Què és un sistema ERP? Planificació dels recursos financers de l'empresa

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Cada vegada més empreses de diferents mides a tot el món busquen introduir en el seu treball l'eina de gestió més potent coneguda com a sistema ERP. El seu ús està dissenyat per establir un control i una planificació efectius de tots els processos de negoci estratègicament importants per a l'organització, per optimitzar el funcionament de les principals instal·lacions de producció i auxiliars.

El concepte de sistemes ERP i ERP

L'ERP d'estratègia empresarial (EntERPrise Resource Planning) és una integració de tots els departaments i processos de l'organització: instal·lacions de producció, departaments financers, de personal i de perfil de client i molts altres. Aquesta combinació té com a objectiu principal optimitzar la distribució de diversos recursos dins de l'empresa.

Si abans era un concepte purament de màrqueting, avui un sistema ERP s'entén més sovint com una classe d'eines de programari especialitzades. En un sentit ampli, és una metodologia per planificar i gestionar tots els recursos de l'empresa. Històricament, l'estratègia ERP es va formar sobre la base dels seus predecessors:

• MRP - planificació dels requisits de material.
• MRP II - planificaciórecursos de producció.

En canvi, un sistema ERP es pot utilitzar per a empreses molt grans, sovint distribuïdes geogràficament. En aquest cas, estem parlant de la planificació de recursos corporatius, ja que presta atenció no només a la producció, sinó també a la planificació financera integral. Una característica essencial del sistema ERP és també la possibilitat del seu ús en absolutament qualsevol empresa, independentment de les especificitats del treball, incloses les que no es dediquen a activitats de producció. Considerant-lo com un producte de programari, cal destacar que està equipat amb un conjunt més potent de mitjans tècnics que faciliten o substitueixen el procés de presa de decisions.

Propòsit del sistema ERP a l'empresa

Per decidir un canvi radical en les activitats de la seva empresa, relacionat amb la implantació d'un sistema de gestió de la informació i la implantació d'una nova estratègia empresarial, la direcció ha de ser clarament conscient de la necessitat d'aquest pas, que hauria de expressar-se en els punts clau següents:

• reticència a acceptar l'estat actual de les coses;
• l'existència de la necessitat d'utilitzar tecnologies modernes per reforçar la posició d'una entitat empresarial al mercat en un entorn competitiu;
• s'esperen beneficis significatius de la implementació.

En primer lloc, l'ús d'un sistema ERP està dissenyat per contribuir a la implementació amb èxit d'una estratègia empresarial similar, l'execució de la qual hauria de garantir l'eficàcia.planificació i gestió de recursos empresarials. Per fer-ho, cal optimitzar el treball dels seus departaments, és a dir, aconseguir la màxima coherència entre ells i reduir els costos administratius. Això es pot aconseguir gràcies als beneficis que ofereix el sistema d'informació. Això és:

• Augmentar la transparència dels processos empresarials.
• Resolució de problemes d'organització i cerca de la informació adequada.
• Millora la fiabilitat i la rellevància de les dades.
• Augmentar la velocitat del flux de treball entre departaments.
• Organització d'un espai d'informació únic entre la seu central i les oficines remotes.
• Reduir el temps necessari per completar la documentació i eliminar possibles errors.
• Augmentar la velocitat de presa de decisions a tots els nivells.

El sistema ERP proporciona un augment de la competitivitat de l'objecte, no només mitjançant la introducció de processos de negoci més eficients en el seu treball. El seu ús també hauria de comportar una reducció dels costos globals de l'empresa. Les eines avançades de planificació, modelització i anàlisi ajuden a optimitzar els recursos de les activitats de producció, el sector financer, així com el treball de magatzem, transport i altres departaments.

Característiques principals del treball

En empreses diferents, fins i tot aquelles que es dediquen al mateix negoci, tots els processos empresarials poden procedir de maneres completament diferents. L'esquema estandarditzat de treball que ofereix un sistema d'informació de gestió empresarial pot diferir significativament del que s'utilitzava abans. Per aixòLa raó per considerar-lo només com un producte de programari és fonamentalment incorrecta, ja que la seva implementació requereix canvis interns a gran escala per part de l'empresa en forma de reorganització dels processos empresarials existents.

Les característiques conceptuals d'aquests sistemes estan directament relacionades amb la seva essència. Recordem que la metodologia ERP implica la consolidació de tots els departaments vitals de l'empresa per organitzar la gestió eficaç dels seus recursos. Aquesta associació s'implanta dins del sistema d'informació mitjançant la presència d'una única base de dades pública. La informació entra al dipòsit només una vegada i, posteriorment, pot ser processada i utilitzada repetidament per diversos consumidors interns i externs. En comparació amb la vida real, en aquest cas, hi ha una disminució del temps i l'esforç dels empleats de l'empresa per a la presa de decisions. També cal tenir en compte que el sistema ERP no és un sistema de control de processos automatitzat, sinó un sistema d'informació integrat basat en el seu model abstracte, informació en la qual introdueixen persones vives.

L'estructura de la base de dades, així com el funcionament del paquet de programari en el seu conjunt, s'han d'ordenar de manera que reflecteixin les activitats de tots els departaments sense excepció. Aquest enfocament permet controlar el conjunt total de recursos i processos de negoci de l'empresa gairebé en temps real, i per tant dur a terme la gestió operativa i estratègica dels mateixos.

Una de les tasques principals dels sistemes ERP ésoptimització del procés de planificació i control de la implementació del pla. Els algorismes intel·ligents integrats simplifiquen molt la seva solució per als seus usuaris. Per exemple, la planificació i gestió d'una empresa de fabricació té moltes característiques específiques associades a l'heterogeneïtat dels seus components. Així, en una planta hi poden haver tallers que funcionin de manera continuada i discreta. Des d'aquest punt de vista, el sistema de classe ERP implementat hauria de ser universal i contenir la gamma més àmplia de mòduls especialitzats.

Com que les empreses modernes d'avui sovint estan distribuïdes geogràficament, és molt important que les sucursals allunyades de l'oficina principal tinguin accés complet a un magatzem de dades d'informació comú. Això és implementat per les tecnologies de xarxa més avançades implicades en el desenvolupament de sistemes ERP, que també preveuen la diferenciació dels drets d'accés dels usuaris a la informació emmagatzemada en ells.

Funcionalitat dels sistemes de classe ERP

Parlant de funcions, no hem d'oblidar que qualsevol producte de classe ERP és un sistema de gestió empresarial en conjunt. El rang de les seves capacitats dependrà principalment de l'escala i les característiques de l'operació de la instal·lació per a les necessitats de les quals s'utilitza. Considereu el conjunt de funcions clàssic:

Producció

• Manteniment de les especificacions de disseny i procés dels béns produïts o dels serveis realitzats per tal de determinar la quantitat de materials requerits i els costos laborals.
• Dibuix plànols de producció.
• Planificar i gestionar les capacitats tècniques d'una empresa en diverses aproximacions: des d'unitats individuals fins a tallers i associacions de producció.

Finances

• Comptabilitat operativa, financera, de gestió, comptabilitat fiscal i control.
• Gestió d'actius de l'empresa, inclosos actius fixos, valors, comptes bancaris, etc.
• Planificació integral dels recursos financers de l'empresa i control dels seus resultats.

Logística

• Formació d'indicadors planificats dels volums necessaris de materials, matèries primeres, peces, components d'acord amb els plans de producció.
• Gestió de subministraments i vendes: comptabilitat de les contraparts, manteniment d'un registre de contractes, gestió de la cadena de subministrament, implementació de la planificació de magatzems i comptabilitat.

Personal

• Gestió del procés de contractació.
• Personal operatiu i registres de personal, personal, nòmines.
• Planificació de la mà d'obra.

Màrqueting i publicitat

• Mantenir els plans de vendes.
• Gestió de preus en diversos tipus de mercats per tal de formar una estratègia global adequada de l'empresa, una política transparent per calcular el cost de la mercaderia: comptabilització dels descomptes i condicions especials de venda.
• Planificar i controlar les activitats promocionals i de màrqueting en curs.

Projectes. Informes

• Oferir una àmplia gamma de formularis d'informes comptables, financers i de gestió estandarditzats, així com un mecanisme flexiblecrear personalitzat.
• Elaboració d'una estratègia global: planificació pas a pas dels necessaris per a l'execució de l'execució dels recursos temporals, materials, financers i humans.
• Supervisió dels indicadors clau de rendiment del projecte.

Quines empreses poden utilitzar sistemes ERP

A primera vista, pot semblar que els sistemes d'aquesta classe estan dissenyats exclusivament per a indústries a gran escala, ja que es caracteritzen més per l' alta complexitat de l'estructura dels fluxos de recursos i processos de diversos tipus. Tanmateix, hi ha situacions en què l'ús de classes MRP o MRP II pot no ser suficient per a una petita empresa. Avui al mercat podeu comprar productes de programari amb diverses capacitats. Depenent de l'escala de l'empresa on es puguin utilitzar eficaçment, hi ha solucions pesades, mitjanes i lleugeres.

Pel que fa a les organitzacions que no són de fabricació, els sistemes de classe ERP també els són aplicables. Per a aquestes empreses, una funcionalitat no massa àmplia serà suficient. Actualment, hi ha petites varietats de sistemes integrats o locals que poden satisfer les necessitats de les empreses comercials o organitzacions que treballen en el sector serveis. També cal tenir en compte que molts desenvolupadors ofereixen als seus clients i productes del sector.

Sobre els mètodes de classificació

La característica més òbvia per la qual es poden classificar tots els sistemes de gestió empresarial ERP ésescala de l'organització, quan siguin aplicables. Des d'aquest punt de vista, en funció del nombre de llocs de treball, s'acostuma a assignar solucions per:

• Grans corporacions (més de 10 mil persones).
• Empreses mitjanes (entre 1.000 i 10.000 persones).
• Mitges empreses (de 100 a 1.000 persones).
• Petites empreses (menys de 100 persones).

Un signe important de la sistematització d'aquests productes d'informació és la funcionalitat. Depenent del volum implementat de tasques realitzades, hi ha la següent divisió generalment acceptada en:

• Gran integrat.
• Mitjana integrada.
• Gestió financera.
• Local.

La versió local sol ser un producte d'informació en caixa unificada d'un focus reduït, amb un cost total relativament petit. Molt sovint, cobreix un o més blocs en l'àmbit de les finances de l'organització o les seves activitats comptables. Aquests sistemes són adequats per a petites empreses de fabricació o comerç.

El sistema financer i de gestió de la gestió empresarial es pot utilitzar principalment en organitzacions no productives, principalment comercials o que treballen en la prestació de serveis. A més de les finances i la comptabilitat, també hi participen mòduls de gestió logística.

Els sistemes d'informació integrats, segons l'escala de l'objecte objectiu, poden ser mitjans o grans. Cobreixen tots els processos de negoci de les estructures corporatives, és a dir, la interacció amb proveïdors i consumidors,producció del producte final, fluxos materials i financers, relacions de personal, subministrament, emmagatzematge i comercialització, implementació de projectes i molts altres.

Mercat de sistemes ERP moderns

Tots els productes de programari que es presenten avui al mercat nacional es poden dividir en dues categories principals: rus i importat. Les diferències entre ells no només estan en el lloc de creació, sinó també en la funcionalitat.

Els potents desenvolupaments occidentals serveixen com a estàndards per al que comunament s'anomena sistemes de classe ERP. Els exemples més clars d'aquests són els productes de SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Tots ells es poden utilitzar en objectius de qualsevol nivell, inclosos els molt grans. Tanmateix, el seu ús per part de les empreses russes sovint pot ser difícil a causa de la possible aparició dels problemes següents:

• No preparació de les empreses per a una reorganització seriosa dels processos empresarials existents. L'escala d'aquests canvis és difícil d'exagerar. Els processos empresarials dels sistemes de gestió d'empreses estrangeres són fonamentalment diferents dels que s'utilitzen habitualment al nostre país.
• Nombre insuficient d'especialistes capaços d'implementar un projecte d'implementació d'un sistema ERP d'importació a Rússia amb el nivell de qualitat adequat.
• L' alt cost d'utilitzar aquestes solucions.

Malgrat el retard general dels anàlegs occidentals, els desenvolupaments russos moderns augmenten gradualment la seva funcionalitat. Estan totalment adaptats al treball de les empreses domèstiques. i es pot implementar amb èxitsi en un cas concret no es requereix una àmplia cobertura dels processos empresarials, però n'hi ha prou amb configurar la comptabilitat en algunes àrees d'activitat mitjançant un sistema ERP. Alguns exemples de desenvolupaments nacionals avançats són els productes d'1C i Galaktika.

Mirant cap al futur - ERP II

Va sorgir fa un temps, el concepte ERP II va ser el resultat de la millora de la metodologia ERP. La planificació i gestió dels recursos empresarials segueixen sent una de les tasques principals aquí. No obstant això, el ràpid desenvolupament d'Internet, que va iniciar l'aparició d'una nova metodologia, va deixar empremta, convertint el negoci tradicional en part electrònic. ERP II és una combinació d'un sistema de gestió empresarial clàssic amb solucions específiques de comerç en línia.

Ara s'ha tornat molt important interactuar amb les vostres contraparts a través de la xarxa. Hi ha dues àrees importants per a això: la gestió de la cadena de subministrament i la gestió de la relació amb els clients. La informació intraempresa deixa de ser només tal, entra a l'entorn extern i es converteix en la base de la cooperació amb altres entitats empresarials. El nou concepte en aquest cas es formula com la gestió dels recursos i les relacions externes de l'empresa. A més de la reorientació ideològica, els sistemes ERP II van rebre les seves pròpies característiques tecnològiques.

Resolució del problema de triar un sistema

L'elecció del programari d'aquest nivell és un procés extremadament responsable. Una decisió equivocada sobre aquest tema, especialment per a projectes a gran escala, potsuposen uns costos de temps i diners impressionants en absència del resultat esperat.

La implementació efectiva d'un sistema a gran escala, que, per exemple, hauria d'assegurar la gestió eficaç d'una empresa de fabricació, requerirà necessàriament una reenginyeria de processos empresarials. És important prevenir una situació en què, al final del procediment d'implementació, el programa reculli dades no utilitzades o no resolgui les tasques necessàries. Per aquest motiu, és millor convidar un equip d'experts que s'hagi demostrat en aquesta matèria perquè col·labori per implementar el projecte.

Hi ha una determinada llista de criteris sobre la base dels quals l'equip del projecte, d'acord amb l'administració de l'empresa objectiu, pot prendre una decisió òptima i rendible sobre l'elecció d'un producte de programari:

• Compliment de les capacitats tècniques i funcionals del sistema amb els objectius principals de l'empresa.
• El cost total de propietat ha d'encaixar dins del pressupost assignat per a aquesta finalitat. A més del cost d'adquisició del sistema, inclou els costos operatius i altres tipus indirectes.
• El sistema d'informació de classe ERP implementat ha de complir amb tots els requisits tècnics generalment acceptats, la qual cosa significa que ha de ser escalable, fiable, resistent a possibles errors, disposar de protecció antivirus i anti-pirateria.
• El proveïdor ha de garantir el manteniment i el suport posteriors del programari instal·lat.

El procés d'implementació de sistemes de classe ERP

La introducció de sistemes ERP a les empreses acompanya la implementació de les estratègies del mateix nom en aquestes. Aquest procediment, depenent de l'escala de l'objecte objectiu, sol durar des de diverses setmanes fins a diversos anys. Una organització pot participar en la implementació per si mateixa o utilitzar l'ajuda d'empreses especialitzades en això. Podem distingir les principals etapes d'aquest procés:

1. Organització principal. Aquí cal definir metes estratègiques, objectius i designar l'efecte esperat de la implementació per a una organització concreta. A partir d'aquestes dades, es podrà elaborar un pla tècnic del projecte.
2. Desenvolupament del projecte. En aquesta etapa s'analitzen les activitats actuals de l'organització: la seva estratègia de promoció, processos de negoci. A partir dels seus resultats, es construeix un model de sistema i es fan els perfeccionaments adequats al pla de treball.
3. Execució del projecte. Atès que les regles per dur a terme els processos de negoci són dictades pel sistema ERP implementat, aquí es transformen segons requisits unificats. Si és necessari, es realitza el desenvolupament de formularis d'informes i algorismes per transferir dades de programes de comptabilitat utilitzats anteriorment. Si en les etapes anteriors es revela la insuficiència de les funcions del sistema per a l'objecte, es finalitza. Conclou amb formació d'usuaris i proves prèvies.
4. Posició en funcionament. En el procés d'ús, s'identifiquen i s'eliminen possibles errors i avaries.

SistemaLa gestió de classe ERP d'avui no és només una còpia del costós programari instal·lat a tots els ordinadors d'una organització, sinó també el principal motor d'una estratègia empresarial prometedora. La seva elecció s'ha de basar en les necessitats i capacitats existents de l'objecte objectiu. L'èxit de tot el negoci en conjunt depèn de la correcció de la decisió presa i de la implementació dels passos per a la implementació posterior.