Com elaborar un informe previ? Patró i regles

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

L'informe de despeses és el document principal del flux de treball de comptabilitat. El seu objectiu principal és confirmar l'import gastat per la persona responsable.

Formulari unificat bilateral núm. AO-1: un formulari únic per a cada entitat jurídica de qualsevol forma de propietat. Les úniques excepcions són els empleats de l'estat que fan servir un formulari especial "0504049" des del 2002.

Un informe de despeses és responsabilitat de cada empleat que rebi fons per a un viatge de negocis o per a la compra de qualsevol material o producte (com ara material d'oficina o menjar).

Informe de despeses del viatger

Com elaborar correctament un informe previ si una organització ha enviat un empleat a realitzar alguna tasca a una altra ciutat?

Un viatge de negocis és un viatge d'un empleat per tal de realitzar les seves tasques laborals fora de la ubicació de l'empresa. Mai està exempt de despeses, que estan subjectes a compensació al treballador d'acord amb la vigentlegislació.

Les despeses de viatge inclouen:

• Anada i tornada, però només si el treballador té bitllets.
• Habitatge de lloguer (es requereixen xecs o rebuts).
• Despeses addicionals incloses a les dietes.
• Trucades telefòniques, correu, canvi de divises, comissions de trànsit i comissió, bitllet d'equipatge i qualsevol altre esdeveniment, sense els quals no s'aconseguirà l'objectiu principal del viatge.

Totes les despeses anteriors s'han de documentar. Si parlem de les dietes diàries, la seva mida normalment s'especifica a l'ordre o a la posició d'un viatge de negocis emesa per cada empresa. L'import pot variar en funció d'on va anar l'empleat: dins de la regió, a un altre tema de la Federació Russa o a l'estranger.

La legislació no estableix un subsidi diari màxim, però si el seu valor dins del país supera els 700 rubles i fora d'ell - 2500 rubles, haurien d'estar subjectes a l'impost sobre la renda de les persones físiques. No haurien de sorgir problemes per redactar correctament un informe previ després de tornar d'un viatge de negocis. Termini de lliurament del document - no més de tres dies des de la data d'arribada. Si l'import responsable no s'ha gastat íntegrament, la diferència s'ha de retornar al caixer mitjançant una comanda d'efectiu entrant, i si, per contra, hi ha hagut un desbordament, l'empleat és compensat per tot utilitzant un efectiu sortint. comanda.

Quines són les conseqüències d'un informe previ incorrecte?

Elaborar correctament un informe previl'empleat ha de viatjar en un viatge de negocis en un termini de tres dies, en cas contrari, l'autoritat de supervisió pot considerar aquest import com a ingressos, sobre els quals s'han de meritar les primes d'assegurança i l'IRPF.

Per cert, l'aprovació de la nova versió de la Llei núm. 290-FZ de 03 de juliol de 2016 introdueix alguns ajustos, per exemple, una multa greu per oferir un control indegut. També està previst començar a utilitzar targetes bancàries especials que compleixen els estàndards internacionals Visa i MasterCard per pagar les despeses de viatge.

Normes generals

Com elaborar un informe previ? Només has de seguir cadascun dels punts següents:

1. L'informe s'ha d'emetre com a màxim tres dies hàbils a partir del moment:

• el període indicat pels empleats a la sol·licitud d'emissió de fons ha expirat;
• un empleat va anar a treballar si el venciment del període pel qual es van emetre els diners va caure en vacances o mal altia;
• empleat ha tornat d'un viatge de negocis.

2. Per elaborar un informe, utilitzeu el formulari unificat núm. AO-1 o el formulari adoptat per l'empresa.

3. Un empleat, juntament amb un comptable que sàpiga elaborar correctament els informes previs (un exemple està clarament disponible al programa utilitzat), ha d'omplir el document.

4. El gerent és responsable d'aprovar el document d'informe.

5. Qualsevol document anticipat ha d'anar acompanyat de xecs, factures,bitllets i altres documents que confirmen que la persona realment va gastar els fons responsables.

Omplir la comanda

Com elaborar un informe previ?

La primera part o la part frontal l'ha de completar un comptable. És impossible prescindir d'especificar els detalls del document (número i data), informació sobre l'empresa i les persones responsables, l'import del pagament avançat emès, informació resumida: fons gastats i comptes comptables, sobre la base dels quals es pot jutjar el moviment i la cancel·lació. A més, s'ha d'indicar aquí una avançada no utilitzada en despesa excessiva o reemborsada.

La segona part és un rebut que indica que l'informe previ s'ha acceptat per a la verificació. Després d'omplir-lo, el comptable l'ha de tallar i lliurar-lo a l'empleat responsable.

La tercera part (revers del formulari AO-1) s'ha d'emplenar col·lectivament. La tasca de l'empleat responsable és reflectir els detalls i adjuntar cada rebut de venda correctament executat per a l'informe anticipat. El comptable haurà d'emplenar l'import i el compte, que reflectirà els diners gastats.

El document ha de ser signat per l'empleat, comptable i comptable en cap. Només després d'això pot ser aprovat pel cap.

Excés de despesa raonable

Com presentar l'excés de despesa en l'informe de despeses? Primer has d'assegurar-te que està justificat:

• despesa és més altas'havia d'assignar per completar la tasca en nom de les autoritats;
• empleat té documentació acreditativa.

Si no es compleix almenys una condició, la quantitat de diners no es reemborsarà.

Procediment per compensar la despesa excessiva a la caixa

En cas de despesa excessiva, el comptable s'enfronta a la pregunta: com elaborar correctament un informe de despeses. A les grans extensions d'Internet es pot trobar fàcilment una mostra d'un formulari d'ordre d'efectiu del compte núm. KO-2. Els detalls d'aquest document s'han d'indicar a l'informe: la línia "Desbordament emès per ordre en efectiu".

El termini per a la compensació dels fons gastats en excés per un empleat no està establert per llei. Per tant, si el comptable no va indicar immediatament informació sobre l'ordre d'emissió a l'informe previ, això no comportarà cap penalització.

Condicions per a la compensació per despeses excessives en una targeta de sou

Actualment, gairebé totes les organitzacions transfereixen els sous als empleats amb una targeta bancària. És possible retornar l'import gastat en excés segons l'informe de despeses a l'empleat de la mateixa manera?

La legislació no té una resposta clara. El document en si només suggereix una forma de reemborsament de l'import responsable gastat en excés: efectiu.

El Banc Central de Rússia va compartir la mateixa opinió l'any 2006 a la seva carta núm. 36-3/2408. Al mateix temps, la seva carta, però datada el 24 de desembre de 2008 núm. 14-27 / 513, conté informació sobre la pregunta: és possible utilitzar una targeta bancària per pagarimport comptable no és competència del Banc Central. Aquesta empresa de xarxa hauria de fer front als seus problemes de manera independent en aquest cas. I perquè l'agència de control no tingui preguntes innecessàries, es recomana fer servir la caixa.

Com compensar els diners personals d'un empleat?

Un empleat d'una organització pot anar ell mateix a comprar els béns necessaris (obres, serveis) pel seu compte. En aquest cas, no cal omplir un informe previ. Com organitzar els passos anteriors?

Una sol·licitud i documents que confirmin la compra (rebuts d'efectiu, factures, formularis d'informe estrictes, documents de viatge, etc.) seran suficients.

Emissió d'un informe previ el 1С

Tots els comptables haurien d'estar familiaritzats amb un document com ara un informe de despeses. Com organitzar a 1C? La ubicació del document al programa és la secció "Banc i caixa".

A la finestra creada, primer heu d'especificar informació sobre l'organització i les persones responsables. El botó "Afegeix" farà disponible una taula en la qual haureu de reflectir tota la informació sobre els fons emesos.

Hi ha tres tipus de pagament anticipat:

• Documents de diners. Això té en compte els bitllets d'avió i de tren, els vals, els segells postals, etc.
• Efectiu. L'objectiu principal del document és cancel·lar diners en efectiu.
• Compte de liquidació. El document és necessari per tenir en compte la baixa d'un import no efectiu de la liquidaciócomptes de l'empresa.

Per generar informació sobre la retirada d'efectiu, heu de començar creant una nova comanda d'efectiu de sortida. Un cop emplenat, el document s'ha d'imprimir i lliurar a la persona responsable, perquè aquesta ompli la línia en rebre fons i rètols. Només llavors podreu desar i publicar el document.

A la secció tabular del rebut d'efectiu, s'ha d'indicar la informació sobre els béns i materials adquirits per la persona responsable. Si la compra de mercaderies va anar acompanyada de l'emissió d'una factura, cal posar la bandera SF, seleccionar el Proveïdor i omplir les seves dades.

La secció "Embalatge retornable" requereix emplenar la informació sobre l'embalatge que el proveïdor està esperant de retorn.

La secció "Pagament" registra les quantitats pagades al proveïdor per béns adquirits prèviament. El pagament anticipat es reflecteix a la publicació D 60.02 K 71.01.

La pestanya "Altres" està dissenyada per tenir en compte altres despeses d'una persona responsable (viatges de negocis, viatges, despeses de combustible, etc.).