Pressupost de contractació: essència de compilació, indicadors i formació

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Durant l'elaboració del pressupost, els plans de vendes i de producció es transformen en indicadors d'ingressos i despeses dels departaments. Per tal que cadascun dels departaments pugui assolir els objectius previstos, és necessari adquirir materials dins del pla de costos. Amb aquesta finalitat, s'està formant un pressupost de contractació.

Model d'organització de compres 1

El primer pas és determinar el propòsit de crear un departament de compres. En funció de les especificitats del producte i del nombre de proveïdors, forma un departament de 2-5 persones (màxim 7 proveïdors per responsable). Cadascun d'ells és responsable del calendari de lliuraments, l'estat de les existències, els pagaments i l'execució dels contractes. El treball del departament no es pot dur a terme només per instruccions del cap. La divisió es crea per implementar el pla de vendes, que s'elabora per al mes, trimestre i any. Es proporciona una bonificació pel compliment del pla:

• ingressos bàsics: 40% per a un gerent, 60% per a un executiu;
• bonificacions: 50% - per al gerent, 30% - per al cap;
• premium - 10%.

Les bonificacions per als gestors s'acumulen en funció dels indicadors de rendiment:

• entrega a temps;
• volum de béns il·líquids;
• rotació mitjana d'inventari.

Per a les bonificacions, també podeu utilitzar indicadors qualitatius, per exemple, el coeficient de servei, és a dir, el nombre de béns a l'aplicació, que es pot satisfer immediatament.

Model d'organització de compres 2

Aquest esquema es diferencia de l'anterior en què, a partir del pla de vendes, el cap de departament calcula el pressupost de compra. És a dir, es crea un centre de control financer separat dins de la unitat. Es realitza una selecció més eficient dels gestors, ja que es tenen en compte els costos logístics i les condicions de lliurament. Tots els empleats estan interessats en la implementació del pla de compres i, per tant, en el desenvolupament de l'empresa. Al seu torn, la direcció podrà reduir l'esquema de contragolpes al mínim.

Tregaran entre 1,5 i 2 mesos a construir el primer model de treball. La tasca del director és contractar personal amb experiència. En el segon cas, es necessitarà entre 6 i 18 mesos per construir un departament. El principal problema rau en el treball psicològic. El director ha de convertir els empleats en empresaris individuals. No tothom pot gestionar aquesta funció.

Planificació operativa

El pressupost operatiu reflecteix les activitats planificades per a l'any per a un segment o una funció específica d'una empresa. Es desenvolupa a tots els centres de responsabilitat i després es consolida en un pressupost consolidat. L'elaboració d'un document es pot considerar com un procés comptable i de gestió. La diferència rau en el fet que l'informe reflecteix les activitats de l'empresa en el futur, i nofixació d'esdeveniments anteriors. Consta de pressupostos de compres, vendes, administratius, costos de producció. Vegem cadascun d'aquests elements.

Vendes

El volum de vendes i la seva estructura determinen la naturalesa de l'empresa. Per tant, un dels primers és un pla de vendes. A l'hora de preparar-lo cal tenir en compte no només les vendes de períodes anteriors, sinó també analitzar els factors que les poden afectar (estacionalitat, promocions, etc.).

El pressupost de vendes s'elabora tenint en compte el nivell de demanda, geografia de vendes, compradors. Inclou un nivell objectiu d'ingressos que es pot reflectir en el pressupost de caixa. Però el càlcul d'aquest indicador provoca dificultats, ja que l'empresa no pot controlar les accions dels clients. L'import previst de les despeses es calcula en funció de les activitats de l'organització. És el més fàcil de calcular. Les vendes com a procés de negoci són de gran importància. Per a les organitzacions que es dediquen a la venda de productes, és el pla de vendes el que estableix l'error en els càlculs. Si està escrit incorrectament, afectarà totes les altres àrees d'activitat.

Producció i existències

El pla de llançament del producte es basa en el volum de vendes. També té en compte la capacitat de producció, els canvis d'inventari i els pressupostos de compres. El càlcul es realitza d'acord amb la fórmula següent:

Producció del producte=estoc al final del període + volum de vendes - estoc al començament del període.

El volum de producció es calcula en funció de les característiques de la producció dels productes.

Els costos globals de producció són els associats a la fabricació de productes. Al mateix temps, una línia separada té en compte els costos laborals en dues parts: fixes i per peces (bonificacions dels empleats en funció de la implementació del pla de producció).

Pressupost per a costos comercials i administratius

Les despeses de venda són tots els costos associats a la venda i promoció de béns. El seu volum depèn de les decisions en l'àmbit de la gestió. La decisió de canviar la superfície del local afectarà els costos associats a l'emmagatzematge de mercaderies. L'import dels costos variables està format per la comissió, el cost d'embalatge, processament, transport. La resta de costos fixos són administratius.

Pressupost d'adquisicions

El pla de compres per tipus de béns o per proveïdors mostra quants productes hauria de comprar l'empresa a proveïdors externs i interns. El pressupost d'adquisicions es basa en el pla de vendes, el nivell d'inventari, la càrrega de treball de producció, els termes i el procediment per a pagar els comptes a pagar.

Compra=ús previst + inventari de final de període - inventari d'inici de període.

Estocs per a la producció

La necessitat de materials de producció permanents ve determinada pel cost de la reparació de l'equip, el pla de construcció i la preparació de nous productes. Sovint, els economistes cometen l'error d'ignorar aquests costos a l'hora de fer el pressupost.

La quantitat prevista de despeses depèn del tipus de recursos i de com es consumeixen. El pressupost està formatbasat en les normes de consum de recursos en la producció, en els centres econòmics i la necessitat d'immobilitzat. El primer article es calcula multiplicant el volum de producció previst per les normes. Aquest requisit s'ajusta als saldos d'existències i als estàndards d'existències. Així és com es forma el pressupost de contractació en espècie. Per convertir-lo en termes de valor, heu de multiplicar-lo pel preu previst.

Exemple

La planta d'acer té previst produir 3.000 tones de productes l'any vinent. Això requerirà coure i àcid oleic. Taxa de consum per 1 tona: coure - 0,06 kg, àcid - 0,0058 l. El saldo de coure al començament de l'any és de 100 kg i al final de 50 kg. El preu de les matèries primeres és de 4.500 rubles. /t. coure i 10.000 rubles. / litre d'àcid.

Necessitat de l'any:

• 30000, 006=180 kg de coure
• 30000,0058=17,4 litres d'àcid

Volum de compra previst:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 rubles. - per al coure.
• (17, 410.000)=174.000 rubles. - per àcid.

Estocs d'ADC

La planificació del pressupost de contractació en activitats administratives i econòmiques (AHA) es realitza de manera diferent. L'oferta de mercaderies és molt àmplia (des de papereria fins a materials per a la reforma d'oficines), i no hi ha índexs de consum. Hi ha tres maneres de determinar els requisits d'inventari:

• Utilitzeu les sol·licituds de les unitats estructurals. El servei de subministrament recull sol·licituds, processa, avalua saldos, actualitza preus i calcula el pressupost.
• Instal·larestàndards d'inventari per als articles més populars, com ara papereria, detergents. El pressupost es calcula en funció de les existències disponibles.
• Estableix un límit de compra d'accions per a AHD com a percentatge del cost dels materials bàsics.

S'ha de prestar una atenció especial a la recopilació d'estocs per identificar l'excés de recursos. En formar el pressupost de contractació, aquests materials s'han d'ajustar a la baixa. Sobretot si el subministrament no està limitat.

Funcions pressupostàries de contractació

• Un pressupost és una eina de planificació que indica com es poden utilitzar els recursos en funció de les oportunitats. També és un mitjà per supervisar i avaluar el rendiment mitjançant la comparació d'indicadors planificats i reals.
• La feina dels directius es pot avaluar per l'estructura i el grau d'execució del pressupost de contractació. Les organitzacions els utilitzen per avaluar el rendiment de les seves unitats de gestió.
• El pressupost del departament de compres pot fer una funció motivadora si conté l'objectiu de l'activitat. Per exemple, el departament va rebre l'encàrrec de comprar matèries primeres per mig milió de rubles en postpagament. Si s'aconsegueix l'objectiu, el cap i els seus adjunts rebran una bonificació, que augmentarà la part de despeses del pressupost en el proper període.
• L'empleat ha d'entendre quines tasques se li estableixen. Si els objectius de desenvolupament de l'organització es mantenen en secret, no s'aconseguiran. En aquest sentit, el pressupost configura l'entorn de comunicació en l'equip, així com entreempleats i subordinats.

Treballar amb licitacions

Per tal de formar el pressupost per a la compra de materials, es poden fer licitacions - per trobar els millors proveïdors de béns d'una determinada categoria. Segons els documents normatius, es desenvolupa una estratègia de distribució de materials per grups, es classifiquen els indicadors de qualitat i es classifiquen els contractistes. S'està elaborant una llista de licitacions amb les propostes dels proveïdors. El "guanyador" es determina automàticament d'acord amb els criteris d'avaluació especificats. A més, s'està treballant per celebrar un contracte i formar un pressupost de contractació.

Opcions de compra:

• Un lot. El procés de preparació de documents es simplifica, però l'organització necessitarà grans magatzems per emmagatzemar els subministraments. El risc de pèrdues causades pel deteriorament del producte augmenta.
• Lots petits. Ràpida rotació de capital i espai d'emmagatzematge reduït.
• Com sigui necessari. Les mercaderies es lliuren en factures (sense celebrar un contracte) en lots petits amb pagament anticipat complet.

Control de compres

Per tal de controlar l'execució del pressupost, les compres es poden calcular pels centres de responsabilitat financera. Al mateix temps, la planificació es realitza a dos nivells:

• Gestió prospectiva: la formació de la necessitat de materials per a l'any, desglossada per trimestres / mesos. Després de la formació del pla anual, es realitza la selecció de proveïdors i la celebració de contractes a llarg termini.
• Gestió del calendari - la formació de mensualsi plans de deu dies/setmanals per a la compra per tal de subministrar ininterrompudament a l'empresa matèries primeres específiques. Aquest és el detall del pla anual.

Per calcular el pressupost de compra mensual, heu de seguir aquest algorisme:

• Calculeu la necessitat de materials per a la producció, tenint en compte els saldos actuals, els rebuts esperats i les existències de seguretat.
• El requisit s'ajusta per a comandes, articles i substitucions permeses.
• En cas de canvis en els plans de producció, el pressupost de compra s'ajusta.
• S'està elaborant un calendari per al lliurament de matèries primeres i un pla de pagament per als proveïdors.
• Si el lliurament falla, es fa un pas enrere i es selecciona un nou proveïdor. Si no és possible canviar de proveïdor, s'inicia un canvi en la qualitat de l'adquisició o del material.

A continuació us expliquem com pressuposteu les vostres compres.