Descripció del lloc de treball d'un cap d'oficina amb funcions de secretaria: característiques i requisits

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Fins i tot amb una plantilla reduïda, que inclou només el cap de l'empresa i els seus empleats, es necessita un empleat responsable que sigui una força organitzadora capaç de dirigir i controlar el procés de treball: aquesta és la idea que determina el text. de la descripció de la feina del cap d'oficina.

Aquesta posició requereix que el sol·licitant tingui un conjunt d'habilitats específiques i una educació rellevant, així com la capacitat d'interactuar amb la gent. Tanmateix, la llista de requisits no es limita a això.

Descripció de la feina

Ja en la fase de sol·licitud d'una plaça, un candidat pot familiaritzar-se amb l'acte normatiu que regula els seus drets, deures i responsabilitats a l'empresa. Aquest document s'anomena descripció de la feina. Consta de cinc seccions principals:

1. Disposicions generals. Contenen tota la informació organitzativa: el nom de l'empresa, el càrrec ocupat i la unitat estructural a la qual pertany. També s'indica la subordinació, el procediment per cobrir un lloc i l'acomiadament, així com els requisits per a la formació iqualificacions.
2. Responsabilitats. Aquesta secció ofereix una llista de les responsabilitats de l'empleat, així com maneres d'implementar-les.
3. Els drets d'un empleat, és a dir, totes les oportunitats addicionals que contribueixen al compliment efectiu de les funcions.
4. Responsabilitat. D'acord amb aquesta secció, la direcció pren decisions sobre l'avaluació del rendiment, la promoció o la sanció.
5. Relacions. Aquesta secció regula totes les comunicacions amb les divisions externes i internes que un empleat pugui tenir en el curs de l'exercici de les seves funcions.

Principis per redactar una descripció de feina

La base normativa per a l'elaboració d'aquests documents és el Directori de qualificacions per als càrrecs de directius, especialistes i altres empleats (1998). Durant el seu desenvolupament, es va prestar molta atenció a la descripció del lloc i a les condicions perquè l'empleat compleixi les seves funcions. Els detalls del treball s'inclouen al títol del document, per exemple, "Descripció del lloc de treball del secretari" (director d'oficina o comptable en cap).

A més, si hi ha dues posicions amb el mateix títol però amb tasques diferents, s'han de preparar documents diferents per reflectir aquestes diferències. Les descripcions de llocs de treball del cap d'oficina de l'oficial de personal tenen certes diferències respecte a la mateixa normativa per al secretari.

Requisits per a un director d'oficina

Un candidat al càrrec d'una manera o altra haurà de gestionar persones. Això pot ser només un parell de persones en una petita empresa o tot el personal administratiu d'una gran empresa. Naturalment,el sol·licitant ha de ser un usuari d'ordinador segur i poder treballar amb altres equips d'oficina (escàner, impressora o fax). Un gerent d'oficina és sovint un representant d'una empresa, de manera que un bon discurs i la capacitat de redactar cartes comercials són un requisit previ. Molt sovint, les empreses requereixen que aquests empleats coneguin els fonaments del treball d'oficina i les lleis laborals. El coneixement d'almenys una llengua estrangera encara és una habilitat desitjable, però quan sol·liciteu una gran empresa, aquest ja és un dels requisits obligatoris.

En alguns casos, el responsable de l'oficina ha de combinar les seves funcions amb les d' altres empleats. Això comporta un augment de les habilitats requerides. Per tant, un director d'oficina amb les funcions de comptable ha de tenir l'educació adequada i els seus programes especials.

Responsabilitats principals

La descripció de feina típica d'un cap d'oficina amb funcions de secretaria inclou els elements següents:

• manejar el correu, tant entrant com sortint; la seva redistribució dins de l'empresa;
• control sobre el moment del compliment de les obligacions derivades de contractes i acords;
• fer trucades sortints i rebre trucades entrants;
• treballar amb clients i representants d'empreses associades;
• control de la disponibilitat de material de paper necessari;
• mantenir l'equip d'oficina en condicions de treball i trucar als especialistes en cas d'avaria;
• distribució del temps dins l'horari laboral (en algunscasos i per al líder);
• organització d'esdeveniments necessaris (reunions, conferències, viatges de negocis, festes corporatives);
• minuts de reunions;
• actualitzant i afegint contingut nou al lloc web corporatiu.

Aquesta llista inclou només els requisits bàsics. Es poden afegir altres elements d'acord amb les especificitats del contracte de treball que s'està celebrant. La descripció de la feina d'un cap d'oficina amb les funcions d'un oficial de personal, per exemple, indica a l'empleat que mantingui i proporcioni tota la documentació d'informes de manera oportuna o que substitueixi el cap del departament de personal en cas d'absència..

Responsabilitats addicionals

A més de les funcions bàsiques, la descripció de la feina d'un cap d'oficina conté una llista de diferents tasques que poden variar en funció de les activitats de l'empresa. Es pot ordenar a un cap d'oficina que treballi amb autoritats administratives, és a dir, que obtingui permís per fer negocis, obrir una sucursal d'una empresa o filial, etc.

Una de les tasques més responsables és la gestió real de l'empresa en absència del seu director. Per descomptat, això només és possible si l'empleat s'ha consolidat com una persona responsable i fiable en qui es pot confiar. A més, la descripció de la feina d'un director d'oficina sovint conté una clàusula sobre la necessitat d'emetre un poder general. Aquest document pot serrequereix, per exemple, rebre correus de gran importància.

Requisits informals

Les grans empreses acostumen a permetre que els candidats a aquesta posició es familiaritzin amb una descripció de la feina de cap d'oficina de mostra per endavant perquè coneguin completament la llista de requisits i responsabilitats.

Però fins i tot amb aquests poders, el sol·licitant ha d'entendre que segueix sent un dels molts empleats de l'empresa. En aquest sentit, no s'ha d'oblidar el que no s'explica a la descripció del lloc de treball. Un responsable d'oficina amb funcions de secretari ha de ser una persona sensible al temps per poder distribuir-lo segons sigui necessari.

Tasques de flux de treball

El requisit més important per al seu treball és l'eficiència, de manera que una persona que ocupa aquest càrrec està obligada a gastar econòmicament els materials d'oficina, controlar la quantitat d'electricitat consumida.

Per a la resta d'empleats de l'empresa, el responsable de l'oficina és gairebé igual que el cap. Per això, ha de garantir que les condicions de treball compleixin les normes sanitàries i de seguretat acceptades. Finalment, en el compliment de les seves funcions directes, el responsable de l'oficina té accés a la documentació secreta, per la qual cosa un dels requisits és la signatura d'un acord de no divulgació de secrets comercials o qualsevol altra informació que pugui perjudicar la posició de l'empresa en el mercat.

Oficina dreta-gerent

Per descomptat, l'acompliment d'una sèrie de deures permet a l'empleat gaudir de drets especials. També s'especifiquen a la descripció del lloc de treball del cap d'oficina. L'essència d'alguns d'ells, com ara la possibilitat d'accedir a la informació confidencial, neix directament de la necessitat de complir amb les seves responsabilitats laborals. Altres estan associats amb privilegis de poder. Per tant, el responsable de l'oficina té dret a exigir a la resta d'empleats que corregin els errors que van cometre per negligència en els documents de producció, que estableixin la quantitat d'encoratjament per a ells o que apliquen sancions als negligents.

Sovint, el gerent d'oficina és l'enllaç entre els empleats i els executius. Aquesta posició li permet lluitar per millors condicions de treball i presentar desitjos col·lectius per millorar la qualitat del treball tant d'un únic departament com de l'empresa en el seu conjunt.

Característiques de la descripció de la feina del cap d'oficina del departament de vendes

Els directors d'oficina han estat des de fa temps indispensables a les grans i petites empreses, per la qual cosa necessiten unes habilitats especials per cobrir aquesta vacant. Un cas habitual és quan diversos directors d'oficina treballen a la mateixa empresa amb funcions especials, sobre les quals hi ha un sènior. Les seves descripcions de feina són essencialment les mateixes, però es diferencien en un conjunt addicional de funcions.

Per tant, si un cap d'oficina treballa al departament de vendes, la descripció de la seva feina pot contenir elements com ara:

• cerca nous punts de venda;
• seguiment dels canvis en l'estructura de la demanda;
• preparació de documents d'informes sobre vendes perfectes;
• treball directe amb el client per rebre comandes i el seu processament posterior;
• treballar per informar els clients sobre possibles canvis en la gamma de béns i el recàlcul de preus;
• organitzar les reunions necessàries;
• signar contractes de subministrament de béns.

Els requisits addicionals poden estar relacionats amb les característiques específiques dels productes que ofereix l'empresa. Si l'empresa participa en la compra i venda de béns immobles, les funcions d'un director d'oficina poden incloure la preparació de fullets informatius i l'execució de documents específics.

Responsabilitat del director de l'oficina

En cas d'incompliment de les seves funcions, en la comissió de delictes, inclosa la revelació de secrets comercials, o altres accions que danyin la imatge de l'empresa, el responsable de l'oficina és responsable d'acord amb les normes de l'Administració, la i codis penals. Si es va causar danys materials a l'organització, la sanció s'imposa d'acord amb les disposicions del codi laboral.