Descripció del lloc de treball: auxiliar del cap de l'organització

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Gran organització: grans tasques. El cap de la corporació no tindrà temps a tot arreu, fins i tot amb l'ajuda dels diputats. Per planificar correctament la jornada, per no oblidar res, per distribuir i controlar la feina, el responsable necessita un ajudant. Què fa l'empleat en aquesta posició, què hauria de saber i saber?

Assistent executiu: el seu paper a l'organització

Seguint la lògica del classificador de professions homologat a nivell estatal, el subdirector pertany a la categoria de directius, perquè supervisa quasi totes les qüestions de competència de la primera persona.

Al mateix temps, algunes organitzacions interpreten la posició d'un subdirector com a administrador, gerent o secretari: els dos primers llocs impliquen funcions organitzatives i administratives, el tercer - presentació i suport. El classificador de professions classifica aquests tipus de treballs en diferents categories.- especialistes, empleats tècnics, però només un assistent es classifica com a gerent.

Com determinar l'abast de les responsabilitats laborals?

Quan es contracta un subgerent o secretari, una organització hauria de decidir sobre l'estatus, els drets i les responsabilitats d'aquest empleat, perquè d'això depenen els requisits del nivell educatiu, les qualificacions i l'experiència laboral del candidat.

• És suficient que la recepcionista tingui una educació secundària completa, i l'etiqueta i les tècniques de treball amb equips d'oficina del sol·licitant s'ensenyen directament al lloc de treball.
• L'administrador ha de tenir almenys una llicenciatura, tenir habilitats organitzatives i un caràcter enèrgic, i tenir una mica d'experiència laboral, en funció dels requisits de l'empresa.
• Un gerent, com a representant de professionals, requereix almenys una formació superior completa, l'experiència laboral és opcional, però l'empresa estableix aquest estàndard a la seva discreció.
• Assistent del cap. Aquesta plaça implica els mateixos requisits de qualificació que per a un directiu: estudis superiors complets, experiència laboral en l'especialitat d'almenys 2 anys. És probable que també es requereixin característiques personals especials del sol·licitant, i possiblement formació avançada.

Per què necessito una descripció de la feina?

Un subdirector, sent funcionari, està obligat a actuar en el marc dels seus drets funcionals i a exercir íntegrament les funcions prescrites. Tanmateix, ni tan solscom a gerent, l'empleat està obligat a complir les seves obligacions laborals amb consciència i puntualitat.

L'ordre de contractació no conté una declaració detallada d'aquestes competències, i fins i tot en el cas d'un contracte, la relació de funcions no sempre és exhaustiva. Per evitar discrepàncies en la determinació dels termes de referència d'un empleat, la descripció de la feina d'un assistent del cap d'una organització ha de contenir detallats els deures, els drets que té, així com una mesura de responsabilitat per la violació d'un contracte de treball, normativa laboral, causant danys a l'empresari, etc.

Assistent personal de l'executiu

La descripció de la feina d'un auxiliar es basa en una instrucció similar per a un gerent o el seu adjunt, amb l'excepció d'algunes funcions prioritàries de planificació i gestió estratègica. Probablement, a l'auxiliar tampoc se li encarregarà la contractació i l'acomiadament d'empleats, el dret a gestionar els recursos econòmics de l'empresa, l'emissió de poders i altres competències que pertanyin personalment al cap.

No obstant això, la legislació permet delegar qualsevol funció a un empleat de confiança, sempre que tingui la qualificació, coneixements, experiència i autoritat suficients per resoldre aquests problemes. Només és important emetre correctament l'autoritat de l'empleat, per ordre o poder.

Al mateix temps, la descripció de la feina de l'assistent del cap de l'empresa hauria de reflectir la feina que realment realitza.

Seccions típiques

L'estructura de la descripció del lloc de treball està fixada als directoris de qualificacions estatals i conté tots els requisits bàsics per a l'empleat i els matisos del lloc, així com el seu lloc a l'estructura organitzativa de l'organització.

La descripció de la feina "Assistent de gerent", com qualsevol altra, hauria d'incloure les parts següents:

1. Condicions generals. Indica el procediment de contractació i acomiadament, la subordinació, el procediment de substitució d'un treballador.
2. Funcions laborals. Una de les seccions més importants que cal reflectir amb detall.
3. Drets concedits a un empleat.
4. Límits de responsabilitat per infraccions.
5. Qualificacions, experiència professional, nivell educatiu.
6. El que ha de saber l'empleat en aquesta posició.
7. Relacions entre ell i altres parts de l'organització.

Les seccions especificades no es poden truncar, però es permet ampliar-les i afegir els elements necessaris.

Mostra de descripció de feina d'assistent executiu

Aprovat:

Director (nom de l'organització)

signatura

(nom complet)

data d'aprovació

Descripció del treball "Assistent de direcció"

1. Condicions bàsiques

1.1. Categoria professional "Líders".

1.2. Acceptat i acomiadat del treball per ordre del director.

1.3. Informes: directament al director.

2. Funcions

Assistent executiu:

2.1. Coordina el treball dels departaments, seccions i altres divisions de l'empresa d'acord amb les instruccions, resolucions i ordres del director.

2.2. Manté registres dels terminis per a l'execució de les ordres de control del director per les divisions estructurals.

2.3. Elabora un pla de treball per al director per al següent dia laborable i l'envia a la direcció en el termini oportú.

2.4. Organitza i controla el treball d'oficina a l'empresa, comprova que compleixi els requisits legals.

2.5. Assegura la comptabilitat i el registre de tots els poders emesos pel director.

2.6. Gestioneu els empleats i controleu els resultats de les seves activitats.

Suplement en funció de les necessitats d'una organització concreta i del perfil de la posició.

3. Poders

L'assistent executiu té dret a:

3.1. Familiaritzeu-vos amb les decisions preses per l'empresa.

3.2. Participar a les reunions del personal directiu.

Suplement en funció de les necessitats d'una organització concreta i del perfil de la posició.

4. Responsabilitat

Assistent de supervisor responsable:

4.1. Per incompliment o compliment indegut de les seves funcions en virtut d'aquesta instrucció, ordres i ordres del director, la legislació vigent que regula l'activitat de l'empresa.

4.2. Per un control insuficient sobre les activitats dels empleats subordinats.

4.3. Per a la divulgació d'informació amb accés restringit.

Suplement segonssobre les necessitats d'una organització concreta i el perfil de la posició.

5. Qualificació

Un assistent de direcció ha de tenir una educació superior completa i una experiència laboral de perfil d'almenys 2 anys.

6. Cal saber

Legislació vigent, Carta, Conveni col·lectiu (indica quins actes i normes ha de conèixer el treballador).

7. Interacció

Indica amb qui i en quins temes coopera el subdirector.

Acceptat:

Cap de Recursos Humans

Firma

(nom complet)

Assessor jurídic

Firma

(nom complet)

Familiaritzat:

signatura

(nom complet)

Competències específiques de l'assistent de cap de projectes

S'assumeix que la direcció del projecte és una posició temporal, respectivament, i l'assistent assumeix determinades obligacions fins a la finalització del projecte. Les seves responsabilitats funcionals dependran de les especificitats i la temàtica del projecte, així com de les necessitats d'una organització concreta.

La descripció de la feina de l'ajudant de cap de projecte de funcions serà més especialitzada, però amb un color administratiu i organitzatiu. Les responsabilitats típiques d'aquesta posició es poden trobar al Manual de qualificacions i després es poden modificar per adaptar-se a la situació.

Les responsabilitats d'un director general adjunt són diferents?

Responsabilitats de l'assistentEl director general i el subdirector d'Afers Generals seran diferents. Per descomptat, en el segon cas, les competències estaran més concentrades, ja que el cap d'afers generals no és responsable de totes les activitats de l'organització, sinó només d'un sector a part.

La descripció del lloc de treball d'un subdirector d'afers generals s'elabora a partir de les funcions del cap que és "auxiliat". En conseqüència, l'abast de la seva responsabilitat i funcions serà la base.

La descripció de la feina "Assistent de gerent" en aquest cas és adequada com a base, podeu basar-vos-hi en desenvolupar nous documents per a llocs relacionats.