Automatització de sistemes empresarials: eines i tecnologies

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Sistemes CRM, solucions ERP, eines WEB i conceptes BPM: tots aquests termes recauen en els emprenedors actuals que s'esforcen per modernitzar el seu negoci. Abreviatures incomprensibles, termes estrangers obscurs… I és cert, de què es tracta: sistemes ERP, BPM, CRM?

Nous articles en benefici de les masses

Recentment, la tecnologia de la informació i la potència informàtica s'han convertit en un element important de la vida quotidiana. No van passar per alt l'esfera de l'emprenedoria. L'automatització dels sistemes empresarials és un procés força complicat d'escriure un paquet de programari d'aquest tipus que us permetrà prendre el control de tot el que passa dins de l'empresa i, si és possible, reduir la probabilitat que el factor humà cometi errors.

Els models tradicionals de gestió empresarial s'estan convertint gradualment en una relíquia del passat. L'automatització dels sistemes empresarials en aquests dies és un esdeveniment obligatori, que és millor no endarrerir-se, ja que d'això depèn en gran mesura la flexibilitat de l'empresa, la seva capacitat per sobreviure al mercat, adaptar-se a condicions canviants fins i tot en una situació de competència ferotge..

Terminologia general

Negocisprocés: un conjunt d'etapes que us permeten racionalitzar i implementar una estratègia per assolir els objectius formulats pels líders de l'empresa. Amb eines efectives d'automatització empresarial, podeu estandarditzar totes les operacions per aconseguir el que voleu. Això farà que la interacció amb els clients sigui més eficient, els departaments de l'organització estaran en diàleg constant i els beneficis augmentaran. Paral·lelament, la clientela estarà satisfeta, els antics clients es mantindran, ja que la qualitat del servei serà força alta, i en vindran de nous, fins i tot per recomanació dels servits anteriorment.

Els principals objectius de l'automatització de processos empresarials són convertir el flux de treball en una forma eficaç, eficient i rendible de sobreviure al mercat de béns i serveis. El desenvolupament de sistemes de gestió mitjançant solucions funcionals i còmodes permet gestionar tots els processos de l'empresa.

Com funciona?

Quan un emprenedor necessita prendre una decisió, cal entendre que triar un sistema d'automatització empresarial no és una tasca fàcil i molt responsable. Cal, sempre que sigui possible, donar preferència a un producte efectiu i especialitzat en l'àmbit en què opera l'empresa. Es creu que les opcions són còmodes d'utilitzar i eficients en el funcionament, permetent la modelització de tots els processos que es produeixen dins de l'organització, independentment de la complexitat. Si s'implementa en servidors en núvol, que permeten l'accés en línia, aquesta automatització de processos empresarials serà la màximaeficient.

Les eines visuals fan que treballar amb el sistema sigui més còmode, és més fàcil controlar la qualitat de la informació introduïda, la integritat de l'ompliment i també avaluar l'efectivitat de cada empleat de l'empresa. La informació correcta que es proporciona al gestor mitjançant l'automatització dels processos empresarials es converteix en la base per prendre decisions de gestió.

Bo per a tothom

No menys importants són les tecnologies d'automatització empresarial per als responsables d'empreses, que reben així una eina a través de la qual en qualsevol moment es pot fer un seguiment del responsable de les tasques, així com de tots els participants en el procés. Al mateix temps, és possible calcular el temps dedicat a l'execució de l'obra. Aquesta informació és necessària per a una planificació posterior de les activitats.

En desenvolupar sistemes d'automatització empresarial, el producte ha d'incloure un recordatori automàtic que us permeti controlar les tasques urgents. Els missatges es generen en la manera especificada pel programa, podeu configurar l'emissió d'informació sobre diversos esdeveniments importants per al personal i els clients de l'organització. Quan es desenvolupa un sistema, cal prestar especial atenció al disseny: la interfície ha de ser entenedora a nivell intuïtiu perquè els empleats puguin participar ràpidament en el treball i no cometre errors.

Tot per als venedors

Un dels principals àmbits d'implantació del sistema d'automatització és millorar la feina de les empreses especialitzades en vendes, i en primer lloc, el personal haurà de treballar en un nou producte,responsable de les transaccions. L'automatització permet distribuir el temps de treball i augmentar l'eficàcia de cada nou dia. Els processos empresarials programats al sistema es divideixen en etapes separades i el gestor que utilitza el producte sempre pot obtenir informació d'ajuda relacionada amb el pas actual.

Els sistemes moderns contenen eines que us permeten fer un seguiment de totes les etapes d'interacció amb un client concret. Això ajuda a analitzar les peticions, a partir de les quals és possible oferir un servei, un producte rellevant per a aquest client en concret. Avui en dia es valora molt l'enfocament individual i la consideració de les necessitats. Per analitzar l'eficàcia, podeu recórrer a l'automatització del càlcul de l'embut de vendes. Una eina similar serà útil per identificar colls d'ampolla en el treball de l'empresa. Es coneixen altres eines que ajuden a portar l'anàlisi als processos empresarials. Un empresari hauria de triar els més convenients, tenint en compte les característiques de la seva empresa, i formular una tasca per als programadors que implementin el sistema de control.

Gestiona amb prudència

S'acostuma a parlar de tres classes de sistemes d'automatització de processos empresarials: desenvolupament, suport i primari. La gradació ve determinada pel grau d'influència en el treball de l'empresa, la dependència del resultat de la correcció de l'aplicació d'un sistema determinat.

L'automatització efectiva també és un conjunt d'eines a través del qual podeu controlar els clients potencials, determinar les necessitats tant de la clientela potencial com de la ja establerta. El nou plom ha de serregistrats, visualitzats al sistema, perquè en un futur el responsable del procés ho tingui en compte en el treball i corregeixi els seus passos.

Tot per al client

La idea principal del treball de qualsevol empresa interessada en l'èxit és satisfer les necessitats del client, tenint en compte les seves necessitats i gustos. La impecabilitat del servei es converteix en la clau per mantenir l'audiència acumulada, i és possible oferir aquest nivell de servei si implementeu un sistema de control automatitzat per a totes les transaccions comercials. Això ajudarà a evitar errors causats pel factor humà, i mantindrà enfocats tots els temes, terminis i aspectes importants. L'atenció al client multicanal és una eina força important per implementar un sistema atent i eficient.

El desenvolupament implica programar un procés de referència, segons el qual es construiran totes les peticions i apel·lacions. Quan analitzeu la informació rebuda, podeu utilitzar una finestra per processar la màxima quantitat de dades. Mitjançant un sistema còmode, els operadors podran trucar contractes relacionats amb el client, veure'n l'historial, fer un seguiment dels terminis, controlar la disponibilitat de comentaris i dedicar un mínim de temps i esforç a totes aquestes operacions.

Suport per a la documentació

De vegades sembla que documentar cada operació és avorrit, tediós, requereix temps i completament inútil. Els desenvolupadors d'eines modernes per a l'automatització empresarial han tingut en compte una opinió tan comuna, per la qual cosa un empresari té una gran cosaselecció de productes de programari que ajuden a optimitzar el procés de documentació.

Tots els papers oficials estan sempre a mà en format electrònic, estan estructurats i ordenats, i unes eines especials programades controlen el compliment dels terminis. Podeu fer un seguiment de la correspondència, la documentació comptable, els contractes celebrats amb clients i proveïdors. Molts productes també inclouen plantilles integrades que faciliten la creació de nous documents. Quan demana un sistema automatitzat per a una empresa, un empresari proporciona als programadors una plantilla bàsica que s'emmagatzema a la memòria.

Per què és necessari?

Mitjançant un sistema automatitzat, podeu trobar de manera ràpida i eficient el document adequat entre la quantitat total d'informació. Molts programes us permeten adjuntar còpies escanejades, cosa que també és convenient i us permet accedir a un formulari imprès, independentment d'on es trobi la persona que necessita el document.

La consolidació de documents a l'emmagatzematge electrònic ajuda a mantenir el control de les dades i assegurar-se que no es perdrà res. La comoditat i la velocitat de la cerca fan que el flux de treball sigui més eficient i, per tant, més eficient. En ampliar els drets d'accés, podeu treballar amb el document seleccionat com a grup, la qual cosa ajuda a fer front a tasques complexes que requereixen una solució col·lectiva. Si l'empresa treballa sovint en documents comercials, cal triar aquest sistemaautomatització que inclou capacitats d'observació. Això farà que el procés d'aprovació de la documentació sigui més ràpid i eficient.

Mira cap al futur

El període de crisi obliga a les empreses a recórrer a les eines més efectives i potents, sinó simplement és impossible sobreviure al mercat. L'automatització integrada és un enfocament tan modern, gràcies al qual es redueixen els costos, el resultat del treball es fa més important, el component financer és molt més rendible per a l'empresa que abans de l'ús de solucions automatitzades.

El desenvolupament d'un sistema és una tasca responsable que implica identificar primer tots els processos de negoci de l'organització, determinar-ne la seqüència, graduar-ne la importància i la complexitat. L'ús d'aquest enfocament permet unir tots els participants en el procés, per aconseguir una comprensió mútua tant dins de l'empresa com a l'hora de comunicar-se amb el client. Quan es treballa en la creació d'un sistema automatitzat, cal parar atenció tant als processos principals en el treball de l'organització com als auxiliars que donen suport a la infraestructura. Cal recordar que són els processos empresarials els que esdevenen la base per planificar l'activitat de l'empresa, desenvolupar personal i millorar el rendiment.