Llista de documents comptables principals i normes per a la seva execució

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

A l'empresa es fan moltes operacions diàriament. Els comptables emeten factures a les contraparts i els envien diners, calculen sous, sancions, calculen amortitzacions, elaboren informes, etc. Cada dia s'emeten desenes de documents de diversa índole: administratius, executius, primaris. L'últim grup és de gran importància per a les activitats de l'empresa.

Què són els "documents principals"?

Cada esdeveniment de la vida econòmica de l'organització s'ha de confirmar mitjançant paper. Es forma en el moment de l'operació o immediatament després de la seva finalització. L'elaboració de publicacions, la presentació d'informes es realitza sobre la base de la informació especificada als documents comptables primaris de comptabilitat. La seva llista és gran. En l'article analitzarem els principals, els més utilitzatsdocuments.

Per què necessitem una primària?

La documentació principal és un element integral de la comptabilitat. Com s'ha esmentat anteriorment, es forma en el moment de la transacció o immediatament després de la finalització de la transacció i és una prova de la realitat d'un o altre fet de la vida econòmica de l'empresa.

La llista de documents comptables principals d'una transacció pot incloure:

1. Contracte.
2. Compte.
3. Rebut d'efectiu o un altre document de pagament.
4. Carta de port.
5. Acte de finalització.

Detalls obligatoris

Actualment, hi ha formes unificades de documents comptables primaris. S'utilitzen per reflectir informació sobre diferents operacions, respectivament, la llista de columnes en elles és diferent. Mentrestant, tots els documents principals contenen detalls obligatoris uniformes. Entre ells:

1. Nom de l'empresa.
2. Nom del document (per exemple, "Val d'efectiu").
3. Data de formació.
4. Contingut de l'operació sobre la qual s'elabora el document. Per exemple, en emplenar una factura, la columna corresponent pot indicar "Transferència de materials per a la seva tramitació".
5. Diners i indicadors naturals. Els primers s'utilitzen per reflectir el cost, els segons - quantitats, pesos, etc.
6. Càrrecs dels empleats responsables ("cap comptable", "botiguer", etc.).
7. Firmatures de les persones implicades en la transacció.

Moment important

El document principal que conté tots els detalls requerits té força legal.

Tingueu en compte que els documents correctament executats es poden utilitzar en procediments judicials com a prova de la validesa (o invalidesa) de les reclamacions. Molts documents són elaborats per contractistes. Cal comprovar acuradament la correcció del registre i en cap cas posar signatures per als proveïdors (contractistes, etc.) si no ho han fet.

La documentació principal s'ha de conservar amb cura.

Necessito un segell principal?

A la pràctica, moltes contraparts fan reclamacions sobre la seva absència al formulari TTN i alguns altres documents. Recordem que des de l'any 2015, la majoria d'organitzacions estan exemptes de l'obligació de disposar de segell. Aquestes empreses poden utilitzar-lo a la seva discreció. Si és així, la informació sobre la seva presència s'ha d'escriure a la política comptable.

En el cas que la contrapart insisteixi a utilitzar el segell en registrar la primària, i l'empresa tingui dret a no basar-lo en una base legal, s'ha d'enviar a la contrapart una notificació escrita amb enllaços a la normativa que ho regula. problema.

Acord

Si la contrapart és un soci a llarg termini, és molt possible concloure un acord per a diverses transaccions. En aquest cas, és important definir clarament els terminis per al compliment de les obligacions, la seqüència i el procediment de càlcul i altres matisos. El contracte es pot redactar per a la venda de béns, la prestació de serveiso treballs de producció. Val a dir que el dret civil també permet la celebració oral d'un acord. Tanmateix, a les activitats empresarials, per regla general, s'utilitzen formes de contracte escrites.

Factura

En aquest document, el proveïdor indica l'import a transferir a la contrapart per béns, serveis o obres. Quan es fa un pagament, de manera predeterminada, se suposa que el subjecte està d'acord amb la transacció.

La factura ha d'estar present:

1. Nom del document.
2. Nom dels serveis (béns, obres) pels quals s'ha fet el pagament.
3. Cost.
4. Import total.
5. Detalls per al pagament.

Actualment, tota la llista de documents comptables es troba al programa 1C, de manera que es processen automàticament.

Tingueu en compte que la factura té poc valor per a les autoritats reguladores. En ella, el venedor fixa el preu establert. Des de la posició d'un comptable, una factura és el document principal més important a partir del qual es formen els assentaments comptables.

La factura actua com un tipus de factura. Aquest document conté una línia especial per especificar els imports de l'IVA.

Documentació de pagament

Pots confirmar el fet del pagament mitjançant un rebut en efectiu o un altre document similar. El pagament confirma el fet del pagament pel subministrament de productes, serveis, treball. El tipus específic de document es selecciona en funció del mètodepagament: efectiu o transferència bancària.

Un dels documents de liquidació més populars és una ordre de pagament. És una ordre del titular del compte perquè el banc transfereixi fons al compte especificat. El document es pot utilitzar per pagar serveis, béns, pagar una bestreta, pagar un préstec, etc.

En cas de deduccions al pressupost, s'omple el camp 22 "Codi". A l'ordre de pagament, aquesta columna indica l'UIN (identificador únic). Gràcies a ell, l'autoritat fiscal reconeix el pagador.

El camp "Codi" de l'ordre de pagament es pot omplir de diferents maneres. Depèn de com l'entitat compleix exactament la seva obligació amb el pressupost: voluntàriament o a petició de l'autoritat reguladora.

Carta de port

El formulari TTN l'elabora el remitent. El coneixement d'embarcament és la base per a la transferència de la mercaderia al destinatari. El document està redactat en 4 exemplars. Segons el TTN, el venedor té en compte la venda i el comprador rep el lliurament de la mercaderia.

Tingueu en compte que el TTN s'elabora en el transport de mercaderies per forces pròpies de l'empresa. Si el transport el realitza una empresa de tercers, s'emet un formulari 1-T.

Un altre punt important: la informació de la TTN ha de coincidir amb la de la factura.

Acte de treball completat

Aquest document s'elabora entre el client i el proveïdor. L'acte és una confirmació de l'execució de l'obra, la prestació de serveis a un cost pactat en els termes establerts per l'acord. En poques paraules, aixòinforme del contractista al client.

En l'actualitat, no s'ha aprovat una forma unificada de l'acte. L'empresa té dret a desenvolupar un formulari per si mateixa i a corregir-lo a la política comptable.

Els detalls principals de l'acte són:

1. Nombre i data d'inscripció als registres comptables.
2. Data de compilació.
3. Detalls del contracte d'acord amb el qual es constitueix l'acte.
4. Termini, volum, cost del treball.
5. Detalls del compte que cal pagar.
6. Nom del client i del contractista.
7. Firmes de les parts de la transacció.

L'acta es redacta sempre en dues còpies.

Formulari M-15

Aquesta abreviatura s'utilitza per referir-se a una factura per emissió de mercaderies sortints. Cal tenir en compte que aquest document no és obligatori, però sovint és utilitzat per les empreses.

S'emet una factura per alliberament de materials al costat si és necessari transferir objectes de valor des de l'oficina principal (central) a divisions remotes o altres empreses (si hi ha un acord especial).

Normes del formulari M-15

A la primera part del document, s'adjunta un número, d'acord amb el flux de documents de l'empresa. Aquí també heu d'indicar el nom complet de l'empresa i OKPO.

La primera taula reflecteix la data del document, el codi de transacció (si s'utilitza el sistema corresponent), el nom de la unitat estructural, l'àmbit d'activitat de l'empresa que emet la factura.

De la mateixa maneras'indica la informació sobre el destinatari i el responsable del lliurament. El següent és un enllaç al document d'acord amb el qual s'emet la factura. Pot ser un contracte, una comanda, etc.

A la taula principal, les columnes 1 i 2 indiquen el subcompte de comptabilitat i el codi de comptabilitat analític per a tots els materials que s'han de cancel·lar.

A continuació, s'introdueixen les dades següents a les columnes 3-15:

• nom dels materials amb característiques individuals, marca, mida, grau;
• número d'estoc (si no hi és, la cel·la no està emplenada);
• codi d'unitat;
• nom de la unitat de mesura;
• quantitat de mercaderies transferides;
• informació sobre els objectes reals alliberats del magatzem (que l'ha d'omplir el botiguer);
• cost total dels materials;
• preu sense IVA;
• import assignat d'IVA;
• cost total amb IVA inclòs;
• número d'inventari de material;
• número de passaport (si està disponible);
• número de registre segons la targeta de compte.

La factura està signada pel comptable, l'empleat responsable de l'alliberament dels objectes de valor del magatzem i el destinatari.

Informes avançats a "1C"

La formació de documents d'informes és una de les accions més habituals d'un comptable. Moltes liquidacions realitzades en efectiu es realitzen mitjançant documents anticipats. Aquests inclouen despeses de viatge, compres de la llar, etc.

Sovint, els empleats de l'empresa reben fons de la caixa per a les despeses de la llar. Després d'adquirir els objectes de valor necessaris (per exemple, papereria), els empleats informen i proporcionen documents de suport al departament de comptabilitat.

El comptable, al seu torn, ha de registrar totes les despeses al sistema comptable. Podeu obrir "Informes anticipats" a "1C" a la secció "Banc i caixa", subsecció "Caixer". La introducció d'un nou document es fa mitjançant el botó "Crea".

A la part superior del formulari s'indiquen:

1. Nom de l'empresa.
2. Magatzem on s'abonaran els objectes de valor recentment rebuts.
3. L'empleat informa dels fons rebuts a partir de l'informe.

El document conté 5 adreces d'interès. A la secció "Avances", seleccioneu el document pel qual s'han emès els fons:

1. Document de diners.
2. Comanda en efectiu de despeses.
3. Dèbit del compte.

Si s'han comprat béns amb els fons emesos, es reflecteixen a la pestanya amb el mateix nom. A la secció "Contenidor", indiqueu informació sobre l'envàs retornable (per exemple, ampolles d'aigua). La pestanya "Pagament" reflecteix informació sobre els diners en efectiu pagats als proveïdors per la compra d'un objecte o emesos per a un lliurament proper.

A l'apartat "Altres" s'indiquen les dades de despeses de viatge: vigues, despeses de combustible, bitllets, etc.

Formulari "universal"

A la llista de documents comptables principals hi ha un document que es pot utilitzar en diverses situacions. S'utilitza en la formació tant de comptabilitat comdeclaració fiscal. Es tracta de comptabilitat. El formulari és necessari, si cal, per corregir l'error comès. A més, el document és obligatori quan es realitzen operacions que requereixen explicacions, reflexió del càlcul, confirmació de transaccions, si no hi ha altres papers.

Matisos

Val la pena dir que una empresa té dret a confirmar la realització de transaccions que no requereixen l'execució de formularis estàndard (estàndards, unificats), no amb l'ajuda d'un certificat, sinó mitjançant una comptabilitat primària desenvolupada de manera independent. documents. La seva llista, però, s'hauria de fixar a la política financera de l'empresa.

Normes per compilar un certificat

No s'ha aprovat cap formulari unificat per a aquest document. En conseqüència, els especialistes poden compilar-lo de forma gratuïta o utilitzar plantilles desenvolupades a l'empresa. Entre la informació obligatòria que ha de contenir el certificat, cal destacar:

1. Informació sobre l'empresa.
2. Data i motius de la compilació.
3. Documents comptables principals i registres comptables, als quals s'adjunta un certificat.
4. Firma de l'empleat responsable.

Podeu escriure en un full normal A4 blanc o amb capçalera de l'empresa.

Quan compileu, heu de tenir molta cura de no cometre errors. Com més detallada sigui la referència, menys preguntes addicionals tenen els inspectors.

El document, per descomptat, hauria de contenir només informació fiable. Si, durantS'identificaran les f altes d'ortografia, és més recomanable tornar a elaborar un certificat.

Funcions d'emmagatzematge

Tot el que es refereix als documents comptables primaris s'ha de conservar a l'empresa durant almenys 5 anys. El càlcul d'aquest període comença a partir de la data de finalització del període d'informe en què es van emetre els documents.

Extra

Primary es pot emetre en paper o en format electrònic. Recentment, cada cop més empreses prefereixen la gestió electrònica de documents. Això és comprensible: es necessita molt menys temps per processar i enviar documents.

Els documents electrònics s'han de certificar mitjançant una signatura digital (millorada o regular - per acord entre les contraparts).

Responsabilitat

La documentació principal és l'element més important de la vida empresarial d'una empresa. En la seva absència, l'empresa s'enfrontarà a greus sancions per part de les autoritats reguladores. També s'imposaran sancions en cas de detecció d'errors a la documentació principal, informació inexacta.

La infracció de la normativa està sancionada no només pel Codi Tributari, sinó també pel Codi d'Infraccions Administratives. Si hi ha motius, els autors també poden ser processats.

Conclusió

En el treball d'una empresa es poden utilitzar diversos documents. Al mateix temps, alguns d'ells poden tenir una forma unificada i alguns poden ser desenvolupats de manera independent per l'empresa. Independentment d'això, però, tots els detalls requerits han d'estar presents als documents.

Algunes empreses practiquen l'ús de documents combinats. DiscursEstem parlant de formularis unificats, complementats d'acord amb les especificitats de les activitats de l'organització.

És important reflectir els tipus de documentació principal seleccionats a la política comptable de l'empresa. En el transcurs de les activitats de l'empresa pot sorgir la necessitat de nous documents. Si són desenvolupats per l'empresa, s'han d'esmentar a la política comptable.

Tingueu en compte que la contrapart també pot desenvolupar de manera independent determinades formes de valors. Cal indicar a la política financera que l'empresa accepta aquests documents de les contraparts.

Per registrar moltes transaccions, és possible que les organitzacions no utilitzin formes unificades de documentació principal. Tanmateix, si parlem de transaccions en efectiu, s'executen exclusivament mitjançant ordres aprovades i altres documents de pagament.