Informe de la targeta corporativa: exemple. Comptabilització d'una targeta bancària corporativa

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2024-01-17 18:43

Recentment, els pagaments amb targeta corporativa s'han convertit en un lloc habitual per a la majoria de les empreses. Aquests instruments de pagament són fàcils d'utilitzar.

La comptabilització de les targetes corporatives és bastant senzill. Els comptables experimentats, per regla general, no tenen cap problema per registrar les transaccions. Poden sorgir dificultats a l'hora d'elaborar un informe en una targeta corporativa per part d'un empleat a qui s'ha emès. A continuació, tingueu en compte les característiques del reflex de les transaccions.

Informació general

Les targetes corporatives s'anomenen targetes bancàries, els fons sobre els quals pertanyen a l'organització. S'utilitzen per pagar les despeses dels empleats com a part de les seves activitats professionals.

És possible pagar amb targeta corporativa les despeses de viatge, negocis i hostaleria. Aquest instrument de pagament no s'utilitza per a finalitats personals de l'empleada, per acreditar els seus ingressos, així com els beneficis socials.

Vistes

Hi ha targetes de crèdit i de liquidació (dèbit). Mitjançant l'ús del'últim pagament s'efectua a càrrec dels fons mantinguts a compte de l'empresa, o el descobert.

A les targetes de crèdit, respectivament, les liquidacions es fan a càrrec dels fons prestats proporcionats per l'estructura bancària.

Característiques de l'operació

La reposició es fa per transferència bancària. Per fer-ho, s'envia una ordre de pagament a l'organització bancària.

Els fons es gasten només amb l'ús de la targeta. Pot ser tant transaccions ordinàries sense efectiu com retirades d'efectiu.

Les targetes corporatives no estan subjectes als límits de liquidació establerts pel Banc Central per als pagaments en efectiu. Mentrestant, les organitzacions bancàries, guiades per les recomanacions del Banc Central, poden establir un límit d'emissió. Per exemple, en una targeta corporativa de Sberbank, l'import màxim és de 100 mil rubles per dia.

Avantatges dels instruments de pagament

Es poden destacar els següents avantatges d'utilitzar targetes corporatives:

• Control de la despesa dels empleats. En primer lloc, totes les transaccions es reflectiran al compte de l'empresa. En segon lloc, es genera un informe de la targeta corporativa, que reflecteix totes les despeses realitzades durant un període concret.
• Capacitat d'utilitzar fons en qualsevol moment. L'accés als diners del compte és durant tot el dia.
• Bloqueig ràpid de la targeta en cas de problemes.
• La capacitat d'utilitzar fons en viatges de negocis a l'estranger. No cal comprar moneda estrangera quan sortiu de la Federació Russa. Al mateix temps, des de Rússia és possibleompliu ràpidament el compte d'un empleat que es troba a l'estranger.
• Estalvi de temps significatiu en reservar i pagar entrades, habitacions d'hotel.

Avís del Servei Federal d'Impostos i fons

La informació sobre el compte obert s'ha d'enviar a la FIU, VSS i al servei fiscal. Actualment, la notificació l'envia la pròpia organització bancària, que serveix el compte.

La notificació es fa en un termini de 7 dies (funcionant).

Matisos importants

Les targetes corporatives per a persones jurídiques s'emeten per a empleats específics de l'empresa, és a dir, estan registrades.

La reflexió de les operacions comptables a les targetes corporatives es realitza, per regla general, en un compte separat.

Un compte bancari es pot obrir tant en rubles com en moneda estrangera. En aquest cas, en el primer cas, no cal obrir un compte addicional en moneda estrangera. Segons el Reglament del Banc Central núm. 266-P, el pagament amb targeta corporativa també es pot fer en una moneda diferent de la moneda del compte. Quan rebeu, per exemple, dòlars, el sistema del banc convertirà l'import requerit (convertirà automàticament els rubles en dòlars).

Propòsits de despesa

Els actes normatius estableixen un llistat d'operacions que es poden realitzar en moneda estrangera mitjançant una targeta corporativa:

• Rebut d'efectiu en moneda estrangera a l'estranger de la Federació de Rússia per pagar l'hospitalitat i les despeses de viatge.
• Pagament de despeses (representant/viatges) en organitzacions comercials/de serveis en moneda estrangera fora de Rússia.

Les altres operacions es consideren il·legals. El seguiment del compliment de la llista es fa per l'estructura bancària.

Document de l'organització local

L'empresa hauria d'elaborar una llei que defineixi les regles bàsiques per utilitzar les targetes corporatives. Aquest document s'ha d'instal·lar:

• Llista de transaccions i despeses que un empleat pot fer.
• Límits de liquidació.
• Procediment per enviar un informe en una targeta corporativa.
• Informació sobre la inadmisibilitat de revelar el codi PIN a tercers.
• La data límit perquè un empleat presenti un informe previ en una targeta corporativa. En el mateix paràgraf, s'aconsella enumerar els documents que confirmaran la informació.

També:

• El cercle d'empleats amb dret a rebre targetes corporatives es determina per l'ordre del cap.
• Conclou acords de responsabilitat amb els empleats rellevants.
• Els titulars de la targeta dels empleats haurien d'estar familiaritzats amb el procediment per utilitzar les targetes de signatura.

La devolució i l'emissió d'instruments de pagament es conserva en un llibre major especial.

Característiques de la reflexió

La comptabilitat del compte corrent es manté a l'empresa del compte. 55. Se li obre un subcompte 55.4.

Si el compte té un saldo mínim, és recomanable crear subcomptes de segon ordre: "Saldo mínim" i "Límit de pagament".

Si una organització ha obert diversos comptes (per a cada targeta), el subcompte 55.4 el creaa cadascun d'ells. Si s'emeten diverses targetes de diferents empleats que fan pagaments dins del límit general a un compte, la necessitat de mantenir registres analítics en el context dels titulars la determina l'empresa de manera independent.

En els casos en què una targeta corporativa està vinculada a un sol compte corrent, és recomanable crear un subcompte al compte. 51 o 52.

Comptabilitat

Les regles per registrar les transaccions es presenten a la taula per comoditat:

db	cd	Destinació	Confirmació
55.4	51	Transferir l'import del límit de pagament i el saldo mínim (en rubles) del compte de l'empresa al compte de la targeta (ruble)	Ordre de pagament, extracte bancari.
55.4	52	Transferència del límit de pagament i del saldo mínim en moneda estrangera d'un compte en moneda estrangera a un d'empresa.	Document de pagament, extracte bancari.
55.4	67, 66	Recepció de fons de crèdit al compte de la targeta en la data d'un sol crèdit, si s'ha signat un acord adequat amb l'estructura bancària	Ordre bancària, extracte bancari.
55.4	66	Recepció de fons de crèdit a la targetacompte el dia del pagament per fons de crèdit d'una organització bancària en absència de diners propis de l'empresa, si s'ha signat un acord de descobert amb el banc	Extracte bancari, mandat.
91.2	51, 52	Pagar comissions bancàries per l'emissió, l'emissió i el manteniment d'una targeta	Extracte bancari, extracte comptable.
91.2	66	Càlcul dels interessos d'un préstec proporcionat per una targeta corporativa	Extracte bancari, extracte comptable.
66	51, 52	Transferència de fons per pagar un préstec o interessos d'un préstec rebut en relació amb l'ús d'una targeta	Ordre de pagament (document), extracte bancari.

Per reflectir la reposició d'una targeta corporativa a "1C" s'utilitza el document "Cancel·lació del compte". Es troba a la secció "Banc i caixa".

Comptabilització de liquidacions

Hi ha dues opcions per registrar transaccions: simplificada i acadèmica. Les seves característiques es mostren a les taules.

Mètode simplificat

db	cd	Destinació	Confirmació
71	55.4	Reflex de la quantitat de treball pagada per la targeta,serveis, béns, així com diners en efectiu retirats de la targeta en el context dels titulars (empleats informants) en la data indicada a l'extracte bancari	Extracte bancari amb aplicació de desxifrat per a targetes corporatives.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40, etc.	71	Reflexió de materials, obres, serveis retribuïts, d'acord amb l'informe previ presentat pel treballador amb documentació acreditativa adjunta, a la data de l'informe.	Factures, tiquets, rebuts, xecs, resguards originals, xecs de caixers automàtics, etc.

Versió acadèmica

db	cd	Destinació	Confirmació
10, 20, 26, 44, etc.	71	Reflexió de materials, obres, serveis abonats amb targeta corporativa, d'acord amb l'informe amb documentació acreditativa a la data de la seva presentació	Entrades, rebuts, resguards originals, rebuts de terminal, etc.
71	57	Reflex d'una transacció feta amb una targeta, però no comptable en un compte bancari	Referència comptable.
57	55.4	Reflex de la quantitat de béns pagats, obres, serveis, efectiu retirat de la targeta, en el context de persones responsables el dia que es reflecteixen en un extracte bancari	Extractebanc amb desxifrat amb targetes.

Si la data de l'informe a la targeta corporativa coincideix amb el dia que la transacció es reflecteix a l'extracte bancari, les transaccions es realitzen segons la primera opció.

A més, per a ambdues opcions, s'ha de tenir en compte la quantitat de danys:

db	cd	Destinació	Confirmació
73.2	55.4	Reflex de la quantitat de danys materials causats per la manca de presentació de documents justificatius per part de l'empleat o en relació amb l'ús dels fons de la targeta per a necessitats personals	Extracte bancari, extracte comptable.
50, 70	73.2	Compensació per danys per part d'un empleat a través de la caixa de l'empresa o per deducció dels guanys	Extracte comptable, ordre de rebut.

Informe de la targeta corporativa: exemple

L'empleat que va rebre els fons per a l'informe ha de proporcionar un document que descrigui tots els costos incorreguts. S'hi adjunten documents de suport. Les instruccions pertinents s'estableixen en l'ordre aprovada pel Banc Central.

Ordre del Comitè Estatal d'Estadística de 2001 va aprovar el formulari normalitzat de l'informe AO-1.

En el formulari, però, no hi ha línies en què pugueu reflectir transaccions a les targetes corporatives. Hi ha dues maneres d'arreglar la situació:

• Complementeu el formulari estàndard. Tal com estableix l'Ordre, l'organitzacióté dret a afegir línies addicionals al formulari unificat.
• Desenvolupa tu mateix un formulari. Els formularis unificats a partir de l'2013-01-01 no es consideren obligatoris per a les empreses. La disposició corresponent es desprèn de la Llei federal núm. 402.

Considerem un exemple. A l'empleat se li va emetre una targeta corporativa de Sberbank, amb 50 mil rubles disponibles. Se li va demanar que comprés un dispositiu multifuncional, el cost del qual és de 110 mil rubles. D'acord amb l'ordre de pagament, es van transferir 65 mil rubles a la targeta. Després de comprar el dispositiu, el saldo va resultar ser de 5.000 rubles.

El comptable de l'empresa complementa el formulari estàndard de l'informe amb diverses línies. En primer lloc, es proporcionen columnes per reflectir les quantitats de fons a la data en què es va utilitzar la targeta:

• "Saldo de la targeta". Aquesta línia s'omple si l'empleat no ha lliurat l'instrument de pagament.
• "Emissió de la targeta …". Aquesta línia conté informació si l'instrument de pagament es va emetre abans de l'execució de la tasca.

El saldo de la targeta es reconeix com a 0 en les condicions de l'exemple, ja que la targeta es va emetre a l'empleat abans de finalitzar l'encàrrec. La línia "S'ha emès una targeta" indica el seu número i l'import disponible.

Per reflectir la reposició de fons, s'ha afegit la columna "Ordre de pagament" a l'informe. La data i el número de document s'indica aquí.

La línia "Total" hauria de contenir l'import del saldo de la targeta emesa i l'import de la transferència addicional. Segons les condicions de l'exemple, el total és de 115Milers de RUB

Al revers de l'informe, s'han d'indicar els documents mitjançant els quals l'empleat confirma les despeses realitzades. L'empleat ha d'indicar la data de la despesa i l'import.

Retirada d'efectiu

A l'hora d'elaborar un formulari d'informe, cal preveure una situació en què l'empleat no pugui pagar els serveis o béns mitjançant transferència bancària. En conseqüència, l'empleat haurà de cobrar l'import requerit.

Per reflectir aquestes transaccions, s'afegeixen les línies següents:

• "Retirada de la targeta".
• "Efectiu gastat".
• "Afegit a la targeta mitjançant el terminal".
• "Saldo d'efectiu".

Totes les transaccions amb fons es reflecteixen a la part davantera de l'informe.

Rebut de recepció del document

L'empleat responsable ha de presentar un informe a un comptable o cap de l'empresa. Després d'això, el document es revisa i després l'aprova el director de l'organització.

S'acrediten Bens, serveis comprats per un empleat. L'empleat rep un rebut per l'acceptació de l'informe, a la part inferior del formulari. Si no es facilita en el formulari desenvolupat per l'empresa, el rebut s'elabora de manera arbitrària.

Aprovació del formulari

Segons les normes generals, el responsable ha d'aprovar el formulari elaborat per l'empresa de manera independent. Aquest requisit s'estableix a la Llei federal núm. 402. El mateix requisit s'aplica si l'organització utilitza un formulari unificat.

Normalment mostresLes formes dels documents primaris es donen als annexos de l'ordre d'aprovació de la política comptable.

Obertura d'un compte

Per crear un compte amb targetes corporatives, l'empresa necessitarà primer els documents necessaris per obrir un compte normal. A més, heu d'escriure una sol·licitud, el formulari de la qual us proporciona el banc. S'escriu per a cada empleat titular de la targeta. També s'adjunta la documentació mitjançant la qual s'identifiquen els empleats corresponents. Es tracta, en particular, d'un passaport, així com de documents que confirmen les relacions laborals amb l'empresa (una còpia del contracte). El banc pot demanar altres documents si cal.