Inventari: què és? Objectius, mètodes i tipus d'inventari

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

L'inventari és un procediment especial, la finalitat principal del qual és identificar determinades infraccions en diferents empreses. Mitjançant aquest procés, és possible establir fins a quin punt són certes i precises les dades sobre els articles en estoc. Es revelen errors en el treball de diversos especialistes de l'empresa. A més, actua com un mètode determinat per controlar el treball dels empleats.

Concepte de procés

L'inventari és un mètode determinat de comptabilitat en una empresa que té funcions de control. Està dissenyat per determinar si la quantitat real de determinats béns a l'empresa correspon a la informació continguda a la documentació de l'organització.

Si es troben diversos errors o mancances durant el procés d'inventari, això es converteix en la base d'una investigació interna en relació amb els empleats financerament responsables de l'empresa.

Els problemes sorgeixen no només quan hi ha escassetat, sinó també quan hi ha un excés de valors, ja que això comporta dificultats per cobrar.amortització de deutes o préstecs. Els resultats de l'inventari són importants per a la inspecció tributària, ja que les discrepàncies greus poden ser conseqüència d'actes il·legals per part de la direcció o dels empleats de l'empresa.

Quines funcions es fan?

L'inventari és un procés complex, durant la implementació del qual es poden realitzar diferents funcions:

• control;
• compte;
• detecció de crims.

Hi ha diversos tipus d'aquest procediment, que es seleccionen en funció de la finalitat de la conducta i de les circumstàncies.

Característiques del procediment

La direcció de qualsevol empresa està interessada a fer un inventari. Això es deu al fet que els seus resultats poden revelar les més petites discrepàncies entre la propietat real i les dades contingudes als registres de l'empresa.

Els especialistes que no estan interessats en els seus resultats es dediquen a la verificació, per tant, la direcció de l'empresa sol contractar experts independents per a això.

L'objectiu principal de l'esdeveniment

La finalitat principal de l'inventari és determinar la correcció de la comptabilitat, per la qual cosa es comparen indicadors reals amb les dades contingudes en nombrosos documents de l'empresa. Per tant, s'aconsegueixen resultats diferents marcant:

• tots els articles implicats en el procés d'inventari es tornen a calcular, es mesuren o es pesen;
• Es comparen els totals resultatsles dades disponibles a la documentació comptable;
• control de l'aplicació de les normes establertes a l'empresa i dissenyades per preservar la integritat dels diferents valors;
• S'identifiquen bens o materials que aviat es faran malbé;
• S'ha descobert propietat danyada;
• S'identifiquen tots els objectes de valor que no s'utilitzen a l'empresa, que sovint es venen simplement després de l'inventari;
• Les discrepàncies es troben en diferents documents;
• comprovació de les condicions en què s'emmagatzemen les mercaderies i articles;
• controla la visualització correcta de nombroses transaccions comercials a la comptabilitat.

Si realment hi ha errors greus en la comptabilitat, això pot provocar conseqüències negatives per a l'empresa, representades per pèrdues materials. Per tant, necessàriament es fa un inventari de la caixa amb regularitat.

Si els inspectors fiscals, com a resultat de la comprovació d'una empresa, descobreixen que l'organització no realitza regularment un inventari, això s'equipara a l'absència de comptabilitat a l'empresa, per tant, es poden aplicar sancions administratives importants a aquestes empreses. Sovint, els resultats de l'auditoria els elabora incorrectament un comptador o una altra persona responsable, cosa que es considera una infracció administrativa per la qual la inspecció tributària imposa una sanció.

Reglament legislatiu

Les normes de realització i comptabilitat d'inventaris es poden estudiar a les disposicions de l'Ordre núm. 49 del Ministeri d'Hisenda. A més, hi ha Directrius especials que contenen informació sobre el procediment per dur a terme una auditoria.

A més, cada empresa pot crear el seu propi reglament intern, sobre la base del qual es fixen normes úniques per a la implementació d'aquest procés. Algunes empreses prefereixen fer un inventari de la propietat mensual o trimestralment. És la direcció de l'empresa qui resol aquest problema de manera independent.

És obligatòria la comprovació realitzada abans de l'elaboració immediata dels comptes anuals. Si no hi ha aquest inventari, l'empresa pot ser responsable administrativament, així com multes als funcionaris de l'empresa.

Tipus principals de processos

Hi ha diverses classificacions que caracteritzen aquest control. Es diferencien de moltes maneres.

L'elecció d'un o altre tipus depèn de la finalitat de l'inventari.

En verificació obligatòria

L'inventari pot ser obligatori o d'iniciativa. En el primer cas, s'exigeix portar-lo a terme en funció dels requisits legals, per tant, a l'empresa solen donar-se situacions que estan predeterminades per llei. Els empleats del Servei Federal d'Impostos o d' altres agències governamentals poden insistir en aquest control.

La verificació de la iniciativa es porta a terme a partir de l'adopció d'una decisió adequada per part dels líders de l'organització. En aquest cas, no hi ha restriccions sobre els motius per dur a terme el procés. Normalment la necessitat d'aquest procéses produeix quan la direcció té dubtes sobre l'honestedat dels empleats.

Al lloc

L'inventari és un procediment per comprovar que la propietat real coincideix amb les dades dels documents, de manera que pot ser realitzat per empreses en diferents ubicacions.

Per tant, el procediment es pot implementar a la caixa d'una empresa o en producció, en magatzems o en una botiga.

Objectes a comprovar

Els objectes d'inventari poden ser diferents valors que pertanyen a una empresa concreta. Això inclou actius fixos representats per edificis, estructures o equipaments, inventaris, diners, productes acabats o fins i tot obligacions financeres de l'empresa.

L'iniciador del xec selecciona prèviament un objecte concret, després del qual aquesta informació es transfereix a la comissió implicada en el procediment.

Segons el mètode d'implementació del procés

El procediment pot ser complet o parcial. Cada varietat té les seves pròpies característiques:

• Comprovació completa. Es realitza abans de la formació dels comptes anuals o abans d'una auditoria. Sovint s'implementa durant la revisió. Tots els valors materials, diners i passius disponibles a l'empresa i reflectits a la comptabilitat de l'empresa estan subjectes a verificació. Fins i tot els béns rebuts per l'empresa sobre la base d'un contracte d'arrendament estan subjectes a inventari.
• Parcial. Es pot dur a terme en qualsevol moment, la qual cosa requereix només la decisió oportuna de la direcció de l'empresa. Per això, normalmentcobreix les propietats agrupades per tipus, ubicació o altres principis. Per exemple, només es pot inspeccionar un magatzem o objectes de valor dels quals sigui responsable un empleat.

Les pròpies empreses haurien d'estar interessades en l'inventari parcial regular dels fons, ja que en aquest cas és possible controlar la correcció del treball dels diferents especialistes de l'empresa.

Segons el mètode

Segons el mètode de realització d'un inventari, pot ser selectiu o continu.

La inspecció aleatòria es realitza en funció de la decisió de la direcció de l'empresa. L'enquesta es realitza en relació a diversos valors escollits pel director. Sovint, aquest mètode de verificació s'utilitza a les grans empreses. Si els resultats d'aquest inventari revelen fins i tot discrepàncies menors, segurament s'assignarà un control complet.

Un inventari complet es pot fer en qualsevol moment després de la decisió de la direcció de l'empresa. Durant aquest procés, tots els béns de l'empresa estan subjectes a avaluació, així com diversos objectes de valor situats en divisions o sucursals.

Inesperadament

L'inventari pot ser:

• planificat, tenint en compte el calendari elaborat a principis d'any per la direcció de l'empresa, i els termes de la seva implantació s'anuncien addicionalment amb antelació;
• no programat, implementat en cas de determinades circumstàncies imprevistes, per exemple, si es substitueix una persona responsable o es produeix una emergència a l'empresasituació;
• repetit, designat amb la condició que els resultats de l'últim control es considerin poc fiables o dubtosos, per la qual cosa s'exigeix confirmar certs fets;
• control, realitzat en finalitzar un inventari complet, per al qual s'avaluen totes les actuacions de la comissió i es verifica l'exactitud del procediment.

Tots els tipus d'inventari anteriors es poden dur a terme en funció de la decisió de la direcció de l'empresa.

El concepte de verificació tècnica

L'inventari tècnic està representat per un inventari de béns que en determina totes les característiques i el valor cadastral. Normalment es realitza en relació a diferents propietats.

Procediment a seguir abans dels comptes anuals. A partir de l'acta redactada, es pot entendre fins a quin punt ha canviat el preu cadastral de l'objecte.

Quan es requereix inventari?

Aquesta comprovació és absolutament necessària en aquestes situacions:

• propietat que es compra, es ven o es lloga;
• abans dels comptes anuals;
• persona responsable substituïda;
• S'ha detectat robatori o danys a la propietat;
• després d'un desastre natural o altres emergències;
• en tancar o reorganitzar una empresa.

L'inventari també es pot realitzar en altres situacions previstes per la llei.

Procediment de verificació

La comanda d'inventari es considera senzilla, per la qual cosaes realitzen accions seqüencials:

• la direcció de l'empresa emet una comanda adequada;
• s'està formant una comissió d'inventari;
• establir terminis per al procés;
• documents són transferits per empleats financerament responsables;
• es realitza un inventari directe, que inclou pesatge, recompte, mesura i realització d' altres accions semblants;
• els resultats obtinguts després de la implementació de l'inventari es comparen amb les dades disponibles als registres de l'empresa;
• S'identifiquen discrepàncies;
• determinar les causes dels problemes;
• S'estan processant resultats.

Al final del xec, es forma una acta d'inventari. Conté tots els fets revelats com a resultat de l'inventari. A partir d'aquest document, podeu entendre l'efectivitat de l'inventari. A continuació trobareu una mostra d'aquest document.

L'acte ha de contenir informació diferent. Inclou informació:

• data de la inspecció;
• enumera totes les persones que són membres de la comissió d'inventari;
• Es donen objectes en estudi;
• descriu tots els mètodes utilitzats per obtenir informació;
• ajustar resultats;
• senyals de tots els participants es posen al final.

Act es considera documentació important a qualsevol empresa. Pot estar subjecte a verificació pels empleats del Servei Federal d'Impostos, per tant, s'ha d'emmagatzemar a l'empresa durant almenys cincanys. Si hi ha dubtes sobre l'exactitud de la informació continguda en aquest document, el responsable de l'empresa pot designar una nova verificació.

Conclusió

L'inventari es considera un procés important, sobre la base del qual es concilien les dades reals amb la informació que es registra als registres de l'empresa. Es pot presentar de moltes formes.

Hi ha situacions en què s'ha de dur a terme una auditoria sense f alta en funció dels requisits de les autoritats estatals. El procés només el porta a terme una comissió d'inventari creada especialment, que inclou només professionals, i sovint fins i tot experts externs que no estan interessats en els resultats de l'inventari són convidats aquí.