Exemples d'informes de progrés. Com redactar un informe

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

No hi ha cap líder que almenys una vegada a l'any no requereixi que els seus subordinats informin del que s'ha fet. I el problema és que amb l'ocupació rutinària, l'elaboració d'un document semblant és una tasca força difícil. I per alguna raó ens fa vergonya demanar exemples d'informes sobre la feina feta a les autoritats. Què passa si decideix que no ens correspon amb el càrrec que ocupem?

Qui ho necessita

Aquesta pregunta la fa l'intèrpret que va rebre la tasca per informar. Molt sovint, els empleats de les empreses se senten gairebé ofès per aquests requisits. Però tot té un significat.

En primer lloc, el propi intèrpret necessita l'informe del treball realitzat. No una actitud formal, sinó interessada en aquest procés us permetrà trobar colls d'ampolla i debilitats en les vostres qualificacions. Així doncs, es determinen les direccions en les quals és possible (i necessari) desenvolupar-se. Després de tot, tots aprenem dels nostres errors.

En segon lloc, el líder ho necessita. L'informe sobre el treball realitzat permet valorar objectivament la qualitat ivelocitat de resolució de tasques. Gràcies a aquest document, desapareixeran moltes preguntes, des de la més primitiva "què fas tot el temps" fins a la complexa "per què hauria de canviar l'ordinador per un de més modern". Perquè l'informe indicarà que es triga molt de temps a desar els canvis al document. I no depèn de l'intèrpret: els equips d'oficina obsolets no poden funcionar més ràpidament. De fet, per això sembla que l'empleat està bevent te tot el temps; només està esperant que l'operació es completi.

I la pregunta: "Per què he de fer un informe sobre la feina feta durant el mes?" en si mateix és incorrecte. Perquè l'acumulació d'informació estadística i l'ompliment de bases de dades té sentit per als estrategs, i no per als empleats operatius. És més fàcil per a ells resoldre un problema que parlar de mètodes per resoldre'l.

Què escriure

Exemples d'informes de progrés mostren que cal escriure amb gran detall. Qualsevol cosa que sembla una petita cosa o un petit gest pot ser un element clau en l'acompliment de funcions específiques. Però la comprensió d'això només arribarà després d'estudiar diversos informes escrits.

Si el treball és de caràcter rutinari, per exemple, conciliació de documents i identificació d'incoherències, té sentit desenvolupar un formulari tabular. En aquest cas, de nou, al principi la taula hauria de ser molt detallada i contenir moltes columnes; amb el temps, la necessitat d'algunes columnes desapareixerà i la forma de l'informe adoptarà un aspecte normal (llegit - raonable).

Ben alguns casos, a l'hora d'elaborar un informe sobre la feina feta (els professors, per exemple), és impossible abordar formalment el tema de la introspecció. En efecte, a més de la càrrega educativa i metodològica prevista i l'estudi del material necessari, l'escola també es dedica a activitats educatives. Això requereix un enfocament especial en l'elaboració del document: cal entendre els motius de l'endarreriment d'un nombre d'alumnes, per trobar maneres d'interessar els nens en la seva assignatura. I al mateix temps, no ens hem d'oblidar dels escolars amb èxit (i fins i tot dotats).

Informe d'objectius

Per a una correcta compilació i un cost de temps mínim, cal decidir des del primer moment amb quina finalitat i per què s'elabora una memòria de la feina feta durant l'any. Diguem el més popular:

- justificació del benefici real d'una posició concreta a l'organització;

- confirmació de les qualificacions d'un empleat;

- demostració del treball efectiu a la direcció;

- rebent finançament per al proper període d'informe;

- obtenir el consentiment per al desenvolupament d'una direcció (idea);

- justificació de la despesa dels recursos i finances assignats, etc.

La coneguda formulació -l'enunciat correcta del problema proporciona el 50% de la solució- també funciona en aquest cas. Com millor entenem per què cal un informe, més fàcil ens serà redactar-lo. Fins al fet que el document "per mostrar" no ens requereix gens un enfocament creatiu. I requereix molt de temps.

Estructura del document

Si l'empresa no téformulari d'informe desenvolupat, llavors l'has de desenvolupar tu mateix. Coneixent la finalitat del document, cal reflexionar sobre la seva estructura. Exemples d'informes de progrés suggereixen que cal un esquema clar i senzill.

Al principi, s'ha d'explicar el propòsit i la lògica de la presentació de la informació. Explica l'ordre de presentació i elabora un índex de continguts. Per a la taula, cal donar breus explicacions per què es va triar aquesta forma.

Dins de les seccions i subseccions, també s'ha d'adherir a la unitat de presentació. Així, el document serà més entenedor, com a resultat, és més fàcil de percebre. En un informe durant un llarg període de temps, les il·lustracions en forma de diagrames i gràfics són força adequades, cosa que facilitarà la percepció. Però aquí heu de complir la regla del "mitjà daurat": el text sòlid, així com els materials exclusivament visuals, es cansen molt ràpidament.

Estilisme

Per a un empleat normal, potser el més difícil d'escriure és la terminologia i la redacció. Un informe bombastic semblarà antinatural i provocarà una reacció negativa per part de la direcció. Una redacció massa senzilla (25 documents xeroxitzats, per exemple) també rebutjarà el lector.

Però s'han d'evitar les plantilles. L'única excepció és el document que ningú llegirà mai. De vegades ens trobem amb aquests problemes, però en aquest article estem interessats en informes reals (no pro forma).

En qualsevol cas, no s'ha de parlar només d'assoliments. Per destacar-loscal parlar de les dificultats que s'han hagut de trobar en el transcurs del treball. Entre altres coses, l'anàlisi de complexitat és un punt de reflexió sobre l'optimització del treball per als executius. Exemples d'informes de progrés indiquen que no s'ha d'utilitzar frases vagues com "estat insatisfactori", "dificultats trobades", etc. És millor anomenar-ho tot pel seu nom propi: "fotocopiadora trencada", "f alta d'accés a Internet", “f alta o recepció inoportuna d'informació del departament associat. Tot això ens permet valorar de manera adequada i objectiva la situació actual de l'empresa.

Avaluació dels resultats

Cada resultat ha de tenir una còpia de seguretat amb números. Aquesta concreció proporciona una comprensió de la dinàmica del desenvolupament.

A més, cal establir els criteris d'avaluació dels resultats. Serà el període d'informe anterior (si es tracta d'un informe trimestral, per exemple) o, per contra, el percentatge d'assoliment dels objectius marcats, depèn de l'autor del document.

En general, els indicadors indirectes poden dir molt sobre el procés de resolució de les tasques. També hi ha una gran quantitat d'informació aquí per a una anàlisi posterior. Des de la determinació dels costos laborals fins a la comprensió de la correcció d'establir objectius.

Del problema a la solució

La majoria dels informes s'escriuen progrés per progrés. Un document que mostri clarament la relació problema-solució és més avantatjós. El lector entén immediatament quins mètodes i tècniques (si cal)l'intèrpret va aprofitar la realització oportuna i d' alta qualitat de la tasca.

La cadena encara més detallada "un problema concret - les seves causes - establiment d'objectius - una solució" suggereix immediatament la necessitat de presentar un informe diari en forma de taula. A més, ja es coneixen els noms dels gràfics. La informació presentada d'aquesta manera és fàcil de llegir i analitzar.

Presentació d'indicadors quantitatius

En els casos en què l'informe consta principalment de dades numèriques, la forma tabular pot ser molt difícil d'entendre. Un flux continu de números literalment cansa el lector al cap d'uns minuts. Una altra cosa: gràfics i gràfics de colors. Són clars, comprensibles i fàcils de llegir.

Cal comentar cada diagrama. A més, cal indicar com s'interconnecten els diferents gràfics; explicar les relacions causa-efecte facilitarà encara més l'anàlisi de l'informe.

Si es van gastar recursos materials durant el treball, no hauríeu d'enumerar-los tots. En canvi, s'han d'enumerar els beneficis adquirits. Una frase seca: "Equip d'oficina comprat" sonarà completament diferent si escriviu: "Es van crear 2 llocs de treball que van permetre augmentar la producció del departament".

Com emetre un document

Malgrat que no hi ha una forma única de recopilació, es pot elaborar un informe sobre el treball realitzat d'acord amb el GOST, que defineix les principalscriteris científics. Explica els requisits de format, tipus de lletra i mida, etc.

Pel que fa a la llegibilitat del document, aquí teniu alguns consells:

: intenta que no hi hagi més de 5 frases en un paràgraf;

: els indicadors clau es poden ress altar amb tipus de lletra o color;

- trenca el text perquè la taula o el gràfic no ocupin tota la pàgina; assegureu-vos de deixar espai per comentar-los;

: escriu un resum clar i concís de l'informe.

Aquests consells ajudaran a facilitar la percepció del vostre informe, la qual cosa significa que inicialment configuraran el lector per una actitud lleial cap a l'autor del document. Imagina que tu ets el cap. I feu l'informe d'una manera que us sigui útil i interessant per llegir.