La planificació del projecte és Etapes i característiques del procés, desenvolupament i elaboració d'un pla

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Durant la planificació es prenen decisions qualitatives i quantitatives per assolir els objectius de l'organització a llarg termini. A més, en el curs d'aquest treball, és possible determinar amb precisió els camins òptims. La planificació del projecte és l'elaboració d'un esquema precís segons el qual es durà a terme el desenvolupament de l'organització. Això us permet pensar en tots els detalls, triar maneres de resoldre problemes i assolir els vostres objectius. Com es duu a terme aquest treball es parlarà més endavant.

Programació de cita

La planificació de projectes és un procés important en la gestió empresarial. És extremadament important, per això gairebé totes les empreses avui realitzen aquesta feina. Es necessita temps i recursos, però val la pena.

De la qualitat de la planificació a la gestió de projectesdepèn de la seva posterior implementació. Durant aquest procediment, es realitza una iniciació, durant la qual s'aprova la carta, el registre de participants i es selecciona una direcció estratègica per al desenvolupament posterior.

Primer, es treballa l'ordre de les accions principals. Després de la seva aprovació, es resolen els detalls.

Un cop esbossat el concepte del futur projecte i les principals etapes del seu progrés, la direcció podrà corregir totes les seves etapes, triar les millors maneres d'assolir els objectius marcats.

La planificació de projectes és un procés important en la gestió. Permet supervisar posteriorment, corregir oportunament el moviment en el camí del desenvolupament. Els indicadors reals es comparen amb els previstos, la qual cosa revela informació sobre el grau d'execució de les tasques planificades. En el curs del seguiment, es té en compte l'actualització constant de la informació de fonts externes i internes. Els termes establerts en el pla, condicions i indicadors estan subjectes a canvis, ja que han de correspondre a la situació real.

La planificació afecta directament tots els processos de gestió de projectes. Per tant, ho duu a terme totes les organitzacions. És impossible gestionar res si no hi ha una seqüència d'accions clarament establerta. Aquestes etapes són tasques, la implementació de les quals condueix a l'assoliment de l'objectiu. Si alguna cosa comença a sortir malament tal com estava previst, el gestor identifica les causes d'aquests fenòmens i es prenen decisions sobre les accions adequades en funció de les circumstàncies.

El procés de planificació és l'etapa inicial del cicle de vida del projecte. És impossible sense ellaconseguir el resultat desitjat.

Planificació de tasques

La planificació dels objectius del projecte implica el desenvolupament d'un sistema de tasques que, com els passos, condueixen a la seva consecució. El treball presentat us permet determinar fins i tot abans de l'inici del treball si el tipus d'activitat seleccionat pot generar beneficis. Cada inversor busca invertir els seus fons en el projecte més rendible i rendible. És possible esbossar els principals paràmetres i resultats de les activitats futures, escollir maneres adequades i realistes d'aconseguir-los durant la planificació.

Per ser productiva, una organització haurà d'abordar una sèrie de reptes. Si en el curs dels càlculs resulta que el resultat d'aquestes activitats és negatiu (l'empresa rebrà una pèrdua), no prou alta, cal identificar les raons d'aquest fenomen. Mitjançant certs ajustos, és possible augmentar l'eficàcia del projecte. Es poden fer esmenes en cada etapa de l'execució de les tasques. Poden ser els següents:

• Detallar, aclarir la finalitat (o objectius) del disseny, determinar el resultat desitjat de l'esdeveniment.
• Determinació de l'abast i composició del treball futur.
• Estima el temps de cada etapa.
• Calculeu el cost pressupostari del projecte.
• Creeu un calendari i calculeu el pressupost per a cada fase.
• Es determina la necessitat de recursos. El càlcul es fa per a cada fase del projecte i les activitats de l'organització en aquesta direcció en conjunt.
• Pla logístic en curs.
• S'està realitzant una avaluació de riscos, s'està creant una metodologia per a la resposta correcta en cas de situacions perilloses.
• Els detalls de l'esdeveniment s'expliquen detalladament a l'inversor.
• Els detalls s'acorden amb tots els participants en el procés.
• La responsabilitat de la realització dels treballs i el compliment de les tasques assignades es reparteix entre els marmessors i els responsables.
• S'estan especificant interaccions planificades i procediments de planificació administrativa.

La gestió de projectes i la planificació de projectes estan estretament relacionades. Només el compliment coherent de les tasques fixades en el termini acordat i en la seva totalitat pot garantir l'assoliment de l'objectiu, obtenint beneficis en el transcurs de les activitats de l'empresa.

Processos principals

En el procés d'organització de la planificació del projecte, es duen a terme una sèrie d'accions obligatòries i opcionals. Independentment de les activitats de l'organització, s'apliquen en el curs de la creació d'una visió estratègica global. Els processos obligatoris inclouen els següents:

• Descripció i documentació addicional de totes les tasques planificades, contingut del projecte.
• Definició de les principals etapes del projecte, el seu posterior detall.
• Preparació d'una estimació estimada. Es calcula el cost total de tots els recursos necessaris per completar el projecte.
• Elaborar un pla d'acció pas a pas, la implementació del qual conduirà a l'assoliment dels vostres objectius.
• Descriu la seqüència de treball.
• Dependències de caràcter tècnic, així com restriccions a la feina realitzada.
• Càlcul del temps necessari perfinalització de cada etapa del treball, determinant els costos laborals i altres recursos que es requeriran en cada etapa del cicle de producció.
• Determinació del tipus, conjunt de recursos, així com el seu volum.
• Indica el moment real del treball, si els recursos són limitats.
• Creeu un pressupost i enllaceu els costos estimats per a cada tipus de treball.
• Crea un pla acabat.
• Recollida dels resultats d' altres treballs de recerca durant el disseny, disposició dels valors planificats en un sol document.

Durant la planificació i desenvolupament del projecte, aquestes accions són obligatòries.

Procediments auxiliars

Durant la planificació de la implementació del projecte, és possible que alguns processos no siguin necessaris. Només quan es presenti la necessitat, el gerent els inclou a la llista general. Aquests processos de suport inclouen els següents:

• Planificar els estàndards de qualitat, establint el seu rang màxim permès. També es discuteixen les maneres d'aconseguir el nivell requerit de característiques del producte acabat.
• Planificació en l'àmbit de l'organització, que implica el repartiment de competències funcionals, responsabilitats i subordinació entre tots els participants del projecte.
• Selecció de personal amb el nivell de qualificació adequat, experiència laboral, les activitats del qual permetran implantar el projecte el més aviat possible. En alguns casos, es requereix la formació d'un treball en equip ben coordinat.
• Estableix comunicacions per protegir els membresprojecte amb la informació que necessiteu.
• Identificació de tipus de riscos del projecte, la seva avaluació i documentació. Això permet identificar i eliminar les incerteses fins i tot en l'etapa de planificació, per avaluar el grau del seu possible impacte en el projecte. En aquesta etapa, es calculen escenaris tant favorables com desfavorables per al desenvolupament de la situació durant la implementació de l'estratègia escollida.
• Planificació de procediments logístics. S'estipula precisament quines matèries primeres, altres materials i recursos necessaris es compraran a organitzacions externes, en quina quantitat i també amb quina freqüència es faran els lliuraments.

Es poden requerir altres activitats durant la planificació dels processos del projecte. Depèn dels objectius que persegueixi l'organització en el curs de la seva feina.

Passos de planificació

Hi ha 4 etapes principals de la planificació del projecte. Els va oferir la consultora Booz Allen & Hamilton.

El model de planificació estàndard és el següent:

Fase 1. Formació d'objectius

S'estableixen dos tipus d'objectius. Poden ser formals o reals. En el primer cas, es proposen criteris per determinar la utilitat del projecte. Els objectius formals sorgeixen de la motivació dels directius. Els objectius reals són les maneres en què es poden assolir els objectius formals.

Pas 2. Anàlisi de problemes

Durant aquesta etapa de planificació es determina la situació real de l'organització. A continuació, es fa una previsió sobre el seu estat futur. Despréses realitza la identificació dels problemes existents, amb la qual cosa els sistemes d'objectius s'oposen als resultats de l'anàlisi predictiva. Això permet estructurar els problemes al final.

Fase 3. Cerca alternatives

Aquestes són solucions que s'exclouen mútuament.

Fase 4. Avaluació d' alternatives

Es determina l'acceptabilitat de cadascun dels escenaris existents. S'avalua l'eficàcia i el grau de risc de cada decisió, després de la qual es pren la decisió adequada. L' alternativa òptima no només hauria de ser pràcticament factible, sinó també legal, que us permeti apropar-vos al màxim a l'objectiu. Al mateix temps, es tenen en compte les restriccions de temps, recursos, etc. existents.

Quan creeu un projecte de planificació d'un tipus territorial, industrial o d'un altre tipus, assegureu-vos d'aplicar-lo en el futur per comparar els resultats reals amb els previstos. Això us permet gestionar el progrés cap a un objectiu comú, fer els ajustos adequats de manera oportuna.

Programació

Val la pena assenyalar que la programació del projecte es basa en un esquema lleugerament diferent. Destaca 5 etapes principals:

1. Definició de feines i escrivint-les com a llista. En alguns casos, els gestors cometen errors en no enumerar tots els processos alhora. Per excloure aquest fenomen, es recomana aplicar el mètode de descomposició seqüencial en el transcurs de la determinació del proper treball.
2. Per a cada posició seleccionada, es determinen l'ordre i la durada. Depèn de lacaracterístiques tecnològiques del proper treball. Per a això també s'utilitza la tècnica de descomposició, que es complementa amb valoracions d'experts. Això us permet determinar amb precisió la durada prevista de cada operació. Per fer-ho, podeu utilitzar la tècnica de pluja d'idees, que us permet considerar les característiques de la tecnologia des de diferents punts de vista.
3. Determina el tipus de recursos i la seva disponibilitat. Pot ser finances, materials, mà d'obra, informació, etc. El calendari de treball realitzat es correlaciona amb el calendari de logística, finançament, etc. Totes les etapes han d'estar interconnectades, constitueixen un procés continu. Això evita interrupcions en el procés de producció. Al mateix temps, els recursos escassos requereixen una consideració separada. Determinen en gran mesura la durada i la seqüència de tot l'espectre de treballs propers.
4. Les restriccions s'estableixen des de l'exterior. Aquests inclouen l'estacionalitat de la producció, la capacitat de fabricació dels subministraments d'equips i altres factors externs.
5. S'està creant un sistema per respondre als riscos emergents en el curs de la gestió del projecte. La planificació del projecte comença amb la seva anàlisi. Per a les amenaces més probables i perilloses, s'estan desenvolupant mesures de resposta adequades.

Principis de planificació

En el curs de la planificació d'un projecte empresarial, un directiu ha d'adherir-se a determinats principis. Els principals són:

• Propòsit. La implementació del projecte persegueix un objectiu final clar, sense ser ruixat en tasques insignificants.
• Sistemàtica. La gestió de projectes futurs ha de ser holística i integral. Al mateix temps, es tenen en compte les característiques del seu desenvolupament i compilació. En alguns casos, un projecte es pot dividir en subsistemes. També estaran relacionats. Al mateix temps, els canvis en un sistema comporten canvis en una altra estructura. Desglossar el projecte en diverses parts us permet fer un seguiment de les connexions internes i les interaccions dels elements, triar l'estructura més eficaç. L'avaluació de la implementació del projecte en aquest cas es pot donar en termes de processos qualitatius i quantitatius.
• Complexitat. Els fenòmens es consideren des del punt de vista de la seva connexió i dependència. Per a això, s'utilitzen diferents mètodes i enfocaments de gestió.
• Seguretat. Durant la planificació del treball del projecte, es preveu que totes les activitats tinguin els recursos necessaris.
• Prioritat. L'atenció principal en el desenvolupament del projecte es dóna a les tasques principals i més importants. La seva definició depèn del concepte general de desenvolupament en el futur.
• Seguretat econòmica. Es calcula el grau de pèrdues i pèrdues incorregudes per l'organització en cas d'incompliment de l'esdeveniment previst. Els riscos no es poden evitar en absolut, però s'han d'avaluar i prendre decisions justificades en aquesta direcció.

Estructuració del projecte

L'estructuració és necessària durant la planificació del treball del projecte. La seqüència jeràrquica del treball implica dividir tot el projecte en parts separades. Això us permet detallar els complexos a diferents nivells. TalL'enfocament simplifica la gestió dels processos.

L'estructuració us permet fer el següent:

• Definiu l'abast del treball per assolir els objectius de tipus intermedi.
• Controlar el grau d'avanç del projecte, avaluar la possibilitat d'assolir tots els seus objectius.
• Els informes es creen segons l'estructura òptima.
• S'estableixen fites per mesurar el progrés del projecte.
• La responsabilitat es distribueix correctament entre els intèrprets.
• Tots els membres de l'equip reben informació objectiva i comprensible sobre els objectius i els objectius del projecte.

Errors en l'estructuració

Alguns directius cometen errors en el curs de l'estructuració, la qual cosa afecta negativament l'assoliment dels objectius. Els principals són els següents:

• L'etapa d'estructuració es s alta generalment. El gerent passa directament a la recerca de solucions als problemes del període actual.
• Només s'utilitzen unitats organitzatives, no s'apliquen productes ni recursos finals.
• L'estructuració no cobreix tot el projecte.
• Elements d'estructura es repeteixen.
• No hi ha integració d'estructures d'acord amb les especificitats de la preparació de la documentació del projecte i els informes financers.
• L'estructura és massa o poc detallada.
• Els elements individuals del projecte no es poden processar en un ordinador.
• Els productes finals intangibles (serveis, serveis, etc.) no es tenen en compte.

Motius per a l'estructuració

La planificació de projectes és una feina responsable. L'estructuració s'ha de fer correctament. Es realitza pels motius següents:

• Períodes del cicle de vida del projecte que s'està creant.
• Característiques de l'estructura de les divisions.
• Components del resultat que s'obtindran després de la finalització del projecte.
• Procés, elements funcionals del treball de l'empresa.
• Ubicació geogràfica dels objectes.