Com cosir un llibre (efectiu o ingressos) amb les teves pròpies mans

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

La correcta organització de l'emmagatzematge de la documentació comptable és una garantia de l'absència de multes per infracció de la disciplina. Els fulls sense grapat de documents importants permeten manipulacions amb papers, és a dir, falsificacions i substitucions. Per tant, l'empresari està obligat a ordenar els documents al final del període d'informe, és a dir, a pensar com grapar el llibre.

Regles de flux de documents

A part de les directrius generals que es descriuen a les instruccions de tràmits, no hi ha directrius establertes per grapar documents. Els funcionaris fiscals exigeixen que els documents financers estiguin protegits de la possibilitat de pèrdua i falsificació. No hi ha aquests requisits per a documents com ara balanços i diaris de comandes, ja que, de fet, són secundaris.

Però la documentació principal s'ha d'enquadernar. Assegureu-vos de mostrar el llibre de caixa i el llibre d'ingressos. Però, com enquadernar un llibre si la llei no prescriu les normes?

El llibre de caixa es considera una eina important en l'àmbit de la comptabilitat de fluxos d'efectiu, per la qual cosa s'ha de mantenir dins d'una estricta disciplina. El llibre de caixa està compilat en una única còpia i ha d'estar en totes les empreses, així com en particularemprenedors si treballen amb efectiu.

Preguntes generals sobre mantenir un llibre de caixa

Si l'empresa té diverses divisions, els llibres de caixa originals s'emmagatzemen al lloc de treball amb efectiu. Només es proporcionen còpies dels documents primaris a la seu central. Podeu portar un llibre de caixa:

• al programa de comptabilitat;
• en un formulari unificat electrònic o manualment.

Segons les regles de la disciplina de l'efectiu, el llibre es manté de manera incremental durant tot l'any. Els números de comanda comencen a partir d'un cada any. S'utilitza la numeració contínua. El responsable ha d'imprimir els fulls en dues còpies -per a l'informe de caixer i el llibre de caixa. Cada full ha d'anar numerat.

Si la caixa registradora es manté en un programa de comptabilitat, aquestes accions no són difícils. El programa posa automàticament la numeració de pàgines, assigna números als documents per ordre i imprimeix un full ja preparat segons un formulari unificat. Al programa, es forma la portada del llibre, que ha de contenir els atributs requerits:

• empresa OKPO;
• nom de l'empresa o nom complet IP;
• període de temps;
• nom de la subdivisió, si està disponible.

Durant quin període cosir el llibre d'efectiu

Pensant en com unir el llibre de caixa per a l'any, primer heu de decidir si cal establir un període d'aquest tipus. Depenent de la mida de la facturació, el llibre de caixa es pot graparperíodes diferents:

1. Mensual.
2. Trimestral.
3. Un cop l'any.

Això es deu a la comoditat del treball, ja que no té sentit posar-ho tot en un volum pesat si hi ha moltes operacions. L'enorme gruix convertirà l'acció "com cosir un llibre amb les vostres pròpies mans" en un treball dur. Les subtileses de treballar amb documentació s'han d'especificar a la política comptable de l'organització i a les ordres per establir la disciplina de l'efectiu.

Si l'organització va adoptar no un any, sinó un mes o un trimestre durant un període de temps, la numeració de les pàgines del llibre de caixa hauria de començar des del principi de la data de l'informe. Aquesta regla no s'aplica a la numeració de les comandes en efectiu.

Com cosir-ho tot tu mateix?

Està totalment prohibit subjectar el llibre amb cola, cinta adhesiva o grapes, només es permeten fils. Com unir un llibre de caixa correctament si es manté en un programa de comptabilitat? Cal imprimir diàriament el full de resguard i l'informe del caixer. Els fulls d'inserció constitueixen el llibre de caixa, però s'han de cosir al final del període d'informe.

Cal plegar tots els fulls en ordre, adjuntar un títol ben dissenyat a la part superior i recollir:

• iglú;
• awl;
• perforació.

Quina eina utilitzar depèn del gruix del paquet que s'està subjectant. Els fils s'utilitzen severament. Si no són prou forts, el llibre es pot trencar.

Quants forats necessiteu?

Hi ha diferents opinions sobre quants forats cal fer en un llibre. Bàsicament, si nola confiança que el fulletó serà fiable, podeu perforar 5 forats. Però no està prohibit fer 3 forats. Moltes organitzacions es conformen amb dos forats fets amb una perforadora. No obstant això, aquest disseny facilita la substitució dels fulls del llibre, de manera que els revisors no entusiasmen.

Per tant, els llençols s'han de doblegar en una pila uniforme perquè el llibre tingui un aspecte ordenat. Els forats es fan al costat esquerre de manera estrictament vertical. A continuació, s'introdueix un fil o una corda als forats dues vegades perquè les puntes estiguin al costat equivocat. Un exemple de com cosir un llibre d'efectiu es pot veure a la foto de d alt. Els extrems dels fils es lliguen amb un nus fort diverses vegades perquè tot estigui ben subjecte.

Com subjectar el que està cosit

Al programa Word o qualsevol altre equivalent, es crea un adhesiu al costat equivocat del llibre. El contingut de l'adhesiu ha de ser el següent: "en el paquet _ fulls numerats, cordons, signats i segellats". La línia següent prescriu la transcripció del càrrec i la signatura de la persona autoritzada i del comptable en cap.

L'adhesiu no ha de ser massa gran o petit. La seva mida hauria de ser suficient per tancar els nusos i part dels fils. Els extrems dels fils sobresurten una mica de sota de l'adhesiu. S'aconsella utilitzar una bona cola de papereria perquè sigui difícil canviar l'etiqueta. Després de col·locar el nombre de fulls i la signatura d'una persona autoritzada a l'adhesiu, es col·loca un segell a la part superior de manera que una part de la impressió quedi al llibre i a l'adhesiu.

Com cosir un llibre de caixa si no ho ésrealitzat en un programa de comptabilitat? El procediment serà el mateix, només hauràs de numerar cada full a mà i omplir el títol. Quan necessiteu cosir un informe de caixer, heu de recordar que no només el full amb rotacions a la caixa està numerat, sinó també totes les comandes amb sol·licituds.

Si el llibre es guarda a mà

Si el llibre de caixa es manté sense l'ajuda d'un ordinador, es compra un diari estàndard per a aquests propòsits. La qüestió de com cosir un llibre omplert manualment no es planteja, ja que la revista ja està cosida. Tots els fulls estan numerats i segellats al principi del llibre. Dins del diari hi ha un full i un informe del caixer en horitzontal. Abans d'iniciar l'enregistrament, l'informe del caixer s'arrenca i les entrades que hi figuren es dupliquen del full de resguard per a còpia de carbó. Per descomptat, l'informe del caixer l'hauràs de mostrar tu mateix.

En cas d' alta intensitat laboral del procés d'enquadernació de llibres, podeu utilitzar els serveis d'impressió. La coberta de cartró i la tapa dura donaran seguretat addicional al llibre de caixa. A més, no es podrà tallar l'enquadernació per substituir els fulls. No es pot excloure el risc de substitució del full quan el llibre és autoenquadernador. Al final, els fils es poden treure i tornar a plegar.

Necessito grapar amb la gestió electrònica de documents

Recentment, les organitzacions han començat a canviar activament a la gestió de documents electrònics per tal de reduir el paper. Hi ha una sèrie d'avantatges en la gestió de documents electrònics:

• no cal portar papers per signar;
• númhaver de gastar diners en molt paper i tòner;
• no necessiten lliurament de documents.

Però això planteja la qüestió del compliment de la disciplina en efectiu. Com cosir un llibre si s'utilitza una signatura digital? El llibre de caixa produït en el sistema de facturació electrònica no està imprès ni grapat. Hi ha mitjans tècnics per protegir el llibre de les interferències i signar digitalment.

Especialment per a autònoms

Els empresaris individuals que utilitzen el sistema fiscal simplificat han de portar un llibre d'ingressos i despeses. Aquest format comptable s'utilitza per calcular la base imposable. Per llei, els empresaris tenen prohibit canviar les dades del llibre major, ja que això pot provocar una distorsió de la base imposable.

La llei regula clarament la manera de cosir correctament el llibre d'ingressos i despeses. Hi ha una ordre especial del Ministeri d'Hisenda, que aprova les formes de comptabilitat i informes per als empresaris individuals que treballen en un sistema simplificat i una patent. L'ordre estableix que el llibre d'ingressos i despeses s'ha d'amarrar, numerar, signar i segellar, si n'hi ha.

El llibre pot ser escrit a mà o electrònic. També hi ha la possibilitat de mantenir-lo al programa de comptabilitat. Si el llibre es conserva electrònicament, a finals d'any s'imprimeix. Tots els fulls estan numerats i apilats ordenadament.i cosits junts. La pàgina de títol hauria d'anar primer.

Cal destacar que les pàgines en blanc del llibre també s'han d'imprimir i grapar en una fila comuna. Fins i tot si una organització o uns emprenedors individuals lliuraran el saldo zero i no duen a terme activitats, encara han d'imprimir i grapar el llibre. El formulari ha d'estar segellat i signat pel responsable (empresari) a l'últim full. Per fer-ho, utilitzeu un adhesiu que contingui les mateixes dades de recompte de fulls que al llibre de caixa.

Formulari de registre de patent

Si els empresaris utilitzen el sistema de patents, només necessita portar un llibre d'ingressos. Aquesta forma de comptabilitat només s'utilitza per reflectir els ingressos de les patents en el moment de la seva recepció. La qüestió de com cosir un llibre d'ingressos es pot evitar si coneixeu els principis de cosir documents estudiats anteriorment. L'ordre no és diferent. El llibre també es pot mantenir en format electrònic o manuscrit durant tot l'any. Ella hauria de:

• numerada;
• punt;
• signat i segellat pel cap.

Si un empresari individual, a més de les activitats de patents, té altres àrees de treball, paral·lelament ha de portar un llibre d'ingressos i despeses. Reflectirà totes les transaccions, excepte els ingressos per patents.