Compensació per l'ús d'un cotxe personal: procediment de càlcul i característiques

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Molts empleats utilitzen el seu propi cotxe en el procés d'execució de les seves funcions. Transporten mercaderies o directius de l'empresa, es reuneixen amb proveïdors o realitzen altres activitats importants. Per tant, demanen al director que transfereixi una indemnització per l'ús d'un cotxe personal. La seva mida pot variar significativament en diferents situacions, ja que es tenen en compte les característiques de la màquina, les actuacions que realitza el treballador i les normes establertes per la llei.

Quines despeses es reemborsa?

L'import de la compensació per l'ús d'un cotxe personal depèn de diversos factors. Els líders de moltes empreses només contracten especialistes que tenen màquines pròpies, la qual cosa els permet fer front a moltes responsabilitats laborals.

Basat en l'art. 188 del Codi de Treball, un treballador pot exigir a la direcció de l'empresa la transferència d'una compensació per l'ús d'un cotxe personal. Per fer-ho, ha de demostrar que havia d'incórrer en certdespeses. Els fons següents els paga el cap de l'empresa:

• compensació per l'amortització de la propietat durant el seu ús amb finalitats laborals;
• Costos reals associats al funcionament d'un cotxe, representats pel cost de la gasolina, reparacions o manteniment.

L'import de la indemnització s'ha de discutir prèviament entre els dos participants en la relació laboral i també fixar-se per escrit. Normalment, el tràmit es realitza en el procés de celebració d'un contracte de treball. Es permet introduir aquesta informació en un acord addicional a un contracte de treball existent.

Quina informació inclou el contracte?

En assignar una compensació a un empleat per l'ús d'un cotxe personal, es tenen en compte nombrosos paràmetres del cotxe. Tota la informació relativa al nomenament de la compensació s'incorpora al contracte de treball. Aquests inclouen:

• paràmetres exactes d'un cotxe que pertany a un empleat de l'empresa;
• el procediment per operar un cotxe amb finalitats laborals;
• motius per tenir un cotxe, ja que un empleat no només pot ser el seu propietari, sinó també un síndic, així com un llogater;
• el període durant el qual es realitzaran les tasques laborals amb l'ajuda del vehicle;
• import exacte de la compensació;
• altres costos associats al funcionament de la màquina;
• documents que ha d'elaborar l'empleat perquè pugui confirmar les seves despeses pel cotxe;
• l'ordre en funció de la qual han de fer-hotransferir fons;
• períodes de temps durant els quals es paga la compensació del treballador.

Si s'incompleix almenys una clàusula del contracte, l'empleat pot negar-se a utilitzar el seu cotxe amb finalitats laborals.

Quins costos es reemborsa?

La compensació per a treballadors de vehicles personals està dissenyada per cobrir els costos següents:

• manteniment;
• pagament per la gasolina;
• estar en aparcament de pagament durant tota la jornada laboral;
• rentat de cotxes;
• altres costos associats amb l'ús de la màquina amb finalitats comercials.

A l'hora de calcular aquest pagament, es té en compte la rapidesa amb què es desgasta el cotxe, quants diners es destinen a repostar i també quin és el cost del manteniment programat. L'empresari té dret a exigir a l'empleat que lliuri diversos xecs o rebuts que confirmin determinades despeses.

Quins documents cal?

El pagament de la compensació per l'ús d'un cotxe personal només s'assigna després de la transferència a l'empresari dels documents oficials que confirmen determinades despeses. Aquests documents inclouen:

• lletres de portes que confirmen que una màquina concreta s'ha utilitzat realment per resoldre els problemes de treball d'una empresa concreta, i el formulari d'aquest document es desenvolupa per separat per cada organització;
• rebuts en efectiu emesos a benzineres o estacions de servei;
• informes compilats per un empleat de l'organització;
• un diari que registra tots els moviments d'un empleat al seu cotxe per resoldre problemes laborals.

Si hi ha una comanda, s'assigna una compensació per l'ús d'un cotxe personal. A continuació es pot veure una mostra d'aquest document.

Impost sobre els pagaments

Les despeses de les empreses relacionades amb el manteniment de vehicles oficials s'utilitzen per reduir la base imposable durant la determinació de l'impost sobre la renda. Però això només és possible si hi ha documents oficials que confirmen aquests costos. Al mateix temps, és important que la màquina s'utilitzi realment per resoldre problemes de treball.

Això té en compte els següents matisos:

• no es cobra cap impost sobre la renda de les persones físiques a la compensació per l'ús d'un cotxe personal i les primes d'assegurança no es transfereixen;
• l'import d'aquest pagament no ha de superar la taxa establerta per la llei;
• si la compensació supera la norma, l'excés no es pot utilitzar per reduir la base imposable de l'impost sobre la renda.

Aquest pagament només s'assigna durant el període en què l'empleat de l'empresa exerceix directament les seves tasques laborals. Si està de baixa per mal altia o de vacances, el cost de la compensació per l'ús d'un cotxe personal per part d'un empleat no es pot utilitzar per reduir la base imposable de l'impost sobre la renda.

Com sol·licitar-lo?

Els empresaris que donen feina a empleats que tenen els seus propis vehicles haurien de saber fer-ho de manera competentcompensar-los per l'ús del cotxe. Per fer-ho, s'elabora la documentació adequada de manera competent. El procediment per assignar la compensació inclou els passos següents:

• en contractar un ciutadà, és necessari que en el contracte de treball s'inclogui informació sobre la necessitat de traspassar la indemnització, ja que el nou empleat utilitzarà el seu cotxe per realitzar les tasques del cap;
• la documentació del títol del cotxe es transfereix a l'empresari, i això inclou no només el certificat de registre, sinó també el títol, i si el ciutadà és un síndic, una còpia del poder sobre la base del qual fa servir el cotxe també es transfereix;
• a més, s'estipulen totes les condicions de col·laboració, que haurien de ser beneficioses per als dos participants en la relació laboral;
• si un empleat de llarga durada compra un cotxe que comença a utilitzar amb finalitats oficials, es forma un acord addicional a un contracte de treball existent;
• si el cotxe és transferit per a l'ús d' altres funcionaris de l'empresa, s'elabora un acte d'acceptació i cessió del cotxe;
• Mensualment o setmanalment, un empleat de l'empresa elabora un informe que indica totes les despeses d'un cotxe utilitzat per a la feina;
• aquest informe s'acompanya de nombrosos documents de pagament que confirmen les despeses i presenta diversos xecs, factures o altres documents similars.

El propietari directe o altres poden conduir el cotxetreballadors de l'empresa designats pels responsables per ordre de l'empresari.

Emissió d'una comanda pel responsable

La compensació per l'ús d'un cotxe personal només es paga si els documents necessaris estan correctament emplenats. Això també inclou l'emissió per part del director de l'empresa d'una comanda, sobre la base de la qual es realitza un pagament al propietari del vehicle.

En lloc de l'emissió permanent d'ordres, es permet arreglar la necessitat de meritar pagaments de compensació en els actes interns locals de l'empresa.

El formulari de comanda el pot desenvolupar cada empresa per separat. Aquest document conté la informació següent:

• nom de l'empresa on treballa el propietari del cotxe;
• el seu càrrec i nom complet;
• nom i paràmetres del vehicle utilitzat per al funcionament;
• condicions sota les quals es paga la compensació, per exemple, pot ser una quantitat fixa de diners transferida a l'empleat al final de cada mes, i també es pot calcular a partir dels documents de pagament presentats per l'empleat a l'empresari.

Un contracte de treball o un acord addicional serveix de base per emetre una comanda. Aquests documents han de contenir informació que un empleat en concret utilitza el seu propi cotxe durant l'exercici de les seves tasques laborals.

Quines normatives s'apliquen?

Les taxes de compensació per l'ús del cotxe personal han de ser tingudes en compte per la direcció de l'empresa, ja quedepèn de si és possible reduir la base imposable de l'impost sobre la renda de les despeses associades a la transferència de la compensació al propietari de l'immoble, representat per un empleat de l'empresa. Aquestes normes es fixen a nivell estatal. Aquests inclouen:

• si s'utilitza un turisme, la cilindrada del qual no supera els 2 mil metres cúbics. mireu, aleshores la taxa de pagament és d'1, 2 mil rubles;
• si la cilindrada del motor supera els 2 mil metres cúbics. mira, aleshores la norma és de 1,5 mil rubles;
• si es lloga una motocicleta, la tarifa està dins de la norma és de 600 rubles.

L'ús de camions no està regulat per cap llei, ja que aquests costos s'inclouen en una altra categoria de costos de l'empresa.

Puc llogar un cotxe?

La compensació per l'ús del cotxe personal no està subjecta a l'IRPF, però només serveix per reduir l'IRPF si el seu import no supera les normes establertes per la llei. Però sovint s'exigeix transferir al propietari del cotxe una quantitat que superi aquesta taxa. Per evitar la necessitat de pagar un impost important, el responsable de l'empresa pot decidir redactar un contracte d'arrendament amb el treballador.

A l'hora de generar aquest document, es té en compte si es llogarà o no un cotxe amb tripulació. A més, aquest acord conté informació sobre com es farà el servei de la màquina.

Aquest acord només s'elabora aper escrit, però no requereix notarització ni registre estatal. El cotxe real és l'objecte de l'acord, per tant, la informació sobre els seus números de matrícula s'introdueix al text, així com les dades del títol i els certificats de matrícula se sobreescriuen.

Si un empleat de l'empresa utilitza un cotxe sobre la base d'un poder notarial, a l'hora d'elaborar un contracte d'arrendament, hauràs d'implicar el propietari directe de la propietat. Si es lloga un cotxe sense tripulació, també s'adjunta una política OSAGO vàlida.

Els matisos de l'ús del mecanisme de préstec

Com que l'impost sobre la renda de les persones físiques i altres impostos no es paguen a partir de la compensació per l'ús d'un cotxe personal, l'empleat sovint accepta un mètode de registre específic, que consisteix en el fet que el cotxe es transfereix mitjançant el mecanisme de préstec a l'empresari. Per fer-ho, es tenen en compte els següents matisos:

• el procés d'aplicació del mecanisme de préstec implica tenir en compte els requisits de l'art. 689 GK;
• en aquestes condicions, el cotxe es transfereix a l'empresa per al seu ús, de manera que no només el propietari, sinó també altres empleats de l'empresa poden actuar com a conductor;
• és l'empresa que està obligada a ocupar-se del manteniment del vehicle, la seva reparació, la comptabilitat de la gasolina, així com altres qüestions significatives, la qual cosa simplifica molt el procés de càlcul de l'IRPF i els impostos de l'organització.;
• es permet indicar en el contracte que el cotxe serà utilitzat exclusivament pel propietari directe;
• Els avantatges d'utilitzar un mecanisme de préstec inclouen que simplifica el procésdeterminar els costos de l'empresa pel manteniment i l'ús del cotxe;
• necessàriament l'empresa és el comprador de la política OSAGO;
• no cal transferir cap remuneració addicional a l'empleat, que té una quantitat limitada;
• si la màquina es transfereix per controlar la màquina a un altre empleat de l'empresa, la direcció de l'empresa haurà d'elaborar documents de personal addicionals.

Un comptable ha d'entrar de manera competent al programa 1C de compensació per l'ús d'un cotxe personal. Depèn de la correcció de la comptabilitat si una empresa pot comptar amb una reducció de la base imposable de l'impost sobre la renda.

Matisos de l'elaboració d'un acord de GPC

Una altra possibilitat d'utilitzar un empleat de cotxe personal per als efectes de l'empresa és l'elaboració d'un acord de GPC entre la direcció de l'empresa i el propietari directe del cotxe. Aquest acord és una alternativa al contracte de treball.

En aquest acord, l'empleat és el contractista i l'empresa és el client. Aquesta cooperació no està regulada per les disposicions del Codi de Treball.

Puc impugnar la compensació?

El càlcul de la compensació per l'ús del cotxe personal s'ha de basar en la documentació presentada pel treballador al departament de comptabilitat de l'empresa. Però sovint fins i tot els professionals amb experiència cometen errors que solen detectar els inspectors fiscals en el procés de comprovació d'una organització.

L'import de pagament més disputat pels empleats del Servei Federal d'Impostos. Hi pot haver diversos motius per a això:

• absència de documents de pagament presentats per xecs, factures, comandes o altres documents;
• el procediment per utilitzar un cotxe propietat d'un empleat de l'empresa amb finalitats organitzatives està mal redactat;
• F alten diversos documents importants per al cotxe enviats per STS o PTS.

La impugnació es porta a terme al tribunal. Sovint, la raó és fins i tot el fet que el cotxe és transferit per un ciutadà que pot utilitzar-lo sobre la base d'un poder ordinari i no general, per tant, no té dret a cedir el cotxe per al seu ús per tercers. festes.

Normes per al pagament d'una compensació per l'ús d'un cotxe d'empresa amb finalitats personals

Una altra situació és quan un empleat rep un cotxe d'un empresari. S'utilitza per resoldre problemes importants, però sovint un empleat l'ha d'utilitzar per a finalitats personals. Això planteja la qüestió de com formalitzar aquestes relacions. Per tant, es poden utilitzar les possibilitats següents per a això:

• acord verbal entre el responsable i l'empleat de l'empresa;
• elaboració d'un contracte de lloguer amb un empleat de l'empresa;
• la direcció emet una ordre per transferir el cotxe a un empleat.

A l'hora de calcular les despeses de l'empresa, es té en compte la informació dels fulls de viatge i els indicadors del comptaquilòmetres. En aquest cas, podeu determinar el quilometratge durant l'horari laboral. Si es practicava l'ús d'un cotxe d'empresa per a finalitats personals, la compensació no pot serpagat al cap de l'empresa per l'empleat.

Conclusió

Moltes empreses només contracten empleats que tenen un cotxe personal, que després s'utilitza per resoldre problemes laborals. En aquest cas, el propietari del cotxe pot esperar rebre alguna compensació, i la seva quantia depèn de les despeses reals que s'hagi d'afrontar per resoldre tasques laborals amb un cotxe personal.

L'import de la indemnització no ha de superar les normes establertes per la llei, en cas contrari, aquestes despeses no podran ser utilitzades per l'empresa per reduir la base imposable de l'IRPF. Sovint, els comptables incompleixen les regles per calcular aquest pagament, la qual cosa comporta la impugnació d'una compensació per part dels inspectors fiscals als tribunals.