El control a l'empresa: eines, metes i objectius

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Els que escolten la paraula "controlar" per primera vegada solen imaginar-se controlar alguna cosa, però de fet no és gens així. El control en una empresa és un sistema complex que té com a objectiu millorar els processos financers, de personal i tecnològics per tal d'aconseguir el funcionament efectiu de l'organització en el seu conjunt. A diferència del control, que està dissenyat per identificar problemes i errors comesos en el passat, el control busca construir un sistema de gestió de processos a l'empresa centrat en els assumptes actuals i futurs. Per què és tan important?

El servei de control a l'empresa és un element important, ja que els seus empleats poden minimitzar la pèrdua de recursos, analitzar els plans actuals i futurs, i també identificar possibles errors, és a dir, els que es puguin cometre en el transcurs de activitats de l'empresa. Tanmateix, per entendre què és aquest tipus d'activitat, és important estudiar-ne amb més detall les característiques i els punts clau. Aquest article tractarà els conceptes bàsics, metes i objectiuscontrol, així com els seus conceptes, eines i funcions.

Conceptes i definicions

El control és una nova direcció en el sistema de gestió, per la qual cosa avui no hi ha una definició inequívoca d'aquest concepte. Tanmateix, hi ha diverses definicions que són més populars i reflecteixen l'essència d'aquest terme.

El seu origen està relacionat amb el verb anglès controlar. En traducció, "controlar" és "gestió, supervisió, control, gestió, regulació". Tanmateix, aquesta descripció no és suficient per entendre l'essència d'aquest fenomen, per la qual cosa val la pena considerar les dues definicions més precises següents.

El control és una àrea d'activitat separada a les organitzacions, que s'associa a la implementació de la funció econòmica i està orientada a prendre les decisions estratègiques i operatives adequades per part de la direcció.

El control és un conjunt d'accions destinades a donar suport a tots els processos amb la informació i el suport analític necessaris per prendre les decisions de gestió adequades. Molt sovint tenen com a objectiu augmentar els beneficis de l'organització.

El control modern en una empresa ha d'incloure necessàriament un sistema de gestió de la qualitat, una gestió de riscos i un sistema d'indicadors clau, així com una gestió de processos en la implementació de qualsevol tipus de planificació.

Objectius i objectius

A partir dels conceptes bàsics, podem concloure que el principalLa finalitat del control en una empresa és l'orientació de tots els processos de gestió cap a l'assoliment de determinats objectius, que es poden expressar en la millora dels productes, l'assoliment d'un nivell adequat de competitivitat, etc. En altres paraules, l'objectiu és mantenir la gestió eficaç de l'organització. Quin és el seu propòsit?

En funció de l'objectiu, es distingeixen les següents tasques principals de control a l'hora de gestionar una empresa:

• desenvolupament de la metodologia de planificació i la seva organització;
• comptabilitat, inclosa la recollida d'informació i el seu processament;
• control;
• organització d'esdeveniments especials del sistema d'observació.

Aquestes tasques, resumides, tenen subtasques peculiars que ha de ser realitzades pel servei o departament que té encarregat la funció de control. El desenvolupament d'una metodologia de planificació i la seva organització inclou el següent:

• garantir la creació d'un marc normatiu que ajudi a implementar les previsions de desenvolupament de l'empresa;
• oferint assessorament a les persones que desenvolupen plans estratègics;
• coordinació del treball en l'elaboració de diversos plans, en la determinació dels principals objectius de l'empresa i en el pressupost;
• participació en debats i definicions de paràmetres (qualitatius i quantitatius) del treball.

La tasca de comptabilitat inclou el següent:

• desenvolupament de l'estructura de transmissió i recepció d'informació;
• crear un sistema de suport a la informació per proporcionar referències, informació iinforma als responsables d'un determinat procés en la gestió de l'empresa;
• determinar la necessitat de subministrar la informació necessària als directius o altres persones responsables;
• comparar plans i informes i recopilar la documentació d'informes provisionals que mostri el progrés dels plans;
• anàlisi de les desviacions dels plans, identificació de possibles causes i desenvolupament de propostes per prevenir la influència de factors negatius que van provocar interrupcions en el treball.

La tasca de control inclou:

• monitoratge de la implementació de plans dirigits a assolir objectius estratègics;
• control de l'estat de les condicions ambientals relacionades amb l'elaboració de plans estratègics;
• control de les debilitats que es van identificar durant la planificació o la revisió del progrés del programa.

La tasca d'organitzar esdeveniments per a un sistema d'observació especial preveu el següent:

• desenvolupament d'un marc normatiu per obtenir i proporcionar informació dins de l'organització;
• desenvolupament d'activitats que proporcionen informació addicional i suport analític.

Un lloc especial en el sistema de control de finances, personal i recursos és la comptabilitat. Per regla general, els informes tradicionals implica un enfocament en el passat i una presentació de dades reals sobre processos i fenòmens passats, mentre que els informes en control se centren en el futur.

Així, podeu veure que l'organització del control a l'empresa contribueix a la creaciócontrol actual dels processos per tal de determinar les conseqüències de determinades decisions de gestió. També es pot dir que la introducció del control permet evitar que la direcció de l'empresa prengui decisions precipitades o poc rendibles que comportin un malbaratament de recursos.

Mètodes

Per complir amb totes les tasques establertes a l'hora de gestionar una organització, el control implica l'ús dels següents mètodes científics generals:

• anàlisi;
• deducció;
• inducció;
• especificació;
• abstracció;
• síntesi;
• analogia;
• simulació.

Un cop s'han considerat els objectius, objectius i mètodes d'aquesta àrea d'activitat, és extremadament important detenir-nos en les seves funcions.

Funcions

El sistema de control de l'empresa inclou funcions bàsiques com:

• informatiu;
• comptabilitat i control;
• analítica;
• funció de planificació.

I també, condicionalment, es poden distingir tres funcions, que seran una combinació de les anteriors: servei, comentaris i gestió.

Motius per controlar

Al tombant dels segles XIX i XX, molts líders nord-americans en el procés de gestió d'organitzacions es van enfrontar a una necessitat urgent de millorar els mètodes de comptabilitat econòmica i control financer. Els primers intents de millorar el sistema comptable van quedar aixímanera - els caps d'empreses assignats al principal financer i al secretari de l'empresa la tasca de proporcionar informació analítica sobre qüestions de la part econòmica i econòmica. Així, es va establir una estreta relació de treball entre el servei financer i la persona que assisteix al primer executiu. Posteriorment, es va comprovar que a causa de la varietat d'informació i la necessitat del seu detall, és més convenient confiar aquesta tasca a funcionaris individuals. Així, es va produir la introducció del control a l'empresa.

Es poden distingir els següents requisits previs per a l'aparició del control:

• crisi econòmica mundial;
• complicació i enduriment del sistema fiscal per als emprenedors;
• complicació de les formes de finançament.

El desenvolupament del control com a branca de la ciència econòmica es deu als motius següents:

• internacionalització i diferenciació de les empreses;
• canvi de tecnologies implicades a les àrees de producció;
• complicació del sistema de gestió empresarial;
• complicació de l'entorn extern;
• complicació dels processos de comunicació per a la presa de decisions de gestió, fet que va comportar una necessitat urgent de personal competent en l'àmbit de l'enginyeria i organització de sistemes.

Avui, molts caps d'empreses estrangeres assenyalen que després de la creació dels departaments de control de l'empresa, per exemple, els ingressos de l'empresa van augmentar, l'ús de recursos financers, humans i d' altres tipus es va fer més correcte i va tenir èxit en un manera significativa.reduir costos.

El servei de control de l'organització s'enfronta a una tasca molt seriosa: garantir la ràpida recollida i preparació d'una anàlisi detallada de la informació sobre tots els costos disponibles per gestionar l'empresa. El director de l'empresa, el cap del servei financer i els caps dels departaments de producció han de rebre informació de manera oportuna i regular perquè, en cas de possibles desviacions, puguin prendre les mesures adequades i corregir el treball de tota l'empresa.

Conceptes

Avui, el concepte de control alemany i nord-americà es distingeix a la literatura econòmica. En general, aquests conceptes són molt semblants entre si, però la seva principal diferència és que el primer està més enfocat a considerar els problemes de la comptabilitat interna i l'anàlisi de l'entorn intern de l'organització, i el segon està més centrat en els problemes de l'entorn extern amb el qual l'empresa està estretament interconnectada.

Val la pena assenyalar que el concepte alemany ha guanyat una acceptació més àmplia. Segons aquest concepte, la tasca central és resoldre els problemes de la comptabilitat interna d'una forma planificada, de control i documental.

El concepte americà també posa en primer pla la solució de qüestions relacionades amb la forma planificada, de control i documental de la comptabilitat interna, però aquí també es dóna un lloc central a la resolució dels problemes d'avaluació de l'entorn extern i el seu detall. anàlisi.

Eines

Les eines de control són un conjunt d'accions que us permeten realitzar determinades funcions i tasques. Aquestes eines es poden classificar comcriteris:

• període de validesa (estratègic o operatiu);
• abast (depèn de les tasques).

Per entendre clarament quines són les principals eines que s'utilitzen per controlar i en quines circumstàncies s'utilitzen millor, tingueu en compte la taula següent.

Àmbit d'aplicació	Toolkit	Període de validesa
Comptabilitat	Informes d'activitats empresarials Formulari de registre Cifres comptables Mètodes d'anàlisi d'informes	Operacional
Organització dels fluxos d'informació	Sistema de gestió de documents	estratègic
Planificació	Treballar amb volums de comandes Anàlisi del punt d'interrupció Anàlisi ABC Anàlisi de les debilitats de l'empresa Anàlisi de projectes d'inversió Anàlisi de descomptes Anàlisi de patrons de vendes i consum Avaluació de la rendibilitat d'iniciar la producció de matèries primeres per a la fabricació de productes propis Estimació de la corba d'aprenentatge Mètodes logístics Evaluació comparativa Avaluació del potencial de l'empresa Anàlisi DAFO Mapes de percepció Mesura de la qualitat del servei Diagrama de Gantt Càlcul del nivell d'inventari Planificació de la capacitat Preus Anàlisi de les barreres d'entrada Planificació de la xarxa i més	estratègic
Vigilància i control	Sistema d'alerta primerenca Anàlisi de costos Anàlisi de la correspondència d'indicadors (planificats i reals) Anàlisi de bretxes	estratègic

La qüestió de triar eines de control s'ha d'abordar amb extrema precaució. Per exemple, per a una organització que opera en un mercat d'oligopoli o monopoli, no té cap sentit utilitzar l'anàlisi de la competència.

Les eines anteriors per controlar les finances poden simplificar molt el procediment per al desenvolupament econòmic i la preparació de la documentació de planificació i informes.

Control estratègic i operatiu

Hi ha dos tipus de control, que es diferencien pel període de la seva acció, així com les tasques i les maneres de resoldre'ls.

El control estratègic està dirigit a la implementació de programes i estratègies a llarg termini. El seu objectiu és formar un sistema de planificació clar que us permeti gestionar de manera fiable l'empresa, la qual cosa comportarà un augment dels beneficis.

A. Galweiter (científic-economista) en els seus escrits va identificar vuit àrees que hauria de cobrir el control estratègic, a saber:

1. Determinar la integritat dels plans de l'empresa, així com el seu contingut formal i financer.
2. Control de la inestablecondicions dins de l'organització i de l'entorn extern, estretament relacionades amb la implementació dels plans estratègics de l'empresa.
3. Control sobre l'adopció de decisions importants i la seva implementació, en funció de l'aspecte del temps.
4. Seguiment de la implementació dels plans, especialment en etapes difícils o importants de la seva implementació.
5. Resposta oportuna a condicions externes i internes adverses que poden causar danys financers a l'organització o produir un subproducte de l'activitat.
6. Seguiment de la situació estratègica de l'empresa a partir de revisions periòdiques.
7. Comprovació de la delimitació de les unitats estratègiques de l'empresa.
8. Vigilància del compliment dels principis definidors de l'empresa, que es van definir anteriorment.

Es poden distingir les següents tasques d'aquest tipus de control:

• definir objectius quantitatius i qualitatius;
• responsabilitat de la planificació;
• elaborar un sistema d'estratègies alternatives;
• determinació de punts crítics en l'entorn intern i extern per al sistema d'estratègies alternatives;
• identificar i gestionar els punts febles de l'organització;
• formació d'un quadre de comandament;
• gestió de desviacions i els seus indicadors;
• gestió de la motivació en una institució;
• gestionant el potencial econòmic.

El control operacional d'una empresa difereix de l'estratègic perquè està orientat a ajudar els directius a aconseguir resultats en objectius a curt termini. Cal tenir en compte que la seva tasca principal és prevenir una crisiestat a l'organització i fer un seguiment del progrés actual de les activitats planificades.

Per entendre les diferències entre aquestes dues espècies, tingueu en compte la taula següent.

Signes	Control estratègic	Control operacional
Orientació	Entorn intern Entorn extern	Rendibilitat Eficiència de costos
Nivell de control	Estratègic (llarg termini)	Tàctic i operatiu
Objectius	Creant condicions per a la supervivència Realització de mesures contra la crisi Mantenir el potencial d'èxit	Garantir liquiditat i rendibilitat
Tasques principals	Definir objectius quantitatius i qualitatius Responsabilitat de la planificació Desenvolupament d'un sistema d'estratègies alternatives Determinació de punts crítics en l'entorn intern i extern per al sistema d'estratègies alternatives Identificació i gestió de les debilitats organitzatives Anàlisi cost-efectivitat	Assistència metodològica en l'elaboració del pressupost Cerca els punts febles per al control tàctic Determinació del conjunt d'indicadors controlables d'acord amb el correntobjectius Comparació dels indicadors previstos i reals Determinació de l'impacte de les desviacions en l'execució dels plans actuals Motivació

Relació entre control operatiu i estratègic

Aquests dos tipus de control són parts integrals l'un de l' altre. La tasca més important del control estratègic és garantir l'existència a llarg termini d'una empresa concreta i la planificació operativa i la implementació actuals de determinats plans per obtenir beneficis.

La relació d'aquests dos tipus es pot representar com aquestes dites:

• "fer el correcte" és control estratègic;
• "fer el correcte" està operatiu.

Així, podem concloure que el control operatiu és una part integral de la implementació de l'estratègic.

Introducció i organització del servei

Si el cap de l'empresa ha decidit implementar un sistema de control, primer haurà de fer canvis a l'estructura organitzativa i crear un servei (departament), que ha d'estar directament subordinat al director general o al cap. executiu. El servei de control pot incloure els següents especialistes:

• cap de servei;
• controlador-comissari de tallers (divisions/divisions/departaments);
• comptable de gestió;
• Especialista en sistemes d'informació.

Si els volums de producció ola mida de l'organització és petita, llavors podeu combinar les funcions d'aquestes àrees i excloure una posició.

Per a una correcta organització del treball quan s'implanta un sistema d'aquest tipus, s'hauria de donar a cada especialista una descripció de la feina, la funcionalitat de les quals es determinarà en funció de les necessitats de l'empresa.

Cada líder, especialment aquelles empreses ubicades als territoris postsoviètics, ha de recordar que la introducció de mètodes de gestió innovadors pot provocar crítiques per part del personal, i en alguns casos fins i tot un rebuig total. Per tant, abans d'iniciar la tasca del servei de control, cal presentar les innovacions i traslladar a l'atenció de tots els empleats les principals tasques, objectius i funcions principals que realitzarà aquesta unitat estructural.

També val la pena assenyalar que la implementació d'aquest servei s'hauria de fer per fases i incloure una etapa preparatòria en la qual s'estudia l'estat de l'empresa, després la pròpia implementació i, finalment, una etapa d'automatització, si cal.

Conclusió

En general, el control reflecteix una àmplia gamma de disciplines científiques, econòmiques i de gestió: gestió, planificació estratègica, cibernètica, teoria econòmica, etc. Gràcies a això, un responsable professional o un equip de diversos especialistes encarregats de la funció de control és capaç de resoldre problemes de producció, econòmics i de personal, tenint en compte la diversitat i l'ampli ventall de problemes d'aquesta activitat. És per això que la presència d'un sistema de control establert a l'empresa permet resoldre, i sovint preveure problemes, que, al seu torn, condueixen a una resposta oportuna i a la minimització de diversos costos i pèrdues financeres greus..