Informe anticipat d'un viatge de negocis. Formulari d'informe anticipat

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Per comptabilitzar els fons que s'emeten als empleats de l'organització per a viatges o altres necessitats, s'utilitza un formulari especial. S'anomena "informe de viatge anticipat". Aquest document és una prova de l'ús dels diners. La base per a l'emissió de fons és l'ordre del cap. En aquest article trobareu una mostra d'informe previ sobre un viatge de negocis, aprendre les regles per enviar el formulari.

Flux de documents

Per ser enviat en un viatge de negocis, heu d'emetre:

• ordre;
• assignació de serveis;
• ID.

En tornar, s'ha d'enviar un informe sobre la finalització d'una tasca de servei.

L'empleat ha de portar sempre amb ell un certificat de viatge. En cada punt s'hi fan anotacions sobre l'hora d'arribada i sortida. Segons l'art. 168 del Codi del Treball de la Federació de Rússia, l'empresari ha de reemborsar a l'empleat aquestes despeses: viatge, habitatge, dieta, altres despeses acordades amb la direcció.

Normalment dinerslliurat a l'empleat abans de la sortida. D'acord amb el Reglament sobre la realització de transaccions en efectiu al territori de la Federació Russa, aquesta operació s'executa mitjançant una ordre en efectiu (RKO) sobre la base de la sol·licitud d'un empleat, que indica la quantitat i els termes. Es proporcionen fons: efectiu de la caixa, xec bancari, targeta corporativa, giro postal.

Disseny

Des del 2002, les persones jurídiques de totes les formes de propietat fan servir un formulari especial núm. AO-1. L'informe previ d'un viatge de negocis, el formulari del qual es pot demanar al departament de comptabilitat de l'empresa, s'omple en una còpia en un termini de tres dies a partir de la data de retorn. S'envia per verificar-lo al departament financer.

Les dades següents s'indiquen a la part frontal:

• nom de l'organització;
• número i data del document;
• nom de la subdivisió;
• F. Empleat d'I. O., el seu lloc;
• consignació de fons: necessitats domèstiques, viatge de negocis, compra de materials, etc.;
• Les dades de l'avançament anterior, si n'hi ha, es declaren a la taula. L'import emès, la part gastada, el saldo de fons o la despesa excessiva (en rubles i copecs) també s'indiquen aquí.

El formulari d'informe anticipat s'omple per les dues cares. La part posterior conté una relació de documents que confirmen les despeses (xecs, bitllets, rebuts, etc.), els seus números i dates, i l'import de les despeses. A sota de la taula, la persona responsable ha de posar la seva signatura.

Notes comptables

Després de rebre el formulari, l'oficial financer ha d'omplir el següentdetalls:

• "entrada comptable": transaccions amb números de subcompte que reflecteixen les quantitats gastades;
• composició de les sol·licituds - nombre de documents enviats;
• la quantitat de diners gastada aprovada està registrada i signada pel comptable en cap;
• saldo pagat o descobert emès;
• número i data de PKO o RKO;
• sota la línia de tall hi ha un rebut d'acceptació per a la verificació dels documents. Aquí, el comptable registra les inicials de l'empleat, el número i la data de l'informe, l'import gastat (en paraules), el nombre de documents proporcionats.

L'informe de despeses de viatge completat s'envia per a l'aprovació al cap de l'organització.

Al tornar d'un viatge de negocis, l'empleat ha de lliurar:

• certificat;
• assignació de serveis;
• informe de viatge anticipat amb documents que confirmin les despeses.

Si s'ha utilitzat una targeta, s'han d'adjuntar els xecs dels caixers automàtics. En el cas d'un viatge de negocis a l'estranger, l'empleat ha de proporcionar còpies del passaport i les pàgines marcades amb la data de creuament de la frontera.

L'informe del viatge, un exemple del qual es presentarà a continuació, s'envia al gestor perquè l'aprovi. La part no gastada dels fons es retorna al caixer immediatament o es retingeix del salari. L'import màxim es limita al 20% dels ingressos, en casos excepcionals - 50%.

Introducció de dades al programa "Comptabilitat 1C"

Basat en completat iinforme previ aprovat, el programa genera publicacions sobre l'ús dels fons. Per a això, es proporciona un document amb el mateix nom, que s'obre a través del menú Caixer de la barra d'eines.

A la revista, heu de crear un formulari nou fent clic al botó "Afegeix". S'omplen les dades següents:

• "Fis. persona" - Nom complet de l'empleat.
• "Destinació" - "despeses de viatge".
• A la pestanya "Avances" de la part tabular del document, el número de la CSC per a la qual s'han emès els fons.
• A la part inferior de la finestra, al camp "Aplicació", s'indica el nombre de documents enviats.
• A la pestanya "Altres", es signen les despeses que s'indiquen al document "Informe de viatge".

Exemple

Billet núm. 8956 del 20/03/14 - 2500 rubles. sense IVA.

Rebut de l'allotjament núm. 1245 del 20/03/14 - 2400 rubles. sense IVA.

Càlcul de referència (per diem) - 600 rubles. sense IVA.

Després de publicar el document, s'han de generar publicacions: DT 26 KT 71.01.

Diaris

Aquesta és una part independent del cost, que no està documentada. Els diners s'emeten per a les necessitats pròpies del treballador. La dieta és la mateixa per a tots els assentaments. Segons la llei, el subsidi diari màxim que no està subjecte a l'impost sobre la renda personal és de 700 rubles. Les quantitats superiors a aquesta xifra haurien de gravar-se amb un tipus del 13%. La dieta per a viatges de negocis a l'estranger depèn del país de destinació. El càlcul es fa en dies naturals, inclosos els caps de setmana ivacances, temps de viatge. El pagament es pot fer en efectiu segons la sol·licitud de l'empleat o per transferència bancària. La segona opció s'utilitza més habitualment. Però quan es transfereixen aquestes quantitats a targetes de "salari", poden sorgir riscos fiscals associats a la reeducació dels fons. Per tal d'evitar conflictes, l'organització ha de reflectir en la política comptable la possibilitat de transferir diners a qualsevol dada dels empleats. En cas contrari, les agències governamentals poden cobrar-los impost sobre la renda personal addicional, primes d'assegurança, així com sancions i multes.

Unes paraules sobre viatges de negocis a l'estranger. L'organització pot emetre diners a un empleat en efectiu en rubles, moneda estrangera o transferència a una targeta. La dieta està determinada pel conveni col·lectiu o els actes legals locals. El període d'estada en un viatge de negocis es calcula segons les marques del passaport. En cas de retard forçat en el camí, les dietes es paguen a criteri de la direcció.

Exemple d'un informe de despeses de viatge de negocis

Nom de l'empresaNúmero EDRPO

Informe de despeses núm. 10 del 2015-01-04

Individual: Ivanov A. A. Departament: Taller Càrrec: Electricista

Destinació: necessitats domèstiques

Informe sobre l'ús dels fons previstos per a un viatge de negocis núm. _-_o sota l'informe núm. RKO -15 de data 2015-04-19 per import de 500 rubles. 00 kop.

Saldo/Excés de despesa de l'avançament anterior	Data	Objectiu	Import	Saldo/excés
-	20.04.15	Oli de motor	500 rub.	0, 00
Total			500

Informe comprovat:Total rebut: 500 rub. 00 kop.

Total tornat a l'aprovació: 0 rub. 00 kop.

(a completar pel comptable)

Total rebut: 500 RUB

Va gastar 500 rubles. 00 kop.

Saldo: 0,00 RUB

Informe confirmat per un import de: 500 rubles. 00 kop.

Excés: 0 rubles 00 copecs.

Apèndix: 1 document

1. xec núm. 1245 del 2015-04-20.

Saldo pagat per l'import de _ emès per PKO núm._ amb data _ Desbordament emès per: caixa registradora núm. _ amb data _.

Data Signatura

Així és com s'omple el formulari d'informe anticipat. Totes les despeses es fixen tenint en compte els copecs.

Conclusió

L'informe de despeses de viatge confirma l'ús dels fons per part dels empleats. El formulari indica: per qui, quan i quants diners es van gastar. S'hi adjunten tots els xecs i rebuts que confirmen l'ús dels diners. El formulari s'envia per verificar-lo al departament de comptabilitat i després al cap de l'organització.