L'auditoria de personal és Definició, tipus, mètodes, tasques i objectius

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

L'auditoria de personal és una comprovació de l'eficàcia del treball del personal, realitzada per empleats especialment designats o per un tercer. A diferència de l'auditoria clàssica utilitzada en comptabilitat, l'auditoria de personal no és obligatòria i no està regulada per lleis especials i actes legals de la Federació Russa. Es porta a terme per iniciativa del cap de l'empresa per resoldre determinats problemes. L'objectiu principal d'aquesta auditoria, més sovint, és identificar l'estat del personal de l'empresa. També s'utilitza per trobar maneres d'augmentar la productivitat i reduir els costos de producció.

Com classificar

Les inspeccions estan relacionades amb un o altre tipus d'auditoria de personal segons paràmetres com:

• Període de dades utilitzat: a curt termini, a llarg termini i a curt termini.
• Mètode d'obtenció d'informació: oral o documental
• Naturesa de la informació que es comprova: legal, qualificada o mixta;
• Per als revisors: interns i externs.

L'auditoria de personal es realitza en dues direccions: identificació d'infraccions legals iidentificació de les infraccions de la disciplina laboral: recerca d'excés de costos no raonables, identificació de motius de simple, matrimoni, etc. Per tant, l'auditoria de personal en la direcció de l'activitat es divideix principalment en legal, qualificació i mixta.

Auditoria de personal jurídic

Durant l'auditoria de personal jurídic, revisen la documentació del departament de personal, el full de temps dels tallers, comproven les factures i els rebuts amb els materials i eines disponibles. Comprovar la correcció de l'ompliment dels contractes de treball, llibres de treball, ordres executives. Comprovar si els empleats segueixen les descripcions de feina. Realitzen enquestes i enquestes per identificar violacions de la legislació laboral de la Federació de Rússia, així com les normes i estàndards adoptats en un camp d'activitat concret que els empleats han de complir. Per exemple, els requisits de les normes sanitàries de la indústria alimentària, els GOST, els estàndards de qualitat i el compliment de la normativa.

La tasca principal d'una auditoria de personal legal és identificar les infraccions abans que siguin detectades per una comissió especial durant l'auditoria. Això ajudarà a evitar problemes amb la llei i millorarà la qualitat dels productes i serveis.

Auditoria de personal de qualificació

Es realitza una auditoria de personal qualificador de l'organització per tal d'identificar les mancances en el treball del personal i determinar les maneres d'eliminar-les. També permet identificar la presència de qualificacions insuficients d'un treballador oal contrari, identificar el personal més valuós que cal promocionar o pagar més perquè tingui un rendiment encara millor i més.

L'auditoria del personal de qualificació és més rellevant en aquelles àrees d'activitat on l'èxit de l'empresa depèn totalment de les qualitats professionals de l'empleat. Per exemple, en el comerç. Si el venedor tracta els compradors de manera incorrecta, per desconeixement o incapacitat, això afecta directament el resultat financer de l'empresa: els ingressos disminueixen, els volums de productes caducats augmenten. Al mateix temps, només una comprovació pot revelar si el motiu de la disminució dels ingressos és la baixa qualificació de l'empleat i no un altre factor. En aquest exemple, una auditoria de personal ajudaria a identificar un empleat sense escrúpols i substituir-lo a temps, abans que l'empresa comercial estigués a punt de la fallida.

Auditoria integral de personal

L'auditoria de personal integral implica l'ús d'auditories tant legals com de qualificació, així com tots els mètodes disponibles per avaluar i analitzar la informació. Aquesta comprovació permet avaluar l'estat del personal i identificar el potencial de personal de l'empresa, identificar les infraccions legals existents a l'empresa i eliminar-les abans que provoqui pèrdues financeres i de personal no desitjables.

Aquest mètode de realització d'una auditoria de personal té, a més dels avantatges enumerats, dos inconvenients: costarà més i trigarà més temps, ja que participaran més participants per comprovar una gran quantitat de dades. Aixo es perquété sentit dur a terme només en casos d'emergència: en cas de fallida o durant una crisi financera, quan el mercat s'estreny i la competència s'intensifica.

Qui pot inspeccionar

L'auditoria del sistema de personal la poden dur a terme tant els empleats de l'empresa com les organitzacions alienes. Al mateix temps, sorgeix el problema de determinar el nivell de competència de l'inspector, ja que el concepte d'auditoria de personal no està fixat en la pràctica jurídica, i aquelles instruccions, normes i normes que existeixen estan destinades a l'auditoria en activitats comptables. Però com de completa i fiable es rebrà la informació i com s'analitzarà i s'avaluarà depèn de quins passos prendrà el cap de l'empresa per millorar la situació amb el personal.

No obstant això, s'ha trobat una sortida. Així, com a instruccions i regles bàsiques per organitzar una auditoria de personal en una empresa, es poden prendre els conceptes bàsics de l'auditoria financera i, en particular, els requisits per a la informació rebuda i proporcionada com:

• objectivitat;
• credibilitat;
• actualitat;
• honestedat;
• plenitud.

En conseqüència, l'auditor ha de complir no només les normes d'ètica professional, ser honest i objectiu, sinó també complir determinades normes a l'hora de recopilar i processar la informació, així com d'elaborar un informe d'auditoria. Al mateix temps, no necessita tenir cap certificat especial amb ell per dedicar-se a una activitat com una auditoria de personal. Però això no vol dirque pot ser realitzat per qualsevol treballador. Per resoldre les tasques d'una auditoria de personal, l'inspector ha de tenir un cert nivell de coneixements i qualificacions.

Realitzar una auditoria de personal pot ser un empleat d'una empresa especialitzada o algú del personal de l'empresa amb un nivell d'educació i competència suficient. Molt sovint, es tracta de caps de departament, comptadors i altres especialistes altament qualificats. I aquí sorgeix un dilema davant el cap de l'empresa: què és millor, contractar una organització especialitzada o realitzar una auditoria pel seu compte? La resposta a aquesta pregunta depèn de factors com ara:

• El cost del personal altament qualificat implicat en l'auditoria de personal i el cost dels serveis d'una empresa d'auditoria;
• Quantitat d'informació que requereix processament i termes permesos per al seu processament.

En general es creu que una auditoria de personal realitzada pels empleats d'una empresa és més barata, cosa que no sempre és cert. La participació d'especialistes externs sovint és molt més rendible si és necessari realitzar una auditoria en una gran empresa, on el volum d'informació és molt gran. Les empreses que ofereixen serveis d'auditoria tenen més experiència, els seus empleats estan més qualificats, almenys en l'àmbit de l'auditoria de personal, llavors l'auditoria costarà menys i millor i trigarà menys temps.

Auditoria de recursos humans pel vostre compte, com fer-ho

Si, tanmateix, el cap de l'empresa va decidir realitzar una auditoria amb l'ajuda dels seus empleats,necessita conèixer algunes característiques. Normalment, l'objectiu d'una auditoria de personal en aquest cas és estudiar el treball no de l'empresa en conjunt, sinó d'algun departament separat, mentre que cal garantir el màxim nivell de confidencialitat de la informació.

Per començar, el responsable haurà de crear un grup de treball, normalment format per 4-5 persones, i determinar la persona responsable de realitzar l'auditoria i elaborar l'informe d'auditoria. Tot el procés de preparació i conducta es pot dividir en les següents etapes d'una auditoria de personal:

1. Desenvolupament d'un pla d'acció.
2. Determinació de la mida de la mostra: nombre d'empleats entrevistats, volum i tipus de documents revisats. Com més gran sigui la mostra, més precís serà el resultat, però més llarg serà el procediment de verificació.
3. Elaboració de formularis de qüestionari, preparació de preguntes.
4. Comprovació de la documentació del departament de personal, així com de la documentació de la zona que es revisa.
5. Enquesta i interrogatori als empleats de l'empresa.
6. Anàlisi de la informació recollida, inclòs l'ús de tecnologia informàtica i programes especials.
7. Elaboració, a partir de la informació obtinguda durant l'auditoria, d'un informe d'auditoria, en el qual la persona responsable de la realització de l'auditoria de personal a l'empresa expressa la seva opinió sobre l'estat del personal, la seva qualificació i satisfacció amb el treball. condicions.

L'informe d'auditoria s'elabora per escrit, s'adjunten proves en forma d'informe de la feina feta. Totes les pàgines de l'informe s'han de numerar i arxivar en una carpeta. En general, qualsevolo no hi ha normes estrictes per a l'elaboració d'una conclusió, així com per a la seva realització, ja que l'objectiu d'una auditoria de personal és obtenir informació per als usuaris interns, per tant, les dades obtingudes com a resultat d'aquesta auditoria no es publiquen enlloc, i la majoria de les vegades són estrictament confidencials i la seva divulgació és inacceptable. A més, s'ha de garantir la confidencialitat de la informació, tant en l'etapa de planificació com en els resultats de la verificació. És desitjable que els empleats de l'empresa no coneguin la propera inspecció. Això ajudarà a evitar la connivència entre ells, la qual cosa permetrà augmentar l'objectivitat i la fiabilitat de la informació rebuda.

Mètodes de recollida i processament d'informació

Els mètodes d'auditoria de HR no són diferents dels que s'utilitzen en les auditories comptables, només s'obté informació de naturalesa i finalitat diferents. Utilitzen principalment formularis de qüestionaris preparats prèviament i llistes de preguntes. La informació obtinguda durant l'auditoria sobre els empleats de l'empresa es compara amb els requisits bàsics prescrits en manuals especialitzats, descripcions de llocs de treball i estàndards de qualitat del treball.

La informació obtinguda durant l'auditoria en forma de qüestionaris i registres de respostes a preguntes i altres documents que s'han rebut durant l'auditoria es recull, classifica i compara segons el moment i el lloc en què es va dur a terme l'auditoria de personal. L'informe elaborat a partir dels resultats de l'auditoria hauria de contenir, si no tots els documents, el més important d'ells.

Quines tasques es poden resoldreauditoria de personal

L'auditoria del sistema de personal ajuda a valorar millor el potencial de l'empresa i la qualificació del personal. Això permet identificar els empleats més valuosos de la plantilla i oferir-los llocs de treball i salaris més d'acord amb el seu nivell.

Tal com demostra l'experiència, és més rendible per a un gerent pujar a l'escala de carrera els que ja treballen a l'empresa que contractar-ne un de nou. D'una banda, això augmentarà la rendibilitat de la resta d'empleats, ja que veuran perspectives de carrera, d' altra banda, un nou empleat pot no arrelar a l'equip, i això augmenta la rotació de personal, la qual cosa pot afectar negativament el rendiment de l'equip. l'empresa. La rotació de personal també pot ser el resultat d'una política de personal incorrecta. Per exemple, si la complexitat de l'obra o el nivell de responsabilitat i el nivell de pagament no coincideixen. Això només pot revelar una auditoria del treball del personal.

Aquest control no només ajuda a identificar els empleats més valuosos o a desfer-se dels menys valuosos, sinó també a resoldre problemes que estan directament relacionats amb el fet que l'organització del treball es realitza incorrectament a l'empresa.. Per exemple, durant una inspecció en un dels tallers, es va revelar que a causa de la col·locació incorrecta dels materials, els treballadors passaven fins a dues hores al dia només lliurant-los als llocs de processament, ja que estaven emmagatzemats en un magatzem llunyà. Com a resultat, es va perdre temps i esforç. Els treballadors es van cansar més ràpid i van perdre la concentració. Això va afectar la qualitat i el volum dels productes. Sense una auditoria de personal, aquest error del sistemala producció no s'arreglaria, la qual cosa significa que es malbaratarien els recursos.

Responsabilitat dels auditors

L'auditor només és responsable de la seva opinió tal com expressa l'informe de l'auditor. Al final, la decisió sobre els canvis de personal la pren el cap de l'empresa, i la tasca de l'auditor és només comunicar-li l'estat del personal de l'empresa, quin nivell de les seves qualificacions, si hi ha infraccions. de la llei, disciplina laboral, mesures de seguretat, si realment hi ha especialistes altament qualificats. Indiqueu els factors que afecten negativament o positivament el treball del personal i l'ús racional del temps de treball.

Com a conseqüència, l'auditor elabora un informe d'auditoria en el qual indica:

• quins esdeveniments es van celebrar;
• quanta feina es va fer;
• quins problemes i riscos va trobar durant el seu treball;
• què s'ha de fer per corregir la situació si l'estat del personal o la política de personal és negatiu;
• conseqüències possibles si no es corregeixen les infraccions.

En si mateixa, la inspecció no resol el problema del personal seleccionat inadequadament o les accions incorrectes dels empleats de l'empresa, la seva violació de les normes de seguretat o l'incompliment de les instruccions i regulacions tècniques. L'objectiu d'una auditoria de personal és identificar els punts forts i febles del sistema de personal existent a l'empresa i donar recomanacions sobre com eliminar les mancances i millorar aquest sistema. L'auditor no ho faresponsabilitat de l'estat de la política de personal i les decisions que prendrà el gerent en funció dels resultats de l'auditoria.

On i com contractar auditors per comprovar el personal

Aquest tipus de servei el proporcionen principalment empreses de consultoria i agències de contractació especialitzades en consultoria i contractació per a altres empreses. Hi ha aquestes organitzacions a gairebé totes les grans ciutats. Sovint anuncien els seus serveis en diaris i revistes publicitàries locals o en murs publicitaris especials a Internet. Alguns tenen un lloc web oficial de l'empresa.

En la contractació, s'elabora un acord entre una empresa i una empresa que presta serveis d'auditoria de personal, que ha d'especificar els drets i obligacions de les parts i pagar el servei. Normalment, les parts contractants es reuneixen diverses vegades abans d'elaborar un contracte, discutint els matisos i els possibles riscos. Quines activitats es realitzaran. Es negocia un pla de treball aproximat (l'empresa consultora fins i tot pot presentar un fullet per al pla d'auditoria de recursos humans).

El principal avantatge de contractar una organització especialitzada de tercers per organitzar una auditoria de personal és la independència de l'auditoria. Si un empleat d'una empresa, d'una manera o d'una altra, depèn tant del gerent com de la plantilla, aleshores l'auditor extern té una independència gairebé total. La seva opinió es basa només en fets observats.

L'auditoria de recursos humans és una de les maneres més fàcils i assequibles de comprovar el sistema de personal d'una organització ideterminar el potencial de recursos humans existents de l'empresa. Aquest mètode de verificació forma part integrant de la comptabilitat de gestió de l'empresa i s'ha de dur a terme amb regularitat, independentment del resultat financer de les seves activitats.