Descripció de la feina d'administrador d'oficina: deures, funcions i drets

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

A la majoria de llocs públics, la primera persona que et trobes tan bon punt creus el llindar és la recepcionista. Aquests especialistes són contractats per hotels, salons de bellesa, restaurants i, per descomptat, institucions d'oficina. Tenen moltes responsabilitats, des de comunicar-se amb convidats i socis fins a processar la documentació.

Característiques

Val la pena dir que l'administrador és una professió molt versàtil, que pot incloure tasques versàtils. L'avantatge per als principiants és que no requereix cap coneixement profund en una àrea concreta.

Els possibles ocupadors presten més atenció a les qualitats personals. Un candidat potencial per al càrrec d'administrador d'oficina ha de ser moderadament sociable, poder establir contactes amb diferents persones i expressar correctament els seus propis pensaments. També serà un avantatge tenir interès pel camp escollit.activitats i la capacitat de fer front a l'estrès. Aquesta darrera qualitat serà sens dubte útil per al futur administrador. S'haurà de comunicar amb un gran nombre de visitants, entre els quals segurament es trobaran conflictes. Tanmateix, fins i tot en aquestes situacions, l'administrador ha de ser capaç de ser educat.

Cal tenir en compte que, depenent de la política de contractació de l'empresa, hi pot haver requisits per a estudis superiors, capacitat per treballar amb equips d'oficina, etc.

L'horari de treball d'aquesta plaça sol estar determinat per l'horari d'obertura de l'establiment, ja que és l'administrador qui l'obre al matí i el tanca al vespre. Tanmateix, quan es treballa les 24 hores del dia per als empleats, s'elabora un horari de torns. Per regla general, les oficines no funcionen en aquest mode.

També val la pena parar atenció al fet que l'administrador i el gerent d'oficina són professions diferents. El gerent de l'oficina en realitat supervisa altres empleats. L'administrador, a diferència d'ell, no realitza aquesta funció. Només realitza les seves pròpies funcions, interactuant amb altres empleats de l'oficina si cal.

Responsabilitats principals

Un administrador d'oficina, en estar al lloc de treball, ha de realitzar un nombre considerable de tasques que la direcció li assigna. Enumerem-los breument.

• Recepció i posterior distribució de trucades telefòniques. Durant les negociacions, l'administrador ha de registrar la informació i transferir-la als empleats. Si cal, la trucada hauriaredirigeix a un altre departament.
• Els deures d'un administrador d'oficina inclouen una clàusula que exigeix que un empleat proporcioni assessorament inicial als clients potencials.
• La necessitat de processar la documentació entrant i sortint.
• Publicació d'anuncis de feina a portals especialitzats i agències de contractació. A més, les funcions de l'administrador de l'oficina inclouen la realització d'entrevistes inicials amb candidats potencials.
• Compra de papereria i consumibles necessaris per garantir el bon funcionament dels equips d'oficina.

A més de les funcions enumerades anteriorment, l'administrador de l'oficina interactua constantment amb la gent. Aquests són tant clients potencials com empleats actuals de l'empresa. Aquest especialista és el responsable de programar els empleats.

Drets

El nombre de drets, a diferència dels deures, és molt menor. Aleshores, què fa la instrucció de l'administrador de l'oficina?

• Actuar en nom de l'empresa, representant els seus interessos en la interacció amb altres empreses.
• Per interactuar amb altres empleats dins de l'autoritat assignada.
• Feu propostes per a la seva consideració per millorar el rendiment de l'organització.

Funcions d'administrador d'oficina

Estant al lloc de treball, aquest especialista ho hauria de ferrealitzar un nombre considerable de tasques que se li assignen:

• Preparant l'oficina.
• Mantenir l'ordre.
• Serveix als visitants.
• Servei telefònic.

De fet, el nombre de funcions pot ser més gran. Depèn de la llista de responsabilitats laborals de l'administrador de l'oficina en una institució concreta.

Preparant l'oficina

El compliment de les funcions assignades, per regla general, comença amb la preparació per a una nova jornada laboral. En arribar al seu lloc de treball, l'administrador verifica el treball dels equips d'oficina, la disponibilitat de consumibles i papereria. A continuació, l'especialista ha de familiaritzar-se amb la llista de visitants i crear les condicions per a la seva reunió.

Manteniment de l'ordre

L'administrador no ha de participar directament en la neteja i altres activitats per mantenir l'ordre a l'oficina. Tanmateix, entre les seves funcions hi ha la necessitat de coordinar la feina del personal de manteniment. Ha de programar la neteja, així com indicar-ne la durada.

Atenció al client

Les funcions de l'administrador també consisteixen a negociar amb els visitants l'hora de la visita, coordinant-los amb el responsable. L'horari de les visites s'ha d'elaborar de manera que no hi hagi solapaments i ningú hagi de perdre temps esperant. A més, l'administrador ha de conèixer els visitants. És ell qui crea el primerimpressió.

Servei telefònic

Aquesta funció s'assigna a l'administrador per alliberar-lo de les negociacions i no distreure'l del flux de treball. Un empleat pot resoldre alguns problemes pel seu compte o concertar una cita per a un visitant d'acord amb l'horari del gerent. Quan realitza aquestes funcions, l'empleat ha de mantenir la confidencialitat, sense revelar a persones alienes la informació disponible.

Mostra

La descripció de la feina d'administrador d'oficina pot incloure diferents elements en funció dels requisits d'una organització concreta. Tanmateix, per regla general, s'hi prescriuran condicions estàndard, que es prenen com a model.

• Disposicions generals.
• Requisits de qualificació. Per regla general, una educació secundària especialitzada és suficient per a un possible administrador. Sens dubte, l'experiència serà un avantatge.
• Responsabilitats. No s'ha completat cap descripció de la feina sense aquest article.
• Drets. L'administrador, per exemple, té el dret de fer propostes per millorar les activitats de l'empresa.
• Disposicions addicionals que poden incloure articles no inclosos en altres seccions.

És habitual proporcionar una descripció de la feina a un nou empleat perquè la revisi, fet que ha de confirmar amb la seva pròpia signatura.

Lloc de treball

La Instrucció sobre protecció laboral per a l'administrador de l'oficina fa alguns requisits per a les condicions de treball. Per exemple, el lloc de treball s'ha d'ubicar de manera que l'empleat estigui còmodeexercir les seves pròpies funcions. Per regla general, es troba al costat de l'oficina del gerent i us permet supervisar altres empleats.

Heu d'entendre que, quan realitzeu tasques, l'administrador, així com altres empleats, sovint han d'utilitzar equips d'oficina. És per això que s'ha de col·locar de manera que estigui disponible per a un ús a curt termini.

Una de les tasques importants que no s'especifiquen clarament a la descripció de la feina de l'administrador és actuar com a enllaç entre el supervisor immediat i els subordinats. Per tant, l'empleat ha d'intentar crear un entorn favorable i establir contactes amb altres especialistes. És important no només transmetre correctament les instruccions del líder, sinó també poder controlar la precisió de la seva implementació.

Per aquest motiu, la capacitat de connectar amb els altres es converteix en un factor important per assolir l'èxit en aquesta posició. Això s'aplica tant als líders com als subordinats. Pel que fa a les qualitats personals, l'organització i la resistència a l'estrès es consideren força importants, que us permeten gestionar altres empleats i mantenir la calma fins i tot quan tracteu amb visitants en conflicte.