Sistema electrònic de gestió de documents (EDMS): què és, característiques i recomanacions

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Fa uns quants anys, es parlava dels sistemes electrònics de gestió de documents com un futur brillant. Avui ja s'utilitzen activament en empreses privades i públiques. Però el més important és que la demanda d'EDMS està en constant creixement. Què és un sistema de gestió de documents electrònics i com funciona, considerem l'exemple de sistemes que funcionen a la Federació Russa.

Fons

Per entendre millor com funciona un programa EDMS, cal revisar els conceptes i les tasques bàsiques. Els factors clau són els que determinen l'elecció d'un sistema concret.

Si una organització pot funcionar en condicions de gestió informal, no cal gestionar documents. Amb l'arribada dels processos empresarials, és necessari gestionar el mecanisme amb l'ajuda d'una documentació ordenada. Si no tracteu els documents de manera oportuna, començaran a acumular-se i es perdran.

S'utilitza un esquema especial d'emmagatzematge de fitxers com a alternativa als suports de paperal servidor. Però tampoc funciona durant molt de temps. A mesura que el volum de l'empresa creix, augmenta la necessitat d'emmagatzemar i sincronitzar la informació.

Hi ha un dilema: utilitzar suports de paper antics o EDMS per emmagatzemar informació. Què és tan important que pots aconseguir gràcies al sistema electrònic? Augmentar l'eficiència de l'organització.

Efecte econòmic

L'eficiència del treball es pot augmentar de dues maneres: reduir costos o augmentar els resultats. Els documents EDMS permeten assolir dos objectius alhora. És a dir, la implementació del sistema permet que l'organització gasti menys, però guanyi més.

Reducció de costos mitjançant la reducció dels costos del paper, la pèrdua de temps, l'acceleració de la comunicació, el canvi de cultura de l'empresa.

Per avaluar l'eficàcia del programa EDMS, cal calcular el temps dedicat a la paperassa. Les empreses de consultoria calculen que aquestes operacions ocupen el 20% del temps de treball. En el sistema de la burocràcia russa, això triga encara més: el 60% del temps. La introducció de l'EDMS reduirà aquests costos almenys 10 vegades.

Treball d'oficina i flux de documents

Els dos termes estan relacionats. El manteniment de registres és un terme que fa referència a un conjunt formal de regles per treballar amb documents. Alguns sistemes EDMS es poden personalitzar segons les regles del treball d'oficina, però també hi ha aquells sistemes sobre la base dels quals ja està format el treball d'oficina.

Un document és una unitat d'emmagatzematge d'informació en un EDMS. El flux de documents es forma a partir dediferents fonts: altres sistemes, aplicacions, correu electrònic, però sobretot, a partir de suports de paper escanejats. Per tant, els escàners i altres equips són una part integral de l'EDMS. El sistema emmagatzema tots els documents, manté el seu historial, assegura el moviment per l'organització i realitza processos empresarials amb ells.

En aquesta base de dades hi ha una decisió, una instrucció i una ordre del SED. A través d'ells es gestiona l'organització. Qualsevol document es subministra amb "ajuda". El conjunt de camps del formulari depèn del tipus de document. La informació s'emmagatzema al sistema en forma de base de dades de cada camp d'aquesta targeta.

Funcions i tasques de l'EDMS

El programa de gestió de documents està dissenyat per resoldre les tasques següents:

• sistematització del treball amb documents.
• creació de documents segons plantilles, el seu emmagatzematge de registre;
• automatització comptable;
• classificació de documents.

Mirem més de prop les funcions del SED. El programa de flux de treball s'utilitza per a:

• creació de targetes.
• formant el text del document;
• desa les dades com a pdf o ms word;
• gestió dels drets d'accés dels usuaris;
• creació de rutes;
• control de flux de documents;
• enviament de notificacions, recordatoris;
• diari, directoris, classificadors;
• generació de comandes;
• cercar i signar documents;
• generació d'informes.

Les funcions generals del sistema inclouen:

• remottreballar amb documents;
• utilitzar un DBMS per emmagatzemar dades;
• treball simultani amb EDMS;
• segur amb certificats, codis de barres i personalització.

Avantatges i desavantatges

Canviar a SED té més avantatges que desavantatges. Tanmateix, un projecte mal organitzat pot destruir tots els avantatges de l'automatització. Els objectius de la implementació de l'EDMS han de ser assolibles. Els avantatges inclouen:

• emmagatzematge estructurat centralitzat d'informació;
• el mateix enfocament per a la formació i el tractament de documents;
• usant plantilles;
• cerca;
• accés d'auditoria.

Els desavantatges inclouen alts costos inicials i una formació rigorosa dels usuaris.

Processos de documentació

A l'EDMS, la gestió de documents electrònics passa per una sèrie d'etapes, durant les quals s'assignen determinades propietats al document. El processament es realitza tant manualment com automàticament. En el segon cas, establiu:

• condicions per a les transicions entre etapes;
• separació de ruta;
• cicles de mecanitzat;
• iniciar subprocessos, temporitzadors, procediments de processament;
• S'han establert rols d'usuari.

Tipus de tractaments:

• Creació d'un document.
• Edició.
• Canvi de nom.
• Mou.
• Desa.
• Indexació.
• Supressió.

costs SED

La gestió de documents no pot funcionar completament sense una llicència, servidors, una configuració completa i formació de tots els usuaris. Cadascun d'aquests elements requereix una gran despesa en efectiu. A més, no ens hem d'oblidar de la integració de l'EDMS amb altres sistemes, l'actualització de bases de dades i programari, les consultes de suport tècnic i altres costos de manteniment.

Introducció de l'EDMS

La implementació del projecte pot trigar diversos mesos. El procés depèn tant del nombre de processos de documentació com de les capacitats financeres, organitzatives i de recursos. La implementació es realitza segons el següent algorisme:

• creació d'un grup de treball, identificació d'un líder;
• definir metes i objectius;
• comprovació dels processos de documentació existents;
• desenvolupament de termes de referència;
• SED elecció;
• conclusió d'un contracte per a la implementació de l'EDS;
• desenvolupament i aprovació del reglament de treball;
• Comprovació del contingut inicial dels directoris;
• prova prèvia d'EDS;
• formar personal a la feina;
• prova d'implementació d'EDMS;
• anàlisi dels resultats de la prova;
• correcció d'errors;
• implementació completa d'EDMS.

Errors d'implementació

S'ha de prestar una atenció especial als processos que requereixen un document en paper. El principal error és la duplicació d'un document en paper amb un de electrònic. Això complica la feina i provoca una actitud negativa cap a l'automatització. Ningú paga més per fer una feina doble. Cal construir processos d'automatització senseduplicació. El segon error és la f alta de preparació del personal. Molt sovint, els nous processos es perceben amb hostilitat. Per tant, cal explicar als empleats per què s'està introduint un EDMS, perquè s'apropin conscientment al procés d'aprenentatge.

Tecnologies d'emmagatzematge de documents

A l'EDMS, la gestió electrònica de documents consta d'atributs, a partir dels quals es duu a terme la cerca, la classificació, l'agrupació i la notificació. De vegades, un document es crea segons una plantilla, de vegades transferint dades d'una base de dades. Els atributs s'emmagatzemen en taules. El fitxer en si es col·loca a la carpeta d'emmagatzematge, la informació d'aquest es col·loca al directori DBMS. Només els usuaris d'EDMS poden accedir a les dades.

Què és l'escaneig en línia?

El processament complet dels documents amb la posterior col·locació de les seves mostres a l'arxiu es realitza mitjançant escàners. Durant el procés d'escaneig, és possible crear automàticament un codi de barres al document i registrar-lo a la base de dades amb la direcció posterior per la ruta especificada.

Reconeixement òptic de text

Aquest sistema de gestió de documents electrònics EDMS converteix una imatge electrònica d'un document en format foto o jpeg en format de text. En aquest cas, s'utilitza programari especial en forma d'aplicació autònoma o ESCOM. BPM integrat a l'EDMS. Què és ESCOM. BPM? Aquest és un programa per reconèixer documents escrits amb diferents tipus de lletra. Tanmateix, val la pena assenyalar que les aplicacions autònomes tenen més funcions i reconeixen fins i tot el text escrit a mà.

Codi de barres

Aquesta tecnologia proporciona un conjunt de procediments per crear i aplicar un codi de barres gràfic a un document. A través del servidor del sistema es genera un codi de barres únic. També proporciona la identificació de documents, la seva cerca ràpida a la base de dades i la distribució en ubicacions d'emmagatzematge. En registrar un document, s'imprimeix a l'etiqueta un codi de barres corresponent a l'identificador de la targeta electrònica. Està enganxat a la versió en paper del document.

EDS

La signatura digital permet verificar l'exactitud del document i la immutabilitat de les dades. La signatura es realitza amb l'ajuda d'un proveïdor criptogràfic i una clau de programari: un certificat. Aquest últim és un fitxer en un format especial, que es regenera al centre d'emissió de llicències. Per garantir la seguretat de la informació, hauríeu d'emmagatzemar el certificat en una targeta intel·ligent o claus I-Token. Estan protegits per un PIN. Si el PIN s'introdueix incorrectament diverses vegades, el certificat es bloquejarà automàticament.

Text complet i cerca d'atributs

La cerca d'atributs es realitza mitjançant un formulari especial utilitzant diversos valors dels camps de la targeta. Per exemple, el criteri "Compte" cerca dades al camp "Destinatari" o "Remitent". Al mateix temps, el sistema compara els criteris introduïts amb les dades de les targetes i introdueix en el resultat aquelles targetes que coincideixen. La cerca es basa en una coincidència exacta o parcial.

La cerca de text complet es realitza d'acord amb les dades deldocument, incloses les formes de paraula mitjançant eines de SGBD integrades com ara MS SQL SERVER, ORACLE. Per a una cerca completa, els fitxers s'han d'introduir a la base de dades en format de document (doc), taula (xls), presentacions, missatges.