Assignació de serveis en un viatge de negocis

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

L'organització envia els seus empleats en viatges de negocis, donant a cadascun d'ells una tasca específica. Pot ser individual i grupal. Tot ve determinat per les tasques específiques a les quals s'enfronten els empleats adscrits.

Una organització que envia empleats en un viatge de negocis emet una ordre o instruccions que indica el propòsit del viatge, la localitat on s'envia l'empleat, el moment i la llista de persones enviades. Els empleats que viatgen han de rebre certificats de viatge amb assignació de feina. Són documents obligatoris que confirmen la validesa de la sortida al lloc de treball fora de l'organització. Al certificat de viatge hi ha una nota de sortida. En arribar al lloc, els empleats en el certificat de viatge han de rebre una marca d'arribada, i en acabar - de sortida. Quan torneu a la vostra organització, assegureu-vos de marcar el vostre retorn d'un viatge de negocis.

Els especialistes que treballen en una altra àrea per resoldre determinats problemes reben una tasca individual. Per exemple, els treballadors de la cadena de subministraments'envien a instal·lacions amb les quals la seva empresa té relacions comercials per al subministrament de materials, components i conjunts específics. De vegades, la comunicació telefònica no és suficient per discutir les condicions de lliurament o qualsevol característiques dels productes subministrats: la coordinació de les especificacions tècniques, la definició de paràmetres, l'elecció de les característiques òptimes.

Els empleats dels departaments de màrqueting, així com els serveis tècnics i d'enginyeria, també reben una tasca. Per exemple, la participació en exposicions requereix la presència no només de responsables de vendes que puguin presentar els seus productes i determinar el preu. També poden ser útils dissenyadors, tecnòlegs i treballadors de la producció, que aclareixen els requisits i els desitjos especials dels consumidors potencials. En aquests viatges de negocis, els especialistes intercanvien experiències, esbossen les perspectives per al desenvolupament de les seves instal·lacions de producció.

Algunes organitzacions dirigeixen grups sencers de persones a determinats objectes, donant-los una tasca de servei, un exemple de la qual es dóna en forma d'instruccions o fulls de ruta. Per tal que el grup adscrit pugui complir amb claredat la tasca oficial, s'ha de nomenar per ordre el cap del grup responsable de la seva execució. Especialment sovint, la necessitat d'aquests viatges de negocis sorgeix en el cas de la introducció d'equips o complexos sencers a l'empresa del client. Perquè l'equip de la nova ubicació pugui treballar de manera més eficient, s'estan resolent temes de residència temporal: reservar hotels o apartaments. Els llocs on estaran els empleatsaliments, així com les condicions per al lliurament dels empleats al lloc de treball. Els bitllets d'anada i tornada els paga l'empresa que ha enviat els seus empleats. En aquests casos, els termes són estrictament limitats. També es paguen dietes. Els salaris es mantenen durant tot el període d'absència dels empleats.

En l'enviament d'especialistes s'elaboren documents de viatge, que inclouen certificats de viatge, així com una llista de tasques. En funció de les característiques i el tipus de tasques, els especialistes adscrits completen les eines i els dispositius necessaris. La tasca de servei és en aquest cas el criteri principal per a la selecció dels subministraments necessaris.

A partir dels resultats de la feina en un viatge de negocis, els empleats que han tornat a la seva empresa elaboren un informe de la feina feta. Aquests informes són aprovats pel cap o els seus suplents. Per a l'informe de despeses s'elaboren informes anticipats als quals s'adjunten els documents disponibles que confirmen les despeses.

Es considera que un viatge de negocis s'ha completat amb èxit sempre que la tasca de servei s'hagi completat completament. En cas d'incompliment (poden donar-se situacions en què l'encàrrec s'hagi completat parcialment o sigui impossible completar-la), s'han d'indicar els motius. Sovint les raons estan bastant justificades, però de vegades hi ha negligència dels empleats. La direcció de l'organització pren una decisió a partir dels resultats de la consideració de tots els motius que impedeixen obtenir una decisió positiva per part dels treballadors adscrits.