Sistemes automatitzats de gestió empresarial: tecnologies, programa i funcions

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Sistema automatitzat de gestió empresarial: això és exactament el que necessita la indústria actual. L'automatització del procés pot augmentar significativament la productivitat i l'eficiència de les organitzacions. A més, això també ha esdevingut rellevant perquè actualment hi ha una informatització global de gairebé totes les branques de la vida humana.

Característiques generals

El sistema automatitzat de gestió empresarial (AMS) s'utilitza actualment a la Federació Russa segons la metodologia MRP i ERP. Aquestes dues direccions són reconegudes a tot el món.

Pel que fa a l'aparició dels primers sistemes d'automatització, aquests eren sistemes de planificació de recursos materials, també són MRP. Aquesta direcció es va desenvolupar i es va utilitzar per primera vegada als Estats Units a la dècada de 1960. Val la pena assenyalar que enavui no ha perdut gens la seva rellevància.

No obstant això, el sistema automatitzat de gestió empresarial (AMS) és el més comú actualment, sovint s'anomena informatiu. Va ser ella qui va rebre la reducció en forma d'ERP. Pel que fa a la informació general sobre la introducció d'aquestes tecnologies, llavors, com en el cas de qualsevol altre canvi important, no podria ser indolor. No obstant això, avui és just dir que s'han formalitzat un cert nombre de problemes, ben estudiats i s'han desenvolupat mètodes efectius que permetran resoldre'ls sense gaire dany per a la pròpia empresa. Si estudieu els problemes i us encarregueu de la solució fins i tot abans de començar a implementar un sistema de gestió empresarial automatitzat, podeu facilitar molt aquest procés.

Informació general sobre el sistema de control automatitzat

Si definim un sistema automatitzat, es tracta d'un conjunt de complexos de programari, tècnics, d'informació i diversos altres, així com determinades accions de personal especialment format. Les accions dels empleats solen estar dirigides a resoldre determinades tasques de planificació i gestió de diferents tipus d'activitats a l'empresa.

L'ús d'un sistema automatitzat de gestió empresarial pretén optimitzar i augmentar l'eficiència del personal directiu de la instal·lació. A més, la mateixa norma s'aplica a la feina d'alguns altres serveis de personal que hi operenempresa. Els experts en aquest camp coincideixen que l'ús d'aquest conjunt d'eines, que ajuda a gestionar de manera més eficaç qualsevol empresa, augmenta significativament la competitivitat ja existent i també pot, en principi, portar l'objecte a un nivell acceptable perquè pugui competir. amb altres empreses.

Els sistemes automatitzats de gestió empresarial tenen un paper molt important en el treball eficient dels directius. Si creieu les estadístiques, aproximadament el 60% del temps de treball del gerent només es dedica a la compilació d'informes i tasques documentals per al personal del voltant. La presència d'un sistema automatitzat permetrà a l'empleat accedir ràpidament a la informació que necessita. A més, també es pot utilitzar un sistema automatitzat d'informació de gestió empresarial per calcular ràpidament els salaris de cada empleat, en funció de molts factors.

Classificació per equip

Hi ha diversos grups de sistemes automatitzats que s'utilitzen per gestionar una empresa, depenent del seu equip funcional:

• Els primers són sistemes multifuncionals dissenyats per realitzar tota la gamma de tasques necessàries per a la gestió completa i eficaç de la instal·lació.
• Hi ha sistemes d'anàlisi experts. Aquest complex té com a objectiu el seguiment de les principals tendències i direccions de desenvolupamentempreses.
• Sistemes assignats per separat que us permetran calcular els salaris del personal.
• L'últim en termes de funcionalitat són programes que us permetran gestionar personal. Estan dissenyats per resoldre eficaçment qualsevol problema relacionat específicament amb els empleats. Poden emmagatzemar tota la informació de contacte de cada empleat individual, el seu horari de treball, la data de contractació i acomiadament, el sou pagat i molta altra informació important.

Tasques dels sistemes d'automatització

Aquí val la pena aprofundir en la tasca principal del programa d'experts. El seu objectiu principal és buscar i comparar les característiques més diverses del sol·licitant per a la posició requerida. L'ús d'aquest sistema automatitzat d'informació de gestió empresarial us permetrà trobar fàcilment els empleats més prometedors al departament adequat. No obstant això, val la pena assenyalar aquí que l'ús d'aquests programes experts és força car i, per tant, des d'un punt de vista econòmic, seria aconsellable aplicar-los a instal·lacions ja força grans.

Un altre fet força important. El millor és integrar sistemes automatitzats només juntament amb altres programes que s'utilitzaran per a la comptabilitat i altres activitats d'aquests empleats, és a dir, comptables. Aquesta característica es deu al fet que el líder només podrà prendre decisions objectives si ho té totinformació actualitzada sobre l'estat de l'empresa i els seus empleats.

Com ja ha quedat clar, un sistema de control automatitzat com a part d'un sistema empresarial és un complex de molts programes. No obstant això, no tots són iguals i es divideixen en diversos grups més, segons la naturalesa de la producció en què s'utilitzen. Poden ser de tipus continu, discrets, és a dir, de producció única, a petita o mitjana escala, així com de tipus continu-discret, és a dir, de producció en sèrie a gran escala o en línia.

Principis bàsics de la creació

El sistema de control automatitzat com a part del sistema empresarial es va començar a utilitzar activament a la dècada de 1970. Al mateix temps, també s'ha confirmat la seva eficàcia.

Hi ha diversos principis bàsics per crear un sistema de control automatitzat per a diferents classes:

• Hi ha l'anomenat principi de noves tasques. En altres paraules, aquestes són tasques òptimes que es poden resoldre mitjançant la tecnologia informàtica convencional.
• El segon principi es pot anomenar complex. En aquest cas, durant el desenvolupament d'un sistema de control automatitzat, cal abordar la solució d'un complex de tasques com ara tècniques, econòmiques i organitzatives.
• Un altre principi es pot anomenar principi del primer líder. En aquest cas, vol dir que el desenvolupament de programes per a un sistema automatitzat de gestió empresarial s'ha de dur a terme amb la participació i sota el control del responsable d'aquesta instal·lació. Això és cert per al desenvolupament d'un sistema de control automatitzat a gran escala, quegestionarà tota l'empresa. Si s'està desenvolupant un dels subsistemes del sistema de control automatitzat, es permet la participació no del cap, sinó del cap del servei funcional, per al qual s'està desenvolupant el complex.
• Sovint es coneix un altre principi com a desenvolupament continu del sistema. En aquest cas, se suposa que el nombre de tasques a resoldre augmentarà constantment, la qual cosa significa que el sistema es desenvoluparà constantment. A més, les tasques noves no substituiran les implementades anteriorment.
• El següent principi és la modularitat i la mecanografia. Consisteix en el fet que hi haurà una selecció i desenvolupament de parts separades i independents del sistema que s'utilitzaran en diversos tipus de subsistemes.
• L'últim principi és força senzill, i consisteix a automatitzar la circulació de documents, així com a crear una base d'informació única a tota l'empresa.

Val la pena assenyalar que la majoria dels principis s'apliquen fins i tot a la creació d'un sistema de gestió automatitzat per a empreses hoteleres. Això és especialment cert en l'últim punt, on la base de dades comuna és un element clau.

Problema principal de desenvolupament

Val la pena considerar diversos problemes principals, així com les maneres de resoldre'ls, que poden sorgir durant la formació d'un sistema de control automatitzat, i val la pena començar pel principal.

El primer problema comú és la manca d'una tasca de gestió específica a l'empresa.

A la literatura sobre el sistema automatitzat de gestió empresarial, aquest problema és el més significatiulloc, ja que és bastant difícil de resoldre. A més, sovint es confon amb un altre tema, és a dir, la reorganització de l'estructura empresarial. Tanmateix, aquesta problemàtica és molt més global, ja que també inclou aspectes filosòfics i psicològics, a més de la metodologia de gestió. Amb més detall sobre el problema, rau en el fet que molts líders gestionen les seves empreses basant-se només en la seva pròpia experiència, visió i necessitats. Al mateix temps, sovint utilitzen dades realment no estructurades o poc estructurades sobre la dinàmica de creixement i desenvolupament del seu objecte.

Si recorreu a un director d'aquest tipus i li demaneu que descrigui la seva estructura d'activitats de qualsevol dels departaments responsables davant ell, és molt probable que l'assumpte s'aturarà. És per aquest motiu que la configuració competent de les tasques de gestió és el factor més important per al desenvolupament i la implementació amb èxit de sistemes de gestió de projectes automatitzats en una empresa.

És important tenir en compte aquí que les tasques establertes correctament influiran positivament no només en el desenvolupament de l'objecte en conjunt, sinó també en el desenvolupament del procés d'automatització per separat. Pel que fa a la solució d'aquest problema, aquí tot és bastant dolent per algun motiu. En primer lloc, al territori de la Federació de Rússia, encara no s'ha desenvolupat completament un enfocament nacional especial per establir tasques de gestió. Per tant, s'utilitza l'experiència de la gestió occidental, però en molts casos no és adequada en relació a la situació a Rússia. En segon lloc, l'experiència encara s'aplicaÈpoca russoviètica en la formulació d'aquestes tasques. En aquest cas, tot és una mica millor i molts principis encara estan en harmonia amb les realitats de la vida, però al mateix temps són cada cop menys capaços de resistir la competència general del mercat.

A partir de l'anterior, podem extreure la següent conclusió: abans d'emprendre la implantació d'un sistema automatitzat de gestió de recursos empresarials, cal formalitzar de la manera més clara possible tots aquells bucles de control que, en general, necessiten ser automatitzat. Molt sovint, això requereix la participació de consultors amb experiència de fora, la qual cosa comportarà despeses innecessàries. Tanmateix, seran molt inferiors als diners invertits en un projecte d'automatització fallit.

Altres problemes

El segon problema, que, com s'ha esmentat anteriorment, és una mica semblant al primer, però és menys global. Aquesta és la necessitat d'una reorganització parcial de l'estructura, així com de les activitats de l'empresa durant la implementació del sistema de control automatitzat.

Un altre problema comú és la necessitat de canviar l'enfocament per treballar amb la informació entrant. A més, caldrà reconsiderar els principis de fer negocis en el seu conjunt. Molts directius no estan preparats per a un problema com la resistència dels empleats del camp a la introducció d'un sistema de control automatitzat per a una empresa industrial. I això, al seu torn, pot esdevenir un problema força important. Una altra dificultat, que també està relacionada amb els empleats, és l'augment temporal de la càrrega de treball durant el procés d'implementació real.

Entre d' altres, haurem de resoldre un problema com la formació d'un grup especialitzat que no només integri de manera competent el sistema, sinó que l'acompanyi. A més, aquest grup definitivament necessitarà un líder experimentat.

Resolució de problemes amb els empleats

Com que molts directors sovint no estan preparats per a aquest problema, val la pena considerar-ho amb més detall.

El primer és la resistència local. Val la pena dir que això es troba amb molta més freqüència, i el problema en si pot retardar significativament el procés d'implementació o fins i tot interrompre-lo completament, cosa que és inacceptable. Molt sovint això és causat per diversos factors purament humans.

En primer lloc, molta gent, curiosament, té por a la innovació i és més propensa al conservadorisme. Per exemple, algú que ha treballat en un magatzem de paper durant molts anys trobarà força dolorós canviar a un sistema informàtic. En segon lloc, molts començaran a preocupar-se que puguin perdre la feina, ja que poden ser substituïts per una màquina, encara que abans es consideraven indispensables en aquesta empresa. A més, la implementació d'aquest sistema pot augmentar la responsabilitat de qualsevol acció que els empleats facin en el camp, cosa que també els pot pressionar.

Per tal de minimitzar els danys de l'ocurrència d'un problema d'aquest tipus, o fins i tot reduir-lo a res, el líder ha de contribuir al màxim al grup que es dedicarà al desenvolupament de sistemes de control automatitzats. A més, cal realitzar un treball explicatiu de gran qualitat amb el personal iresol uns quants problemes més:

• Doneu a tothom a l'empresa la comprensió que la integració del sistema és inevitable.
• El cap de l'equip d'implementació ha de tenir prou autoritat, ja que fins i tot la resistència inconscient dels empleats d' alt rang (per exemple, els alts directius) és possible.

Resolució del problema de la càrrega de treball

A continuació, val la pena entendre que els sistemes de gestió empresarial automatitzats integrats en l'etapa de la seva instal·lació augmentaran significativament la càrrega dels empleats. Naturalment, això es deu al fet que, a més de realitzar les seves tasques diàries, els empleats també han de dominar nous equips, participar en l'autoeducació, etc. A més, durant la implementació pilot, així com un cert temps. després, els empleats hauran de treballar tant com el sistema antic com el nou. Per això, el procés d'integració es pot retardar, ja que els empleats diran que no tenen prou temps per aprendre noves tecnologies, ja que sempre estan ocupats amb les seves tasques directes.

En aquests casos, un bon líder hauria de fer el següent:

• En primer lloc, val la pena introduir un sistema temporal de recompenses i gratitud, que augmentarà la motivació dels empleats per dominar les noves tecnologies.
• En segon lloc, s'han de prendre determinades mesures organitzatives que redueixin el temps destinat al desenvolupament de nous coneixements.

MRP i tecnologia ERP

Com s'ha esmentat anteriorment, hi ha dues direccionsAPCS, que s'utilitzen actualment a tot el món. Tanmateix, aquests sistemes no tenen inconvenients.

Si parlem de MRP, el principal desavantatge del sistema és que quan es calcula la necessitat de materials, la capacitat de producció de l'empresa, la càrrega d'aquestes capacitats, el cost de la mà d'obra, etc. no es té en compte. Aquest va ser l'impuls per al desenvolupament de MRP II, dissenyat per a la planificació dels recursos de producció. Amb el temps, s'hi van afegir sistemes per comptabilitzar altres costos de l'empresa. Així, en el futur, es va constituir un sistema automatitzat de gestió empresarial, la funció del qual és tenir en compte totes aquelles indústries que el primer MRP no calculava. Va ser aquest sistema de control automatitzat el que més tard es va conèixer com el sistema ERP per a la gestió empresarial automatitzada.

Per resumir tot l'anterior, podem afirmar amb confiança que els sistemes automatitzats han recorregut un llarg camí i ara són un mitjà eficaç per gestionar una empresa, però al mateix temps s'han d'implementar de manera molt competent i gestionat. Per descomptat, hi ha marge de millora en els propis sistemes.