Què és el control d'inventari? Maneres de fer la comptabilitat de magatzem. Organització de la comptabilitat, responsabilitat, programes

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

L'èxit del funcionament d'una empresa consisteix en l'impacte total de diversos factors i l'execució competent de les funcions clau. Al mateix temps, cal tenir en compte que la correcta comptabilitat de les mercaderies es pot atribuir a una de les principals condicions per al funcionament estable de l'empresa.

Gestió d'inventari

Aquest concepte serveix per definir la constant comptabilitat quantitativa i varietal que es realitza al magatzem. Sense tenir en compte la mercaderia dipositada al magatzem, és difícil garantir-ne la seguretat. Per a aquest procés, s'utilitza una targeta d'inventari de material, que és un formulari aprovat per llei per registrar el moviment de materials d'un tipus, mida i grau determinats al magatzem. S'omplen per a cada número d'article del material. Són gestionats per una persona econòmicament responsable, com ara un gerent de magatzem o un botiguer.

Abans de confiar al botiguer les existències materials de l'empresa, per regla general, es conclou un acord amb ell. Descriu els tipus de treball que realitza l'empleat i el grau de responsabilitat en cas de pèrdua o dany dels productes emmagatzemats al magatzem.

Organització de la comptabilitat de magatzem

Un procés de comptabilitat ben organitzatEls materials col·locats al territori del magatzem són un segment molt important i necessari de les activitats de l'organització. Per al funcionament eficient del magatzem, s'utilitzen dos sistemes de comptabilitat habituals: per lots i ordenats. Però independentment de l'elecció que es prengui, els empleats financerament responsables mantindran registres dels productes de l'empresa en espècie. Aquest procediment es realitza mitjançant comandes entrants i sortints de productes bàsics.

Si tenim en compte la informació continguda en els manuals de comptabilitat d'existències de l'empresa, podem concloure que la comptabilitat analítica de mercaderies i materials es realitza mitjançant el mètode de balanç o factures negociables. Amb aquests enfocaments, la comptabilitat es realitza en el context de cada ubicació d'emmagatzematge, així com dins d'elles amb la fixació de números d'article, diversos grups de productes, comptes sintètics i subcomptes.

Ús de targetes

La comptabilitat d'inventari de materials, que es basa en fulls de facturació, en la majoria dels casos implica l'ús dels dos mètodes esmentats anteriorment. Això us permet optimitzar el funcionament del magatzem i aconseguir un major nivell de productivitat.

En la primera opció s'utilitza una targeta comptable de magatzem, que s'obre per a cada tipus d'article d'inventari emmagatzemat al magatzem. Mostra dades de suma quantitativa, que, de fet, són el moviment dels materials. La base per omplir aquestes targetes és la comptabilitat primàriadocuments.

La comptabilitat de magatzem amb targetes també implica mostrar els saldos el primer dia i calcular la facturació del mes. Amb l'ajuda d'aquesta documentació, s'elaboren fulls de facturació per a cada magatzem per separat. A més, les dades d'aquelles targetes que es troben al departament de comptabilitat es contrasten amb la documentació del magatzem.

També és possible que les targetes de comptabilitat no es mantinguin al departament de comptabilitat. En aquest cas, la documentació de sortida i d'entrada s'agrupa per números d'article. Després d'això, amb l'ajuda d'aquests documents, es calculen els resultats del mes i es registren per separat les dades de despeses i rebuts. A més, aquesta informació es mostra al full de facturació. Els saldos que es mostraven en aquests extractes es comparen amb els saldos registrats a les targetes comptables del magatzem.

Comptabilitat del saldo

Aquesta forma de comptabilitat de magatzem és diferent de l'anterior. La diferència clau és que no hi ha una comptabilitat qualitativa i total en el context de béns i materials al departament de comptabilitat. Tampoc es compilen les declaracions de facturació, respectivament.

Amb aquest tipus d'organització del magatzem, la comptabilitat de mercaderies i materials es realitza en el context de subcomptes, grups de mercaderies i balanços, que serveixen per comptabilitzar les partides d'existències exclusivament en termes monetaris. La comptabilitat és realitzada per persones financerament responsables. Per a aquest procés, s'utilitza el llibre de registre d'inventari o el diari adequat.

Pel que fa al departament de comptabilitat, s'ocupa de la recepció de primàriadocumentació comptable dels responsables financers i, posteriorment, comprova les dades rebudes. Quan s'ha completat el procés de conciliació, els saldos de materials que es van registrar el primer dia es transfereixen al balanç.

Comptabilitat del partit

El comerç i el magatzem en aquest cas s'organitzen de manera que un lot concret de mercaderies s'emmagatzema per separat. I per a cadascun d'ells, el botiguer escriu una targeta per lots en dues còpies. Per registrar aquestes targetes s'utilitza un llibre especial. En aquest cas, és el número del lot acceptat el número de registre d'aquest llibre. Després d'introduir la informació necessària, una còpia es transfereix al departament de comptabilitat i l' altra roman al magatzem i fa la funció de registre de comptabilitat del magatzem.

Val la pena destacar el fet que les mercaderies i materials del mateix nom es determinen com a lot. Aquest producte ha de ser subministrat per un proveïdor. Pel que fa al nombre d'entregues, poden ser-ne diverses.

En omplir una targeta de lot, el magatzem ha d'indicar la data d'elaboració, el seu número, l'hora d'ompliment de l'acta de recepció de la mercaderia, el tipus de transport, les dades del proveïdor, el número i la data. de la factura, el nom del producte, el lloc de sortida, així com el pes i la qualificació.

La comptabilitat de magatzem de materials, que utilitza el mètode per lots, implica la reflexió durant l'alliberament de la mercaderia de la data d'aquesta acció, el número del document de la mercaderia consumible, el mode de transport, el nom del destinatari., la quantitat i el grau dels productes venuts. Al mateix temps, el document de despeses indicaNúmero de targeta del partit.

Quan s'esgoten totes les existències d'un lot concret, el responsable del magatzem i el comercialitzador posen la seva signatura a la targeta i la traslladen al departament de comptabilitat, on es comprovarà posteriorment.

És possible que es reveli una mancança durant el control. En aquest cas, la comptabilitat de magatzem implica les accions següents: abans del següent inventari, el comptable cancel·la l'escassetat als costos de distribució, però només amb la condició que estigui dins dels límits de la pèrdua natural. Si es superen les normes, l'escassetat s'hauria de recuperar d'aquelles persones que siguin econòmicament responsables dels productes emmagatzemats al magatzem.

També val la pena tenir en compte la informació que inclou el sistema d'inventari per lots per elaborar una acta per a un lot de béns i materials totalment utilitzat.

Com s'utilitzen els diaris de magatzem per ordenar?

Si s'utilitza aquest mètode de comptabilitat, el botiguer obre una o més pàgines al diari de productes bàsics per a cada varietat i nom de producte. També es pot introduir una targeta independent. El nombre de pàgines depèn del volum d'operacions realitzades en la recepció i el consum.

Al títol d'una targeta o pàgina d'una revista, heu d'indicar l'article, el nom, la varietat i altres característiques que distingeixen un determinat producte. L'espai restant de la pàgina s'utilitza per reflectir els rebuts, les despeses i els saldos dels productes.

El llibre d'inventari (diari) és necessari per registrar les dades en registrar cada rebut o despesadocument.

La legislació permet l'ús de diverses formes de revistes. Un exemple és una revista comercial amb la forma N MX-2. Ha de ser realitzat per un botiguer o una altra persona responsable. La base per omplir-lo són els documents sobre l'acceptació i l'emissió de béns i materials, dipositats amb anterioritat. Aquest registre conté les dades següents:

- data en què es van acceptar béns i materials per a l'emmagatzematge;

- la unitat que va transferir articles d'inventari al magatzem;

- nom, preu, quantitat, unitats de mesura de béns i materials;

- nombre i data dels documents que s'han utilitzat durant l'emissió i la recepció dels productes;

- ubicació d'emmagatzematge.

Per tal que la mercaderia sigui acceptada per a emmagatzematge i posteriorment emesa, cal certificar la documentació corresponent amb les signatures del botiguer i del responsable del magatzem.

Organitzar correctament la comptabilitat de magatzem de tipus quantitatiu, en què es registren el moviment i els saldos dels productes, ajudaran diversos tipus de revistes de productes bàsics, amb l'ajuda de les quals els articles d'inventari es guarden als llocs d'emmagatzematge, així com la fixació el seu consum. Aquesta informació també es pot mostrar en forma de declaracions.

Com es fa la reducció de l'inventari?

El comerç i l'emmagatzematge s'associen inevitablement a fenòmens com l'obsolescència dels béns, així com la disminució de la demanda o la pèrdua de qualitat. Aquests problemes no es poden ignorar i el procés de reducció s'utilitza per abordar-los de manera eficaç. Per al seu registre, necessitareu un acte d'amortització dels béns materials.

Ha de ser redactat i signat en dos exemplars. Això ho fan les persones responsables que representen una comissió especial. Una còpia queda amb el responsable del magatzem (cal guardar-la), la segona s'envia al departament de comptabilitat. En algunes situacions, es pot adjuntar una còpia a l'albarà. Això es fa per a la posterior transferència d'aquest document a una organització dedicada a la venda de productes amb descompte o amb el propòsit de retornar-lo al fabricant.

Sistemes de gestió de magatzems

Una de les tasques clau de qualsevol negoci és l'automatització i optimització de tots els processos interns de l'empresa. Això estalviarà temps i millorarà la qualitat del servei.

Warehouse no és una excepció. Per tal d'agilitzar diversos processos relacionats amb la recepció i consum de mercaderies, s'utilitza un programa de comptabilitat de magatzem. Pot tenir un aspecte i una estructura diferents, però les funcions d'aquest programari segueixen sent les mateixes.

Estem parlant de les oportunitats següents:

- distribució de productes al magatzem per cel·les d'emmagatzematge, lots i persones responsables;

- possibilitat de recàlcul dinàmic dels saldos d'accions;

- seguiment de la càrrega al llarg de les rutes de trànsit;

- ús de diversos mètodes per fixar el preu dels béns;

- inventari i posterior formació d'informes rellevants segons els seus resultats;

- formació de rebut i comandes de magatzem;

- revaloració dels béns a causa de la influència de diversos factors que formen el seu valor;

- gestió del magatzem.

Un programa de control d'inventari ben dissenyat us permet establir un funcionament eficient d'un magatzem de trànsit, així com dels magatzems d'ús general. També es practica l'ús d'una targeta electrònica analògica de la comptabilitat de magatzem, que disposa de tots els filtres pertinents. Estem parlant de la informació de seguiment a les àrees següents:

- la moneda utilitzada per pagar els béns (segons la declaració de col·lació, l'acte d'excedent i escassetat, la declaració de disponibilitat real, etc.);

- lot de productes, condicions d'emmagatzematge, data de caducitat dels certificats;

- diversos tipus d'operacions amb béns i materials;

- propòsit;

- classificació;

- persones financerament responsables;

- operacions de dotació de personal i desmantellament d'actius materials al magatzem.

Per regla general, aquesta comptabilitat de magatzem automatitzada la finalitza el desenvolupador, tenint en compte les característiques individuals del negoci d'un client concret.

Programes actuals

Es poden utilitzar diversos programaris per organitzar de manera eficaç el treball del magatzem. Però una de les opcions més populars és "1C Warehouse Accounting". Aquest programari té certs avantatges que atrauen moltes empreses que integren aquest programa als seus magatzems.

Les funcions clau tenen aquest aspecte:

- comptabilitat ràpida i oportuna dels actius materials, la seva arribada i moviment;

: manteniment precís de tota la documentació del magatzem;

-manteniment oportú i convenient d'un diari de magatzem (targetes);

- disponibilitat de totes les eines necessàries per a l'inventari correcte;

- representació i processament del sistema de magatzem.

Amb l'ajuda d'aquest programari, podeu cobrir qualitativament diverses àrees de l'activitat econòmica de l'empresa. Estem parlant de la gestió de les normes de venda, estocs, finances, compres i lliurament de mercaderies. Els principals avantatges de "1C" inclouen la facilitat d'ús del programa, la possibilitat de corregir-lo tenint en compte les necessitats d'una organització concreta i el compliment total de les normes de la legislació russa.

Si ho desitgeu, podeu utilitzar altres programes: "Super Warehouse", "Goods-money-goods" i altres.

Conclusió

Òbviament, el treball del magatzem té un paper important en la construcció d'una empresa eficaç. Per tant, la qualitat del servei, la rapidesa de lliurament i l'estat del procés de venda en conjunt depenen del nivell d'organització de les funcions del magatzem. Per tant, qualsevol empresa interessada a construir amb èxit un cicle de vendes i un lliurament de productes ha d'organitzar correctament la comptabilitat de les mercaderies.