Com portar correctament un llibre de caixa. Llibre de caixa: farciment de mostra

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

D'acord amb la legislació nacional, totes les organitzacions estan obligades a mantenir les finances gratuïtes al banc. Al mateix temps, la majoria de les liquidacions de persones jurídiques s'han de fer entre elles en forma no en efectiu. Per al flux d'efectiu, necessiteu un taulell de caixa, un empleat que hi treballarà i un llibre en el qual es registraran les transaccions. A continuació, considerarem amb més detall les característiques d'omplir la documentació.

Llibre de caixa: per què és necessari i com conservar-lo?

Com mostra la pràctica, a la majoria d'organitzacions la rotació de fons es realitza sense efectiu. No obstant això, això no vol dir en absolut que l'efectiu no s'utilitzi en el transcurs de les activitats d'aquestes empreses. Si hi ha almenys un petit percentatge de transaccions realitzades amb bitllets, l'empresa ha de tenir un llibre de caixa. Com portar aquest diari? Qui hauria d'introduir-hi informació? Aquestes preguntes preocupen a molts emprenedors. Cal destacar que segonsDes del 2014, les empreses que tinguin un llibre major d'ingressos i despeses no poden emetre warrants per a transaccions en efectiu. En conseqüència, el llibre de caixa, l'ompliment de la mostra del qual es descriu a continuació, pot no ser mantingut per ells. Tanmateix, alguns empresaris continuen utilitzant-lo. No obstant això, moltes organitzacions el compilen incorrectament. Per tal d'evitar problemes amb l'oficina d'Hisenda, sancions i altres sancions, hauríeu de considerar detingudament les operacions realitzades i saber portar correctament un llibre de caixa.

Marc regulador

Abans de l'entrada en vigor de les noves recomanacions sobre la comptabilitat de les transaccions en efectiu, la legislació no hi havia indicacions directes que tots els empresaris haurien de tenir un llibre de caixa. Tampoc es va establir el patró d'ompliment. En la pràctica dels tribunals d'arbitratge, hi va haver casos en què la decisió es va prendre a favor d'empresaris que no tenien en compte les transaccions en efectiu a la revista. Des de l'any 2012 s'ha adoptat el procediment d'ompliment del llibre de caixa. La instrucció prescriu la presència obligatòria d'un diari de transaccions per a tots els empresaris, independentment del sistema fiscal que utilitzin si realitzen transaccions en efectiu. Per a la preparació incorrecta de la documentació i altres infraccions de la disciplina comptable que es revelaran durant l'auditoria, es pot imposar una multa a l'organització.

Funció de document

Abans de dir com portar correctament un llibre de caixa,hauria d'explicar què és. A partir de la informació anterior, queda clar que es tracta d'un diari especial per registrar totes les transaccions en efectiu. A més, el llibre de caixa està inclòs a la llista de documentació comptable. La resolució del Comitè Estatal d'Estadística va aprovar la forma del diari comptable. Es diu KO-4. El procediment correcte per omplir el llibre de caixa es determina per la normativa corresponent. Les instruccions van ser aprovades pel Banc Central el 2011. Saber portar correctament un llibre de caixa és molt important, ja que les inspeccions de control el revisen amb força freqüència. S'elabora un nou document per a cada any.

Mostra per omplir i mantenir un llibre de caixa: disposicions bàsiques

Un document té 50 o 100 pàgines. Pel que fa a la qüestió de quan cal portar un llibre de caixa, d'acord amb la llei, s'estableix que la revista es confecciona des de principis d'any i per ordre ascendent. La portada indica el període de validesa del document. Si la revista acabava abans de finals d'any, se n'elaborarà una de nova. Les gravacions no s'interrompen i continuen per ordre cronològic. La portada de la nova revista indica la data d'inici i finalització de la seva compilació. En aquest cas, la seqüència de documents serà fàcil de determinar. Per regla general, una empresa adquireix un llibre de caixa ja fet imprès en una impremta, amb columnes i gràfics amb línies. També podeu elaborar un document en format electrònic (a continuació es descriurà com portar correctament un llibre de caixa en aquest format). Totes les pàgines estan numerades immediatament a tota la revista. Nombre totalels fulls es col·loquen al final (a l'última pàgina). La quantitat indicada s'acredita amb les signatures del cap i de la persona responsable. El llibre cosit està segellat amb un segell de cera o llentiscle.

Persona responsable

A l'empresa hi ha un empleat que s'encarrega del llibre de caixa. Com mantenir correctament aquest registre s'indica a les recomanacions pertinents que l'empleat hauria de conèixer. Aquest empleat realitza transaccions en efectiu i introdueix informació sobre aquestes al document. El full emplenat es certifica mitjançant una signatura. Això vol dir que l'empleat assumeix tota la responsabilitat de les operacions realitzades i de la informació introduïda. Al final de la jornada laboral, l'empleat transfereix el saldo d'efectiu al departament de comptabilitat. Juntament amb ell, es transmet tota la documentació: rebuts primaris i ordres de dèbit. El full del llibre emplenat també està signat pel comptable acceptant. Si aquest últim no és a l'empresa, el responsable posa la signatura. Aquest procediment es realitza diàriament. Per dur a terme operacions en efectiu, un empleat responsable autoritzat pel cap ha d'estar familiaritzat amb els seus deures, drets i responsabilitats contra la signatura. Si parlem de com mantenir el llibre de caixa d'un emprenedor individual, el procés en si és similar al que es porta a terme en una organització. Tanmateix, un empresari individual no sempre té personal i, en particular, no necessàriament hi ha una persona responsable de realitzar i comptabilitzar les transaccions en efectiu. Si l'empresari individual treballa sol, llavors rep i consumeixfons. En conseqüència, ell mateix fa les entrades a la revista i signa les pàgines completades. Per a aquells que no saben com mantenir correctament un llibre de caixa, els consells per a un comptable a continuació us ajudaran a navegar pels requisits.

Pàgina de títol

Aquesta pàgina ha de contenir la informació següent:

1. Per a una entitat jurídica: el nom complet de l'organització, per a un empresari individual: el nom complet de l'empresari, el nom de la unitat (si és una sucursal).
2. Període de validesa de la revista. Pot ser un any o una data concreta si hi ha diversos documents.
3. OKPO.

L'interior del document

Parlant de com elaborar correctament un llibre de caixa, cal tenir en compte que els assentaments, tant de despeses com d'ingressos, s'introdueixen en una sola pàgina. Al final del dia, la resta es redueix i es suma el total. S'elabora un informe sobre les transaccions realitzades. Cada full del llibre consta de dues parts amb una línia de llàgrima. La primera meitat és una pàgina de registre que conté informació sobre les operacions. La segona part és l'informe del caixer. Podeu plegar el full al llarg de la línia de llàgrima i guardar notes de paper carbó. Després d'introduir la informació, es talla el full. La primera part de la pàgina s'ha d'enquadernar. A l'informe s'adjunta documents que confirmen la realització de les operacions (aquests documents s'anomenen "primaris"). Per exemple, pot ser un extracte d'una comanda, una comanda de rebut en efectiu, una sol·licitud de pagament avançat, un poder notarial, etc.

Introducció d'informació a les columnes

A la part superior de la pàgina hauriala data en què es va introduir la informació. L'ompliment del full comença amb una columna que indica el saldo a l'inici del torn. Aquí s'introdueix l'import, que es transfereix des del final de la pàgina anterior. A continuació, introduïu el número de sèrie de la garantia en efectiu. S'indica a la columna "Número de document". La següent línia l'introdueix la persona a qui s'ha emès aquest document o de qui s'ha rebut aquest document. Si es tracta d'una persona física, s'introdueix el nom complet, si l'entitat jurídica és el nom de l'organització. A la columna següent indiqueu el número del compte o subcompte corresponent. Introduïu la informació que indiqui el mètode de recepció o despesa d'efectiu. Per exemple, r / s - sch. 51, sou - sc. 70, clients i compradors - sch. 62. Cal assenyalar aquí que aquestes línies no les omplen els empresaris individuals.

A continuació es mostren les columnes "Despeses" i "Ingressos". Indiquen les quantitats en rubles en xifres. Els cèntims s'indiquen després de la coma. Per exemple, l'import dels fons que s'emeten és el següent: 129,05 p. Cada transacció es registra immediatament després de la finalització. Les entrades es fan només a partir dels documents primaris. La columna "Transferència" conté informació sobre la quantitat d'operacions de les línies anteriors. Al final, cal calcular el resultat total. S'introdueix a la columna "Total del dia". El resultat es calcula per separat per als diners emesos i els fons rebuts. El següent és "Resta". Cal sumar tots els diners ingressats i restants del dia anterior. A partir d'aquesta quantitates retiren els fons desemborsats. La xifra registrada al llibre ha de coincidir amb l'estat real de l'efectiu disponible. Aquelles línies que queden lliures s'han de ratllar. Això és necessari perquè ningú ompli les columnes buides. Això es fa amb la lletra Z. Al final de la pàgina s'indiquen els noms del caixer i comptable. A més, s'indica el nombre de comandes entrants i sortints realitzades per dia. Si no s'han fet transaccions en efectiu durant el dia, la pàgina es deixa en blanc. Al mateix temps, el saldo disponible al final del dia es transfereix al següent sense ajustos.

Versió electrònica

La introducció generalitzada de la tecnologia informàtica no ha passat per alt el llibre de caixa. La versió electrònica de la compilació de la revista facilita molt la feina dels empleats. S'utilitza un programa especial per mantenir el llibre. Mostra el registre a la pantalla de l'ordinador. Les columnes s'omplen de la mateixa manera que s'ha descrit anteriorment. Cada dia, l'empleat responsable introdueix la informació necessària, i al final del torn imprimeix un full. La versió en paper hauria de tenir dues parts: el propi informe i la meitat suplementària. El caixer signa la pàgina. Si l'empleat té una signatura electrònica, es pot utilitzar-la, així com una de normal. Cada pàgina està numerada. A finals d'any es forma un llibre a partir de fulls impresos. L'última pàgina mostra el nombre total d'insercions. Està certificat per les signatures i el segell de l'empresa. Es permet compilar un llibre electrònic un cop al trimestre, no un any. Els informes i la documentació adjunta s'envien al departament de finances.

Ingressos i despeses

El rebut d'efectiu s'emet mitjançant una comanda de rebut en efectiu. El rebut -la seva part arrancada- s'ha d'arxivar amb l'extracte bancari. Les operacions d'alienació de fons s'executen, respectivament, mitjançant una o més ordres de despeses. Quan es lliura diners en efectiu al banc, l'empleat rep un rebut i una ordre. El primer es presenta al caixer i el segon a l'extracte.

Correccions a la revista

Si es va cometre un error al llibre que no té un impacte significatiu en l'informe, es pot corregir. Està estrictament prohibit arrencar pàgines de la revista. Tampoc està permès utilitzar un traç, retolador, netejar amb fulla, goma d'esborrar i altres manipulacions similars. Si l'error ortogràfic no comporta canvis en les restes de cap període, llavors la seva correcció es porta a terme de la següent manera: l'entrada incorrecta es ratlla amb cura i se col·loca la correcta al costat. La correcció s'ha d'acreditar necessàriament mitjançant signatures. El caixer i el comptable han de signar. Si hi ha diverses correccions a la pàgina, llavors cadascuna d'elles ha d'estar certificada. Si es comet un error greu, el caixer redacta una sol·licitud adreçada al cap de comptabilitat. El cap de l'empresa reuneix una comissió que s'encarregarà de les correccions. A partir de l'error, s'elabora un estat comptable. Descriu la naturalesa de la imprecisió i el mètode per corregir-la.

Comprovació de la disciplina dels informes

Regateig correcteel diari de caixa té el dret de controlar l'organització bancària que gestiona el compte de l'empresa. El responsable serà notificat mitjançant una notificació que es realitzarà una auditoria. Caldrà facilitar al banc per a la valoració fulls solts, completament executats, informes de caixer juntament amb la documentació adjunta i els papers anticipats, si els diners s'han emès en virtut de l'informe. Si el xec afectarà l'any en curs, no cal cosir el diari (això es fa a finals d'any). Un cop finalitzades les activitats de control, el llibre es retornarà a l'empresa. En aquest cas, l'òrgan autoritzat emetrà un acte sobre la comprovació completa de la disciplina denunciant. Si el document conté comentaris, s'han d'eliminar dins el termini establert per l'autoritat de control. Així mateix, l'oficina d'Hisenda pot comprovar la correcció de l'ompliment del llibre de caixa. Es poden aplicar sancions per infraccions detectades durant les activitats de control. Al mateix temps, cal dir que l'inspector pot imposar una multa a l'empresa si es detecten errors en el termini de dos mesos des de la seva admissió.