Exemple de la finalitat dels viatges de negocis per al registre correcte

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Se sap que un exemple de la finalitat dels viatges de negocis es pot trobar fàcilment a les revistes especialitzades per a comptadors. Sembla que no és difícil utilitzar l'experiència ja feta. Tanmateix, si la finalitat del viatge es formula incorrectament, els costos del mateix no es poden tenir en compte en les despeses per reduir el benefici imposable de l'empresa. Per tant, cal justificar el "viatge" empresarial de l'empleat de manera reflexiva i acurada.

Quins documents preparar

És molt convenient quan un especialista que sap organitzar un viatge de negocis treballa en una organització. Però en temps d'acomiadaments massius, molts propietaris de petites empreses han de mantenir els seus propis registres i fer la major part de la documentació oficial.

Els emprenedors privats i els empleats que no han completat cursos de comptabilitat, si cal, estan interessats en com es processen les despeses de viatge.

No és cap secret que aquest procediment inclou diversos passos.

1. SupervisorL'empresa emet una comanda de viatge de negocis en el formulari T9. Conté:

• Nom complet empleat;
• el seu número de personal;
• posició;
• divisió de l'empresa (departament, sector, departament) en què treballa l'empleat;
• objectius i objectius del viatge, el seu moment, fonts de finançament (normalment els fons de l'empresari);
• destinació.

A la comanda s'adjunta un document: el motiu del viatge (nota o invitació).

Fins l'any 2013, també s'havia de preparar una tasca de servei i un certificat de viatge. Aquests formularis ja no són necessaris. Els costos laborals dels comptables han disminuït, però han sorgit noves preguntes: com confirmar el fet d'un viatge de negocis i com demostrar que s'ha assolit el propòsit del viatge de negocis?

En aquest sentit, en moltes organitzacions, els empleats continuen emetent certificats de viatge. Aquest és un document petit i alhora molt informatiu. L'objectiu del certificat de viatge és el mateix que el de la comanda.

2. L'empresari compra bitllets de viatge, reserva una habitació d'hotel.

3. L'empleat adscrit signa que està familiaritzat amb la comanda, rep els bitllets de viatge i informació sobre el lloc de residència.

4. Es calculen les dietes diàries. Per llei, són:

- 700 rub. per dia - quan viatja dins del territori de la Federació Russa.

- 2500 fregaments. per dia - per a viatges de negocis a l'estranger.

L'empresari pot, per iniciativa pròpia, augmentar les retribucions, però en aquest cas estarà obligat a contribuir al pressupostImpost sobre la renda de les persones físiques que es cobra en quantitats que superen els valors especificats.

5. El salari de l'empleat es calcula pel temps de la seva estada fora del lloc de treball principal. És la mitjana dels ingressos diaris multiplicat pel nombre de dies d'un viatge de negocis. Si el temps dedicat a un viatge de negocis cau parcialment els caps de setmana o festius, el sou d'aquest dia es calcula amb una tarifa doble.

6. En tornar d'un viatge, l'empleat omple un informe previ de les despeses realitzades en el formulari núm. AO-1 i adjunta documents justificatius: bitllets de viatge, un val per a l'allotjament a l'hotel, una llista de viatges, xecs per pagar el combustible, si és necessari..

7. Resumint: s'ha aconseguit l'objectiu del viatge? L'empleat elabora un informe escrit o envia documents que confirmen la realització d'una tasca.

Què passa si no s'aconsegueix el propòsit indicat del viatge?

Es poden tenir en compte les despeses de viatge en aquest cas per reduir la base imposable? Aquest tema encara causa polèmica entre els comptables i els representants del Servei Federal d'Impostos. Aquests últims argumenten que els costos d'un viatge sense èxit no s'accepten per a la comptabilitat fiscal.

Els comptables i propietaris d'empreses, al seu torn, presenten reclamacions per reconèixer que el viatge de negocis de l'empleat és de caràcter productiu, independentment del seu resultat. Sovint aconsegueixen defensar el seu punt de vista als tribunals.

En particular, un exemple molt comú de la finalitat dels viatges de negocis: "Firmar un contracte amb el client". Hi hala probabilitat que la transacció no es faci. En aquest cas, les autoritats fiscals consideren poc raonable atribuir els costos d'un viatge de negocis a despeses per reduir els beneficis. No obstant això, els caps d'empreses han aconseguit demostrar repetidament que durant les negociacions es van establir forts llaços comercials amb clients potencials, que poden portar a la conclusió d'un contracte en el futur. El tribunal va reconèixer el dret del contribuent a acceptar les despeses de viatge per a la comptabilitat fiscal.

Redacció "universal" per a tasques de feina

En l'actualitat, els auditors experimentats recomanen: si hi ha dubte que s'aconseguirà la finalitat del viatge, és millor indicar-ho en l'ordre de manera general. A l'hora d'establir objectius, es permet utilitzar formulacions gratuïtes. A continuació es mostren exemples de les finalitats dels viatges de negocis que no obliguen l'empleat a documentar el fet de realitzar la tasca:

Ivanov I. I es dirigeix a la ciutat de N-sk per:

• resolent problemes de producció,
• negociacions sobre una possible cooperació,
• establir contactes comercials,
• investigar al mercat la possibilitat de comprar béns."

El treballador adscrit no va completar la tasca indicada a l'ordre

Si es va establir un objectiu específic i no s'ha assolit, es permet exigir a l'empleat una nota explicativa que contingui informació sobre:

• per què ha fallat la tasca de servei,
• quin és el resultat del viatge,
• que el "viatge" és econòmicament beneficiós per a l'empresa.

Si hi ha una carta del funcionari fiscalLes autoritats, per regla general, reconeixen com a legítim acceptar despeses de viatge per a la comptabilitat fiscal.

Quines condicions s'han de complir a l'hora d'assignar una tasca de servei?

Lamentablement, els documents normatius no proporcionen com a mostra els exemples correctes de les finalitats dels viatges de negocis. Les tasques que l'empleat ha de resoldre durant el viatge, l'empresari determina de manera independent. Tanmateix, a l'hora de redactar una comanda, és important tenir en compte alguns punts:

1. Per tal que les despeses de viatge siguin acceptades per a la comptabilitat fiscal, la necessitat de producció de traslladar un empleat a una altra ciutat o país ha de ser evident. Per exemple, el cost de viatjar a un esdeveniment corporatiu o a una cerimònia de lliurament de premis no es pot incloure en les despeses per reduir els beneficis.
2. Els objectius i objectius del viatge de negocis han de correspondre a les obligacions laborals de l'empleat.
3. La data i la ruta del "viatge" no poden contradir-ne la causa. Per exemple, si un empleat va ser enviat a un viatge de negocis per participar en una exposició, ha de marxar en direcció contrària dins de les 24 hores posteriors a la finalització de l'esdeveniment.

Viatge del personal superior

Les primeres persones de les empreses i els seus adjunts viatgen a altres ciutats i països, per regla general, per:

• portant a terme negociacions clau amb els socis,
• participació en esdeveniments oficials,
• establir contactes amb clients potencials.

Un viatge de negocis d'un gerent sovint no s'emet per una comanda del formulariT9, però amb una ordre que conté la frase: “Me’n vaig a _ a efectes de…”. En l'ordre, com en l'ordre, cal indicar el nom complet. i la posició de l'empleat, destinació, finalitat i objectius del viatge de negocis.

A continuació es mostren exemples d'encàrrecs de feina que la primera persona de l'empresa pot assignar-se a si mateix o als seus adjunts:

• negociació amb Komplekt LLC;
• demostració de mostres de productes de Standard LLC;
• participació a l'exposició "Materials elèctrics de Rússia", Moscou, 27 de setembre de 2016;
• fent una presentació per als participants de la reunió de Cosmotècnia el 20 de juliol de 2016;
• participació al seminari "Com sobreviure a la crisi financera" el 21 d'agost de 2016, organitzat per LLC Training Center "Consultation" a Moscou;
• conferència a estudiants i estudiants de postgrau de la Universitat Estatal de Moscou sobre el tema "Suport estatal als productors nacionals";
• intercanvi d'experiències amb els participants de la jornada "Els negocis és fàcil i divertit", celebrada del 10 al 15 d'octubre de 2016;
• desenvolupament professional;
• experimenta noves tecnologies.

El viatge de negocis del director i els seus suplents també pot estar relacionat amb la comprovació de la qualitat del treball de les oficines de l'empresa. Aquests són alguns exemples:

• resum dels resultats de les activitats financeres i econòmiques de la filial Our Firm LLC per al 1r semestre de 2016;
• participació en l'auditoria d'operacions financeres i comercials de la sucursal d'OOO "Enterprise" a N-sk;
• anàlisiqualitat del treball i certificació del personal de l'oficina addicional núm. 0233 a A-sk del 02 de setembre al 10 de setembre de 2016

Si cal, el propòsit del viatge es pot dividir en diverses tasques més limitades. Normalment no s'indiquen a la comanda, però es reflecteixen en els documents interns de l'empresa.

Així, per exemple, es poden establir les tasques següents amb l'objectiu de "negociar amb Perspektiva LLC sobre una possible cooperació":

Coneixement i reunió personal amb el director general de Perspektiva LLC: demostració de materials promocionals, mostres de productes, discussió de les condicions de lliurament

Resultat previst:

• per establir contacte amb el cap de Perspektiva LLC,
• per oferir-li informació sobre els avantatges competitius dels productes de la nostra empresa i els beneficis de la cooperació,
• negociar un contracte per al subministrament del primer lot de mercaderies.

2. Participació en una reunió amb el departament de compres de LLC "Enterprise", discussió dels termes del contracte.

Resultat previst:

• Aconseguir el dret a subministrar béns en condicions de prepagament del 100%, subjecte a la prestació de Perspektiva LLC amb un descompte a l'engròs de no més del 20% del preu indicat a la llista de preus (opció 1);
• Concordar el subministrament de mercaderies per import d'una tona de matèries primeres al mes, sense descompte, amb pagament fraccionat durant un període no superior a 3 setmanes (opció 2).

Després de tornar d'un viatge, el director resumeix si el propòsit del viatge s'ha assolit.

Viatges de negocis dels directors de vendes

Com reservar un viatge de negocisun empleat responsable del servei al client i de les vendes? Els directors de vendes solen establir objectius clars, expressats en termes quantitatius. El grau d'eficiència i eficiència que un empleat compleix amb un pla de negoci depèn dels seus guanys i de les seves perspectives professionals.

Si un empleat responsable de treballar amb els clients no realitza la tasca principal d'un viatge de negocis (fer una venda), l'empresari encara vol obtenir tanta informació sobre el client potencial, les perspectives de cooperació amb ell, així com els motius pels quals va aconseguir tancar l'acord.

A més, és important que el responsable d'una empresa destinada a ampliar la base de clients entengui amb quina de les empreses competidores el client potencial està cooperant i en quines condicions es conclouen els contractes.

Per tant, quan un director de vendes va de viatge de negocis, se li assigna un objectiu multinivell, que inclou tasques relacionades no només amb les negociacions amb el client, sinó també amb la recollida d'informació del mercat.

La tasca principal pot semblar així:

• negociar i establir un contacte inicial amb Future Client LLC;
• conclusió d'un contracte de subministrament de materials per a l'empresa JSC "Client";
• ampliant la base de clients, explorant oportunitats de mercat a N-ska;
• participació a l'exposició "Materials de construcció avui" 01 d'agost de 2016;
• intercanvi d'experiències amb els responsables de vendes de la branca occidental de l'empresa; participació en l'empresaConferència d'ofertes rendibles;
• Formació de nous empleats del departament de vendes de West Branch;
• organització i celebració del seminari "Treball d'èxit".

"Conclusió d'un contracte de subministrament de mercaderies" és la finalitat més popular dels viatges de negocis per als empleats responsables de treballar amb els clients. Es pot revelar en problemes:

• reunió amb un representant del departament de compres de Future Customer LLC, identificació i anàlisi de necessitats;
• Visita a empreses competidores LLC "Rival 1" i JSC "Rival 2" com a "comprador misterios": obtenció de llistes de preus, recopilació d'informació sobre les condicions de cooperació amb els clients, compilació d'un informe per al departament de màrqueting, identificació els punts forts de la LLC "Rival 1" i JSC "Rival 2";
• negociacions amb el cap del departament de compres de Future Client LLC, demostració de mostres de productes, acord sobre els termes del contracte;
• reunió amb el CEO de Future Client LLC, signant el contracte.

Després de tornar d'un viatge, el responsable comercial ha de presentar un informe sobre la realització de cada tasca i els resultats obtinguts. S'acompanya d'unes actes de negociacions, una anàlisi de les necessitats d'un client potencial, materials per a investigacions de màrqueting, còpies d'ofertes comercials, contracte signat (si n'hi ha).

De la mateixa manera, el propòsit d'un viatge de negocis es pot formular per al cap del departament de clients o el director del departament de vendes.

Les tasques següents es poden assignar a l'equip directiu:

• realització d'una internaauditoria de transaccions de vendes,
• control sobre el treball de la sucursal de l'empresa,
• participació a la reunió del comitè de millora de l'experiència del client,
• proporcionar un informe de vendes als membres de la junta a la reunió anual.

Viatjar per comprar subministraments

Els directors d'empreses, així com els empleats dels departaments de compres, solen fer viatges de negocis per comprar béns per a les necessitats de l'empresa.

En aquest cas, la comanda pot especificar qualsevol exemple de la finalitat dels viatges de negocis entre els següents:

• negociant amb Possible Supplier 1 LLC i Possible Supplier 2 LLC, discutint els termes de la cooperació;
• establint contactes comercials amb Zavod LLC, estudiant el procés de producció i mostres de productes;
• conclusió de contractes per a la compra de matèries primeres i components amb LLC "Material" i JSC "Details";
• negociació dels termes del contracte amb el proveïdor Producer LLC.

Viatge dels treballadors de la producció

Sovint compte de "viatges" per a enginyers per a la instal·lació i instal·lació d'equips, constructors, treballadors. Per a aquests especialistes, qualsevol exemple de tasca de viatge de negocis de les següents és rellevant:

• instal·lació i proves inicials d'equips de producció "Línia-1" als tallers de JSC "Client",
• instal·lació, ajust i posada en marxa de l'equip "Conveyor-100",
• servei de garantia de la màquina "A-2",
• treballs de mantenimentlínia de producció JSC "Client",
• reparacions no programades, reparació d'avaries de la màquina,
• manteniment d'equips.

Conductors de viatges de negocis

Els "treballadors del timó" sovint han de viatjar a altres ciutats per transportar mercaderies, documents i portar especialistes als seus llocs de treball.

Un viatge de negocis d'un empleat d'aquesta categoria sol associar-se a les tasques següents:

• entrega del director comercial de Standard LLC al lloc de negociacions amb Client LLC,
• recepció de materials al magatzem del proveïdor, lliurament de càrrega al territori de Our Firm LLC,
• reparació de cotxes, compra de recanvis,
• diagnòstic tècnic de cotxes en un servei de cotxe certificat.

Conclusió

Ara ja saps quins punts és important parar atenció a l'hora d'organitzar el viatge de negocis d'un empleat. En aquest article, podeu triar un exemple de la finalitat dels viatges de negocis que s'adapti al vostre cas personal.