Quines són les funcions d'un secretari?

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Per tal de definir clarament les responsabilitats laborals d'una secretària, cal saber qui és exactament. Després de tot, aquesta posició es pot veure des de diversos angles. Conegut, per exemple, és el secretari-referent com a empleat d'oficina, el secretari general com a cap (cap) d'una determinada organització, el secretari d'estat com a funcionari, el secretari com a persona diplomàtica, el secretari del cap. com a empleat i altres opcions. Molt sovint, quan es refereixen a aquesta posició, es refereixen a un empleat que realitza les tasques (encàrrecs) tant del director de l'empresa com dels caps individuals de les seves divisions estructurals. Resulta que les funcions oficials del secretari en aquest cas es redueixen a l'execució d'encàrrecs puntuals per resoldre problemes organitzatius i tècnics.

El que ha de saber i fer una secretària

Diàriament el secretari ha de realitzar les funcions següents:

1. Accepta la informació dels subordinats per transferir-la al gestor.
2. Organitzar la comunicació telefònica del cap. En la seva absènciarebre informació i, a continuació, posar-la en coneixement del director.
3. Rebre i conservar registres dels missatges telefònics.
4. Crear condicions per al treball normal del cap: supervisar la necessitat de material de papereria i material d'oficina.
5. Ajudar a l'organització de reunions i reunions de producció. Informar als participants de la data, lloc i hora de l'acte. Recollir el material necessari, assegurar l'assistència dels assistents i redactar acta de la reunió.
6. Realitzar treballs d'oficina a l'empresa. Per fer-ho, el secretari ha de rebre, sistematitzar la correspondència entrant i presentar-la a la direcció per a la seva consideració. Després, sobre la base del visat imposat, transfereix els documents als intèrprets contra signatura. Les funcions del secretari també inclouen el control del progrés, el temps i els resultats de la seva execució.
7. Realitzar impressió i reproducció de documents.
8. Organitzar la recepció de visitants al responsable de l'empresa i, si és possible, crear les condicions per a la ràpida resolució dels problemes.

Per dur a terme aquestes tasques laborals aparentment senzilles d'una secretària, un empleat ha de saber:

• la composició sencera de la direcció de l'empresa i les seves divisions estructurals;
• cartació, personal i estructura de l'empresa, el seu perfil, perspectives de desenvolupament i especialització;
• documents normatius per mantenir un registre adequat;
• regles per utilitzar equips d'oficina i comunicacions;
• normes de VTR, OT, seguretat contra incendis i sanejament industrial;
• normes d'organització laboral en el treballubicació;
• actes normatius i jurídics, ordres, resolucions, ordres de planificació, comptabilitat i gestió de la qualitat dels treballs realitzats.

Especificacions administratives

Si estem parlant d'una especialització més específica i estreta, aleshores la situació és una mica diferent. Prenguem, per exemple, els deures d'un secretari-secretari. El mateix títol del càrrec defineix clarament l'aspecte del treball a realitzar. Normalment, cada empresa ja disposa d'una descripció del lloc de treball, que indica les àrees d'activitat d'un especialista en registres. Si no hi ha aquesta instrucció, és millor crear-la. Per fer-ho, heu d'utilitzar la guia de qualificació, que conté mostres aproximades. Després d'això, s'ha de finalitzar la versió estàndard en relació amb una organització concreta, tenint en compte les característiques específiques i internes. En general, s'han de traçar clarament 3 direccions principals en les funcions d'un secretari-secretari:

1. Treballar amb correspondència. Recepció, processament de maneres modernes i enviament puntual.
2. Documentació interna correcta.
3. Registre, comptabilitat estricta i transferència de documents a l'arxiu per emmagatzemar-los.

Característiques del treball del referent

En algunes empreses, aquest càrrec s'introdueix a l'estat, que inclou una àmplia gamma de tasques: des del "taulell de referència" fins al "subdirector". Un especialista aixíha de tenir un ampli ventall de coneixements i un bon domini de la situació. Les funcions del secretari referent s'amplien lleugerament per l'augment de competències. En general, aquest és el treball habitual d'un secretari, però la paraula "referent" fa algunes addicions a la llista estàndard. En particular, el secretari adjunt pot rebre visitants de manera independent sobre determinades qüestions. Tenint certa informació, és capaç de prendre decisions de manera independent. A més, el referent realitza les instruccions responsables del cap pel que fa a les activitats econòmiques de l'organització (empresa). De vegades, el secretari adjunt s'encarrega de la gestió dels registres de personal. Això només es fa quan la quantitat total de treball et permet realitzar tasques addicionals.