Tipus de reunions: protocol, estructura i contingut

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

És impensable imaginar el treball de qualsevol organització sense comunicacions empresarials. La comunicació correcta entre els empleats us permet resoldre les tasques sense problemes i ràpidament.

A les organitzacions hi ha molts tipus de reunions, i cadascuna d'elles té les seves característiques i tasques. Conèixer aquests matisos ajudarà a facilitar la discussió de problemes empresarials. Aquest article us informarà sobre els tipus de reunions, us ajudarà a entendre per què se celebren i com es registren en el treball d'oficina.

Objectius de les reunions de negocis

L'objectiu principal de celebrar qualsevol tipus de reunions i reunions és desenvolupar solucions constructives específiques a problemes urgents i considerar qüestions empresarials urgents. Així mateix, durant la reunió col·lectiva, el personal té l'oportunitat de compartir opinions, idees o fer una proposta sobre la millor solució als problemes amb els superiors directius.

Qualsevol classe de reunions de negocis permet veure una imatge integral de la situació de l'organització, determinar-ne els punts forts i febles. Cal tenir en compte que en participar en aquest formatcomunicacions empresarials és una ràpida adaptació dels nous empleats de l'empresa o empresa.

Tasques

Es poden distingir les següents tasques de tot tipus de reunions:

• resoldre problemes i problemes actuals;
• integració de les activitats dels departaments d'acord amb l'objectiu estratègic de l'empresa;
• avaluació de l'empresa i les seves divisions estructurals individuals;
• manteniment i desenvolupament de la política de l'empresa.

Per entendre en quin format s'ha de celebrar un esdeveniment empresarial d'aquest tipus, cal que decidiu quina de les tasques anteriors li correspondrà i, després, podreu entendre a quina classificació pertanyirà.

Tipus i classificació

Una reunió, com a tipus de comunicació empresarial, pot tenir una forma diferent de celebració, que determina el seu objecte i la llista de funcionaris presents.

Cal destacar la classificació principal de les reunions:

1. Regió de propietat. Aquí podem distingir tipus de reunions com ara administratives (que proporcionen la discussió de qüestions problemàtics), científiques (seminaris i conferències, el propòsit de les quals és discutir temes científics d'actualitat), polítiques (que preveuen una reunió de membres de qualsevol política política). partits i moviments) i tipus mixtes.
2. Escala. Aquí es distingeixen els internacionals, on hi intervenen especialistes d' altres països o socis estrangers, nacionals, regionals i de ciutat.
3. Regularitat. En qualsevol format de reunió, n'hi pot haverpermanent o periòdic.
4. Segons la ubicació: local o de viatge.

I també tot tipus de reunions es poden dividir de la següent manera:

1. Instructiu, que preveu un format directiu de conducta, on un líder superior transmet informació directament als seus subordinats, que després divergeix i es transmet al llarg de la vertical del poder. Molt sovint, en el curs d'aquesta comunicació empresarial, s'escolten ordres del CEO, que poden afectar significativament el curs de l'empresa, i també poden ser normes de comportament o innovacions importants.
2. Operatiu (sales de control). L'objectiu d'aquest tipus de reunions és obtenir informació sobre l'estat de les coses en una organització o empresa. El flux d'informació en aquest cas es dirigeix des dels subordinats subordinats als caps de departament o al director general. Bàsicament, a les reunions operatives es consideren qüestions sobre la implementació de fulls de ruta, activitats planificades, plans estratègics i operatius. Una diferència important entre la reunió operativa (despatx) i totes les altres és que se celebren regularment i tenen una llista fixa de participants. També val la pena assenyalar que durant la reunió pot ser que no hi hagi ordre del dia.
3. Problemàtic. Aquesta reunió es convoca en cas de necessitat urgent de prendre una decisió per completar tasques en poc temps o resoldre un problema global per a l'empresa.

A més de tot l'anterior, es pot destacar per separat un dels tipus de producció més popularsreunions - planificació. Com a regla general, aquest esdeveniment se celebra diàriament o un cop a la setmana, en el qual estan presents el cap del departament i els intèrprets directes, que reben les tasques del dia i discuteixen el progrés de la seva implementació.

El tema de la reunió del personal de l'empresa a la reunió pot ser qualsevol tipus de qüestions que sorgeixin en el transcurs de l'empresa, i el curs de la discussió es pot dedicar als canvis en l'entorn extern en que opera una organització concreta.

Organització d'una reunió

Qualsevol mena de reunió, independentment del seu format, requereix una preparació acurada per a ella, ja que la seva eficàcia depèn d'aquest moment. Inicialment, heu de determinar els punts següents:

• objectiu;
• problemes tractats;
• establir tasques per al personal (en funció de la funcionalitat i la subordinació);
• passos per completar les tasques.

Avui en dia, la majoria de reunions es duen a terme d'una manera molt mediocre, per la qual cosa es perd el seu sentit i les tasques assignades es poden dur a terme malament. Per tant, és extremadament important reflexionar durant tot el curs d'aquestes reunions de negocis i crear una discussió de treball de manera que no només requereixi temps, sinó que tingui un feedback de l'equip.

Reunions

Cal tenir en compte que les grans empreses i organitzacions que busquen guanyar una certa quota de mercat i desenvolupar la seva empresa amb l'objectiu d'obtenir grans beneficis fan una gran apostaper tractar temes importants precisament a través de reunions. A partir de la pràctica dels gestors d'èxit, podeu formar el següent conjunt de regles sobre com preparar-vos per a una reunió:

Primer, es determina la llista de participants. Ha de quedar clar a qui convidar a la reunió i quin paper hi jugarà. Sovint passa que les persones convidades poden no entendre el problema i ser convidades "per si de cas", però en aquell moment podrien fer les seves tasques i no perdre el temps.

És important preparar una agenda. Si la reunió està programada, s'elabora prèviament un ordre del dia, que indica els temes a tractar, i també determina els principals ponents. És important recordar que aquest document s'ha d'enviar als responsables de l'elaboració de la informació i als qui seran presents perquè tots els participants puguin elaborar informes, propostes i preguntes addicionals. Si cal, l'agenda es pot ajustar.

Les qüestions principals i estratègiques s'han de situar al capdavant de la reunió. Els ponents d'aquests temes han de ser necessàriament persones (caps de departament, seccions, tallers) que siguin personalment responsables de la implementació de qualsevol activitat estratègica de l'empresa.

Punts importants

És important recordar que qualsevol reunió té dues etapes principals: la preparació per a ella i la celebració real. La primera etapa inclou determinar la rellevància de la realització d'un negocicol·lecció, tasques, objectius principals i secundaris, es fa una llista de participants i ponents, s'elaboren informes, presentacions i un informe segons el tema o una agenda prèviament definida. La segona etapa consisteix en l'execució del curs prèviament previst de la reunió, escoltant els informes i discutint qüestions actuals i estratègiques.

Si durant aquesta comunicació empresarial cal decidir què i a qui fer dels empleats, podem destacar la tercera etapa: la presa de decisions. Per regla general, les decisions les pren el president, que presideix la reunió, a criteri propi o per discussió o votació col·lectiva.

Exemple de pla de reunions

Amb un pla clar al davant, qualsevol directiu pot dur a terme una reunió de manera eficient i eficaç, cosa que us permetrà obtenir comentaris del personal i establir-li les tasques adequades. Aquest pla pot incloure el següent:

• discurs de salutació;
• escoltar informes i resumir durant un període de temps determinat (trimestre, setmana, mig any, mes);
• cobertura de problemes actuals rellevants per a l'empresa;
• suggeriments d'audició per resoldre problemes (pluja d'idees);
• avaluació de les opcions proposades i discussió de la seva implementació;
• acumulació d'opcions;
• votació per a l'adopció d'una o altra opció;
• determinar límits durant la resolució de problemes (determinar qui és el responsable, el temps, els mètodes i els mètodes).

Enregistrament

Granalguns tipus de reunions s'han de fixar en paper (document), que s'anomena protocol. Conservar aquest tipus de documentació permet legitimar les decisions preses. I també, gràcies al protocol, sempre es pot fer un seguiment del progrés de la implementació de les activitats i, en cas de no realitzar les tasques, determinar qui és el responsable d'això.

La punxada, per regla general, la realitza el secretari del líder que és el president de la reunió. Tanmateix, aquesta funció sovint també la poden fer altres treballadors.

Funcions i tasques de la secretaria

Abans de l'inici de les reunions de negocis, el secretari hauria d'estar familiaritzat amb la llista de convidats i la llista de temes tractats. No obstant això, val la pena assenyalar que si la reunió es fa periòdicament, és aquest funcionari qui recull tota la documentació (llistes, plans, agenda, etc.) i ajuda el líder a preparar-se per a la reunió.

En primer lloc i si escau, la secretaria pot demanar a les persones que compareguin que omplin un full d'inscripció, on s'indicaran els seus noms i cognoms. i posició. Això serà necessari a l'hora de redactar el protocol. Tot seguit, el secretari anuncia l'ordre del dia, que marca l'inici de la reunió. A més, quan els assistents comencen a discutir qüestions, el secretari registra el progrés d'aquest esdeveniment. En acabar la reunió, aquest funcionari prepara la versió acabada de l'acta, després la signa amb el president i ho envia tot a les persones implicades.

És extremadament important que el secretari, en compilar, pagui el vencimentatenció a l'aparició de l'acta de la reunió. Ha d'incloure una capçalera, lloc, llista d'assistents, qüestions tractades i decisions preses.

Conclusió

A partir de la informació anterior, queda clar que la celebració de reunions a les empreses és extremadament important. No obstant això, sempre val la pena recordar que una preparació d' alta qualitat per a aquests esdeveniments comporta més del 50% de la clau de l'èxit en la cobertura de la informació, l'establiment d'objectius i la seva implementació d' alta qualitat..