Els fluxos d'informació en logística són Concepte i classificació, característiques i exemples

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

La logística de la informació s'ocupa de l'organització dels fluxos de dades que acompanyen els valors materials en el procés del seu moviment. Permet vincular subministrament, producció i vendes. Els fluxos d'informació en logística són una eina per gestionar els processos de moviment i emmagatzematge de productes. Això garanteix el lliurament puntual de la mercaderia en la quantitat adequada, la configuració acordada i la qualitat requerida a un cost mínim i un servei òptim.

Informació general

A l'hora d'analitzar el concepte i classificació dels fluxos d'informació en logística, cal tocar primer els elements principals. Aquests inclouen:

1. Flux.
2. Sistema.
3. Tecnologia.

Els fluxos d'informació en logística són les artèries de transport que transporten les dades cap a i des del sistema de gestió. Tota la informació necessària s'ha de rebre en el termini requerit. Per fer-ho, la logística de la informació realitza les funcions següents:

1. Recollida de dades.
2. Anàlisi.
3. Mou.
4. Emmagatzematge i acumulació.
5. Filtrar el flux de dades per seleccionar exactament el que es necessita en un cas concret per a un nivell de control concret.
6. Combinar i separar informació.
7. Realitza transformacions elementals.
8. Control del flux de dades.

I tot això es realitza amb informació: un conjunt d'informació diversa que existeix i que es pot registrar, transferir, transformar i utilitzar en benefici (o en contra) d'un objecte econòmic. Molt sovint s'utilitzen per implementar funcions de gestió com ara planificació, comptabilitat, anàlisi econòmica i regulació.

Què són i com són?

S'ha de tenir en compte que el flux de material i la informació en logística estan estretament relacionats. Així, les dades que circulen en sistemes lògics permeten gestionar i controlar les operacions realitzades. Al mateix temps, es tenen en compte un gran nombre de característiques de classificació. Així, els tipus de fluxos d'informació en logística, en funció de la direcció de les comunicacions, poden ser:

1. Horizontal. Els missatges es transmeten mitjançant vincles econòmics entre socis del mateix nivell de gestió.
2. Vertical. El flux de missatges va des del lideratge fins als enllaços subordinats del sistema.

Depenent d'on passen:

1. Extern. El flux de missatges passa en un entorn extern al sistema.
2. Domèstic. Un flux de missatges circula pel sistema.

Depenent de la direcció del viatge:

1. Entrada. El flux de missatges s'envia al propi sistema lògic o a un dels seus components.
2. Cap de setmana. El flux de missatges es transmet fora del sistema lògic o d'una de les seves parts constitutives.

Depenent del grau de secret:

1. Normal.
2. Constituir un secret comercial.
3. Conté secrets d'estat.

Depenent de l'abast:

1. Local.
2. Fora de la ciutat.
3. Lluny.
4. Internacional.

Aquí teniu una breu classificació dels fluxos d'informació en logística. Però això no és tot. Quan es parla del flux de material i informació en logística, també s'ha d'indicar el grau de sincronització. Per exemple, les dades poden conduir, seguir simultàniament amb valors o després d'ells. A més, aquests fluxos es poden dirigir en una direcció o en sentit contrari. Al mateix temps, hi ha aquests matisos:

1. El flux d'informació avançada és un missatge previ a l'arribada que normalment només conté informació de la comanda.
2. Es proporciona simultàniament informació sobre les característiques quantitatives i qualitatives.
3. Les dades que segueixen el flux de material són informació sobre els resultats de la transferència de mercaderies, confirmacions, reclamacions diverses i similars.

Peculiaritats de la transmissió d'informació

Hauriatingueu en compte que els camins pels quals es mouen els rierols poden no coincidir. Al mateix temps, la informació que circula es veu afectada per:

1. La font de la seva aparició.
2. Direcció del moviment.
3. Caudal.
4. Velocitat de recepció i transmissió.

Per formar sistemes d'informació d' alta qualitat, cal estudiar els fluxos en el context de determinats indicadors. Què significa això a la pràctica? Suposem que hem de resoldre el problema de proporcionar un lloc de treball amb ordinadors. Al mateix temps, no hi ha dades sobre quins volums d'informació hi passen i no s'ha determinat la velocitat de processament de la informació entrant. Per fer-se una idea dels fluxos, cal avaluar-los mitjançant diverses característiques:

1. Fonts d'ocurrència. La informació la poden crear tant els participants de les cadenes lògiques com les organitzacions relacionades.
2. La direcció distingeix directe, indirecte, horitzontal i vertical. En el primer cas, s'assumeix que el missatge conté requisits que s'han de complir. Indirecte: aquesta és la transferència de dades per familiaritzar-se amb el problema. Es creen fluxos horitzontals entre participants del mateix nivell i fluxos verticals quan els gestors interactuen amb els subordinats.
3. Volum de transferència de dades. Hi ha diverses maneres de comptabilitzar-ho. El més popular consisteix a determinar el nombre de documents o fulls (pàgines) del flux. A més, l'avaluació es realitza en unitats especials de mesura dels sistemes informàtics. Per a fluxos petits, es pot utilitzar el nombre de línies del document o les paraules utilitzades.(lit.).
4. Periodicitat, és a dir, amb quina freqüència es generen les dades transmeses.

La relació entre els fluxos de material i d'informació en logística és molt estreta, i totes les dades necessàries s'han de transmetre a temps, en cas contrari, comporta un retard en els processos de negoci en curs.

Moments burocràtics

Tots els fluxos d'informació de caràcter documental han de passar pel procediment d'aprovació. Així, per exemple, els missatges planificats són aprovats per la direcció de l'empresa i transferits a la direcció de les botigues. Cada document ha d'anar signat per una persona concreta. Això es fa per delimitar els poders i les responsabilitats dels individus per a sectors específics d'activitat. Si no hi ha signatura, el document es reconeix com a invàlid. Cal tenir en compte que si no hi ha problemes amb això, sorgeixen preguntes sobre la validesa i els períodes d'emmagatzematge. Això s'aplica totalment als missatges d'informació. Alguns d'ells es poden recollir en paquets, d' altres s'emmagatzemen en mitjans electrònics.

Fluxos d'informació i sistemes en logística - per garantir els moviments de materials. És òptim si tots els canvis es produeixen de manera sincrònica. Però a la pràctica, el lliurament dels documents necessaris sovint es troba abans i viceversa. En el primer cas, el destinatari es considera el custodi de la mercaderia fins que es rebin tots els papers. Però és preferible preveure el flux d'informació, i no el material. La seva mida es mesura per la quantitat d'informació que es processa o es transmet en una unitat de temps. La cibernètica ho estudia amb més detall. La unitat de flux d'informació en logística és una mica. Si s'utilitza tecnologia informàtica electrònica, es pren com a base un byte. Inclou vuit bits. Per què exactament? El cas és que un byte forma part d'una paraula màquina i s'utilitza com un tot quan es processa la informació disponible per un ordinador electrònic. Cal recordar que a més de les operacions logístiques, se'n duen a terme d' altres que donen lloc a l'aparició i transmissió de fluxos de dades.

Exemple de treball

Per tant, ja ens hem plantejat més o menys què són els fluxos d'informació en logística. Aquesta és una bona base, però no és suficient. Per consolidar la informació, considereu un altre exemple. Entrada: hi ha una gran botiga de queviures. Té un important flux d'informació acumulada. La major part del seu volum (més del 50%) són dades procedents de proveïdors. Per regla general, es tracta de documents que acompanyen la mercaderia rebuda. Constitueixen el flux d'informació entrant. Però les operacions logístiques no es limiten a això. També hi ha un procés comercial i tecnològic dins de la botiga. Inclou nombroses operacions logístiques, que s'acompanyen constantment d'informació creada i transmesa, destinada al seu ús dins de l'estructura comercial. Al mateix temps, la seva participació en el volum total és d'aproximadament el 20%. En general, aproximadament 2/3 de totes les dades que es tracten a la botiga són necessàries per garantir el control i la gestió de les operacions logístiques.

Mètodes per investigar els fluxos d'informació

L'elecció és bastant àmplia, de manera que podeu triar exactament el que més us agradi:

1. Mètode d'anàlisi de les normes per prendre una decisió. Es dedica a l'estudi de factors externs, característiques personals de les persones, alternatives, criteris de selecció, etapes de preparació i acceptació, etc. Implica l'ús actiu de diagrames i gràfics.
2. Mòdul-mètode. S'utilitza per analitzar l'estructura existent del flux d'informació després d'aplicar altres eines. Per tant, en aquest cas, se suposa que ha de compilar targetes estàndard que s'envien als canals d'interès. Gràcies a això, podeu obtenir informació sobre la quantitat de dades, la potència de càlcul, l'ample de banda. A més, aquest enfocament s'utilitza per identificar la duplicació, determinar la freqüència i freqüència de recepció d'informació i altres característiques quantitatives/qualitatives.
3. Mètode gràfic. Els documents són els elements principals aquí. Les relacions existents entre ells es representen mitjançant un esquema gràfic. El sistema de coordenades és bidimensional. S'utilitza per identificar els moments de formació dels documents, fer un seguiment del seu recorregut, operacions en curs.
4. Un mètode analític gràfic per estudiar els fluxos de dades. Permet obtenir informació sobre les activitats de l'òrgan de planificació, indica els tipus de transformacions realitzades, la seva seqüència, direcció i direcció del moviment. Es basa en la construcció d'un gràfic d'informació i l'anàlisi posterior de la matriu d'adjacència. Funciona amb entrades, sortides i memòria interna del sistema de control.
5. Mètode d'anàlisi funcional i operativa. Dissenyat per recollir i processar informació. Té un propòsit més funcional.

Diferents tipus de fluxos d'informació en logística, segons la finalitat, s'estudiaran per diferents mètodes.

Sobre la gestió

El concepte de flux d'informació en logística no es considerarà completament, si no es presta atenció als diferents aspectes del lideratge. La gestió en aquest cas es divideix en externa i interna. Al mateix temps, cal assenyalar que l'empresa és un subjecte d'activitat independent amb gran llibertat d'acció. Per tant, el control extern es limita a un conjunt determinat de situacions. La seva essència rau en el fet que l'empresa es va posar en una determinada situació o duu a terme un comportament regulat. La gestió externa s'expressa en la transferència de productes d'informació, així com en el seguiment i control del comportament. Però al mateix temps hi ha un punt concret molt important: la influència no es dirigeix directament a una estructura comercial concreta, sinó a l'àmbit de la informació de tot el sector. La gestió interna s'orienta fins a cert punt a la gestió externa. En aquest cas, això implica que el gerent estableixi objectius, prediu, planifica, organitza, estimula i motiva, regula i controla, avalua la qualitat del rendiment i interpreta els resultats. Cada pas requereix una consideració acuradadecisió de gestió. Això compta amb l'ajuda de la logística de gestió del flux d'informació, que s'encarrega de garantir que totes les dades necessàries es proporcionin a temps.

Sobre la influència i l'entrellaçat

Revelant el tema al complet, és senzillament impossible no esmentar la informació i els fluxos financers de la logística. És a dir, els recursos monetaris i les dades que els acompanyen en el moviment. La seva creació i col·locació no és coherent amb les necessitats i desitjos dels directius. No obstant això, amb la seva ajuda, es crea una base per a la recollida d'informació financera primària, que pot ser tant momentània com retardada en el temps. Al mateix temps, com millor s'estableixi la cooperació entre diferents fluxos, més ràpid es transmeten les dades als destinataris adequats, major serà la competitivitat de l'empresa en l'entorn extern. Al mateix temps, cal tenir en compte la informació que prové de l'exterior i que es forma dins de l'empresa. Els fluxos d'informació en logística són els que poden conduir tant a l'èxit i la prosperitat, com a la ruïna d'una empresa. Cal prestar molta atenció a ells. Però això planteja la qüestió de la seva comprensió i ús posterior.

Així, a la pràctica és força habitual que el destinatari necessiti un cert coneixement per poder fer front amb èxit a la càrrega d'informació que proporcionen els fluxos. Al mateix temps, es realitza constantment la formació d'especialistes, que es realitza mitjançant canvis constants en l'entorn intern i extern. Es realitza sobre la base deconeixements i habilitats dins d'un cert ventall de possibilitats. Per ampliar-lo, sovint s'envien especialistes a cursos preparatoris, tot i que això es pot fer de manera individual.

Sistemes de serveis d'informació (ISS)

Aquest és un mètode còmode i funcional per millorar la qualitat de la gestió. Considerem un exemple més. Diguem que tenim fluxos d'informació de la logística del transport. Al mateix temps, hi ha un gran nombre de carrils, punts per rebre i enviar informació. Així, per exemple, es pot demanar als clients que facin un seguiment dels paquets mitjançant el lloc web o l'aplicació mòbil de l'empresa. Al mateix temps, s'hi indiquen els conductors, on i quin tipus de càrrega es lliura (si es lliuren diverses comandes per un camió). És a dir, els SIS permeten obtenir la informació requerida amb un cost mínim. També permet fer un seguiment de la situació amb les dades utilitzades. Per tant, si n'hi ha molts, alenteixen la velocitat d'accés als emmagatzematges i unitats, transferència, processament i retirada. Per tant, tots aquests punts també s'han de treballar. Cal recordar que els sistemes de serveis d'informació per si mateixos no afecten la qualitat de les decisions preses en l'àmbit de la logística. Només permeten simplificar, facilitar i accelerar aquest procés.

Conclusió

Quan es treballa amb fluxos d'informació, l'adequació de l'organització global té un paper important. És a dir, els documents només els han de rebre aquelles persones a qui van destinats, i no totes. Seria desitjable separar-los per nivell de prioritat. Per exemple, no es pot enviar una còpia de les instruccions del dispositiu, mentre que una factura de pagament és una qüestió obligatòria. Si es crea una estructura adequada de fluxos d'informació, això repercutirà molt bé en les activitats d'una estructura comercial i facilitarà l'ocupació del seu nínxol de mercat.