sense f alta aquesta documentació, inclosos els registres i els informes. La durada de l'interval de temps s'estableix per les normes que regulen l'arxiu a nivell estatal. La durada d'aquest període no pot ser inferior a 5 anys.

S'estableix un període especial d'emmagatzematge dels documents primaris per a la documentació que regula la política comptable i algunes altres categories (programes utilitzats en màquines que processen informació, pla comptable de treball). Per descomptat, la durada aquí també és de cinc anys (en alguns casos aquest període es pot establir més llarg), però el període comença a comptar des del moment en què aquest document es va utilitzar per última vegada a l'empresa. El responsable d'una persona jurídica és la persona que, per llei, s'encarrega d'emmagatzemar tota la documentació requerida en el compliment dels intervals de temps. Això vol dir que qualsevol cap educat i responsable ha de conèixer el període d'emmagatzematge dels documents primaris al departament de comptabilitat si vol mantenir la situació de l'empresa sota el seu control.

Com mostra la pràctica, moltes organitzacions realitzen periòdicament un inventari de la documentació oficial, i les normatives locals estableixen persones responsables d'emmagatzemar els documents, amb qui les autoritats d'inspecció interactuen realment a l'hora de supervisar el compliment.regles d'arxiu.

Creació i emmagatzematge: tot segons les normes

A partir de la legislació vigent, els comptables poden generar tant documentació primària com documentació resumida no només en paper, sinó també en format electrònic; paral·lelament, les obligacions d'elaboració de còpies en paper s'assignen a la persona jurídica i, a petició de la persona interessada, l'òrgan d'inspecció, l'empresa està obligada a enviar documents en paper a l'adreça al més aviat possible. La recopilació i l'emmagatzematge s'han de fer en la forma que estableixen les disposicions normatives vigents.

Sobre el període d'emmagatzematge dels documents primaris al departament de comptabilitat, l'ordre d'aquest procés, indica la llista de documentació que considera els papers de gestió típics que es formen en el curs del treball de qualsevol empresa. Aquestes es van establir l'any 2010 en un document aprovat pel Ministeri d'Hisenda i els Arxius Federals. A més, cal tenir en compte els requisits del Codi Tributari, que regula que cada ciutadà del nostre país és responsable de portar els registres comptables durant quatre anys. Això s'aplica als documents relacionats amb la comptabilització de les despeses, els ingressos i també la confirmació del pagament d'impostos.

Sigues intel·ligent amb les coses

La correcta organització del procés d'acord amb les condicions d'emmagatzematge dels documents comptables primaris implica un enfocament professional, la implicació del personal responsable de la documentació comptable, el tractament de la informació d'arxiu sobre l'organització del propi procés de treball. Actualment gairebé no hi ha placesformació especialitzada en arxiu, per la qual cosa sovint és difícil trobar un especialista de veritable qualitat. D' altra banda, la legislació progressiva exigeix que s'observin els períodes de conservació dels documents comptables primaris, en cas contrari es pot fer front a multes categòricament desagradables. La millor opció per a un flux documental prou voluminós és crear un departament responsable de l'emmagatzematge d'arxius en el personal de l'empresa i garantir la formació regular del personal responsable de la documentació amb recursos interns. Això mantindrà sota control les innovacions establertes a les lleis i complirà amb tots els requisits.

Una opció alternativa que també et permet tenir en compte el període d'emmagatzematge dels documents primaris i complir-lo en les teves activitats laborals és la col·laboració amb un intermediari que assumeix les obligacions de conservació dels papers del client. No obstant això, escollir una empresa d'arxiu per a tu mateix tampoc no és una tasca fàcil. Cal analitzar acuradament totes les opcions disponibles per donar preferència a una empresa fiable i no preocupar-se que es tanqui i l'edifici es cremi.

Característiques per emmagatzemar alguns tipus de documentació

Tal com es desprèn de la legislació vigent, la documentació primària, així com els registres, informes i balanços, s'ha de traslladar a l'arxiu. Totes aquestes categories de documentació oficial, fins que no siguin enviades a l'arxiu, s'han de conservar a les dependències comptables, mentre que la persona jurídicaestà obligat a donar totes les condicions per a la seguretat dels papers: s'han de tancar els armaris, s'han de respectar les mesures de seguretat contra incendis i altres. Dins de l'empresa, es designa una persona responsable de la seguretat de la documentació mitjançant un document especial.

Si l'empresa utilitza formularis de denúncia estrictes, per llei aquests documents s'han de guardar en una caixa forta o un armari especial, una sala que estigui tancada i garanteixi la seguretat de la documentació. La documentació principal del període de temps actual, processada manualment, s'ha de recollir cronològicament en registres, que després s'envien a l'arxiu per a l'emmagatzematge permanent.

Què més cal mirar?

Quan s'emmagatzemen extractes bancaris, ordres d'efectiu i informes anticipats, tota la documentació s'ha de conservar cronològicament i lligada per a un emmagatzematge sistemàtic conjunt. Algunes categories específiques de documents (informes de torns, ordres de treball) es poden emmagatzemar sense vincular, però arxivar-se en carpetes perquè res es perdi o s'utilitzi amb finalitats deshonestes.

La seguretat de la documentació, així com el seu enviament puntual a l'arxiu, és principalment responsabilitat del comptable en cap, tot i que, si cal, la normativa local pot incloure la delegació d'autoritats a una altra persona. L'emissió de documentació principal, informes i balanços només és possible en alguns casos si hi ha una ordre oficial del comptable en cap. En general, les divisions estructurals no tenen accés als documents comptables. És possible la confiscació de la documentaciónomés si hi ha una sol·licitud especialitzada de les agències d'investigació, el tribunal o altres autoritats que tinguin les competències corresponents en virtut de la llei. En aquest cas, cal aportar una resolució oficial redactada d'acord amb la llei. En el moment de la retirada, cal redactar un protocol, una de les còpies del qual es trasllada al representant de l'organització contra signatura.

El període d'emmagatzematge dels documents principals es mostra a la taula següent.

Característiques del flux de treball

El terme "flux de documents" s'aplica a un conjunt de factors associats al moviment de la documentació des del moment en què es va crear el document fins a la seva transferència al negoci arxivístic. L'elaboració d'un calendari és responsabilitat del cap comptable, encara que en algunes empreses es delega a un especialista en gestió documental. Tanmateix, com mostra la pràctica, el més correcte és la inclusió d'aquest calendari a la política comptable de l'organització, que després s'aprova mitjançant una ordre emesa especialment signada pel funcionari en cap de l'empresa..

Amb l'ajuda del calendari, podeu harmonitzar els processos organitzatius i simplificar la tasca de planificació a l'empresa. El calendari de flux de treball per a la documentació principal és una llista d'intèrprets, els intervals de temps en què s'han d'enviar els documents al departament de comptabilitat i el període de temps durant el qual els comptables els processen. Assegureu-vos de descriure els períodes d'informe, inclosos els balanços. Sovint, la política comptable conté la regulació dels períodes d'emmagatzematge dels documents primaris, i aquest període oequiparat a l'establert per la llei, o superior si ho requereixen les especificitats de l'activitat de l'empresa. Quan es presenta la memòria de l'any, la documentació s'elabora de la manera prescrita i es trasllada a l'arxiu. Al mateix temps, es té en compte que en el futur pot ser necessari extreure dades útils del volum transferit per a l'emmagatzematge. Per a això, s'acostuma a dividir els casos en carpetes, mentre que l'agrupació s'explica pel contingut. Assegureu-vos d'assignar un títol rellevant a cada carpeta.

Funcions d'emmagatzematge de la caixa

Tota la documentació generada en el curs de les activitats de l'empresa, tal com s'ha esmentat anteriorment, es divideix en la destinada a l'emmagatzematge temporal i la permanent. En el trasllat de papers a l'arxiu, cal lliurar cadascuna d'aquestes categories per separat, sense barrejar papers oficials a les mateixes carpetes. En aquest cas, les còpies s'han de conservar separades dels originals. A més, en carpetes separades, hauràs d'ordenar la documentació que mostri informes, plans per a l'any i per trimestres, per mesos. Un fitxer ha de contenir una documentació.

Per agrupar un cas, podeu utilitzar documents generats en un període (trimestre, any, mes). L'excepció són les anomenades categories transitòries, per exemple, els fitxers personals, el tancament dels quals no coincideix amb l'any natural. Si l'expedient conté documentació generada durant diversos mesos, cal separar cada mes dels altres amb un full especial, fixant-hi en quin període documenta el bloc següent. En aquest cas, es permet agrupar fins a 250 fulls en un sol cas. El gruix de la carpeta pot ser de 4 cm o menys.

Què més cal mirar?

Tal com es desprèn de les normes d'arxivament, si la documentació té annexos, aquests (independentment del moment exacte en què es van compilar) s'han d'adjuntar a la documentació que acompanyen. En general, la seqüència per a l'arxiu de la documentació comptable és molt important, per la qual cosa s'ha de respectar estrictament. Per regla general, primer es publiquen els extractes, després les notes explicatives i després el balanç, complementat amb els documents adjunts.

A l'hora d'organitzar l'emmagatzematge dels comptes personals dels empleats de l'empresa, cal assignar-hi un cas a part, en el qual la documentació s'estableix per any amb una cronologia estricta. La correspondència anual es forma en carpetes indicant l'any natural i també es sistematitza d'acord amb les dates. Cada sol·licitud ha d'anar seguida d'una resposta.

Algunes funcions

Els terminis de retenció prescrits en el Codi Tributari poden diferir dels especificats a les lleis que regulen les activitats de comptabilitat. Quan s'observa aquesta discrepància, es recomana, en primer lloc, observar el període de temps més llarg; això permetrà, si cal, consultar la documentació, utilitzar-la, fins i tot si, segons una de les normes vigents, el termini ja ha caducat. A més, els inspectors no tindran res de què queixar-se. També cal recordar una llista especial publicada l'any 2000 que indica la durada de l'emmagatzematgealguns grups de documentació específics. Aquesta llista s'actualitza i es complementa periòdicament, de manera que el comptable en cap de l'empresa i el departament responsable de la gestió documental han de seguir la informació actualitzada.

Si s'han incomplert les condicions d'emmagatzematge, la responsabilitat recau en el cap de l'empresa, malgrat que la qüestió de la seguretat és principalment responsabilitat del cap de comptabilitat. Si s'incompleix l'ordre, la durada de l'emmagatzematge, l'empresa serà multada. Per a un funcionari, el càstig sol oscil·lar entre dos i tres mil rubles. Però si no es conserva la documentació principal, poden ser castigats amb una multa de cinc mil rubles o més.