Mostra de descripció de feina típica per a un arxiver

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

La posició d'un empleat d'arxiu s'anomena arxiver. La tasca principal de l'especialista en aquest camp és establir el propi treball de l'arxiu i la circulació de la documentació en el mateix. Aquests professionals són necessaris allà on hi hagi una gran rotació de papers oficials, especialment a les organitzacions relacionades amb les assegurances, les finances i, en particular, les empreses estatals. El document principal al qual ha de consultar un nou empleat és la descripció de la feina de l'arxiver.

Disposicions generals

Només el responsable d'una empresa pot acceptar o acomiadar un arxiver. I en primer lloc, s'ha de referir a la legislació vigent del país. La instrucció ha d'indicar la persona que és el supervisor immediat de l'especialista que ocupa aquest càrrec.

Per treballar com a arxiver, una persona ha de rebre una formació professional inicial, i després pot ser acceptada per a un lloc encara que no tingui experiència en aquest camp. Hi ha una opció queuna persona amb estudis secundaris o generals obtindrà una feina, però després ha de rebre una formació especial en aquesta direcció. No es requereix experiència per a aquesta posició.

El que necessites saber

La descripció del lloc de treball d'un arxiver d'empresa suggereix que l'empleat ha de tenir certs coneixements: està obligat a estudiar la normativa, les instruccions i tota la llista de documents legals relacionats amb la gestió dels arxius d'aquesta organització. A més, ha de saber com emmagatzemar, utilitzar els documents, així com per quins estàndards s'accepten i es lliuren. Els seus coneixements haurien d'incloure un sistema estatal unificat de treball d'oficina. A més, ha d'entendre com s'elaboren les descripcions dels documents conservats, quins d'ells s'han d'emmagatzemar de manera permanent i quins només temporalment, i també redactar actes sobre la seva destrucció.

La descripció de la feina d'un arxiver ajudant implica que ha de saber com s'arxiven els fitxers, segons quines normes s'elaboren per al seu ús i conservació posterior, com es conserven els registres i s'elaboren els informes a l'empresa. Aquesta persona ha d'entendre l'estructura de l'empresa on treballa, així com les normes d'ús dels equips i tots els mitjans tècnics necessaris per dur a terme els treballs a l'arxiu. A més, ha de conèixer totes les normes i lleis internes de l'organització, inclosa la protecció laboral, la seguretat contra incendis, la rutina, etc.

Responsabilitats

Descripció de la feina d'un arxiver d'una institució pressupostàriaassumeix que ha de realitzar determinades funcions: la realització de treballs relacionats amb el negoci arxivístic, la conservació de la documentació que entra a l'arxiu, el registre de documents entrants, l'elaboració de la nomenclatura i la comprovació de la correcció de la presentació d'expedients abans de ser presentats. a l'arxiu. Si hi ha aquesta necessitat, xifra les unitats d'emmagatzematge, organitza la col·locació dels estoigs i les introdueix al registre.

La descripció de la feina de l'arxiver d'una institució mèdica suggereix que ha d'elaborar descripcions resumides de la documentació emmagatzemada, distribuir-la en unitats temporals i perpètues. Ha de mantenir registres i destruir ràpidament els documents que ja hagin caducat, i desenvolupar un sistema que permeti trobar ràpidament i fàcilment el document desitjat.

Altres funcions

A més, les seves funcions oficials exigeixen la seva presència durant els exàmens de valor de documents per a la ciència i no només. Ha de vetllar perquè els documents es mantinguin intactes, si cal, realitzar treballs de restauració amb ells. Aquest especialista també assegura que l'arxiu tingui totes les condicions necessàries per a l'emmagatzematge normal dels documents.

L'arxiver ha de supervisar l'aplicació de les normes de protecció contra incendis, així com utilitzar mitjans tècnics moderns per treballar amb documents. Està obligat a petició dels empleats i visitants de l'organitzacióemetre còpies o originals de la documentació d'arxiu, elaborar certificats amb la informació disponible a l'arxiu i elaborar informes sobre el seu treball.

Drets

La descripció de la feina d'un arxiver mèdic suggereix que té certs drets. Pot sol·licitar i rebre documents relacionats amb la seva activitat laboral. Si cal, pot cooperar amb especialistes d' altres departaments de l'empresa o d' altres organitzacions, si això l'ajudarà a resoldre els seus problemes competents. Si hi ha aquesta necessitat, pot representar els interessos de la seva empresa en altres organitzacions en qualsevol qüestió que estigui directament relacionada amb el treball de l'arxiu.

Responsabilitat

La descripció del lloc de treball d'un arxiver assumeix que és responsable de l'incompliment de les seves funcions i de la mala qualitat del treball, de proporcionar informació falsa o distorsionada sobre les tasques realitzades, de negar-se a complir les ordres dels seus superiors.

A més, és responsable de les situacions en què s'han identificat infraccions, infraccions a la seguretat o altres accions que amenacen el funcionament normal de l'empresa, i l'empleat no les va denunciar i no va prendre cap mesura per eliminar el problema. L'arxiver és responsable d'infringir les normes de disciplina laboral.

Condicions de treball

La descripció de la feina d'un arxiver suggereix que la direcció de l'organització ha de determinar les hores de la seva feina d'acord amb les condicions laborals.legislació. Si cal, l'empresa li ha de proporcionar un lloc de treball que tingui en compte totes les normes i estàndards, així com tot el necessari per als viatges de negocis, inclosos els locals. També té dret a signar documents de la seva competència.

Conclusió

El document principal en què s'ha de basar un especialista acceptat per a aquest lloc és la descripció de la feina d'un arxiver. Independentment de l'organització en què treballi, els drets, les responsabilitats, les funcions i els coneixements són pràcticament els mateixos i poden variar en funció de les necessitats d'una empresa concreta i de les tasques que el personal directiu assigni als seus empleats.

Aquest treball requereix atenció, perseverança, coneixement de les regles per a la seguretat dels documents importants, coneixements per avaluar el valor de determinats documents, així com la capacitat de sistematitzar, trobar i xifrar documents ràpidament. També un factor important és el treball amb les persones, perquè la professió d'arxiver implica l'emissió i recepció de documentació diversa, comprovant la correcció de la seva compilació i l'autenticitat. Només una persona atenta que estigui preparada per treballar amb una gran quantitat d'informació i representar els interessos de l'empresa en altres organitzacions podrà exercir de manera correcta i fiable les tasques laborals en aquest lloc.