Pagament de combustible i lubricants: execució del contracte, procediment de càlcul, normes i característiques de registre, meritació i pagament

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Sovint sorgeixen situacions quan, per necessitats de producció, un empleat es veu obligat a utilitzar la seva propietat. Molt sovint es tracta de l'ús de la màquina. A més, l'empresari està obligat a compensar-ho: pagar el combustible i els lubricants (POL), l'amortització i altres costos. Com fer-ho el més eficient possible?

Marc legislatiu

No molta gent entén ni tan sols què vol dir pagar pel combustible i els lubricants i una compensació per l'ús de vehicles personals. I els empresaris n'estan aprofitant. Tot i que la seva obligació d'indemnitzar l'empleat pels costos està recollida a l'article 188 del Codi de Treball. Tanmateix, com es veurà a continuació, el seu ús no és la millor opció. Molta més informació útil es troba al Codi Civil i Fiscal. Per aprofitar tots els avantatges que ofereixen, cal abordar el problema correctament.

Com funciona a la pràctica?

Sovint, un empleat té una opció: o vas 300 km a una altra ciutat amb la calor en un autobús,o condueix el teu propi cotxe. Mai se li passa pel cap que les despeses per pagar combustible i lubricants i no només li poden i han de ser compensades. Les empreses s'aprofiten de l'analfabetisme legal dels empleats. La majoria no sap quin és el combustible a la feina i la compensació de costos.

Per cert, això s'aplica no només al cotxe, sinó també a qualsevol altre bé personal que l'empleat utilitzi en l'exercici de les seves funcions oficials. Només s'utilitza el transport personal amb més freqüència. En conseqüència, el pagament de combustible i lubricants als empleats a costa de l'empresari és la norma. Encara que no tots els empresaris accepten pagar.

Un parell d'exemples

Tothom que hagi intentat treballar com a representant de vendes ho ha experimentat. Un altre exemple on els empleats utilitzen més sovint el seu propi transport són els taxis. Per rebre una compensació, l'empleat ha d'utilitzar un cotxe o una altra propietat només amb el coneixement i el permís de la direcció. I tot s'ha de documentar.

Pagament de combustible i lubricants als empleats: què és?

Sovint, fins i tot el personal de comptabilitat no sap la resposta a aquesta pregunta, i molt menys els empleats normals. Molta gent pensa que el combustible i els lubricants són només combustible: gasolina o gasoil. Això no és del tot cert. De fet, moltes més coses s'anomenen combustibles i lubricants (combustibles i lubricants):

• mantega;
• anticongelant - a l'hivern;
• altres consumibles necessaris.

En conseqüència, el pagament del combustible i els lubricants inclou no només el cost del combustible.

Com fer-ho oficial?

Hi ha 3 maneresformalitzeu els vostres acords amb l'empresari:

• acord addicional al contracte de treball;
• acord de lloguer de cotxes;
• contracte de prestació de serveis de transport.

Cada un d'ells té els seus pros i contres. Vegem-los amb detall a continuació.

Acord addicional al contracte de treball

El més senzill és concloure un acord addicional amb l'empresari al contracte de treball. Tanmateix, més senzill no vol dir més eficient: no serà fàcil per als empleats rebre el pagament de combustible i lubricants a costa de l'empresari. A continuació es mostra un exemple d'aquest acord.

S'ha d'indicar clarament:

• marca i característiques del vehicle;
• l'import de la compensació mensual i els costos que també compensa l'empresari: pagament de combustible i lubricants, reparacions actuals i importants, diagnòstic i manteniment, assegurances;
• data límit en què s'ha d'enviar l'informe de costos reals;
• termes en què l'empresari compensa les despeses de l'empleat.

L'empleat s'ha de desplaçar sovint seguint instruccions de la direcció, o la naturalesa de viatge de la feina preveu l'acompliment de les seves funcions oficials. De fet, segons la llei, el pagament del combustible i els lubricants quan s'utilitzen vehicles personals, així com la compensació per altres despeses, només és possible si hi ha una necessitat de producció.

Cada mes, l'empleat presenta un informe sobre els seus viatges, on indica:

• data del viatge;
• hora de sortidai torna;
• destinació;
• propòsit del viatge.

A més, aquest document ha de contenir la data de compilació i la signatura de l'empleat.

Pros i contres d'un acord addicional

La compensació de les despeses de l'empleat en virtut d'un contracte de treball és beneficiosa principalment per a l'empresari. Al cap i a la fi, sempre podeu limitar-lo a la mida prevista pel Decret governamental núm. 92 de 8 de febrer de 2002: 1200 rubles - per a cotxes amb una cilindrada inferior a 2000 cm³ i 1500 rubles: per a cotxes amb una cilindrada de més de 2000 cm^3.

No obstant això, és poc probable que aquesta compensació s'adapti a l'empleat; amb els preus actuals de la gasolina, és gairebé impossible de satisfer-la. En conseqüència, l'empresari ha de comprometre's i subscriure un contracte d'arrendament o un contracte per a la prestació de serveis de transport, o pagar de la seva butxaca; no serà possible compensar la compensació mitjançant retallades fiscals..

Com llogar un cotxe?

En aquest cas, la relació entre les parts es regirà pel Codi Civil. A la pràctica, el lloguer de casc nu s'utilitza més habitualment. A continuació podeu veure un contracte típic.

És obligatori especificar al contracte d'arrendament:

• característiques del cotxe: marca, any de fabricació, color, carrosseria i número de motor, número d'estat;
• condicions de subarrendament: és convenient prohibir que l'empresari llogui un cotxe a una altra persona;
• altres acords: qui i en quin període de temps realitza la ITV, qui pagaconsumibles i manteniment, amb quines finalitats es pot utilitzar el cotxe, per exemple, només el transport de passatgers.

Quan celebreu un contracte de lloguer, heu d'entendre que, per tant, esteu transferint el vostre cotxe a l'empresa, encara que sigui temporal, però per al seu ús. Mentre que amb un contracte de treball, només tu pots utilitzar el cotxe.

Per tant, el contracte d'arrendament ha d'estipular exactament com l'empresari pot utilitzar el vostre cotxe. En cas contrari, no us sorprengui que us oblideu a transportar diverses mercaderies o algun tipus d'escombraries; després de tot, l'empresa ara és la propietària del cotxe, encara que sigui temporalment.

Important: assegureu-vos de fixar el cost del cotxe en el moment del lloguer al contracte.

Sovint hi ha un problema amb el fet que les parts no saben com prescriure el pagament de combustible i lubricants en el contracte d'arrendament. Fins i tot els advocats discuteixen sobre això. El càlcul del pagament del combustible i els lubricants es realitza a partir de les notes de transport, segons el quilometratge real. Per a això, hi ha normes especials, sobre la base de les quals es duu a terme la cancel·lació.

Els experts encara recomanen celebrar un contracte de lloguer de cotxes amb el pagament del combustible i els lubricants. Tanmateix, això és per acord. Si el contracte d'arrendament no preveu el pagament del combustible, es conclou un acord separat per al pagament del combustible i els lubricants amb el proveïdor i s'emet al conductor una targeta de combustible amb un determinat límit.

També és important especificar altres matisos per endavant: l'empresa et paga una quantitat fixa cada meso el pagament és per hora, depenent de les hores reals treballades, qui i com paga l'assegurança.

Contracte de prestació de serveis de transport

S'utilitza molt menys sovint, principalment si les mercaderies es transporten amb transport personal. Imagineu una empresa de mudances. En lloc d'adquirir o llogar un cotxe, podria haver signat un contracte amb un carregador propietari del cotxe desitjat per a la prestació dels serveis de transport.

Així, el carregador realitzaria les seves obligacions immediates (càrrega i descàrrega) en virtut del contracte de treball. I de manera privada prestaria serveis per al transport d'aquestes mercaderies del punt A al punt B. No obstant això, per a això hauria d'emetre una IP, perquè l'activitat empresarial està prohibida a la Federació Russa sense registre.

Com pot optimitzar els impostos un propietari d'un cotxe?

Per llogar un cotxe o oferir serveis de transport, un empleat haurà d'emetre una IP. En sentit estricte, pot llogar el seu cotxe sense ser emprenedor. Tanmateix, si hi ha diversos cotxes d'aquest tipus, encara haureu d'emetre una IP. A més, en aquest cas, paga menys impostos: un 6% sobre els ingressos fiscals simplificats, en lloc del 13% de l'IRPF. Tanmateix, l'impost sobre la renda de les persones físiques del 13% encara es retindrà del seu sou oficial.

Aquí hi ha un altre matís important. Independentment de l'actuació de l'empresari individual, ha de pagar les primes d'assegurança, encara que no tingui empleats. La quantitat és fixa i el 2018 és de 32.385 rubles. Tanmateix, si els ingressos d'un empresari individual superen els 300.000 rubles a l'any, aleshorespagament addicional de l'1% de la diferència "ingressos menys 300.000 rubles".

No obstant això, l'import de les primes d'assegurança no pot superar una quantitat determinada. El 2018, es tracta de 212.360 rubles per al fons de pensions (aquests diners "no desapareixen", sinó que van a la formació de la futura pensió de l'empresari) i 5.840 rubles en forma de contribucions a l'assegurança mèdica. En conjunt, les primes d'assegurança per als empresaris individuals no poden superar els 218.200 rubles anuals.

A primera vista, les primes d'assegurança són costos addicionals innecessaris. Però és realment així? No realment. El fet és que els empresaris individuals tenen dret a reduir el pagament avançat en virtut del sistema fiscal simplificat "Ingressos" per la quantitat de les primes d'assegurança pagades. Per tant, en llogar un cotxe, no podeu pagar impostos en absolut (és poc probable que l'import de l'impost superi les contribucions pagades) i és completament legal. I la major part de les contribucions pagades es destina a la vostra futura pensió.

Important: la condició d'empresari individual i el sistema fiscal simplificat no eximeixen l'empresari del pagament de la taxa de transport. S'haurà de pagar de totes maneres. Però l'impost sobre la propietat en aquest cas no s'ha de pagar.

Un exemple de com un empresari individual augmenta els ingressos del lloguer d'un cotxe

Imaginem que l'Ivan va llogar el seu cotxe a Romashka LLC, de la qual és empleat, per 100.000 rubles al mes. Paral·lelament, l'empresa s'ocupa de les reparacions actuals i importants del cotxe, així com del pagament de combustible i lubricants i altres consumibles.

Sense registrar un empresari individual, un empleat rebria només 1.044.000 rubles a l'any. L'empresari, actuant com a agent fiscal d'Ivan, retindria de manera independent el 13% de l'IRPF d'aquest import. Al mateix temps, haver emès una IP sobre el sistema fiscal simplificat"Ingressos", Ivan pagaria els impostos següents:

• contribucions a l'assegurança al Fons de Pensions: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 rubles;
• aportacions a l'assegurança mèdica: 5840 rubles;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubles.

En conseqüència, els seus ingressos nets van ser de 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 rubles. A més, 41.385 rubles haurien anat a la futura pensió d'Ivan, i no a la tresoreria de l'estat. Així, l'estalvi fiscal ascendiria a 125.385 rubles per any. O una mica més de 10.000 rubles al mes.

A més, en el primer cas, l'Ivan paga immediatament l'IRPF. De fet, ni tan sols veu aquests diners: l'empresari li transfereix l'impost. En el segon, Ivan rep tota la quantitat "a les seves mans". I després paga impostos. A més, pot distribuir-los com vulgui durant l'any; el més important és pagar-ho tot abans del 31 de desembre.

La capacitat de gestionar el moment dels pagaments d'impostos ofereix un avantatge important. Suposem que l'Ivan decideix distribuir uniformement la càrrega fiscal i pagar l'import degut cada trimestre.

Així, també pot alliberar les quantitats següents:

• gener - 100.000 × 13%=13.000 rubles;
• Febrer - 100.000 × 13% +13.000=26.000 rubles;
• març - 100.000 × 13% + 13.000 + 13.000=39.000 rubles.

Fins a finals de març, pot utilitzar aquests diners com li convingui. I només després pagar el pagament corresponent per les primes d'assegurança, reduint així el pagament anticipat sota el sistema fiscal simplificat "Ingressos".

ActivatA primera vista sembla que les quantitats són petites. Però si l'Ivan augmenta els seus ingressos 10 vegades: lloga diversos cotxes o tria l'arrendament en comptes de llogar, l'estalvi serà impressionant.

Com pot una empresa estalviar impostos?

Si l'empresa està al DOS (sistema fiscal general) o al sistema fiscal simplificat "Ingressos menys despeses" (un dels tipus de sistema fiscal simplificat), llavors el cost de llogar un cotxe, prestar serveis de transport o el pagament d'una compensació en virtut d'un contracte de treball es pot tenir en compte per reduir la base imposable. És cert que en aquest últim cas, per als cotxes, l'import de la deducció està limitat per llei.

En el cas de llogar un cotxe a DOS, no només es compensa el lloguer, sinó també:

• combustible i lubricants i altres consumibles;
• manteniment i revisió de cotxes;
• Manteniment, rentat, despeses d'aparcament i aparcament;
• assegurança;
• salari de conductor.

A més, només les despeses documentades es reconeixen com a despeses deduïbles. Al mateix temps, s'han de justificar econòmicament.

Important: l'empresa no és la propietària del cotxe llogat i, per tant, no està obligada a pagar impostos patrimonials i de transport.

Les empreses solen guanyar més diners que els costos de lloguer de cotxes. En conseqüència, reduint l'impost sobre la renda, és possible compensar amb escreix tots els costos realment incorreguts.

Resumeix

L'article 188 del Codi de Treball obliga l'empresariCompensar el treballador per l'ús del transport personal amb finalitats oficials. Si se suposa que aquest ús és ocasional, n'hi ha prou amb celebrar un acord complementari adequat al contracte de treball i presentar l'informe a temps.

No obstant això, si un empleat sense l'ús del transport personal no pot exercir les seves funcions i es veu obligat a utilitzar el seu cotxe per a finalitats comercials tot el temps, aquesta compensació no podrà cobrir la major part dels costos reals incorreguts. És això només a costa dels beneficis de l'empresa. L'organització podrà utilitzar aquesta compensació per reduir l'IRPF només en l'import establert per la llei, que no cobrirà ni una dècima part dels costos reals.

En conseqüència, aquest enfocament no és beneficiós ni per a l'empleat ni per a l'empresa. I tot per les peculiaritats de la fiscalitat: un empleat, com a persona física, paga massa IRPF i l'empresa no pot optimitzar correctament els impostos. És molt més rendible per a ambdues parts concloure un contracte d'arrendament o la prestació de serveis de transport (si s'han de transportar altres passatgers o càrrega).

Només en aquest cas, l'empleat haurà d'emetre una IP: el procediment no és complicat i no requereix gaire temps. Hi ha qui pensa que, convertit en empresari individual, no podrà treballar com a particular. Tanmateix, de fet és possible: la llei no prohibeix.